REGLAMENTO 31, REGLAMENTO DE COMPRAS DE LA OFICINA DEL CONTRALOR DEL ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO

PROHIBICIÓN POR DISCRIMEN Las normas de la Oficina prohíben el discrimen por cualquier motivo prohibido por ley. Para propósitos de este Reglamento, se debe entender que todo término utilizado para referirse a una persona o puesto es sin alusión de géneros. 31-00-07 4.1. Definiciones Para propósitos de este Reglamento, se definen los siguientes términos: Artículos: Cualquier mercancía adquirida O que se pueda adquirir. Asuntos: Se refiere a aquellos en que el funcionario o el empleado haya participado personal y sustancialmente y que ocurrieron mediante decisión, aprobación o desaprobación, recomendación, consejo O investigación particular que involucre partes específicas. No incluye la intervención o participación del funcionario 0 empleado en la promulgación de las normas o los reglamentos de aplicación general o de directrices e instrucciones abstractas you que no aludan a situaciones particulares o casos específicos. Ausencia: Se refiere cuando un miembro permanente de la Junta de Subastas no puede asistir a una O más reuniones de esta Junta en que se requiere quórum para evaluar las propuestas de una subasta, discutir las especificaciones o las condiciones de una subasta O tomar alguna decisión final, por razón de enfermedad, disfrute de vacaciones regulares, ausencia prolongada debido a un viaje oficial 0 asignación especial de trabajo efectuada por la Contralora. 31-00-08 Bien excedente: Aquel que se determine por la Oficina que no es necesario, aunque mantiene un valor económico. Certificado de Certificación expedida por la Administración de Elegibilidad: Servicios Generales del Gobierno de Puerto Rico (ASG) o por la Oficina, acreditativa del cumplimiento por parte de un licitador de los requisitos necesarios para pertenecer al Registro Único de Licitadores de la ASG (RUL) o al Registro de Licitadores Cualificados de la Oficina. Código de Ética de Se establece para disuadir cualquier intento de Proveedores: conducta contraria a la ética y a las normas de sana administración pública. Tiene el propósito you de contribuir a la transparencia de los procesos de contratación y el suministro de artículos, equipos, materiales, servicios no profesionales o a la realización de obras en la Oficina. Compra: Medio de adquirir artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales a cambio de un pago en moneda legal, tarjeta de crédito o a cambio de la entrega de otro bien de igual o similar valor. Conflicto de intereses: Aquella situación en la que el interés personal o económico del funcionario 0 empleado que va a realizar la compra 0 sea parte del proceso de compras, de personas relacionadas con este o del 31-00-09 contratista, está 0 puede razonablemente estar en pugna con el interés público. Contralora: Contralora del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Contratista: Toda persona natural o jurídica o grupo de personas, incluidos los licitadores, que establezcan o interesen entablar una relación contractual con la Oficina para la venta de artículos, materiales o equipos; realizar obras; o prestar servicios no profesionales. Contrato: Documento escrito en el que una o varias personas o entidades, consienten en dar alguna cosa o prestar algún servicio relacionado con you fondos o propiedad pública. Este término incluye también las escrituras, los acuerdos, enmiendas a los mismos, los documentos complementarios, las acciones que los rescindan, y cualquier otro documento que la Contralora establezca. Emergencia: Necesidad inesperada e imprevista causada por calamidades fuera del alcance humano, o por cualquier perturbación grave en el orden público en la que se requiere acción inmediata. Esto por alguna de las siguientes razones: (1) estar en peligro la vida 0 la salud de una O más personas, (2) estar en peligro de dañarse 0 perderse la propiedad pública, (3) estar en peligro de 31-00-010 ? suspenderse 0 afectarse adversamente el funcionamiento de la Oficina. También se entiende por emergencia aquella situación en que la Contralora determine que la oportunidad para adquirir los artículos, los materiales o los equipos puedan perderse y afectar adversamente el buen funcionamiento de la Oficina. Empleado: Persona que ocupa un