REGLAMENTO 31, REGLAMENTO DE COMPRAS DE LA OFICINA DEL CONTRALOR DEL ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS NO PROFESIONALES MEDIANTE SUBASTA PÚBLICA 8.1. Junta de Subastas 8.1.1. Creación y Responsabilidad de la Junta de Subastas Se crea una Junta de Subastas cuyos miembros son nombrados por la Contralora, quien además designa a su presidenta y su secretaria. La Junta de Subastas tiene la responsabilidad de estudiar, evaluar y adjudicar las subastas formales. Además, adopta los procedimientos que sean necesarios para guiar y 31-00-034 uniformar su funcionamiento interno. Los miembros de la Junta de Subastas no reciben remuneración alguna por los servicios prestados como tales. Tampoco se les adjudica responsabilidad económica por cualquier acción tomada en el desempeño de sus deberes y funciones, excepto cuando esta haya sido intencionalmente ilegal, o incurra en un abuso manifiesto de la autoridad O de la discreción que les confiere este Reglamento. La Junta se encuentra ubicada en el edificio que es la sede principal la Oficina, o de esto no ser posible, donde la Contralora determine. 8.1.2. Composición de la Junta de Subastas La Junta de Subastas se compone de cinco miembros en propiedad y dos miembros suplentes provenientes de las distintas divisiones de la Oficina. La composición se distribuye como sigue: de los miembros en propiedad, tres provienen de las divisiones de apoyo y dos de las divisiones de auditoría, mientras que de los miembros suplentes, uno proviene de una división de apoyo y otro de una división de auditoría. Los miembros suplentes son nombrados por la Contralora para que puedan sustituir a los miembros en propiedad en caso de ausencia y pueden participar en las reuniones de la Junta de Subastas sin voz ni voto, a menos que estén en sustitución de algún miembro en propiedad, en cuyo caso ejercen todas las facultades del miembro que sustituyen. De surgir una vacante de un miembro en propiedad, un miembro suplente puede ser designado para cubrir la misma. En caso de ausencia de un miembro en propiedad de la Junta de Subastas, la presidenta designa al miembro suplente que lo sustituye. Si la ausencia es de la presidenta de la Junta (presidenta) y la misma es por un tiempo prolongado, la Contralora designa interinamente como presidenta a un miembro en propiedad de la Junta de Subastas que no sea la secretaria. Se entiende por ausencia que un miembro en propiedad de la Junta de Subastas no puede asistir 31-00-035 a una o más reuniones de la Junta en que se requiere quórum para evaluar las propuestas de una subasta, discutir las especificaciones o las condiciones de una subasta, 0 tomar alguna decisión final, por razón de enfermedad, disfrute de vacaciones regulares, ausencia prolongada debido a un viaje oficial O asignación especial de trabajo efectuada por la Contralora. 8.1.3. Responsabilidades, Deberes y Poderes de la Junta de Subastas, de su Presidenta, de su Secretaria y de todos sus Miembros a. La Junta de Subastas tiene, entre otras, las siguientes responsabilidades, deberes y poderes: 1. Recibir, evaluar, adjudicar o rechazar las ofertas recibidas. 2. Solicitar asesoramiento técnico, legal O de cualquier otra especialidad de los funcionarios O los empleados de la Oficina. apra 3. Adoptar las normas y los procedimientos de su funcionamiento interno. 4. Evaluar la capacidad de los licitadores para cumplir con las especificaciones de la subasta. 5. Cualquier otro asunto relacionado con la función de compras que la Contralora considere conveniente que la Junta realice. b. La presidenta tiene, entre otras, las siguientes responsabilidades, deberes y poderes: 1. Mantener el buen funcionamiento de la Junta. 2. Dirigir los procedimientos de la Junta. 3. Representar a la Junta en todas aquellas funciones inherentes a su cargo. 31-00-036 4. Convocar y presidir las reuniones. Puede delegar la notificación de la convocatoria a la secretaria. 5. Revisar y adoptar las recomendaciones de la Junta. 6. Solicitar a la Contralora los nombramientos de personal para que le brinde apoyo administrativo a la Junta de Subastas en el ejercicio de sus funciones. Al efectuar dicha designación, entre otros factores, se considera que los deberes y las funciones de las personas no se relacionen con el proceso de compras. 7. Someter cuantos informes y recomendaciones se le soliciten. 8. Cumplir con todas las funciones y los deberes inherentes de su cargo. you C. La secretaria tiene, entre otras, las siguientes responsabilidades y deberes: 1. Responder a la presidenta. 2. Custodiar toda la información contenida en los libros, los récords, los expedientes y los documentos de la Junta. 3. Mantener récord de toda la correspondencia recibida o enviada por la Junta. 4. Recibir y abrir la correspondencia de la Junta, distribuirla y custodiarla. 5. Recibir, custodiar y velar por la tramitación adecuada de los expedientes de subastas. 6. En coordinación con la presidenta, preparar la agenda y el calendario de las reuniones de la Junta. 31-00-037 7. Citar a los miembros a las reuniones de la Junta por delegación de la presidenta. 8. Certificar la existencia de quórum en las reuniones de la Junta. 9. Notificar las adjudicaciones y los acuerdos de la Junta a las partes interesadas. 10. Certificar los acuerdos y las adjudicaciones cuando estas se tomen, y cualquier otro documento de la Junta. 11. Asistir a las reuniones de la Junta para tomar las minutas y levantar las actas sobre los acuerdos y las adjudicaciones. 12. Redactar las actas, las minutas, los acuerdos, las adjudicaciones e informes para la aprobación de la presidenta. you 13. Custodiar el sello de la Junta. 14. Realizar cualesquiera otras funciones que le sean asignadas por la presidenta por este Reglamento. d. Todos los miembros de la Junta tienen los siguientes deberes generales: 1. Asistir a todas las reuniones de la Junta. De no poder hacerlo, debe presentar oportunamente una excusa fundamentada a la presidenta. 2. Inhibirse de participar en cualquier asunto donde exista O pueda existir algún conflicto de intereses. 3. Participar activamente en la evaluación de todos los asuntos ante su consideración aportando sus conocimientos con el propósito de hacer la mejor selección en el mejor interés de la Oficina. 31-00-038 8.1.4. Operación de la Junta de Subastas La Contralora provee los mecanismos adecuados para facilitar las operaciones de la Junta e incluye los recursos de personal, el equipo y el espacio. La presidenta determina las necesidades de personal, tales como: los abogados, las secretarias, los técnicos, los mensajeros y cualquier otro personal que sea necesario y notifica a la Contralora para que los asigne. La Junta mantiene un libro de actas que contiene, entre otras, el acta de presubasta, apertura y adjudicación. Estas actas deben ser encuadernadas y sus folios deben ser enumerados en una secuencia numérica. 8.1.5. Términos Los miembros de la Junta de Subastas desempeñan sus deberes y ocupan sus cargos hasta que la Contralora disponga lo contrario. Los miembros en yrs propiedad de la Junta de Subastas y los miembros suplentes se desempeñan en sus funciones hasta que sus sucesores sean nombrados y asuman sus respectivos cargos. Solamente la Contralora puede sustituir las vacantes que surjan en la Junta de Subastas nombrada conforme a este Reglamento. 8.1.6. Sello La Junta de Subastas adopta un sello oficial. Existe una presunción de regularidad, y son reconocidos como documentos oficiales de la Junta de Subastas, todas las decisiones, las comunicaciones, las certificaciones, las resoluciones y otros documentos de la Junta cuando estén marcados con el sello oficial. La secretaria es el custodio del sello. 8.1.7. Constitución de Quórum Tres de los cinco miembros en propiedad de la Junta de Subastas constituyen quórum y los acuerdos son tomados por la mayoría de los presentes. 31-00-039 8.2. Procedimiento Ordinario de Subastas 8.2.1. Pliegos de la Subasta El representante autorizado de la Oficina peticionaria prepara los requerimientos y las especificaciones de la subasta y lo entrega a la supervisora administrativa. Este prepara los pliegos después de evaluar los requerimientos y las especificaciones y entrega los mismos a la secretaria para el trámite correspondiente. El pliego de la subasta es el documento que la Junta de Subastas le entrega a los licitadores interesados en cotizar, en el cual se expresa todo lo necesario o requerido para facilitar a estos la preparación de sus ofertas. El pliego de la subasta debe contener la invitación, la propuesta, las especificaciones y las condiciones e instrucciones especiales, según se define a continuación: you a. Invitación son las guías que le indican a los licitadores cómo preparar sus ofertas. b. Propuesta Documento que contiene la certificación del licitador del cumplimiento con las especificaciones y las condiciones e instrucciones especiales. C. Especificaciones conjunto de características físicas, funcionales, estéticas y de calidad de cada producto, material, equipo, obra o servicio que se solicita. d. Condiciones e instrucciones especiales términos conforme a los cuales debe entregarse el bien, ejecutar la obra 0 prestar el servicio. 31-00-040 La supervisora administrativa o el oficial de compras designado debe asegurarse que el pliego de la subasta contenga por lo menos la siguiente información: a. Descripción exacta de lo que se interesa adquirir. b. Especificaciones recomendadas. C. Especificaciones de modelos. d. Condiciones particulares de lo solicitado. e. Justificación sobre la necesidad de la compra que incluya el uso que se le va a dar. f. Solicitud de información que evidencie el tiempo de experiencia en el mismo tipo de servicio, venta de equipo o de materiales. g. Evidencia de solvencia económica del licitador. h. Cualquier otra información que a juicio del representante autorizado de la Oficina peticionaria entienda sea de utilidad. La supervisora administrativa verifica que el pliego de la subasta contenga toda la información requerida. Ninguna petición de subasta puede procesarse sin la debida certificación de fondos, la cual forma parte de los documentos de la solicitud de la subasta, y luego se incluye en el expediente de la subasta. La Junta de Subastas no puede realizar cambios a las especificaciones o a las condiciones especiales en los pliegos, sin notificar estos a Compras. En estos casos, la Junta de Subastas notifica dichos cambios a la supervisora administrativa. Compras consulta estos cambios con la oficina peticionaria y prosigue con el trámite correspondiente. 31-00-041 8.2.2. Invitación a Subastas Formales 8.2.2.1. Notificación de la Invitación La invitación a subasta para compras con importes estimados en $150,000.01 o más, se notifica mediante anuncio de subasta, por lo menos durante 2 días, en un periódico de circulación general en Puerto Rico, 15 días consecutivos antes de la fecha límite para recibir licitaciones, y también se publica en la página de internet de la Oficina y otras páginas disponibles autorizadas. No obstante, cuando se determine utilizar el Registro de Licitadores Cualificados de la Oficina no es necesaria la publicación de anuncios de subasta. En estos casos, la notificación se hace mediante el envío de una invitación, por correo certificado con acuse de recibo o por correo electrónico, a los licitadores certificados por la Oficina. Además, se anuncia en la página de internet de la Oficina y se especifica que dicha subasta es por you invitación. En el expediente de la subasta se mantiene evidencia del envío de las invitaciones. 8.2.2.2. Término para el Envío de Invitaciones Las invitaciones a la subasta formal se envían por correo certificado con acuse de recibo 0 por correo electrónico, con no menos de 15 días consecutivos de anticipación a la fecha de la subasta. 8.2.2.3. Determinación de Fechas y Horas La presidenta O su representante autorizado fija la fecha y la hora en que se cierran las licitaciones, y la fecha, la hora y el lugar exacto donde se abren las ofertas de los licitadores. 31-00-042 8.2.2.4. Preparación de las Invitaciones Las invitaciones a subasta formal las prepara Compras, de acuerdo con los requisitos establecidos en este Reglamento, y se las somete a la Junta de Subastas para su revisión y aprobación. Una vez aprobadas, la secretaria se encarga de la tramitación de las invitaciones por carta, diligenciadas mediante el correo certificado con acuse de recibo o por correo electrónico, o bien mediante o la publicación del anuncio de subasta. 8.2.2.5. Requisitos de la Invitación a Subasta a. Cuando se proceda con la invitación, se requiere que la misma incluya lo siguiente: Especificaciones completas y descripciones claras de los artículos, los equipos, los materiales y los servicios no profesionales que se you desean obtener u obras que se desean realizar. Indicar claramente los términos y las condiciones de entrega y de inspección requeridos, cuando estos son esenciales para efectos de la adjudicación a subasta. Especificar la fecha, la hora y el lugar en que se abren los sobres con las ofertas. Informar cómo y dónde enviar O presentar las propuestas. Advertir que la Junta de Subastas tiene facultad para realizar una inspección ocular de las instalaciones de almacén 0 de oficina del licitador, así como del equipo vendido o servicio prestado a clientes anteriores, que sea similar al requerido por la Oficina. Contener instrucciones específicas respecto a la forma en que se deben someter las ofertas, así como los términos y las condiciones que rigen 31-00-043 la transacción. Estos, las especificaciones y cualquier otra condición especial forman parte del contrato y son de estricto cumplimiento. Incluir todos los elementos necesarios para que los licitadores puedan hacer sus ofertas. Especificar los términos para impugnación de la convocatoria y la adjudicación. Indicar las fianzas de licitación, de ejecución y cualesquiera otras que sean requeridas. b. Aquellas subastas sujetas a condiciones o restricciones especiales deben contener una nota a esos efectos para señalar claramente la condición o la restricción, de manera que permita la tramitación y la evaluación adecuada de la subasta. C. Aquellas subastas en que se requiera que los licitadores sometan alguna certificación o documentos especiales como parte de su oferta deben contener una advertencia a esos efectos. d. Se acepta solo una oferta por cada licitador para cada subasta. Si una misma empresa comercial somete varias ofertas para una misma subasta, a nombre propio 0 de alguna de sus subsidiarias o sucursales, de algunos O varios de sus socios, agentes u oficiales, se declaran nulas todas y cada una de las ofertas. e. Cuando se requiera la instalación de equipo debe incluirse en las especificaciones un requerimiento de que la labor a realizarse debe cumplir con los reglamentos vigentes y las normas comunes de la ingeniería y la seguridad. 31-00-044 f. Deben indicarse los tipos de descuentos por pronto pago que sean aceptables a la Oficina, así como el término menor de tiempo que se considere necesario para hacer aceptable la condición de pago. g. Como norma general, las referencias a marcas específicas de artículos, materiales y equipos se hacen únicamente como guía 0 índice para ayudar al licitador potencial a determinar la clase y el tipo de artículos, materiales y equipos que se interesa obtener. En estos casos, los licitadores potenciales pueden cotizar sus precios para otras marcas que cubran las especificaciones indicadas en la invitación a subasta. En casos excepcionales en las que una marca específica de un artículo, material o equipo sea un requisito esencial, tal circunstancia se especifica claramente en la invitación a subasta. h. Puede cursarse invitación a subasta para la adquisición de marcas específicas cuando el representante autorizado de la Oficina peticionaria, con el aval de la supervisora administrativa o su representante autorizado, pueda justificar, por la experiencia obtenida 0 por alguna otra razón, que dichas marcas son las que mejor satisfacen las necesidades de la Oficina. Como parte del expediente de la subasta, se incluye un informe de la Junta de Subastas en el que se expresen las razones para este tipo de invitación. i. Se pueden solicitar cotizaciones por el monto total de la compra de un grupo de renglones de una misma rama de comercio, cuando se considere que esto conviene a los mejores intereses de la Oficina, pero no se incluyen las especificaciones restrictivas que en forma alguna puedan limitar la competencia. j. El tiempo a fijarse para la entrega de los artículos, los materiales, los equipos, las obras 0 los servicios no profesionales debe ser razonable, 31-00-045 conforme a la disponibilidad del bien o servicio en el comercio local, siempre que esto no entre en conflicto con las necesidades de la Oficina. k. A los licitadores a quienes se les adjudiquen la orden de compra, el contrato 0 parte del mismo, conforme a los términos de entrega, las especificaciones y demás condiciones e instrucciones especiales contenidos en el mismo, y que incurran en retraso en la entrega, la Oficina le hace un descuento al momento de tramitar el pago por cada día consecutivo de retraso. La cantidad a ser descontada por día se fija en las condiciones e instrucciones especiales para la subasta. Dicha cantidad es establecida a base de la premura que tengan los productos o servicios para la Oficina, a disponibilidad de los mismos en el mercado, los gastos y los contratiempos que el retraso pueda ocasionar a la Oficina y a cualquier otro factor que se estime pertinente. La cantidad a establecerse no es menor del 1% ni mayor del 10% del importe del pago. Igualmente, la upan fianza de ejecución del contrato responde como pago por cualesquiera daños y perjuicios ocasionados por la tardanza. La suma a pagar por retraso en la entrega de la mercancía en ninguna forma representa una penalidad, y sí una compensación por daños y perjuicios convenidos entre ambas partes, para compensar a la Oficina por gastos adicionales y otros contratiempos ocasionados. 1. Cuando todas las especificaciones de los artículos, los materiales, los equipos, las obras o los servicios no profesionales a adquirirse no se incluyan en la invitación a la subasta, ya sea porque esta se hizo mediante la prensa, página de internet 0 por cualquier otro motivo, copia de los documentos relacionados están a la disposición de los potenciales licitadores en la Oficina y así se hace constar en la invitación. 31-00-046 m. Se puede cancelar cualquier invitación a subasta y notificar a los licitadores, según se dispone en el Artículo 8.2.19 de este Reglamento. n. Se puede enmendar cualquier invitación a subasta y notificar a los licitadores correspondientes antes de la fecha y la hora fijadas para la apertura de la subasta. O. Cuando se anuncie una subasta en la que se requiera que se especifique el costo por unidad de los artículos, los materiales o los equipos requeridos, se incluye un estimado razonable de la cantidad total de los mismos que la Oficina se propone adquirir. Las fianzas de licitación y ejecución que se requieran en tales casos son por el estimado de la compra. En estos casos el estimado no es obligatorio para la Oficina. 8.2.3. Anuncio de Subasta En los casos de subastas formales notificadas por un anuncio en un periódico y en la página de internet de la Oficina, la Junta de Subastas prepara y aprueba el mismo. Una vez aprobado, la secretaria se encarga de hacer la petición a la Oficina de Prensa y Comunicaciones para que gestione la publicación del anuncio en la fecha que haya determinado la Junta de Subastas. El anuncio debe contener, entre otra información, la siguiente: Número de la subasta. Propósito de la subasta. Fecha de publicación de la subasta. Fecha límite, horario y lugar en que se van a recibir las propuestas. Fecha, hora y lugar en el que se van abrir las propuestas. 31-00-047 Instrucciones específicas de dónde localizar 0 cómo obtener copia de la invitación a la subasta, incluida la dirección física y el lugar específico en el que se entregan las invitaciones y el teléfono. Fecha y hora del último día para recoger las invitaciones. Si se ha determinado celebrar una reunión presubasta, se indica la fecha, la hora, el lugar y si la asistencia es compulsoria. Se indica que toda propuesta debe someterse acompañada de una fianza de licitación equivalente al 10% de la propuesta o cualquier porciento razonable que estime la Junta de Subastas. En aquellos casos en que se determine que los pliegos no se van a enviar por correo, así se advierte. Información de contacto de la Junta de Subastas. Se indica en letras mayúsculas las siguientes advertencias: LA OFICINA DEL CONTRALOR SE RESERVA EL DERECHO DE CANCELAR UNA SUBASTA O PARTE DE LA MISMA ANTES O DESPUÉS DE SU ADJUDICACIÓN CUANDO ASÍ LO ESTIME NECESARIO PARA PROTEGER LOS MEJORES INTERESES DE ESTA INSTITUCIÓN. LA OFICINA DEL CONTRALOR SE RESERVA EL DERECHO DE RECHAZAR LA PROPUESTA DE CUALQUIER LICITADOR CUANDO SE IDENTIFIQUEN SITUACIONES QUE PUDIERAN ESTAR EN CONFLICTO CON NUESTRA FUNCIÓN FISCALIZADORA. 8.2.4. Presentación de Ofertas en Subastas Formales Como norma general, las ofertas de los licitadores deben ser entregadas en la recepción del edificio principal de la Oficina en sobres, de papel, cartón u otro material resistente, sellados de tal manera que no se puedan abrir sin rasgar o causar marcas a dichos sobres. Estas se aceptan desde la fecha indicada en el 31-00-048 anuncio de subasta 0 en la carta de invitación, hasta la fecha y la hora límites establecidas para recibir las ofertas 0 para la apertura y la lectura de las ofertas recibidas, según aplique. Las ofertas recibidas se mantienen bajo la custodia de la secretaria. Los sobres sellados con las ofertas presentadas por los licitadores se marcan con el sello oficial de la Oficina e indican la fecha y la hora en que se recibieron. Toda oferta presentada es custodiada por la secretaria hasta la fecha y la hora fijadas para la apertura de las ofertas. Los sobres sellados no son abiertos, en ninguna circunstancia, hasta la fecha y la hora fijadas para la apertura. En caso de que una persona abra por error algún sobre, esta debe cumplir de inmediato con lo siguiente: Cerrar y sellar de nuevo el sobre sin examinar ni leer su contenido, y asegurarse de que todos los documentos originales queden en su totalidad you dentro de este. Anotar en la parte exterior del sobre la fecha, su nombre, firma y título del puesto que ocupa. Entregar el sobre a la secretaria, quien anota en el sobre una explicación de lo sucedido, el día y la hora en que fue abierto el sobre y lo firma. La secretaria prepara un acta para que conste lo sucedido en el libro de actas. También las ofertas se pueden recibir por correo electrónico. Para que los licitadores cumplan con todas las instrucciones y las condiciones de la subasta, deben escanear su oferta con todos sus anejos, firmada e inicialada en todas sus páginas. Además, asegurarse que es legible y que no le faltan páginas. Recomendamos que utilice un equipo de digitalización (escáner) capaz de digitalizar documentos tamaño carta y legal con resolución de: 31-00-049 300 dpi, si la entidad utiliza un tamaño de letra igual 0 mayor de 9 puntos 400 dpi, si la entidad utiliza un tamaño de letra menor de 9 puntos Además, la aplicación que utilicen debe tener capacidad para convertir imágenes digitalizadas en documentos en formato PDF con OCR (Optical Characler Recognilion). Cuando envíe su oferta por correo electrónico, el tamaño del documento no debe exceder 35MB. Ciertos equipos multifuncionales proveen este servicio. Cuando los licitadores remitan sus ofertas, como anejo, por correo electrónico deben incluir en el correo la siguiente información: el nombre de la compañía y su representante autorizado, la dirección física y postal del licitador, el número de teléfono y el número de la subasta. La fecha del correo electrónico constituye la fecha oficial de entrega de la oferta. La fecha y la hora de las ofertas presentadas por correo electrónico son las impresas en el documento. Toda oferta recibida sin identificar según lo aquí provisto va a ser tramitada como correspondencia regular. Una vez abierta, conforme al trámite usual para la correspondencia (física o electrónica) regular, la secretaria de la Junta se comunica con el licitador y devuelve el sobre, según recibido, para que cumpla con lo aquí establecido. La secretaria reproduce una copia fotostática del sobre O imprime el recibo del correo electrónico como evidencia y procede a levantar un Acta. La Junta de Subastas puede aceptar las ofertas hasta la fecha y hora límite establecida para la presentación de las mismas. De ocurrir algún evento natural 0 circunstancia especial que ocasione el cierre de la sede de la Junta de Subastas e impida el recibo de ofertas en la fecha límite dispuesta para ello en el pliego de subasta, las mismas se entrega en el día en que la Junta reanude funciones, a la hora dispuesta originalmente, O a cualquier otra que oportunamente se notifique. Toda propuesta debe entregarse acompañada por una fianza de licitación equivalente al 10% del total de la propuesta o el porciento razonable determinado por la Junta de Subastas conforme a la cuantía, como garantía de mantener su oferta durante todo el 31-00-050 proceso de la subasta. Esta debe ser prestada por una compañía autorizada por el comisionado de Seguros de Puerto Rico, a favor de la Oficina 0 mediante cheque certificado 0 giro. Las fianzas prestadas por los licitadores no agraciados luego de adjudicada la subasta son devueltas por la División de Finanzas y Presupuesto (DFP), conforme se dispone en el Artículo 10 de este Reglamento. Las fianzas en cheque certificado o giro deben hacerse a nombre de la Oficina, para luego ser reembolsadas cuando proceda. No se aceptan fianzas en efectivo. En las compras de equipo el licitador debe ofrecer información en su propuesta que demuestre que el equipo ofrecido cuenta con servicios de reparación y mantenimiento en Puerto Rico y que las piezas y los materiales que este utiliza se pueden obtener fácilmente en el mercado local. Además, incluye o indica lo siguiente: El costo anual del contrato de servicio y de mantenimiento on-site entra en vigor al finalizar el período de garantía y de servicio. Los servicios que incluyen en el contrato correspondiente. El servicio de mantenimiento se presta con un tiempo de espera de no más de un día entre la solicitud del servicio y la prestación del mismo, excepto en casos en que una espera mayor se justifique a satisfacción de la Oficina. Cualquier gasto que incurra la Oficina por motivo de una demora injustificada en la reparación del equipo es reembolsado por el proveedor. Todos los documentos que componen las ofertas de los licitadores deben estar firmados en tinta indeleble por el licitador o su representante autorizado. Los documentos que componen las ofertas de los licitadores que deben estar firmadas en el área correspondiente e inicialada en las demás páginas son los pliegos enviados por la Oficina. Esto incluye la invitación propuesta y los anejos que se incluyen con los pliegos: especificaciones de la subasta y condiciones e instrucciones especiales. El licitador tiene que inicialar toda 31-00-051 corrección, borradura o tachadura que se haga en los documentos incluidos con su oferta. De no hacerlo, la corrección, la borradura 0 la tachadura que se realice en su oferta no es considerada. Lo anterior solo aplica a la oferta para una partida en particular y no anula el resto de las ofertas para otras partidas, salvo que se trate de una oferta de todo 0 nada, 0 por precio global. Se pueden considerar ofertas sin firmar, si antes de la apertura de la subasta el licitador afectado o su representante autorizado presenta una carta u otro documento firmado que justifique la ausencia de tal firma y acepte la responsabilidad correspondiente. También se puede aceptar una oferta sin firmar, si con esta viene algún documento o carta firmada por el licitador en la cual haga referencia directa a la proposición. No se acepta licitación alguna que, en la totalidad de los documentos que la compongan, tenga más de cinco tachaduras, aunque todas se hayan inicialado. La Junta de Subastas no va a considerar` ninguna oferta que añada O elimine especificaciones o no cumpla con las condiciones solicitadas en el pliego de la subasta. 8.2.5. Tipos de Ofertas en Subastas Formales a. Ofertas Alternas Los licitadores pueden someter una oferta principal y una 0 varias ofertas alternas, por artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales de calidad similar y a distintos precios, cuando en la invitación a subasta se haya incluido una disposición a tales efectos. b. Oferta Básica Los licitadores cotizan basados en precios unitarios para cada una de las partidas en que deseen participar. 31-00-052 C. Oferta de Todo 0 Nada Además de la oferta básica, puede ser admisible una oferta a base de todo 0 nada. Esta consiste en una oferta de un precio más bajo para un grupo de partidas o renglones, sujeta a la condición de que todas sean adjudicadas al licitador. Debe anotarse el precio total rebajado o el por ciento (%) de rebaja al lado de cada partida indicando la frase todo 0 nada. d. Oferta por Precio Global En sustitución de las ofertas sobre la base todo o nada, es admisible que los licitadores coticen a base de precio global (Lump Sum). El licitador debe anotar al lado de la suma de los renglones para los cuales ha cotizado, una cifra rebajada o señalar un por ciento de descuento. e. Oferta de Precio Estimado No se aceptan ofertas basadas en precios estimados que puedan variar luego en la facturación una vez adjudicada la subasta, a menos que en la invitación a subasta se haya incluido una disposición o cláusula que establezca las condiciones en que sean aceptados cambios en precios. 8.2.6. Prohibiciones a Funcionarios y Empleados Los funcionarios y empleados de la Oficina, bajo ninguna circunstancia, pueden intervenir directa O indirectamente con los licitadores en la preparación y la entrega de las ofertas ni en forma alguna aconsejar, sugerir 0 influenciar sobre la adjudicación de las subastas. 8.2.7. Entregas en Subastas Formales En aquellos casos en que no se requiera una entrega específica, los licitadores deben indicar en su oferta el término 0 la fecha dentro de la cual entregan los artículos, los materiales, los equipos, las obras 0 los servicios no profesionales requeridos. 31-00-053 8.2.8. Retiro de Ofertas en Subastas Formales a. El retiro de una oferta presentada puede efectuarse mediante petición escrita, hecha en cualquier momento antes de la apertura del acto de subasta. b. El retiro de las ofertas, posterior a la apertura de cualquier subasta, va a estar condicionada a que pueda comprobarse que la misma se hizo por error y que no pueda sostenerse como oferta razonable. C. El licitador no puede presentar una oferta sustituta, una vez retirada la oferta para determinada subasta. d. Cuando un licitador, luego del acto de apertura de una subasta formal, insista en el retiro O la cancelación de su oferta O se niegue a aceptar la orden de compras o contrato que se emita, sin establecer razones you meritorias, se considera que ha incumplido el contrato, se le confisca la fianza, se elimina del registro de licitadores y se le pueden aplicar otras sanciones o solicitar remedios que la Contralora estime pertinentes, en armonía con lo dispuesto en el Artículo 13 de este Reglamento. 8.2.9. Modificaciones de Ofertas en Subastas Formales a. Las ofertas pueden ser modificadas solo antes de la apertura, mediante comunicación escrita, en sobre cerrado identificado con el número de la subasta, la fecha, la hora señalada para la apertura y el nombre y la dirección del licitador, y presentada con la secretaria de la Junta de Subastas. b. En la comunicación escrita se deben indicar las razones que motivan la modificación de la oferta. 31-00-054 c. Toda modificación de oferta es abierta en la fecha y la hora señalada para la apertura de la subasta original. d. Las modificaciones de las ofertas son inadmisibles si se presentan luego de la fecha y la hora de la apertura de la subasta. 8.2.10. Licitaciones Tardías en Subastas Formales a. No se toma en consideración licitación alguna recibida después del día y la hora que se establezcan como límite para someter licitaciones. b. Las ofertas recibidas por internet o facsímil no son tomadas en consideración, excepto en aquellos casos que la Oficina lo autorice previamente en la invitación a subasta. c. Las ofertas recibidas, una vez vencido el período límite establecido, son devueltas al licitador, sin abrir, con una carta explicativa. 8.2.11. Reuniones Presubasta La Junta de Subastas puede celebrar reuniones presubasta para brindar orientación detallada a licitadores potenciales. Las mismas sirven para contestar y aclarar cualquier duda que pueda surgir. De celebrarse, les aplica lo siguiente: De ser posible, la reunión presubasta se celebra no menos de siete días laborables antes de la fecha límite para someter las ofertas. Cualquier aclaración que la Junta de Subastas entienda debe hacer con relación a las especificaciones incluidas en la Invitación a Subasta es retroactiva a la fecha de la misma. La Junta de Subastas tiene la facultad de determinar si la asistencia de los licitadores potenciales a estas reuniones es compulsoria, como requisito 31-00-055 para participar en el proceso de subasta formal. La incomparecencia de un licitador es razón suficiente para su descalificación. La Junta de Subasta tiene la facultad de determinar si estas deben ser grabadas. Se realiza la transcripción de estas grabaciones de ser solicitadas por una autoridad competente. En las ocasiones en que se determine que la asistencia es compulsoria, los licitadores potenciales firman un Registro de Asistencia e identifican la compañía a la cual representan. La secretaria prepara un Acta de la reunión presubasta, la cual incluye, entre otras cosas, el nombre de los licitadores potenciales presentes y las compañías representadas por estos y todas las aclaraciones y los acuerdos tomados en la reunión. Se envía copia del Acta vía you facsímil o mediante correo electrónico a los licitadores potenciales, conforme se determine la reunión presubasta. En aquellos casos en que la asistencia no sea compulsoria se les advierte a los licitadores que de no comparecer a la reunión no pueden traer en un proceso de impugnación de subasta ningún asunto de los allí discutidos, ya que su ausencia se entiende como una renuncia de tal derecho. 8.2.12. Fianzas y Garantías Todas las fianzas y las garantías que reciba la Junta de Subastas como parte del proceso de las subastas formales se entregan a la DFP para su custodia y eventual disposición conforme se establece en este Reglamento. La DFP adopta los procedimientos necesarios para el recibo y el control de las mismas. 31-00-056 8.2.13. Acto de Apertura de Subastas Formales Los licitadores que deseen participar del acto de apertura deben estar en el salón donde se celebra el mismo a la hora indicada para el comienzo. Aquellos que lleguen luego de iniciado el acto, pierden la oportunidad de entrar y participar del mismo. 8.2.14. Registro de Asistencia El día fijado para la apertura de las ofertas se requiere que todos los presentes firmen un registro de asistencia, anoten el nombre de la compañía o la corporación a quien representan, el puesto que desempeñan en la misma, y cualquier otra información que le sea requerida. 8.2.15. Proceso de Apertura yrs 8.2.15.1. Función de la Junta de Subastas La Junta de Subastas no se constituye en el Acto de Apertura. La misma es representada por la presidenta o su representante autorizado, y por la secretaria. 8.2.15.2. Deberes de la Presidenta en el Acto de Apertura La presidenta, o su representante autorizado, debe estar presente en el acto de la apertura de la subasta para dirigir los procedimientos, y determina si se graban los mismos. Al iniciar el acto de apertura, este se presenta a los asistentes y declara abierta la subasta a la hora, la fecha y el lugar indicado en la invitación a subasta. Además, ejerce las siguientes funciones: Informa el número de la subasta cuyas ofertas se van a abrir Indica el asunto de la subasta Identifica a los licitadores presentes, 0 a sus representantes, según sea el caso 31-00-057 Coteja los sobres que contienen las ofertas para verificar que cada uno esté sellado Lee el remitente de cada uno de los sobres Verifica el nombre del remitente contra el listado de sobres recibidos Abre los sobres de las ofertas en presencia de los asistentes Lee de cada oferta, por partida, la siguiente información: Número de la partida para la cual se ha ofrecido cotización Precio ofrecido por la partida Fecha de entrega ofrecida, cuando proceda Marca y modelo ofrecido, cuando proceda Verifica que las ofertas cumplan con toda la documentación solicitada como requisito. La presidenta determina la forma y la manera en que los interesados pueden examinar cualquier documento relacionado con la subasta sometido por los you licitadores, después que la oferta contenida en dicho documento haya sido abierta y leída, sin que se afecte el desarrollo normal de las labores. No se permite que se sometan escritos para evaluar ofertas o cuestionar las ofertas de los otros licitadores. Una vez todos los asistentes al acto de apertura hayan examinado las ofertas se da por concluido el mismo y se indica la hora de cierre. Toda información relacionada con una subasta es retenida por la Oficina y forma parte del expediente de la compra. 8.2.15.3. Obligaciones de la Secretaria con Posterioridad al Acto de Apertura Con posterioridad al acto de apertura, y no más tarde de siete días laborables del mismo, la secretaria viene obligado a preparar un Acta de Apertura que contiene la siguiente información: 31-00-058 Número y asunto de la subasta. Fecha, hora y lugar de la apertura. Número de ofertas recibidas. Cantidad de licitadores que cotizaron para una o más partidas o cuántos no cotizaron. Copia del Registro de Asistencia del acto de apertura. Certificación de la persona que tuvo a su cargo el acto de apertura, a los efectos de que la información leída públicamente fue aquella requerida por el Reglamento. La persona que estuvo encargada del acto de apertura anota sus iniciales en todas las ofertas. Informe sobre cualquier incidente ocurrido durante el acto de apertura, you o cualquier otro asunto que la persona encargada del mismo crea pertinente informar a la Junta. El Acta de Apertura debe ser firmada por la persona que tuvo a su cargo el acto de apertura. Si se hubieran grabado las incidencias del acto de apertura, se conserva intacta la grabación identificada bajo la custodia de la secretaria por un período no menor de seis meses. Si la subasta en cuestión se encontrase bajo revisión de la Contralora 0 de un Tribunal, la grabación se conserva hasta que se emita una decisión final y firme e inapelable. Tanto la Contralora como el Tribunal pueden solicitar una transcripción de la grabación, la cual debe ser certificada por la persona que la realice. 31-00-059 Una vez completada y firmada el Acta de Apertura, la secretaria la conserva como parte del expediente de la subasta. 8.2.16. Subasta Desierta Se considera que la subasta resulta desierta cuando no se reciban ofertas en la fecha y la hora establecida para ello en el pliego de la subasta. En el caso de que la subasta resulte desierta, la Oficina celebra una nueva subasta. Si la segunda subasta también resultare desierta, se puede realizar una Compra Excepcional, O emplear algún otro mecanismo de adquisición provistos en este Reglamento. 8.2.17. Cancelación de Oferta en Subastas Formales La cancelación de una oferta por parte del licitador, después de iniciada la apertura de los pliegos de licitación y sin mostrar razones justificadas para esto, se considera como incumplimiento de contrato. La Oficina puede tomar you la acción legal que estime pertinente. 8.2.18. Rechazo de Ofertas en Subastas Formales Se pueden rechazar cualquiera o todas las ofertas en una subasta, durante cualquier etapa de su proceso anterior a la emisión de órdenes de compras, 0 a la formalización de un contrato, cuando ocurra cualquiera de las siguientes circunstancias: Uno O más licitadores no cumplan con algunos de los requisitos, especificaciones o condiciones estipuladas. Se estime que no se ha obtenido la competencia adecuada. Los precios obtenidos sean irrazonables. 31-00-060 No haya suficientes fondos disponibles para pagar los artículos, los materiales, los equipos, las obras O los servicios no profesionales de la oferta más baja en precio. Las ofertas demuestren que los licitadores controlan el mercado del producto solicitado, y se han puesto de acuerdo entre sí para cotizar precios irrazonablemente altos. En estos casos, los licitadores concernidos están sujetos a las penalidades que se establecen en el Artículo 13 de este Reglamento. Caso fortuito. El licitador de la oferta escogida ha incumplido en proveer servicios o entrega de bienes en contratos u órdenes de compras en la Oficina. El incumplimiento puede ser en término de tiempo de entrega y calidad de los servicios o productos o falta de solución a inconvenientes causados por you el propio licitador. En estos casos, la notificación de la determinación se hace conforme se dispone en el Artículo 8.2.18 de este Reglamento. Además, de ser necesario, la Oficina adopta de las siguientes alternativas aquella que considere más beneficiosa en armonía con las circunstancias particulares de cada situación: Anunciar una nueva subasta. Negociar la compra con cualquier licitador en mercado abierto, conforme se dispone en el Artículo 6.1 de este Reglamento. La Junta de Subastas puede excusar u obviar cualquier informalidad o desviaciones menores en las ofertas recibidas, tales como desviaciones de las especificaciones, los términos y las condiciones, que no están en conflicto 31-00-061 con el uso, el funcionamiento y la calidad de los artículos, los materiales, los equipos, las obras O los servicios no profesionales, siempre que con ello se beneficie el interés público. En dicho caso, los fundamentos para tal curso de acción deben expresarse por escrito. 8.2.19. Cancelación de Subastas Formales La Junta de Subastas puede cancelar una subasta formal, en cualquier etapa de la misma, inclusive después de adjudicada, si determina que hay un error en las especificaciones o que no se han cumplido con los requisitos establecidos en este Reglamento. También puede cancelar una subasta formal si determina que su cancelación protege o beneficia los mejores intereses de la Oficina. En tales casos se hace lo siguiente: Cuando la cancelación se lleva a cabo antes del acto de apertura de las licitaciones, la Junta de Subastas, por conducto de su secretaria, gn gestiona con la Oficina de Prensa y Comunicaciones la publicación de un anuncio al respecto en el mismo periódico que publica el aviso y en la página de internet de la Oficina. Además, notifica la cancelación por escrito a todos los licitadores que hayan sometido una propuesta antes de la cancelación, y dispone que a estos se les devuelven sus propuestas, sin abrir, junto con la carta que notifica la cancelación. Cuando la cancelación se hace después del acto de apertura de las licitaciones, la Junta de Subastas, por conducto de su secretaria, debe notificar a todas las partes su determinación por escrito. Todas las notificaciones de cancelación se hacen por escrito y deben enviarse mediante correo certificado con acuse de recibo, por correo electrónico o entregarse personalmente con acuse de recibo, e indicar los fundamentos para la cancelación y el recurso legal disponible para revisión de dicha decisión 31-00-062 conforme se dispone en la Sección 3.16 de la Ley 38-2017, Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Gobierno de Puerto Rico (Ley 38), según enmendada. En el expediente de la subasta se mantiene copia de las cartas de notificación de cancelación que se envían a los proveedores. 8.2.20. Adjudicación de Subastas Formales 8.2.20.1. Convocatoria a Reunión de Adjudicación Luego de celebrado el Acto de Apertura, la Junta de Subastas convoca a una reunión en la cual quede constituida. La secretaria de la misma prepara un Acta de Adjudicación con todas las incidencias que suceden en ella. La Junta puede solicitar la comparecencia de cualquier funcionario que entienda necesario para que le asesore y le ayude de surgir dudas durante el proceso de deliberación. 8.2.20.2. Norma General de Adjudicación La adjudicación de las subastas formales se hace al licitador más responsivo a la solicitud de compras, cuya oferta reuna dos requisitos esenciales: a. Que cumpla con todas las especificaciones, las condiciones y demás requisitos establecidos en el pliego de subastas. b. Que sea el postor cuya propuesta u oferta sea la más apropiada o beneficiosa para proteger los intereses de la Oficina y al interés público. La Junta de Subastas toma en consideración, además, si el precio o costo es razonable, competitivo y comparable con el mercado, la calidad ofrecida, las especificaciones sometidas, los descuentos ofrecidos por pronto pago, la responsabilidad económica del licitador, el tiempo de entrega o la ejecución que se ofrezca, el tiempo y la experiencia previa del licitador en Puerto Rico en relación con los los artículos, los materiales, los equipos, las obras o los servicios no profesionales objetos de la subasta, y las experiencias 31-00-063 obtenidas con los licitadores en contratos anteriores, en cuanto al cumplimiento con los términos de los contratos. 8.2.20.3. Reglas Específicas de Adjudicación Además de la norma general de adjudicación, se toman en consideración los siguientes factores adicionales: a. Ley de Preferencia Para la adjudicación de las subastas formales se consideran las disposiciones de la Ley 14-2004, Ley para la Inversión de la Industria Puertorriqueña y la Ley Núm. 109 del 12 de julio de 1985, según enmendadas, las cuales establecen cierta preferencia en las compras de mercadería, las provisiones, los suministros, el equipo y los materiales producidos, manufacturados o ensamblados en Puerto Rico. Esta preferencia debe ser reclamada por los licitadores, mediante la correspondiente identificación en sus propuestas, lo cual se hace constar en la invitación a subasta. b. Rechazo de la Mejor Oferta La Junta de Subastas puede rechazar la mejor oferta cuando tenga conocimiento y exista evidencia de que el licitador que hace la misma no ha dado atención y cumplimiento satisfactorio a los contratos que le hayan sido otorgados anteriormente por cualquier dependencia del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. También se puede rechazar cuando no cumpla estrictamente con todas las especificaciones, las condiciones especiales, los requisitos y los términos de la subasta o que la calidad ofrecida es inferior a la solicitada. C. Término de Entrega como Factor Importante El término de entrega se considera un factor importante para decidir la adjudicación a favor de un postor que haya ofrecido los artículos conforme a las especificaciones y a las condiciones generales y cuyos precios sean razonables. 31-00-064 d. Adjudicación por Partidas La Junta de Subastas puede aceptar o rechazar cualquier partida, grupo o grupos de partidas de cualquier oferta O de varias ofertas, así como ordenar cantidades menores a las establecidas, según convenga a los mejores intereses de la Oficina, siempre que la/s oferta/s no sean condicionada/s por los licitadores a una aceptación distinta. Se puede también adjudicar la subasta englobando partidas cuando así se estime aconsejable y conveniente al interés público. e. Oferta Única En los casos en que se reciba una oferta de solo un licitador, esta puede ser aceptada por la Junta de Subastas, siempre que se considere justa y razonable. La Junta puede rechazar la única oferta recibida, aunque reúna los requisitos de la subasta, si el precio ofrecido es irrazonable o si el licitador no es confiable de acuerdo a los criterios de la Junta. f. Empate de Ofertas Dos o más ofertas se consideran empatadas cuando sean idénticas en precios, especificaciones y demás condiciones estipuladas en la invitación a subasta. En casos de empate en la mejor oferta, la Junta de Subastas puede: Decidir el empate a base de la experiencia que haya obtenido con los licitadores en contratos que le hayan sido otorgados antes por cualquier dependencia del Gobierno. Adjudicar la misma por sorteo en presencia de los licitadores que hayan resultado empatados. En caso de que los representantes de los licitadores no comparezcan, el sorteo puede efectuarse ante testigos imparciales. En casos excepcionales adjudicar la subasta en partes iguales siempre que se obtenga la aprobación escrita de estos. 31-00-065 Anunciar al momento una nueva subasta en la que solo participen los licitadores empatados. 8.2.21. Fianza de Ejecución Todo licitador agraciado debe someter evidencia de haber adquirido una fianza de ejecución equivalente al 15% del total de la propuesta como garantía de que va a cumplir con el contrato. Esta debe ser prestada por una compañía reconocida por el comisionado de Seguros de Puerto Rico a favor de la Oficina o mediante cheque certificado o giro. Las fianzas en cheque certificado o giro deben hacerse a nombre de la Oficina. No se aceptan fianzas en efectivo. Esta fianza debe ser presentada a la supervisora administrativa o su representante autorizado no más tarde de la fecha en que se formalice el contrato o se emita la orden de compras. Una vez recibida la fianza, la supervisora administrativa 0 su representante autorizado debe entregarla a la DFP para su custodia. 8.2.22. Descuentos por Pronto Pago Se estimulan descuentos por pronto pago y Compras debe asegurarse que los mismos sean utilizados. Los documentos de compras que conlleven la concesión de un descuento por pronto pago son marcados con un sello que lea Descuento, para que el pago se procese dentro del término establecido en la concesión. En aquellas órdenes de compras que conlleven la concesión de un descuento, el período de descuento se computa desde la fecha en que el embarque final de los artículos, los materiales, los equipos, las obras o los servicios no profesionales sean entregados, inspeccionados y aceptados, los servicios sean rendidos, las obras sean finalizadas y aceptadas y las facturas correspondientes certificadas sean presentadas para el pago por el contratista. La fecha de pago 31-00-066 es la que aparezca en el cheque emitido o la fecha de efectividad de la transferencia electrónica de los fondos. 8.2.23. Término para adjudicar las Subastas Formales La Junta de Subastas debe adjudicar las subastas formales dentro de 15 días laborables desde la apertura de la subasta. En aquellas situaciones en que se requieran conocimientos especializados para adjudicar una subasta el término para adjudicarla puede extenderse hasta 20 días laborables. En tal caso, en el libro de actas de la Junta de Subastas deben indicarse las razones que fundamentan la extensión. Además, la Contralora puede autorizar que se extiendan dichos términos previa petición fundamentada de la Junta de Subastas. La adjudicación de una subasta formal no obliga a la Oficina hasta que se otorgue el contrato o se emita y se notifique la orden de compra. 8.2.24. Notificación de Adjudicaciones de Subastas Formales Las adjudicaciones de subastas formales se notifican por escrito a todos los licitadores que concurran a las mismas mediante escrito titulado Aviso de Adjudicación, el cual contiene la siguiente información de forma concisa: Los nombres de los licitadores en la subasta y una síntesis de sus propuestas. Los factores O criterios que se tomaron en cuenta para adjudicar la subasta. Los defectos, si alguno, que tuvieron las propuestas de los licitadores no agraciados. El plazo y la fecha límite para solicitar la reconsideración a la Junta de Subastas y la revisión judicial conforme se dispone en la Sección 3.19 de la Ley 38. 31-00-067 Se indica que la solicitud de reconsideración ante la Oficina no es indispensable para solicitar revisión judicial, pero que si se opta por solicitar reconsideración deben cumplir estrictamente los requisitos que se expresan en el Artículo 11 de este Reglamento. Las adjudicaciones también se publican en la página de internet de la Oficina. Las notificaciones pueden hacerse por entrega personal con acuse de recibo, por correo certificado con acuse de recibo o mediante correo electrónico. La Junta de Subastas notifica por escrito a la supervisora administrativa cuando se cumpla el término correspondiente para que se inicie el proceso de contratación 0 se emitan las órdenes de compra contra dicha subasta.