1: REQUISITOS GENERALES DE VERIFICACIÓN

A. CONSENTIMIENTO DE LA FAMILIA PARA LA DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN [24 CFR 960.259; 24 CFR 5.230; y Aviso PIH 2023-27] 1. Formularios de consentimiento La familia debe suministrar toda la información que la AVP o HUD determinen que es necesaria para la administración del programa y debe dar su consentimiento para que la AVP verifique dicha información [24 CFR 960.259(a)(1)]. Todos los miembros adultos de la familia deberán firmar formularios de consentimiento según sea necesario para recopilar información pertinente a la elegibilidad y el nivel de asistencia de la familia. Aunque las agencias de vivienda pública deben utilizar el Formulario HUD 9886-A, este formulario no revela toda la información necesaria para la administración del programa. La AVP creará sus propios formularios para cubrir toda la información necesaria. 2. Formulario HUD-9886-A [24 CFR 5.230(b)(1), (b)(2), (c)(4), y (c)(5); Aviso PIH 2023-27] Todos los solicitantes e inquilinos adultos deben firmar el Formulario HUD 9886-A, Autorización para la divulgación de Información. Todos los miembros adultos de la familia (así como el jefe de familia, el cojefe de familia o el cónyuge, independientemente de su edad) tienen que firmar el Formulario HUD 9886-A en el momento de la admisión. Antes del 1 de enero de 2024, los inquilinos firmaban y presentaban el Formulario HUD-9886 en cada recertificación anual. La Ley HOTMA eliminó este requisito y estableció que, en su lugar, el Formulario HUD-9886-A se firmaría una sola vez. A partir del 1 de enero de 2024 (independiente de la fecha de cumplimiento de la AVP con la Ley HOTMA), los inquilinos actuales del programa deben firmar y presentar un nuevo Formulario HUD-9886-A en su próxima recertificación anual 0 especial. Este formulario solo se firmará una vez. No será necesario presentar otro Formulario HUD-9886-A a la AVP, salvo en las siguientes circunstancias: a. Cuando una persona de 18 años o más se convierte en miembro de la familia; b. Cuando un miembro actual de la familia cumple 18 años antes de la recertificación anual. Se notificará a la familia por escrito sobre su deber de firmar el Formulario de Consentimiento para la divulgación de Información, HUD-9886-A, dentro de 10 días laborables de haber cumplido los 18 años. C. Según sea requerido por HUD o por la AVP en sus instrucciones administrativas. El propósito del Formulario HUD-9886-A es facilitar la recopilación automatizada de datos y la verificación por computadora de información de fuentes específicas. Este formulario solo provee el consentimiento de la familia para los propósitos específicos que indica el formulario. HUD y la AVP pueden recopilar información a través de las Agencias Estatales de Recopilación de Información Salarial (SWICA, por sus siglas en inglés) y de los patronos actuales y anteriores de los miembros adultos de la familia. Solo HUD está autorizado a recopilar información directamente del Servicio de Rentas Internas (IRS) y de la Administración del Seguro Social (SSA). La AVP puede obtener registros financieros de cualquier institución financiera, de acuerdo con la definición que da la Ley de Derecho a la Privacidad Financiera (12 U.S.C. 3401) a las expresiones "registro financiero" e "institución financiera", siempre que la AVP determine que dichos registros son necesarios para determinar la elegibilidad para recibir asistencia o el nivel de beneficios de un solicitante 0 de un participante [24 CFR 5.230(c)(4)]. El formulario firmado permanecerá en vigor hasta que se deniegue la asistencia a la familia 0 se suspenda la asistencia. 