REGLAMENTO 31, REGLAMENTO DE COMPRAS DE LA OFICINA DEL CONTRALOR DEL ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO

ORGANIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE COMPRAS 5.1. Responsabilidades de la Sección de Compras de la División de Servicios Generales a. Mantener un control de las órdenes de compras y los contratos relacionados con los artículos, los materiales, los equipos o los servicios no profesionales recibidos y pendientes de recibir y de las obras realizadas y de los pagos efectuados contra dichas órdenes y servicios. b. Planificar las compras anualmente, incluidas las que se hacen por subasta, que se notifican a la Junta de Subastas. C. Desarrollar los procedimientos operacionales y redactar los documentos internos que sean necesarios para la planificación arto adecuada de las compras. d. Mantener un expediente digital de las compras 0 los servicios que contenga información sobre la experiencia que la Oficina haya obtenido con cada proveedor en las órdenes de compras y en los contratos otorgados. Esto, incluye el desempeño O incumplimiento presente y pasado en relación con la entrega O el funcionamiento adecuado de los artículos, los materiales, los equipos recibidos, O la calidad de los servicios no profesionales recibidos y de las obras realizadas por los contratistas y los proveedores de bienes y servicios no profesionales, incluye información sobre licitadores que hayan incumplido con los términos de alguna subasta. Esta última información la comparte con la Junta de Subastas. e. Revisar las solicitudes de compras para verificar que las mismas incluyan la descripción O las especificaciones de los bienes O servicios; 31-00-019 que estén autorizadas por el director de la oficina peticionaria correspondiente, o su representante autorizado; y que incluyan cualquier otra información necesaria para poder continuar con el proceso de compras. f. Preparar y mantener al día un Registro de Licitadores Cualificados de los artículos, los materiales, los equipos, las obras y los servicios no profesionales, conforme se dispone en el Artículo 5.2 de este Reglamento. g. Recibir las requisiciones previamente enumeradas, obtener la debida autorización de los fondos y las firmas de aprobación correspondientes, mediante medio electrónico. h. Solicitar cotizaciones a los diferentes proveedores de acuerdo con los procesos de mercado abierto y subasta informal. i. Completar un registro de cotizaciones por cada compra, en los que se resuman las cotizaciones recibidas y que se certifique por la supervisora administrativa. j. Entregar a todo proveedor 0 contratista que interese someter una propuesta, por escrito, el formulario de certificación de cumplimiento con el Código de Ética para Contratistas y Proveedores de la Oficina (Código de Ética), que se requiere por el Artículo 16 de este Reglamento y copia del referido Código. k. Preparar la orden de compra y enviarla al proveedor o contratista, luego de asegurarse de haber recibido de este la certificación de cumplimiento con el Código de Ética. 1. Asegurar que la cantidad total de la adquisición no exceda la cantidad de los fondos aprobados. 31-00-020 m. Establecer e implantar un sistema de seguimiento de la entrega de mercancía para asegurarse de que se cumpla con los términos de entrega negociados. n. Preparar las especificaciones para todas las compras, incluidas las que se hagan por subasta formal. Sin embargo, cuando la preparación de las mismas requiera conocimientos especializados que no estén disponibles en la Oficina, debido a la naturaleza de la compra, esto se le notifica a la directora de la División de Servicios Generales (DSG) para que le informe el asunto a la Contralora o su representante autorizado y se tomen las medidas que correspondan. O. Cualquier otra función que le confiera la Contralora por conducto de la directora de la DSG. p. Aceptar o rechazar cualquier partida, grupo o grupos de partidas de cualquier oferta O de varias ofertas, así como ordenar cantidades menores a las establecidas, según convenga a los mejores intereses de la Oficina por conducto de la supervisora administrativa, siempre que las ofertas no hayan sido condicionadas por los licitadores a una aceptación distinta. También puede agrupar partidas al adjudicar la subasta formal O informal cuando así se estime conveniente. q. Cumplir con las disposiciones de ley sobre las compras gubernamentales que sean aplicables a la Oficina. Esto, incluyendo, pero sin limitarse, a la compra de vehículos híbridos o aquellos que funcionan con métodos alternos a combustibles fósiles, tales como electricidad, energía solar, hidrógeno y gasolina de forma combinada, de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 5(9) de la Ley 33. 31-00-021 5.2. Registro de Licitadores Cualificados Se crea un Registro de Licitadores Cualificados, en el cual debe inscribirse aquel proveedor de artículos, materiales, equipos, obras 0 servicios no profesionales que interese participar en cualquier proceso de compras que efectúe la Oficina. Para ingresar al Registro de Licitadores Cualificados de la Oficina, los proveedores deben presentar, una vez al año o a la fecha de vencimiento, los siguientes documentos: Copia de la Certificación de presentación de planillas contributivas y certificación de deuda contributiva O certificación de estar acogido a un plan de pago con el Departamento de Hacienda. Copia del Certificado de Registro de Comerciante. Copia de la Certificación de deuda por concepto de contribución sobre la you propiedad. Copia de la Certificación de deuda emitida por el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos del Seguro por Incapacidad y Desempleo y Certificación de Deuda del Seguro Social para Choferes, según aplique. Copia de la Certificación de pago de póliza a la Corporación del Fondo del Seguro del Estado, si aplica y certificación de deuda. En los casos de una corporación, debe presentar copia de los estados financieros compilados para el último año, si aplica. Si lo entiende necesario, la Oficina puede requerir que dichos estados sean auditados. Copia del certificado de incorporación 0 autorización para hacer negocios en Puerto Rico emitidos por el Departamento de Estado y certificado de buena pro (Good Standing), si aplica. 