REGISTRO DE NOTIFICACIONES DE PÉRDIDAS O

IRREGULARIDADES La Oficina cuenta con una aplicación electrónica para el Registro de Pérdidas o Irregularidades en el Manejo de Fondos o Bienes Públicos. En esta se mantiene un registro electrónico de las notificaciones de las pérdidas o las irregularidades de las entidades. Las notificaciones se conservan en el expediente de la entidad hasta tanto se realice la auditoría, por esta Oficina, que cubra el período en que se descubrió la pérdida o la irregularidad. No obstante, nada de lo dispuesto en este Reglamento releva a las entidades de sus obligaciones bajo alguna ley que requiera un término mayor de conservación. 9.1. Datos a Registrar a. Datos de la Pérdida o la Irregularidad at 1) Fecha en que Ocurre 0 se Descubre mes, día y año en que el funcionario o empleado informa al jefe de la entidad o a su representante autorizado que ocurre o descubre la pérdida o la irregularidad de los fondos o los bienes públicos. 2) Fecha de la investigación administrativa mes, día y año en que la entidad inicia y finaliza la investigación. 3) Fecha de la determinación mes, día y año en que el funcionario principal o su representante autorizado toma la determinación final en cuanto a si hubo falta, culpa o negligencia. 4) El Oficial de Enlace tiene un máximo de 10 días laborables para registrar la pérdida a la Oficina, luego de tomada la determinación final. 41-00-013 5) Tipo de Pérdida se refiere a uno de los siguientes: Accidente⁵ suceso que involuntariamente resulta en daño para las personas o a un bien o propiedad. Abuso - usar mal, excesivo, injusta, impropia o indebidamente algo. Alteración o mutilación cambiar la esencia o forma de algo. Apropiación tomar para sí de forma indebida una cosa que pertenece a otro haciéndose dueña de ello. Cuentas al descubierto fondos insuficientes por el mal uso de los fondos públicos. Desaparición hecho de dejar de estar presente una propiedad en un lugar. Desperdicio malbaratar, gastar o emplear mal algo. Diferencias en Inventarios discrepancias al comparar el Registro de la Propiedad con el inventario físico. Escalamiento Entrar ocultamente a un lugar ajeno y causar daño o realizar una apropiación ilegal. Invasión ocupar por la fuerza un lugar ajeno. Robo quitar o tomar para sí con violencia o intimidación lo ajeno. Vandalismo - ocasionarle daño a lo ajeno. 5 En este renglón se incluyen los accidentes de tránsito en el que la propiedad de la entidad haya sufrido daños. Además, se incluyen fuegos e inundaciones, excepto los causados por desastres naturales (damnificada). 41-00-014 Cualquier otro. 6) Número de Querella número asignado por la Policía al informe de lo sucedido, de estar disponible. b. Datos de la Investigación Administrativa 1) Determinación se refiere a uno de los siguientes: Negligencia cuando luego de realizada la investigación se determina que la pérdida o la irregularidad ocurre por un acto de descuido. No Negligencia cuando luego de realizada la investigación se determina que no hubo un acto de descuido que ocasionara la pérdida o la irregularidad. you Funcionario obtuvo beneficios no permitidos por ley cuando luego de realizada la investigación se determina que algún funcionario utiliza la propiedad o los fondos públicos para obtener directa o indirectamente beneficios no permitidos por ley. 2) Recomendaciones se refiere a uno de los siguientes: Restituir cuando luego de realizada la investigación se determina solicitar al funcionario el reembolso o la restitución del costo por daño. No Restituir cuando luego de realizada la investigación se determina que no se va a solicitar al funcionario el reembolso o la restitución del costo del daño. 41-00-015 Reclamar al Seguro cuando luego de realizada la investigación se determina reclamar al seguro el costo por daño. Referir a Ética cualquier acto en que un funcionario utilice la propiedad o los fondos públicos para obtener directa o indirectamente beneficios no permitidos por ley debe notificarse a Ética antes de 15 días laborables luego de que el jefe de la entidad tome la determinación final. Además, el incumplimiento del funcionario responsable de una entidad gubernamental de la Rama Ejecutiva y los municipios de su deber ministerial de hacer la notificación requerida por virtud de esta sección puede conllevar la imposición de una multa administrativa you del director ejecutivo de Ética, de conformidad a lo dispuesto en el del Artículo 4.7(c) de la Ley 1-2012, Ley Orgánica de la Oficina de Ética Gubernamental de Puerto Rico, según enmendada. Referir a Justicia en los casos en que la entidad tenga motivos fundados para creer que cualquier funcionario o persona particular se ha apropiado de los fondos o los bienes públicos, o ha dispuesto ilegalmente de los mismos, o se ha cometido cualquier delito, notifica inmediatamente a Justicia. Esto lo realiza según las normas establecidas por Justicia para realizar el referido. Además, cuando la cuenta al descubierto o el valor de los bienes en cuestión exceda de la cantidad de $5,000, o en todo caso en que el resultado de la investigación tienda a establecer la comisión de un 41-00-016 delito, la entidad también notifica inmediatamente al secretario de Justicia para que se tomen las acciones que correspondan. 7) Entidad a Notificar se refiere a Justicia, Hacienda o Ética, la que aplique. C. Datos del Bien o la Propiedad Pública 1) Número de Propiedad número asignado por la entidad a la propiedad para propósitos del Registro de la Propiedad, cuando aplique. 2) Tipo se refiere a uno de los siguientes: Fondos Públicos según definido en el Artículo 5.1, Definiciones, de este Reglamento. you Propiedad Pública según definido en el Artículo 5.1, Definiciones, de este Reglamento. 3) Fecha de Adquisición fecha en que la entidad adquiere el control del bien, ya sea mediante compra, donación, confiscación, entre otros. 4) Nombre del Custodio nombre de la persona a cargo del bien al momento de la pérdida o la irregularidad, según el Registro de la Propiedad de la entidad. No debe ser una oficina, división, área 0 departamento. d. Valor del Bien 1) Costo precio de compra. 41-00-017 2) Depreciación reducción anual del valor de una propiedad o equipo, de acuerdo con los registros contables de la entidad. Esta depreciación puede derivarse del desgaste debido al uso, el paso del tiempo y la obsolescencia. 3) Valor en los Libros costo de adquisición menos la depreciación acumulada. 4) Valor de Remplazo costo de la propiedad si tuviera que ser reemplazada, reparada o reconstruida. 5) Estimado de Pérdida costo por daño. El costo por daño es el valor en los libros total o parcial del bien, lo que aplique en cada circunstancia. you e. Datos sobre la Recuperación 1) Asegurado se refiere a si el bien objeto de la pérdida o la irregularidad se encuentra o no asegurado. 2) Recuperación se refiere a: Total se recupera totalmente la propiedad. Parcial - se recupera parcialmente el estimado de la pérdida. Ninguna no hubo recuperación del estimado de pérdida (equivalente a 0). 3) Importe Recibido cantidad pagada por la compañía de seguros o recobrada de la persona responsable. 41-00-018