3. Penalidades por no dar su consentimiento [24 CFR 5.232] Si un miembro de la familia que debe firmar un formulario de consentimiento no lo hace, la AVP puede denegar la admisión a los solicitantes y rescindir el contrato de alquiler de los inquilinos [24 CFR 5.232(a)]. La familia puede solicitar una vista de conformidad con los procedimientos de la AVP para presentar querellas. La AVP no procesará ninguna recertificación especial o anual de ingresos sin los formularios de consentimiento firmados por la familia. La AVP ha establecido como política que la revocación del consentimiento inicial para acceder a los registros dará lugar a la denegación de la admisión o la terminación de la asistencia de conformidad con la política de la AVP. Para revocar su consentimiento, la familia debe enviar un aviso por escrito a la AVP dentro de diez (10) días laborables. La AVP enviará a la familia un acuse de recibo de la solicitud y les explicará que la revocación del consentimiento dará lugar a la denegación 0 la terminación de la asistencia, según corresponda. A su vez, la AVP notificará el asunto a la oficina local de HUD. B. JERARQUÍA DE VERIFICACIÓN [Aviso PIH 2023-27] La AVP realizará una verificación externa de lo siguiente: 1. El ingreso anual informado por la familia; 2. El valor de los activos netos de la familia, cuando el valor neto supera los $50,000 (según ajustado anualmente); 3. Gastos relacionados con deducciones del ingreso anual; y 4. Otros factores que afectan la determinación del ingreso ajustado. HUD ordena el uso del sistema EIV y ofrece orientación administrativa sobre el uso de otros métodos para verificar la información de la familia. También especifica las circunstancias en las cuales se utilizará cada método. En general, HUD requiere que la AVP utilice el método de verificación más confiable que esté disponible y que documente las razones por las cuales se utilizaría un método de verificación inferior. HUD estableció una jerarquía que describe la documentación sujeta a verificación, de la más aceptable a la menos aceptable. La AVP debe demostrar sus esfuerzos para obtener una verificación externa antes de aceptar la auto certificación, salvo en casos en los que la auto certificación está permitida explícitamente. La jerarquía es la siguiente, en orden de prioridad: 1. Nivel más alto: Nivel 6: Verificación inicial de ingresos (UIV, por sus siglas en inglés) utilizando el Sistema de Verificación de Ingresos Empresariales de HUD (sistema EIV) 2. Nivel más alto: Nivel 5: Verificación inicial de ingresos (UIV) utilizando otro sistema que no es el EIV 3. Nivel alto: Nivel 4: Verificación externa de la fuente por escrito, también conocido como "verificación provista por el inquilino) o EIV con auto certificación 4. Nivel medio: Nivel 3: Verificación externa por escrito 5. Nivel medio: Nivel 2: Verificación externa verbal 6. Nivel bajo: Nivel 1: Auto certificación (sin verificación externa) Cada uno de estos métodos de verificación se discute a continuación en las secciones subsiguientes. 1. Documentación en el expediente La AVP debe documentar en el expediente cómo se determinaron las cifras utilizadas para calcular los ingresos y la cantidad del alquiler. Todos los intentos de verificación, la información obtenida y las decisiones tomadas durante el proceso de verificación se registrarán en el expediente de la familia con suficientes detalles para demostrar que la AVP ha seguido todas las políticas de verificación establecidas en este "ACOP". La información registrada debe ser suficiente para permitir que un miembro del personal o de HUD que revise dicha información pueda entender el proceso que se siguió y las conclusiones a las que llegaron. C. NIVELES DE VERIFICACIÓN 5 Y 6: VERIFICACIÓN INICIAL DE INGRESOS (UIV) La verificación inicial de ingresos (UIV, por sus siglas en inglés) se refiere al uso de herramientas de verificación de fuentes independientes que mantienen información computadorizada sobre los ingresos y beneficios de ciertas personas. La AVP utilizará fuentes de verificación inicial de ingresos antes o durante la recertificación de la familia. La verificación inicial de ingresos se utilizará en la medida en que estos sistemas estén disponibles para la AVP. Pueden existir diferencias legítimas entre la información provista por la familia y la información generada por la verificación inicial de ingresos. Si la familia cuestiona la exactitud de los datos obtenidos a través de la verificación inicial de ingresos, no se podrá tomar ninguna acción adversa hasta que la AVP haya realizado una verificación independiente de la información generada por la verificación inicial de ingresos y se haya dado la oportunidad a la familia de refutar los hallazgos adversos mediante el proceso de revisión o