RESPONSABILIDADES DEL FUNCIONARIO PRINCIPAL

El funcionario principal es responsable de hacer cumplir las disposiciones de la Ley 96, aun cuando delegue esta responsabilidad en un representante autorizado. El funcionario principal tiene que asegurarse de: a. Mantener su propio registro para el control de los casos sobre las pérdidas o las irregularidades relacionadas con los fondos o los bienes públicos. Se reporta todo, sin límite de cantidad ni costo. b. Designar uno o varios oficiales de enlace para registrar las notificaciones y autorizar el acceso de estos oficiales al registro mediante el método establecido por la Oficina. C. Designar la unidad que va a ser responsable de realizar la investigación administrativa. 41-00-08 d. Ordenar una investigación administrativa para determinar las causas y las circunstancias en la que se produjo la pérdida o la irregularidad. La mencionada investigación no debe exceder los 20 días laborables desde que el funcionario principal ordena la misma para determinar las causas de la pérdida o la irregularidad². La investigación tiene que ordenarse antes de 10 días laborables, luego que se detecta o se descubre la pérdida. e. Evaluar la prueba recopilada en la investigación administrativa y tomar la determinación final en cuanto a si hubo negligencia o si el funcionario o empleado obtuvo beneficios no permitidos por ley para sí o para otra persona. f. Notificar a la Oficina antes de 10 días laborables la pérdida o la disposición de los bienes y los fondos públicos, después de la you investigación administrativa. g. Imponer sanciones administrativas en los casos en que la pérdida no exceda de $5,000 y notificar al secretario de Justicia las que excedan esta cantidad para que se impongan las sanciones que correspondan. También es responsable de notificar a los secretarios de Justicia y Hacienda sobre el incumplimiento de cualquier funcionario o empleado con las sanciones impuestas para que procedan con el trámite correspondiente³. h. Certificar bajo juramento, en o antes del 31 de agosto de cada año, que ha cumplido con las disposiciones de este Reglamento y que no ha tenido o que ha notificado las pérdidas o las irregularidades en el manejo de los fondos o los bienes públicos durante el año fiscal. Esta Certificación se hace en el formato que la Contralora determine. 2 Esto conforme a la Carta Circular 1300-24-08. 3 Esto conforme a las disposiciones de la Ley 96. 41-00-09 i. Notificar al secretario de Justicia cuando la cuenta al descubierto o el valor de los bienes en cuestión exceda de la cantidad de $5,000, o en todo caso en que el resultado de la investigación tienda a establecer la comisión de un delito. Además, en los casos en que el funcionario principal de la entidad, o su representante autorizado, encuentre al personal responsable de la irregularidad, ordena las acciones y las sanciones que procedan. Cuando la entidad no logre el cumplimiento de las acciones y las sanciones que imponga al personal responsable de la irregularidad, notifica el hecho al secretario de Justicia para que determine si procede imponer alguna otra sanción o instar una acción judicial para asegurar el cumplimiento de ésta, independientemente del importe de la irregularidad. j. Independientemente de la acción que tome la Oficina y el Departamento de Justicia (Justicia) ante una irregularidad, you las entidades pueden determinar la acción administrativa que corresponda y le notifican la misma a estos y al secretario de Hacienda. k. Establecer controles internos para asegurarse de que se cumpla con las normas establecidas en este Reglamento.