Asambleas de miembros

5.1 Convocatoria Las fechas indicadas en esta Sección constituyen una guía. Como norma, las asambleas se celebrarán en las fechas indicadas. Cuando surjan circunstancias extraordinarias fuera del control de la Junta de Fiduciarios y otras circunstancias que lo justifiquen, la Junta de Fiduciarios tomará las medidas para celebrar las asambleas en la fecha más próxima posible. De ninguna manera se invalidará el proceso seguido por no haberse celebrado en las fechas indicadas. La Junta de Fiduciarios podrá convocar la celebración de más de un tipo de asamblea para la misma fecha y hora, siempre que ello se establezca en la Enmiendas al Reglamento General para el Funcionamiento del Fideicomiso de la Tierra del Caño Martín Peña Sometido por: Página 38 Aprobado por: convocatoria y se cumpla con los requerimientos establecidos para cada una. 5.1.1 Asamblea anual No más tarde del 31 de mayo de cada año, la Junta de Fiduciarios convocará a todos los miembros del Fideicomiso de la Tierra y avisará, a los fines de ser escuchadas, a las personas con interés a una asamblea anual en la cual los miembros considerarán el informe anual auditado al que se refiere el Reglamento y aquellos otros asuntos que la Junta de Fiduciarios determine someter a la consideración de los miembros. La asamblea anual deberá celebrarse no más tarde de 31 de agosto de cada año. No más tarde de sesenta (60) días antes de que se convoque la asamblea anual, la Junta de Directores someterá a la Junta de Fiduciarios cualquier asunto que interese someter a la consideración de los miembros, de forma que se incluya en la agenda de la asamblea anual. 5.1.2 Asamblea para elegir los fiduciarios(as) en representación de miembros Por lo menos treinta (30) días antes de las fechas señaladas para su celebración, la Junta de Fiduciarios convocará las asambleas para que los miembros elijan a los fiduciarios(as) que les representarán conforme a lo dispuesto en el Reglamento. La Junta de Fiduciarios podrá determinar añadir a la agenda de estas asambleas la elección de los miembros que serán integrantes del Comité de Auditoría de la Junta de Fiduciarios y los del Comité Conjunto de Planificación Estratégica. La elección de los fiduciarios(as) en representación de los miembros se efectuará en asambleas para elegir a los fiduciarios(as) representantes de los miembros de las comunidades. Estas asambleas podrán realizarse por separado al norte del Caño y otra para los de las comunidades al sur del Caño o conjuntamente. No obstante, en aquellos casos en que la asamblea se convoque conjuntamente, la Junta de Fiduciarios se asegurará de que los miembros residentes tanto del norte como del sur del Caño voten por sus respectivos candidatos(as). Para ello, se convocará a los miembros que residan, operen un negocio o lleven a cabo actividades sin fines de lucro al norte o al sur del Caño a la asamblea correspondiente. Un miembro que por sus circunstancias cualifique para ejercer Enmiendas al Reglamento General para el Funcionamiento del Fideicomiso de la Tierra del Caño Martín Peña Sometido por: Página 39 Aprobado por: JUMP su derecho al voto al norte y al sur del Caño, solamente podrá votar una sola vez, según conste en el Registro de Miembros. Estas asambleas se llevarán a cabo por lo menos sesenta (60) días antes de que finalice el término de los fiduciarios(as) a reemplazar, o no más de sesenta (60) días después de que surja una vacante, según aplique. De estas fechas estar próximas a la fecha de la asamblea anual y de estimarlo conveniente, la Junta de Fiduciarios podrá optar por incluir la elección de fiduciarios(as) en la agenda de dicha asamblea, en cuyo caso deberá establecer los mecanismos para garantizar que solamente los miembros con derecho al voto elijan a los fiduciarios(as). El Director(a) Ejecutivo(a) enviará a la brevedad posible una notificación a los miembros sobre la vacante y la intención de celebrar una asamblea para elegir el fiduciario(a) que cubrirá la vacante, y solicitará a los miembros que sometan candidatos(as) a ocupar dicho cargo. Un miembro puede nominar a otro miembro O a sí mismo para ser candidato(a) a fiduciario(a). Los nombres y datos personales de los candidatos(as) propuestos para ocupar estos cargos deben someterse en el lugar que determine el Director(a) Ejecutivo(a) con por lo menos treinta (30) días de anticipación a la fecha señalada para la asamblea. Esta información incluirá, como mínimo, el nombre y apellidos, la dirección física y postal, el tiempo como residente u operador(a) de un negocio o actividad sin fines de lucro en bienes inmuebles del Fideicomiso de la Tierra, la dirección física donde opera tal negocio o actividad, cuando aplique, la ocupación y cualquier otra información pertinente a la candidatura, tal como si tiene experiencia en trabajo comunitario. Los miembros interesados podrán presentar su candidatura para ocupar un cargo en la Junta de Fiduciarios con anterioridad a la asamblea o en esta. En el primer caso, el miembro interesado presentará la información para la evaluación del/la Director(a) Ejecutivo(a) en cumplimiento con los requisitos de elegibilidad y luego podrá ser elegido en asamblea. En el segundo caso, el miembro interesado podrá ocupar el cargo si es elegido en asamblea y cumple con los requisitos de elegibilidad para ello, lo que será evaluado por el/la Director(a) Ejecutivo(a) lo antes posible luego que culmine la asamblea y previo a la juramentación. 