Responsabilidades del Oficial Administrativo General y el Personal de Finanzas

1. El Oficial Administrativo General llevará el control de las cuentas por cobrar y será el responsable de efectuar gestiones de cobro efectivas. 2. El Oficial Administrativo General será responsable de revisar los expedientes individuales de los pacientes del CDPR con el propósito de asegurar que los mismos tengan información de contacto suficiente para cualquier gestión de cobro futura. Por ejemplo, debe asegurarse que se tenga disponible: el nombre completo de la persona; dirección postal y física; número de teléfono personal; nombre de su patrono; dirección física y postal del patrono; número de teléfono del empleo; correo electrónico. 3. El Oficial Administrativo General será responsable de revisar los expedientes individuales de los pacientes del CDPR a los fines que verificar si existe alguna deuda. 4. De existir alguna deuda, el Oficial Administrativo General generará la documentación necesaria para hacer constar en el expediente del paciente (i) la suma de la deuda, (ii) el concepto de la misma (ejemplo, paciente no tenía plan médico y no podía cubrir el total de la visita; discrepancia en la facturación, etc), (iii) así como las gestiones de cobro realizadas. Asimismo, de haber sido necesario implementar un plan de pago, el Oficial Administrativo General preparará el mismo, obtendrá la firma del paciente y lo hará constar en el expediente. 5. En el expediente se conservará copia de todo documento disponible relacionado a esa deuda, que sustenten o evidencien cualquier obligación de pago al CDPR; así como gestiones de cobro, planes de pago, documentos considerados al evaluarse la disposición y/o eliminación de cualquier cuenta por cobrar de los libros del CDPR, así como cualquier otro documento que sea pertinente a la cuenta respectiva. 6. El Oficial Administrativo General preparará un registro de las cuentas por cobrar en la cual conste el nombre completo del paciente, la información de contacto, la suma adeudada, y la fecha de la gestión de cobro inicial que resultó infructuosa. Será responsabilidad del Oficial General Administrativo mantener dicho registro actualizado. 7. El Oficial Administrativo General mantendrá enterado al personal de finanzas correspondiente, sobre los pagos recibidos, de modo que este personal lleve también un registro del monto y fecha de todos los pagos que reciba el CDPR, los cuales registrará y acreditará a la cuenta correspondiente. 8. El personal de finanzas analizará anualmente las cuentas y preparará un informe a la Junta de Directores clasificando las cuentas en las siguientes categorías: 4 a. Cuentas que han cumplido sus pagos b. Cuentas morosas, cuya gestión de cobro inicial corresponde al Oficial Administrativo General. c. Cuentas morosas, para las cuales el Oficial Administrativo General ha realizado la gestión de cobro inicial, y que por su cuantía, serán referidas para cobro por la vía legal. d. Cuentas que se hayan tornado incobrables, por lo que recomienda que las mismas sean eliminadas administrativamente. 9. Al finalizar cada año fiscal, el personal de finanzas identificará aquellas cuentas que estime incobrables, de modo de ajustar y atemperar en sus libros y/o estado, la reserva correspondiente por este concepto.