puesto en la Oficina que no está investido de parte de la soberanía del Estado, y comprende los empleados regulares, los de confianza, los de nombramiento transitorio y los que se encuentran en período you probatorio. Equipo capitalizable: Todos los bienes muebles de naturaleza relativamente permanente que tienen vida útil de por lo menos dos años y que pueden usarse repetidamente, sin cambiar de naturaleza o consumirse. Tienen un costo por unidad de $500 0 más. Ambas condiciones tienen que darse. Equipo no Todos los bienes muebles cuyo costo sea entre capitalizable: $100 y $499.99. Este equipo se enumera para propósitos de control. Especificaciones: Conjunto de características primordiales de los artículos, los materiales, los equipos, las obras 0 los servicios no profesionales que se interesan 31-00-011 adquirir. Estos son señalados como referencia para cada partida de una solicitud de compra o de una subasta, así como las características físicas, las funcionales, las estéticas y de calidad con que se describen. Fianza de Ejecución Garantía o cantidad de dinero que se le requiere a (Performance Bond): un licitador para asegurar el cumplimiento de una obligación contraída. La misma puede ser prestada por compañías de seguros autorizadas a hacer negocios en Puerto Rico por la Oficina del Comisionado de Seguros O mediante cheque certificado o giro postal. you Fianza de Licitación Respaldo provisional que tiene que presentar el (Bid Bond): licitador para asegurar que va a sostener su oferta durante todo el procedimiento de la subasta. La misma puede ser prestada por compañías de seguros autorizadas a hacer negocios en Puerto Rico por la Oficina del Comisionado de Seguros O mediante cheque certificado o giro postal. Fraccionamiento: Se entiende por fraccionamiento cuando para un mismo destino, sobre un mismo bien, servicio u obra, y con el presupuesto disponible, a sabiendas, se emite más de una orden a uno 0 varios licitadores, ninguna de la cuales excede la cuantía máxima autorizada a la Sección de Compras. 31-00-012 Funcionario: Persona que está investida de parte de la soberanía del Estado o que ocupa un cargo O puesto en la Oficina que interviene en la formulación o implementación de la política institucional. Junta de Subastas: La Junta de Subastas de la Oficina. El organismo administrativo, autónomo y separado de la Oficina encargado del estudio, la evaluación y la adjudicación de las subastas formales, cuyas funciones se establecen en este Reglamento. Licitador: Cualquier persona natural o jurídica registrada en el RUL o el Registro de Licitadores Cualificados yrs de la Oficina que participe o pueda participar como postor en determinado proceso de licitación mediante la presentación de una oferta o propuesta. Materiales o Objetos necesarios para el desempeño de un suministros: trabajo, servicio O para la realización de una obra cuya vida útil, por lo general, no excede de 2 años y al usarse pueden cambiar de naturaleza o consumirse. El costo por unidad, por lo general, no excede de $100. 31-00-013 Mejor Postor: Licitador que presenta una propuesta u oferta, la cual no necesariamente cotiza el precio más bajo, pero sí cumple con todas las especificaciones y las condiciones requeridas por la Oficina, siempre y cuando responda a los mejores intereses de esta. Mercado abierto: Procedimiento para adquirir bienes o servicios no profesionales cuyo importe total estimado excede de $0.01 hasta $50,000 o que se utiliza cuando la adquisición de los mismos esté exenta por ley o reglamento de subasta informal o formal. Requiere la solicitud de cotizaciones you verbales o escritas a un mínimo de tres proveedores, salvo las excepciones establecidas en este Reglamento. Obra: Cualquier trabajo de construcción, reconstrucción, alteración, ampliación, mejora, reparación, conservación o mantenimiento de cualquier estructura. Oferta o Propuesta: Ofertas o propuestas que presentan los licitadores o proponentes como respuesta a un aviso de subasta o solicitud de propuesta. También es la oferta presentada por un suplidor O proponente de servicio ante la solicitud de cotización como parte del proceso de compra informal. 