5: RETENCIÓN DE DOCUMENTOS

A. RESUMEN La AVP debe mantener cuentas y registros completos y exactos de todas las operaciones del programa de acuerdo con los requisitos de HUD y de manera que permita una auditoría rápida y eficaz. Todos estos registros deben estar disponibles para HUD 0 para el Contralor General de los Estados Unidos cuando lo soliciten. De igual forma, la AVP debe asegurarse de que todos los expedientes de los solicitantes y los inquilinos se mantengan de manera que proteja los derechos de privacidad de las personas y que cumpla con los requisitos de confidencialidad de la Ley VAWA. B. RETENCIÓN DE DOCUMENTOS La AVP conservará el Formulario HUD-50058 y la documentación de apoyo por lo menos durante tres (3) años y conservará todos los documentos relacionados con la elegibilidad, inquilinato y terminación del inquilinato de una familia durante por lo menos tres (3) años luego de finalizar su participación en el programa. La AVP debe mantener los informes de ingresos obtenidos del Sistema de Verificación de Ingresos Empresariales (EIV) en el expediente del inquilino durante todo su período de inquilinato, pero no más de tres (3) años desde la fecha de terminación de su participación (EOP, por sus siglas en inglés) [Aviso PIH 2018-18]. El Aviso PIH 2014- 20 exige que la AVP mantenga registros de todas las querellas, investigaciones, avisos y medidas correctivas relacionadas con las violaciones a la Ley de Equidad en la Vivienda o a la regla final sobre igualdad de acceso. La AVP mantendrá los informes de ingresos del sistema EIV en el expediente del inquilino durante todo su inquilinato y durante tres (3) años a partir de la fecha de terminación de su participación. Asimismo, la AVP mantendrá los siguientes registros durante por lo menos tres (3) años: 1. Una solicitud de cada familia inelegible y el aviso que califica al solicitante como no elegible. 2. Los registros de pintura a base de plomo, según se requieren en el [24 CFR 35, Subparte B]. 3. Documentación que respalde el establecimiento de los alquileres fijos. 4. Documentación que respalde el establecimiento de subsidios de servicios básicos y recargos. 5. Documentación relacionada con la AVP. 6. Cuentas y otros registros que respalden los estados presupuestarios y financieros del programa. 7. Querellas, investigaciones, avisos y medidas correctivas relacionadas con violaciones de la Ley de Equidad en la Vivienda, la regla final de igualdad de acceso o la Ley VAWA. 8. Registros confidenciales de todos los traslados de emergencia por situaciones relacionadas con la Ley VAWA y solicitadas como parte del Plan de Traslado de Emergencia de la AVP, así como los resultados de dichas solicitudes. 9. Otros registros que determine la AVP o que requiera HUD. 10. Si se celebra una vista para determinar el estatus de ciudadanía de una familia, aplican requisitos de retención por períodos más extensos para algunos tipos de documentos. Refiérase al Capítulo XIV para ver los requisitos específicos. 11. Todos los demás documentos y/o registros se conservarán de acuerdo a los procedimientos establecidos por la AVP. C. GESTIÓN DE DOCUMENTOS La AVP deberá mantener los expedientes y la información de los solicitantes y los inquilinos de acuerdo con los requisitos reglamentarios que se describen a continuación. Toda la información de los solicitantes y los inquilinos se mantendrá en un lugar seguro y el acceso estará limitado al personal autorizado de la AVP y del Agente Administrador. El personal de la AVP/del Agente Administrador no discutirá la información personal de la familia a menos que haya un motivo oficial para hacerlo. La discusión o divulgación no adecuada de la información de la familia por parte del personal dará lugar a la imposición de medidas disciplinarias. 1. Requisitos de la Ley de Privacidad [24 CFR 5.212 y Formulario 9886 0 HUD 9886A] En la medida en que corresponda, la recopilación, mantenimiento, uso y divulgación de los números de Seguro Social (SSN), números de identificación patronal (EIN) 0 cualquier información derivada de estos números, así como la información sobre los ingresos de los solicitantes y inquilinos, debe llevarse a cabo en cumplimiento con la Ley de Privacidad de 1974 y todas las demás disposiciones de las leyes federales, estatales y locales. Los solicitantes e inquilinos, incluidos todos los adultos en el hogar, tienen que firmar un formulario de consentimiento HUD-9886 0 HUD-9886A (el formulario aprobado por HUD para abordar este asunto), Autorización para la Divulgación de Información. Este formulario incorpora la Declaración sobre la Ley Federal de Privacidad y describe cómo se puede utilizar la información recopilada en el formulario y en qué condiciones HUD o la AVP puede divulgar la información recopilada. 2. Registros de la verificación inicial de ingresos (UIV) Las agencias de vivienda pública que acceden a los datos de la verificación inicial de ingresos (UIV) a través del Sistema de Verificación de Ingresos Empresariales (EIV) de HUD tienen que adoptar y seguir procedimientos de seguridad específicos para garantizar que todos los datos del sistema EIV estén protegidos de acuerdo con las leyes federales, independientemente del medio en el que se hayan grabado los datos (p. ej., formato electrónico, papel). Estos requisitos se incluyen en el documento titulado Enterprise Income Verificación (EIV) System, Security Procedures for Upfront Income Verificación (UIV) Data, publicado por HUD. 3. Antecedentes penales La AVP solo puede divulgar los expedientes de condenas criminales que ha recibido de una agencia del orden público a los funcionarios o empleados de la AVP o a representantes autorizados que tienen una necesidad relacionada con su trabajo de tener acceso a dicha información [24 CFR 5.903(e)]. La AVP debe establecer e implementar un sistema de manejo de registros que garantice que todo registro de antecedentes penales recibido de una agencia del orden público se mantenga confidencial, que no se utilice ni se divulgue indebidamente y que se destruya una vez que se haya logrado el propósito para el cual se solicitó dicho registro, lo que incluye el período de expiración para impugnar una acción de la AVP sin que se instituya la impugnación o la disposición final de un litigio [24 CFR 5.903(g)]. La AVP deberá establecer e implementar un sistema de gestión de registros que garantice que la información de un registro de agresores sexuales que se reciba de una agencia estatal o local se mantenga confidencial, que no se utilice ni se divulgue inadecuadamente y que se destruya una vez que se haya logrado el propósito para el cual se solicitó dicho registro, lo que incluye el período de expiración para impugnar una acción de la AVP sin que se instituya la impugnación o la disposición final de un litigio. No obstante, se deberá conservar un registro de la investigación, junto con el tipo de investigación y la fecha en que se realizó [Aviso PIH 2012-28]. Este requisito no aplica a la información que es pública o que se obtuvo por otros medios que no son los establecidos en el 24 CFR 5.905. 4. Expedientes médicos/de discapacidad La AVP no puede indagar acerca de la naturaleza o la magnitud de la discapacidad de una persona. Tampoco puede preguntar sobre el diagnóstico 0 los detalles del tratamiento para una discapacidad o una condición médica. Si la AVP recibe un documento de verificación que provee dicha información, la AVP no debe colocar esta información en el expediente del inquilino, sino que debe destruir el documento. 5. Registros de violencia doméstica, violencia de pareja, agresión sexual, acoso 0 tráfico humano Para los requisitos y las políticas de la AVP relacionadas con el manejo de documentación obtenida de víctimas de violencia doméstica, violencia de pareja, agresión sexual, acoso o tráfico humano, ver Artículo XVI.7.