REGLAMENTO 31, REGLAMENTO DE COMPRAS DE LA OFICINA DEL CONTRALOR DEL ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO

MÉTODOS ALTERNOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS NO PROFESIONALES 7.1. Trade-In Se utiliza para adquirir un bien nuevo a cambio de la entrega de otro bien similar usado y previamente tasado. El valor de tasación del bien que se entrega se acredita y la diferencia es pagada en dinero al proveedor. Esta modalidad se puede utilizar, además, en compras a plazos. En este caso al momento de efectuar la compra se entrega el bien usado y el valor de tasación se acredita al precio de venta. La diferencia se puede pagar completa o mediante desembolsos parciales por cantidades previas determinadas y acordadas por un período específico. Sólo se pueden dar en trade-in aquellos bienes que se hayan declarado excedentes. 7.2. Permuta En esta modalidad de compra se permite entregar un bien a cambio de otro igual 0 similar en valor sin que medien otras consideraciones para el pago. 31-00-031 En algunos casos se puede efectuar parte del pago con un bien y la otra parte en dinero. En aquellos casos en que se determine efectuar una permuta aplica lo siguiente: Se indica el propósito y se justifica la misma. Se describen y tasan los bienes a permutarse. Se solicitan las autorizaciones que correspondan. La permuta puede llevarse a cabo siempre y cuando responda a un fin público y se trate de bienes como los siguientes: vehículos de transportación, equipo de oficina o equipo electrónico y cualquier otro equipo utilizado por la Oficina. 7.3. Arrendamiento the En aquellos casos en que la Oficina considere la posibilidad de adquirir vehículos de motor, equipo de oficina o de otra naturaleza mediante arrendamiento con opción a compra 0 arrendamiento por un término fijo de tiempo, se debe cumplir con lo siguiente: El tipo de arrendamiento que determine realizar la Oficina debe justificarse por escrito y expresar las razones para esto. Se solicitan ofertas a un mínimo de tres proveedores, salvo aquellos casos en que no se conozcan o no existan suficientes, O por circunstancias extraordinarias que justifiquen obtener ofertas de un número menor de proveedores. Las ofertas deben ser firmadas por el proveedor O su representante autorizado y contener la fecha de la oferta, el término por el cual el proveedor se obliga a mantener la oferta, una descripción de lo ofrecido y 31-00-032 el precio, y cualquier otra información particular que Compras requiera para el tipo de compra concernida. Las ofertas por escrito se pueden recibir por correo, a la mano y por facsímil. También se pueden recibir por internet, mediante correo electrónico, siempre y cuando contengan una firma electrónica. 7.4. Procedimiento Extraordinario de Solicitud de Propuestas Selladas Este procedimiento alterno a las subastas, se utiliza cuando la Contralora o su representante autorizado estime que el proceso de subasta para una compra específica contemplada por la Oficina no responde a los mejores intereses o a las necesidades de la Oficina. La Contralora o su representante autorizado pueden autorizar una compra mediante Solicitud de Propuestas Selladas en casos excepcionales. La autorización, y las circunstancias que justifican el uso de este procedimiento, deben constar por escrito y conservarse en el expediente you correspondiente. La autorización de la Contralora o de su representante autorizado, en coordinación con Compras, establecen las normas y los requisitos que van a aplicarse para la adjudicación. En caso de dudas, se aplican los procedimientos dispuestos en este Reglamento para la adjudicación de una subasta, salvo que la Contralora disponga otra cosa. Compras procede a solicitar las propuestas por invitación y con cualificación de los licitadores invitados. Una vez recibidas las propuestas, la Contralora designa un Comité Evaluador para estudiar las que se reciban para esa compra en particular. El Comité Evaluador se compone de tres miembros, de los cuales al menos uno debe conocer de la materia o haya participado de procesos relacionados con la misma. Este hace su evaluación y mantiene la confidencialidad de toda la información que reciba durante las evaluaciones de 31-00-033 las propuestas. De necesitar mayor información 0 aclarar dudas, debe canalizarlo a través de la supervisora administrativa 0 su representante autorizado. Las propuestas se reciben en sobre sellados y contienen toda la información necesaria para que el Comité Evaluador pueda hacer una recomendación responsable, como por ejemplo, los factores de evaluación técnica, el precio y la calidad del bien O servicio no profesional a ofrecerse. De acuerdo con la recomendación, Compras evalúa y adjudica la compra que responda a los mejores intereses de la Oficina. Se llevan a cabo reuniones con los proponentes que hayan presentado las mejores propuestas. El precio no es necesariamente el factor principal para llegar a una determinación y sí la mejor oferta respecto al servicio o bien que se necesita de acuerdo con los mejores intereses de la Oficina. A todos los proponentes se le brinda un trato igual y justo respecto a cualquier oportunidad de discusión o revisión de propuestas. Se revisan las propuestas después de haber sido sometidas y antes de la adjudicación para obtener las ofertas mejores y finales. En el proceso de las discusiones no se revela información alguna derivada de las propuestas sometidas por los demás proponentes.