5.1.3 Asuntos que requieren asambleas de miembros Enmiendas al Reglamento General para el Funcionamiento del Fideicomiso de la Tierra del Caño Martín Peña Sometido por: Página 40 Aprobado por: La Junta de Fiduciarios convocará además asambleas de miembros para cualquiera de los siguientes asuntos: (a) Elegir el miembro que integra el Comité de Auditoría de la Junta de Fiduciarios y el miembro que integra el Comité Conjunto de Planificación Estratégica. (b) Evaluar los reglamentos o sus enmiendas sustanciales que traten asuntos que afecten los derechos de los miembros. (c) Determinar si se hipotecan o gravan terrenos con prohibición de transmitir el dominio o limitación de enajenar. (d) (e) Asimismo, la Junta de Fiduciarios convocará a una asamblea de miembros cuando al menos veinticinco por ciento (25%) de los miembros con derecho al voto lo soliciten mediante un documento escrito en el que se describan los asuntos a discutir y se incluya el nombre, la dirección y la firma de los miembros con derecho al voto que la soliciten. En ese caso, la asamblea se celebrará no más tarde de noventa (90) días luego de que se presente la solicitud completa en las oficinas del Fideicomiso de la Tierra. 5.2 Contenido de la convocatoria La convocatoria incluirá una relación de los asuntos a considerarse en la asamblea, así como el lugar, la hora y la fecha de la asamblea en primera y segunda convocatoria. La convocatoria dispondrá, además, la fecha límite y el lugar para someter el documento para delegar el derecho al voto ante el Director(a) Ejecutivo(a) en caso de que el miembro con derecho al voto requiera hacer uso de tal mecanismo. En caso de que se trate de una asamblea para elegir un fiduciario(a) 0 a los miembros que sean parte del Comité de Auditoría de la Junta de Fiduciarios y del Comité Conjunto de Planificación Estratégica respectivamente, la convocatoria incluirá, además, la información disponible a esa fecha con relación a los candidatos(as) cualificados y una breve descripción de su preparación para ocupar el cargo. Enmiendas al Reglamento General para el Funcionamiento del Fideicomiso de la Tierra del Caño Martín Peña Sometido por: Página 41 Aprobado por: 5.3 Notificación de la convocatoria 5.3.1 Procedimiento general El Directora(a) Ejecutivo(a) será responsable de enviar a cada uno de los miembros por correo, a la dirección postal que conste en el Registro de Miembros y al menos quince (15) días previo a la fecha de la asamblea, la notificación de convocatoria de esta. Asimismo, notificará la convocatoria de la asamblea por aquellos otros medios que resulten efectivos para lograr la más amplia participación de los miembros y las personas con interés cuando aplique. Cuando a juicio de la Junta de Fiduciarios se trate de una asamblea que pueda afectar los intereses de personas con interés, el Director(a) Ejecutivo(a) enviará a éstas la notificación de convocatoria de la asamblea por cualquier medio disponible al Fideicomiso de la Tierra, según la información de contacto que conste en el Registro de Personas con Interés. 5.3.2 Asamblea anual De tratarse de la asamblea anual, el Director(a) Ejecutivo(a) enviará a cada uno de los miembros la convocatoria, una copia del resumen ejecutivo del informe elaborado conforme a lo dispuesto el Reglamento, así como información sobre cómo tener acceso a la totalidad del informe anual auditado. 5.3.3 Asamblea para elegir los fiduciarios(as) en representación de miembros 5.4 Quórum El quórum será el veinticinco por ciento (25%) del total de los miembros con derecho al voto que treinta (30) días antes de la fecha de la celebración de la asamblea hayan cumplido con todos los requisitos para ser incluidos en el Registro de Miembros. Para establecer el quórum, se contará a los miembros que deleguen su derecho al voto conforme a lo dispuesto en el Reglamento. En el caso de que no se constituya quórum transcurridos treinta minutos (30) de la fijada Enmiendas al Reglamento General para el Funcionamiento del Fideicomiso de la Tierra del Caño Martín Peña Sometido por: Página 42 Aprobado por: JOBAR para iniciar la asamblea, el quórum quedará constituido por los miembros presentes. 5.5 Procedimientos de la asamblea de miembros. AI inicio de cada asamblea se orientará sobre las reglas que la regirán, incluyendo las normas sobre el ejercicio del derecho al voto. El Director(a) Ejecutivo(a) será responsable de la organización y celebración de las asambleas de miembros. No más tarde de treinta (30) días luego de efectuada cada asamblea, el Director(a) Ejecutivo(a) hará constar un resumen de lo acontecido que estará disponible, según se requiera. N. Se enmienda el Artículo V: Junta de Fiduciarios en la Sección 1: Responsabilidades, con el propósito de hacer precisiones y modificaciones al lenguaje y adecuar el contenido a la Ley Núm. 489 2004, y que lea como sigue: