RECLAMACIÓN DE REEMBOLSOS DE GASTOS DE VIAJES

a. Todo funcionario, empleado 0 persona particular deberá cumplimentar el Comprobante de Gastos de Viajes, Modelo AD-4 (Anejo 5) y el Informe de Gestiones Oficiales Realizadas, Modelo AD-65 (Anejo 6) con la reclamación de gastos incurridos por dietas, millaje y otros gastos. Los formularios debidamente cumplimentados por el empleado, y certificado por el Supervisor Inmendiato, deberá entregarse en la Oficina de Finanzas Administrativas para el proceso de preintervención y desembolso. b. Con el Comprobante de Gastos de Viajes deberá entregar los recibos en la forma regular que se acostumbra comercialmente y, de ser posible, deben tener impreso el membrete de la compañía que lo expide. En aquellos casos en que no se puedan obtener recibos, deberá explicarse satisfactoriamente en el Comprobante las razones por la cuales no se pudieron conseguir. Las molestias que pueda causar al empleado la obtención de los recibos no constituyen una explicación satisfactoria para no obtener los mismos. C. Los recibos deberán someterse en original o en formato digital. No se aceptarán copia de estos. Los recibos deben indicar claramente el servicio prestado, los artículos comprados, la fecha en que se hizo el pago y la firma de la persona que recibió el pago. d. Cuando el empleado decide utilizar parquímetro para gestiones oficiales deberá incluir el recibo o una certificación del Supervisor Inmediato haciendo constar la existencia de ese servicio en el Municipio. Centro de Recaudación de Ingresos Municipales Reglamento de Gastos de Viajes Página 13 de 16 e. Cuando el empleado utilice una ruta alterna que represente un ahorro en millaje en comparación a la ruta usual contemplada para transportarse al lugar donde se realizará la gestión oficial, deberá presentar los recibos de los peajes pagados en dichas rutas alternas para poder reclamar el reembolso de los mismos. f. El reembolso de gastos de viaje se tramitará mediante el Comprobante de Gastos de Viaje, Modelo AD-4; y el Informe de Gestiones Oficiales, Modelo AD-65; excepto empleados que utilicen vehículos oficiales. Dicho formulario se tramitará mensualmente hasta un máximo de treinta (30) días posterior al mes que se incurrió en el gasto; disponiéndose que luego de este término no se reembolsaran dichos gastos. A manera de excepción, será necesario la aprobación del Director Ejecutivo, mediante un escrito que sustente la justificación validada por la cual no se pudo emitir el informe en el tiempo establecido para poder procesar cualquier reembolso de gastos posterior al término establecido. g. Si en el proceso de preintervención del Comprobante de Gastos de Viajes, Modelo AD-4 (Anejo 5) y el Informe de Gestiones Oficiales Realizadas, Modelo AD-65 (Anejo 6) se requiere validar datos de los días reclamados, el personal a cargo de preinterevención de dichos documentos podrá solicitar copia del Registro de Asistencia aprobado del correspondiente empleado.