de vista informal de la AVP. D. VERIFICACIÓN DE INGRESOS UTILIZANDO EL SISTEMA DE "ENTERPRICE INCOME VERIFICATION" (EIV) DE HUD La AVP utilizará el sistema EIV de HUD en su totalidad como fuente externa para verificar el empleo y la información de ingresos de los inquilinos durante las recertificaciones anuales y agilizadas de la composición y los ingresos familiares, de conformidad con lo dispuesto en [24 CFR 5.236] y Aviso PIH 2023-27. El Sistema EIV de HUD contiene datos que muestran los ingresos devengados, los beneficios de desempleo, beneficios del Seguro Social y beneficios de Seguridad de Ingreso Suplementario (SSI) de las familias inquilinos. La herramienta de validación de ingresos (IVT) que contiene el sistema EIV ofrece proyecciones de discrepancias en los ingresos provenientes de salarios, compensación por desempleo y beneficios del Seguro Social, en virtud de los acuerdos de intercambio de datos establecidos entre HUD y otras agencias. Las siguientes políticas aplican al uso del sistema EIV de HUD. 1. Informes de ingresos del sistema EIV y de la herramienta IVT La AVP obtendrá informes de ingresos de cada familia a través del sistema EIV y de la herramienta IVT cada vez que se lleve a cabo una recertificación anual. La AVP no utilizará los informes del sistema EIV y de la herramienta IVT durante las recertificaciones especiales a menos que sea necesario. Estos informes tampoco están disponibles para los solicitantes del programa al momento de la admisión. Por consiguiente, la AVP obtendrá un informe EIV ciento veinte (120) días después de la admisión para verificar la exactitud de los ingresos reportados durante la admisión. Cuando es necesario utilizar el informe de ingresos del sistema EIV, para que el informe se considere actualizado, la AVP debe obtener el informe dentro de 120 días de la fecha de vigencia de la recertificación anual. El informe de ingresos del sistema EIV se utilizará para verificar y calcular los ingresos de la familia durante la recertificación anual si la familia auto certifica que la cantidad es correcta y representa sus ingresos actuales. Se deberá proporcionar a la familia la información obtenida del sistema EIV. Los informes de ingresos y los informes de la herramienta IVT se conservarán en los expedientes de los inquilinos junto con los documentos anuales correspondientes o los documentos de la recertificación especial (si corresponde) durante su inquilinato. Cuando la AVP determine, a través de los informes del sistema EIV y mediante una verificación por terceros o verificación externa, que una familia ha ocultado o ha reportado menos ingresos de los que devenga, se tomarán medidas correctivas de acuerdo con las políticas establecidas en el Capítulo XV, Integridad del programa. 2. Informe de empleados recién contratados [Aviso PIH 2023-27] El Informe de Empleados Recién Contratados identifica las familias inquilinos que han obtenido un nuevo empleo dentro de los últimos seis meses. Este informe se actualiza mensualmente. La AVP verificará esta información durante la recertificación anual. 207 Página 3. Informe de Ausencia de Ingresos Reportados por el Departamento de Salud y Servicios Humanos 0 la Administración del Seguro Social [Aviso PIH 2023-27] Este informe es una herramienta que permite a la AVP identificar a los inquilinos que pasaron la prueba de identidad de la Administración del Seguro Social (SSA), pero sobre quienes no se reportó información sobre ingresos ni en los registros del Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) ni en los registros de la Administración del Seguro Social (SSA). Esta situación no significa que el inquilino no tiene ningún ingreso. La AVP obtendrá verificación externa por escrito sobre los ingresos reportados por el inquilino. La AVP generará el Informe de Ausencia de Ingresos Reportados por el HHS O la SSA trimestralmente y conservará el informe. La AVP volverá a verificar trimestralmente el estatus de los inquilinos identificados en el informe. Con base en la información provista por la familia y obtenida del sistema EIV, la AVP podrá requerir que los miembros de la familia confirmen la información o firmen formularios de autorización para obtener una verificación adicional. Si la AVP determina, mediante el uso de este informe y de la verificación externa, que una familia ha ocultado o reportado menos ingresos de los que devenga, se tomarán medidas correctivas de conformidad con las políticas establecidas en el Capítulo XV, Integridad del Programa. 4. Informe de Verificación de Identidad del sistema EIV El Sistema EIV verifica la identidad de los inquilinos contra los registros de la Administración del Seguro Social (SSA). Estos registros se comparan contra los datos de HUD para comprobar el Número de Seguro Social, nombre y fecha de nacimiento. La AVP usará el Informe de Verificación de Identidad del Sistema EIV mensualmente para aumentar la disponibilidad de información sobre los ingresos en el sistema EIV y revisará este informe mensualmente para determinar si la verificación de la identidad ha fallado. [Aviso PIH 2023-27]. Cuando la verificación de la identidad de un inquilino falla el sistema EIV mostrará un mensaje y no mostrará información sobre los ingresos. La AVP tratará de resolver las discrepancias obteniendo la información adecuada a través del inquilino. Si la AVP determina que existen discrepancias como resultado de errores cometidos por la AVP, como errores ortográficos o fechas de nacimiento incorrectas, la AVP corregirá los errores de inmediato. 5. Informe de Inquilinos Fallecidos [Aviso PIH 2012-4 y Aviso PIH 2023-27] El Informe de Inquilinos Fallecidos identifica a los inquilinos que la Administración del Seguro Social ha reportado como fallecidos. La AVP revisará este informe mensualmente. Cuando el Informe de Inquilinos Fallecidos identifica a una persona como fallecida, la AVP debe enviar de inmediato una carta al jefe de familia o a la persona de contacto de emergencia (si el jefe de familia ha fallecido y no hay otro miembro adulto del hogar) para confirmar la muerte del miembro del hogar que indica el informe. La AVP debe realizar una visita al hogar para determinar si alguien vive en la unidad. La AVP debe anotar la fecha de mudanza de la familia como la fecha en la que la familia o la persona designada de la sucesión del inquilino fallecido devolvió las llaves y firmó un aviso de desalojo, la fecha en que se terminó el contrato de alquiler de vivienda pública, o la fecha en que la AVP recuperó la posesión legal de la unidad, lo que ocurra primero. Cuando el único miembro que queda es el cuidador/auxiliar que vive en el hogar, esta persona no tiene derecho ni es elegible para continuar ocupando la unidad. La AVP no designará al cuidador/auxiliar como el nuevo jefe de familia ni cambiará el código de relación en el Formulario HUD-50058. 6. Otros informes del Sistema EIV [Aviso PIH 2023-27] La AVP debe revisar el Informe de Múltiples Subsidios por lo menos trimestralmente y debe revisar los informes de Preevaluación Fallida del Sistema EIV ("Failed EIV Pre-Screening") y Verificación Fallida de Identidad de la SSA ("Failed SSA Identity Test") por menos mensualmente. 7. Verificación inicial de ingresos mediante el uso de sistemas que no son de HUD La AVP informará a todos los solicitantes e inquilinos sobre el uso de las siguientes fuentes de verificación inicial de ingresos: a. La AVP generará trimestralmente el Informe de Ausencia de Ingresos Reportados por el HHS o la SSA y conservará el informe. b. La AVP verificará trimestralmente el estatus de los inquilinos identificados en el informe. A base de la información provista por la familia y la información contenida en el sistema EIV, la AVP podrá requerir que cada miembro de la familia presente una verificación o firme un formulario de autorización para obtener verificación adicional. c. Cuando la AVP determina, mediante el uso de este informe y de la verificación externa, que una familia ha ocultado o reportado menos ingresos de los que devenga, se tomarán medidas correctivas de conformidad con las políticas establecidas en el Capítulo XV, Integridad del programa. E. NIVEL 4 DE VERIFICACIÓN [AVISO PIH 2023-27] HUD identifica dos tipos de verificación de Nivel 4: verificación externa de la fuente por escrito y sistema EIV + auto certificación. 