31-00-022 Copia de la patente municipal y cualquier licencia o permiso para operar el negocio. Copia del Certificado de deuda por concepto de pensión alimentaria expedido por la Administración para el Sustento de Menores, si aplica. En aquellos casos en que sea necesario, el proveedor debe presentar copia de las pólizas de seguros que sean requeridas para brindar el servicio (por ejemplo, en el caso de proyectos de construcción). Declaración Jurada, según establecido en la Ley 2. Esta requiere que la persona natural 0 jurídica declare que no ha sido convicta o se ha declarado culpable por cualquiera de los delitos contenidos en esta ley. Cuando lo considere necesario, la Oficina puede requerir información adicional incluida, pero sin limitarse a, estados financieros, referencias bancarias y comerciales, experiencia y años de servicio, entre otros. Los requisitos del Registro de Licitadores Cualificados descritos en este Artículo no aplican a las compras por internet siempre que estas ocurran un máximo de 2 veces al año, y cada una de ellas sea por una cantidad no mayor de $20,000. Sin embargo, el límite de adquisición anual indicado no aplica cuando la compra esté relacionada con libros, subscripciones, licencias, membresías, programas de computadoras y adiestramientos. Tampoco se exige en las compras a cadenas de tiendas locales O compañías multinacionales, las cuales solo tienen que someter el certificado de incorporación O la autorización para hacer negocios en Puerto Rico y la certificación de buena pro (GoodsStanding) emitido por el Departamento de Estado, lo que sea aplicable y el Registro de Comerciante emitido por el Departamento de Hacienda. Asimismo, el registro no es aplicable a la compra de pasajes y estadías para propósitos oficiales. 31-00-023 Los requisitos dispuestos en este Artículo, tampoco se aplican en los procesos de compras que requieren la adquisición a proveedores que certifiquen que son distribuidores exclusivos O cuando el artículo o los servicios no se consiguen con algún otro proveedor. La Oficina puede relevar de los requisitos impuestos en este Artículo a aquellos proveedores que estén suscritos al RUL. En estos casos, es necesario que sometan el Certificado de Elegibilidad expedido por la ASG y que acepten cumplir con el Código de Ética establecido en este Reglamento. La supervisora administrativa, previa autorización de la Contralora O su representante autorizado, puede eximir a un proveedor de la presentación de algunos documentos requeridos en este Artículo. Esta autorización debe constar por escrito y formar parte del expediente del proveedor. Si un proveedor incumple con los términos de la transacción de compra u ofrece un mal servicio a la Oficina, su nombre puede ser retirado del Registro de Licitadores Cualificados. La razón de la determinación debe constar por escrito y formar parte del expediente del proveedor. 5.3. Solicitudes de Compras Las oficinas peticionarias son responsables de preparar las solicitudes de compras. Las mismas deben incluir especificaciones que permitan establecer competencia entre varios suplidores y marcas. Además, se debe señalar el propósito y el uso específico de los artículos, los materiales, los equipos, las obras o los servicios no profesionales solicitados, y cualquier otra característica especial que requiera una evaluación basada en criterios específicos. Estas solicitudes se presentan con suficiente antelación, de manera que no exista conflicto con el tiempo razonable requerido para la notificación, la publicación, el estudio, la adjudicación y la entrega de los artículos, 31-00-024 los materiales o los equipos, la realización de obras o la prestación de servicios no profesionales. En aquellas situaciones en que no se puedan someter con la solicitud de compras especificaciones que permitan amplia competencia, se acompaña la solicitud de compras con una justificación que señale las razones que hacen indispensable que la compra se efectúe de determinada marca o con determinada característica en especial, de manera que si el planteamiento así lo justifica, se pueda efectuar la compra como única fuente de abasto. Las solicitudes de compras de artículos, equipos, materiales, servicios no profesionales o la realización de obras son aprobadas por el director de la división que las origina o por los representantes autorizados por la Contralora. La Sección de Compras de la DSG (Compras) las tramita para la autorización de la Contralora o su representante autorizado, de ser necesario. Las solicitudes y cualquier proceso de compras, incluidos los formularios relacionados con los mismos, se pueden llevar a cabo por medios electrónicos, siempre y cuando no exista impedimento legal alguno. En tal caso, se deben tomar las medidas que sean necesarias para garantizar la seguridad del medio electrónico a utilizarse. La supervisora administrativa 0 su representante autorizado es responsable de recibir todas las solicitudes de compras y de determinar el mecanismo de compras apropiado. Si la compra es de $150,000.01 en adelante, la supervisora administrativa, por conducto de la directora de la DSG o su representante autorizado, solicita a la Junta de Subastas la acción correspondiente. Las oficinas peticionarias no pueden realizar esta tarea. Todo funcionario de la Oficina autorizado a solicitar o aprobar la adquisición de artículos, equipo, materiales, servicios no profesionales y la realización de obras, se guía por criterios de necesidad, utilidad y austeridad. 31-00-025 Se aprueba solo la adquisición de artículos, equipos, materiales o servicios no profesionales y se autoriza la realización de obras, que sean estrictamente necesarias para las actividades para las cuales han de adquirirse. Se pueden recibir solicitudes de compra para el pago de servicios profesionales por adiestramientos a brindarse en un período corto de tiempo. Esta se tramita por medio de una solicitud de servicio aprobada y se requiere la presentación de factura para emitir el pago.