REGLAMENTO 31, REGLAMENTO DE COMPRAS DE LA OFICINA DEL CONTRALOR DEL ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS NO PROFESIONALES QUE NO REQUIEREN LA CELEBRACIÓN DE SUBASTA PÚBLICA 6.1. Compras en Mercado Abierto Este procedimiento de compras se utiliza para la adquisición de bienes y you servicios no profesionales cuyo importe fluctúe entre $0.01 y $50,000. Cuando el importe fluctúe entre $0.01 y $10,000 se pueden solicitar cotizaciones verbales. Se requieren cotizaciones escritas cuando el importe fluctúe entre $10,001 y $50,000.00. En ambos casos, Compras solicita cotizaciones a tres proveedores. Sin embargo, el número de cotizaciones a solicitar previo a la compra puede ser menor, cuando no existan 0 no se conozcan suficientes firmas proveedoras para los artículos, los materiales, los equipos o los servicios no profesionales que se van a adquirir o para las obras que se van a realizar o cuando exista urgencia del bien O el servicio. En aquellos casos en que no se obtengan las tres cotizaciones debe justificarse por escrito las razones para esto. En los casos en que se permite solicitar una cotización verbal, es necesario obtener la cotización escrita del proveedor a quien se le adjudique la compra, para aprobar la solicitud O generar la orden de compra y antes de que se entreguen los bienes, se ofrezcan los servicios o se realicen las obras. 31-00-026 También puede adquirirse los bienes o los servicios no profesionales mediante mercado abierto luego de celebrada una subasta formal cuando la Junta de Subastas certifique que ocurrió alguna de las siguientes circunstancias: a. Todas las ofertas recibidas son rechazadas. b. Los precios cotizados resultan demasiado altos en consideración con la partida presupuestada. C. Los términos de las ofertas resultan en alguna forma onerosos a la Oficina. d. No se recibió oferta alguna. e. Las ofertas recibidas se desvían sustancialmente de los requisitos de la Oficina. f. Incumplimiento del licitador agraciado en la subasta. g. Los licitadores no cumplieron con las condiciones e instrucciones especiales de los pliegos de la subasta. h. Cuando se utilice un proveedor que tiene contrato con la ASG. Además, se pueden realizar compras en mercado abierto, aun cuando su importe exceda de $50,000, en los siguientes casos: a. Cuando los precios no estén sujetos a competencia por estar reglamentados por ley O por autoridad gubernamental. b. Cuando al mejor conocimiento de la Oficina exista solo una fuente de abastecimiento. C. Cuando sea necesario realizar la compra inmediatamente debido a una situación de emergencia o urgencia, cuya circunstancia debe constar por escrito en el expediente de compras. 31-00-027 d. Cuando se necesiten piezas de repuesto, accesorios, equipo adicional o servicios suplementarios para un equipo cuya reparación o servicio está bajo contrato. e. Cuando los artículos, los materiales, los equipos, las obras o los servicios no profesionales a adquirirse son de naturaleza especializada, o se desee comprar cierto tipo 0 marca en particular, por el buen servicio probado que unidades análogas hayan rendido, por la economía envuelta en mantener uniformidad en unidades múltiples o por superioridad en el tipo y la calidad del servicio que se obtiene en la unidad comprada y en su conservación, todo lo cual debe justificarse por escrito en la requisición. f. Cuando la compra tiene que hacerse fuera de Puerto Rico, por no haber proveedores conocidos y cualificados en el mercado local, que puedan proveer los suministros o los servicios que se deseen o cuando las condiciones ofrecidas en esos mercados son más ventajosas que las del mercado local. g. Cuando la compra se haga al Gobierno de los Estados Unidos de América O a una agencia del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. h. Cuando se utilice un proveedor que tiene contrato con la A SG. 6.1.1. Requisitos para las Cotizaciones Verbales 0 Escritas Las cotizaciones escritas deben ser firmadas por el proveedor 0 su representante autorizado y contener lo siguiente: a. La fecha de la oferta. b. El término por el cual el proveedor se obliga a mantenerla. C. Una descripción de lo ofrecido y el precio, incluidos los descuentos que son aplicables por pronto pago, si alguno. 