1. Sistema EIV + auto certificación La AVP utilizará el sistema EIV como una verificación externa por escrito de los ingresos del trabajo y se utilizará para calcular los ingresos si la familia está de acuerdo con la información contenida en el sistema EIV y auto certifica que la cantidad es correcta y representa el ingreso actual. La AVP utilizará un promedio de los últimos dos trimestres de los ingresos incluidos en el sistema EIV para determinar los ingresos derivados del trabajo. La familia tendrá que firmar una auto certificación que indique que la cantidad que aparece en el sistema EIV es correcta y representa el ingreso actual. Si la familia no está de acuerdo con la cantidad que indica el sistema EIV, si la cantidad no refleja el ingreso actual, 0 si hay menos de dos trimestres de información disponibles en el sistema EIV, la AVP utilizará la verificación externa de la fuente por escrito según se indica a continuación. Se deberá proporcionar a la familia la información obtenida del sistema EIV. La AVP no utilizará este método de verificación para una nueva admisión, ya que la información del sistema EIV no está disponible para familias solicitantes o en las recertificaciones especiales debido a que la información sobre los ingresos del sistema EIV no está actualizada. 2. Verificación externa de la fuente por escrito La verificación externa de la fuente por escrito también se conoce como "verificación provista por el inquilino". Para cualificar como una verificación externa de la fuente por escrito, los documentos deben ser originales o auténticos y (por lo general) deben haberse emitido dentro de ciento veinte (120) días de la fecha en que los recibió la AVP. Los documentos deben ser suministrados por la familia o deben recibirse de una fuente externa. La AVP puede rechazar la documentación provista por la familia si los documentos no son originales, si parecen haber sido falsificados o si están alterados, mutilados o ilegibles. Si la AVP determina que los documentos emitidos por terceros y suministrados por la familia no son aceptables, la AVP explicará la razón a la familia y solicitará documentación adicional o utilizará un método inferior de verificación, como un formulario de verificación externa. Los ejemplos de documentos aceptables provistos por el inquilino incluyen, entre otros, talonarios de cheque de nómina, informes de nómina, avisos o cartas de contratación y de despido del patrono, cartas de verificación de beneficios del Seguro Social, estados bancarios, talonarios de pago de pensión alimenticia, cartas o formularios impresos de beneficios de bienestar social ("welfare") y avisos de beneficios de desempleo. Las planillas de contribuciones sobre ingresos con sus correspondientes formularios y anejos oficiales y con el certificado de radicación de la planilla por un tercero (es decir, el recibo de radicación del preparador de la planilla, el resumen de radicación en línea, etc.) son formas aceptables de verificación externa por escrito. Cuando se utilizan talonarios de cheque de nómina, la AVP requerirá, como mínimo, dos talonarios actuales y consecutivos al calcular los ingresos utilizado la verificación externa de la fuente. A discreción de la AVP, si se necesitan talonarios adicionales debido a las circunstancias de la familia (p. ej., ingresos esporádicos, horarios variables, etc.), la AVP solicitará talonarios adicionales o un registro de nómina. En el caso de fuentes de ingresos nuevas 0 cuando no hay dos talonarios disponibles, la AVP deberá determinar los ingresos a base de la información de un formulario tradicional de verificación externa por escrito o con la mejor información que esté disponible. Cuando sea necesario verificar los activos, la AVP obtendrá, como mínimo, un estado de cuenta que refleje el balance actual de las cuentas bancarias. En general, la AVP usará la verificación externa de la fuente en las siguientes circunstancias: a. En la recertificación anual, cuando no se utiliza la información del sistema EIV + la auto certificación, o cuando la familia ha cuestionado el ingreso del trabajo reportado por el sistema EIV. b. En todas las admisiones nuevas; y c. En todas las recertificaciones especiales. F. NIVEL 3 DE VERIFICACIÓN: FORMULARIO DE VERIFICACIÓN EXTERNA POR ESCRITO [Aviso PIH 