31-00-014 Orden de Compra: Documento que contiene la información del suplidor agraciado y detalla la adjudicación de bienes específicos, acuerdo, entrega, descuentos por pronto pago, cantidad solicitada y precios ofertados por el proveedor. Oficina peticionaria: Cualquier unidad operacional de la Oficina que solicite la compra o la adquisición de materiales, equipos 0 servicios no profesionales. Persona: Persona natural, jurídica o grupos de personas o asociaciones, incluidos los licitadores, que interesen entablar con la Oficina una relación contractual, comercial o financiera, o que han you perfeccionado un contrato para la entrega de bienes o la prestación de servicios a la Oficina conforme a las obligaciones contraídas en el contrato que medie entre las partes. Procedimiento Procedimiento competitivo de compra autorizado Extraordinario de Solicitud de por la Contralora o su representante cuando se Propuestas Selladas: estima que el proceso de subasta para una compra específica no es práctica o ventajosa o requiere un proceso de negociación. Proveedor: Persona que suministra artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales. 31-00-015 Quórum: Se refiere al número de miembros de la Junta de Subastas que se requiere asistan a las reuniones para que la Junta se encuentre formalmente constituida y pueda proceder a tomar decisiones finales. Recepción: Área localizada en la sede principal de la Oficina designada para recibir documentos y atender visitantes. Receptor Oficial: Empleado nombrado por la Contralora y que ocupa un puesto de carrera, el cual ha sido designado para recibir los materiales, you los equipos, las obras y los servicios no profesionales adquiridos por la Oficina. El nombramiento está vigente hasta que la Contralora lo determine y queda sin efecto si el empleado cesa en sus funciones o se traslada de sección o división. Regalo: Incluye, entre otros, dinero, bienes, O cualquier objeto, oportunidad económica, propina, concesión, beneficio, descuento o atención especial. Registro de Lista de proveedores que mantiene la Oficina O Licitadores Cualificados: el RUL, los cuales han cumplido con los requisitos y las normas establecidas para participar en el proceso de compras. 31-00-016 Servicios no Aquellos servicios que no requieren profesionales: conocimientos o habilidades especializadas o en los que no es necesaria la intervención directa de una persona natural o jurídica para su realización. Servicios Aquellos servicios que son ofrecidos por una profesionales persona natural o jurídica con conocimientos o habilidades especializadas a quien se le requiere poseer un título universitario o licencia que lo acredite como profesional especializado o cuya prestación principal consista del producto de la labor intelectual, creativa O artística o el manejo y la experiencia sobre destrezas altamente técnicas o especializadas de nivel universitario. Solicitud de Compra Formulario de uso interno que oficializa la petición para la adquisición de un bien o un equipo o material 0 un servicio. Subasta formal: Procedimiento que se utiliza para compras cuyo importe total estimado excede de $150,000.01. Subasta informal: Procedimiento que se utiliza para compras en que el importe total estimado excede de $50,000.01 hasta un máximo de $150,000.00. Supervisora Supervisora administrativa de compras Administrativa: encargada de realizar las gestiones de compras. 31-00-017 Transacción: Acto de una o más personas para lograr la acción y el efecto de negociar mediante la compra y la venta 0 la permuta de géneros, mercaderías o valores para lograr u obtener algún provecho, conveniencia, interés o fruto. Unidad familiar: Aquellos cuyos asuntos financieros están bajo el control del servidor público. Urgencia: Necesidad inesperada, imprevista y apremiante de adquirir un bien 0 servicio para poder realizar una actividad o cumplir con un trabajo que you requiera acción inmediata, y que no refleje falta de planificación. 4.2. Documentos de Referencia Ley 2-2018, Código Anticorrupción para el Nuevo Puerto Rico (Ley 2), según enmendada Ley 33-2019, Ley de Mitigación, Adaptación y Resiliencia al Cambio Climático de Puerto Rico, según enmendada. Ley 73-2019, Ley de la Administración de Servicios Generales para la Centralización de las Compras del Gobierno de Puerto Rico de 2019, según enmendada Norma ISO 9001:2015 Norma Internacional de Sistema de Gestión de la Calidad. Procedimiento P-G-1, Control de la Reglamentación. 31-00-018