31-00-028 d. Cualquier otra información particular que Compras requiera. Las cotizaciones escritas se pueden recibir por correo 0 a la mano, en un sobre sellado, por fax 0 por correo electrónico. La documentación de las gestiones realizadas y las cotizaciones obtenidas debe mantenerse por Compras en un Registro de Cotizaciones, en el cual se especifica el nombre del proveedor, su número de teléfono, la descripción de los artículos, los materiales, los equipos, las obras O los servicios no profesionales, el precio cotizado y la determinación final. El representante designado por Compras es responsable de recibir las ofertas escritas y estamparles un sello que indique la fecha y la hora de la entrega de las mismas. yru Se prepara un expediente con información de todas las cotizaciones solicitadas. En caso de las cotizaciones verbales, estas se documentan por escrito y se incluyen en el expediente con la siguiente información: la fecha, el nombre del empleado o funcionario que solicita la cotización, y el nombre y el número de teléfono o facsímil y el correo electrónico de la persona que ofrece la cotización, y la cantidad cotizada. Esta información debe ser corroborada por la supervisora administrativa y así se hace constar en el expediente. Solo se acepta una oferta por cada licitador para cada cotización solicitada. Si una misma empresa comercial sometiere varias ofertas para una misma cotización, a nombre propio o de una de sus subsidiarias O sucursales, de algunos 0 varios de sus socios, agentes u oficiales, se declaran nulas todas y cada una de estas ofertas. 31-00-029 6.2. Subastas Informales Este procedimiento de compras se utiliza para la adquisición de bienes y servicios no profesionales cuyo importe sea de $50,000.01 hasta un máximo de $150,000. El procedimiento se inicia con la supervisora administrativa 0 su representante autorizado, quien selecciona del Registro de Licitadores Cualificados a por lo menos tres proveedores y les envía una invitación a subasta informal. El número de por lo menos tres licitadores está sujeto a que existan suficientes compañías proveedoras para el artículo que se vaya a comprar. La invitación a subasta informal debe detallar las especificaciones y las condiciones del bien O servicio no profesional que se interesa adquirir, para que los proveedores puedan hacer su oferta. Además, debe indicar la fecha, la hora y el lugar en que se van a entregar las ofertas. sprt La supervisora administrativa o su representante autorizado es responsable de que los proveedores que asistan a la subasta informal firmen un registro de asistencia en el cual deben indicar el nombre de la firma 0 la corporación a la cual representan, la posición que ocupan en la misma, y cualquier otra información que se les solicite. La supervisora administrativa o su representante autorizado abre los sobres en presencia de todos los asistentes y lee en voz alta cada una de las ofertas y se le da la oportunidad a los proveedores de revisar las mismas. De no surgir dudas O inconvenientes, se da por terminada la reunión. La supervisora administrativa 0 su representante autorizado evalúa las ofertas y adjudica al mejor postor, conforme a lo establecido en este Reglamento. Se va a rechazar cualquier oferta que no cumpla con las especificaciones, las condiciones, los requisitos y los términos de la subasta informal. El término 31-00-030 de entrega se considera un factor importante para decidir la adjudicación de la subasta informal a favor de un postor. En caso de recibir una sola propuesta se evalúa que el precio sea justo y razonable. Adicional se verifica que cumpla con todos los requerimientos antes de adjudicar la misma. La adjudicación de subastas informales requiere la aprobación de la Contralora o del oficial que esta designe, previo a la emisión de la orden de compras o del contrato. Los documentos sometidos por los proveedores en una subasta informal son para uso exclusivo de la Oficina en el proceso de compras.