2023-27] Este tipo de verificación es un formulario elaborado por la AVP que se utiliza de manera uniforme con todas las familias cuando es necesario para recopilar información de una fuente externa. Esto se conoce como "verificación externa tradicional". La AVP envía un formulario directamente a la fuente externa, por correo, fax o correo electrónico, y la fuente completa el formulario a mano (por escrito o a máquina). La AVP recurrirá a la verificación externa cuando los métodos superiores no están disponibles o son rechazados por la AVP o cuando la familia no puede presentar una verificación aceptable. La AVP puede pasar por alto este nivel de verificación y utilizar en su lugar la verificación verbal por un tercero antes de pasar a la auto certificación. No obstante, dependiendo de cada caso, la AVP puede decidir obtener la verificación verbal de un tercero sin intentar primero, o en lugar de, un formulario de verificación externa por escrito. G. NIVEL 2: VERIFICACIÓN VERBAL POR TERCEROS VERIFICACIÓN [Aviso PIH 2023-27] En el caso de una verificación verbal por un tercero, la AVP se comunicará por teléfono o en persona con las fuentes identificadas mediante las técnicas de verificación inicial de ingresos 0 por la familia. La AVP tratará de obtener una verificación externa por escrito con el formulario elaborado por la AVP. Podrá realizarse una verificación externa verbal si los formularios de verificación externa por escrito que se solicitaron no se han devuelto en un período de 10 días laborables. No obstante, si la AVP decide obtener una verificación externa verbal, documentará en el expediente la fecha y hora de la llamada telefónica o la visita, el nombre y número de teléfono de la persona contactada y la información confirmada. De no tener éxito al tratar de hacer una verificación externa verbal, la AVP aceptará una auto certificación. H. NIVEL 1: AUTO CERTIFICACIÓN [Aviso PIH 2023-27] La verificación no realizada a través de terceros consiste en una declaración firmada de los ingresos y/o gastos reportados. Este método de verificación solo debe utilizarse como un último recurso cuando la AVP no ha logrado obtener información a través de las demás técnicas de verificación requeridas. Cuando la información no pueda ser verificada por una fuente externa o mediante la revisión de documentos, los miembros de la familia tendrán que presentar auto certificaciones en las que darán fe de la exactitud de la información que han suministrado a la AVP. No obstante, la auto certificación es un método de verificación aceptable cuando: 1. Se excluye por completo una fuente de ingresos; 2. Los activos netos de la familia ascienden a $50,000 o menos; 3. La familia declara que no poseen ninguna propiedad actualmente; 4. La familia declara que poseen ingresos no recurrentes que no se repetirán en el próximo año; y/o Cuando la AVP debe obtener una verificación externa, pero en cambio recurre a la auto certificación, esto se debe documentar en el expediente de la familia para explicar por qué la verificación externa no estuvo disponible. Al utilizar la auto certificación, la AVP pedirá a la familia que certifique que un miembro de la familia no recibe un determinado tipo de ingresos o de beneficios. Aunque HUD no requiere que la auto certificación esté notarizada, recomienda incluir información en la auto certificación para garantizar que la persona que emite la certificación entienda las consecuencias de proporcionar información falsa a sabiendas. La auto certificación debe hacerse en un formato aceptable para la AVP y debe estar firmada por el miembro de la familia cuya información 0 estatus se está verificando. Todas las auto certificaciones incluirán el siguiente texto: "Yo/Nosotros, el/los suscribiente(s), certifico/certificamos bajo pena de perjurio que la información aquí provista es cierta y correcta, a mi/nuestro mejor saber y entender. ADVERTENCIA: Cualquier persona que presente información falsa a sabiendas o que haga declaraciones falsas a sabiendas estará sujeta a penalidades criminales y/o civiles, lo que puede incluir hasta cinco (5) años de cárcel, multas y penalidades civiles y administrativas (18 U.S.C. 287, 1001, 1010, 1012; 31 U.S.C. 3279, 3802)."