Pérdida de la propiedad mueble

1. Preámbulo El Artículo 74 A del Código Político de 1902, 3 LPRA 82a, impone a las entidades gubernamentales, entre otros, el deber ministerial de notificar la pérdida de los fondos y la propiedad pública. Además, dispone las acciones que debe realizar toda entidad del Gobierno de Puerto Rico cuando determine que cualquiera de sus funcionarios o empleados esté al descubierto en sus cuentas, no ha rendido cuenta cabal O ha dispuesto de fondos O bienes públicos para fines no autorizados por ley, O que cualquiera de sus funcionarios O empleados O persona particular sin autorización legal ha usado, destruido, dispuesto, o se ha beneficiado de fondos o bienes públicos bajo el dominio, control o custodia de la entidad. Dicha disposición, además, faculta al Director Ejecutivo de la Oficina de Ética Gubernamental a imponer multas administrativas a los funcionarios responsables de las entidades gubernamentales de la Rama Ejecutiva que no cumplan con su deber ministerial de notificar la pérdida de propiedad y fondos públicos a la Oficina del Contralor y al Departamento de Justicia. Por otra parte, la Ley Núm. 230, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, de 23 de julio de 1974, según enmendada, dispone la obligación de notificar, además, al Departamento de Hacienda, con el propósito de que este realice las reclamaciones a 26 efectuarse a las compañías aseguradoras cuando ocurren las irregularidades mencionadas. 2. Procedimiento para seguir en caso de pérdida de un bien mueble a. Cuando se determine o sospeche que ha ocurrido la pérdida de un bien mueble, el director de unidad administrativa bajo cuya supervisión se encontraba dicho bien lo notificará inmediatamente al Coordinador de Propiedad Mueble, quien, luego de corroborar que en efecto haya ocurrido la pérdida, lo notificará de inmediato al Director Ejecutivo o su representante autorizado. Además, deberá presentar una querella en la Policía de Puerto Rico. Igualmente, notificará a la División de Finanzas y Contabilidad para dar de baja de los libros la propiedad perdida y a la Oficina de Administración para que se realicen las reclamaciones correspondientes a la compañía de seguros. b. El Director Ejecutivo o su representante autorizado notificará de la pérdida a la Oficina del Contralor de Puerto Rico, en un término no mayor de diez (10) días laborables, que comenzarán a contarse después de alcanzada la determinación de que en efecto ocurrió la pérdida. Para ello, se utilizarán los formularios que se especifican en la reglamentación emitida por dicha Oficina. Esta notificación se hará, aunque el bien o bienes hayan sido, sean o puedan ser restituidos. C. El Coordinador de Propiedad Mueble preparará un informe para el Director Ejecutivo, o su representante autorizado, en el que establecerá: Las causas y circunstancias en que se produjo la pérdida. Las medidas administrativas necesarias que recomienda tomar para corregir la deficiencia que propició la pérdida (las cuales se aplicarán prontamente). Si intervino falta, culpa o negligencia de funcionarios o empleados en la pérdida, y las acciones y sanciones que procedan contra estos. d. En los casos en que el Director Ejecutivo o su representante autorizado, a base de lo concluido en el informe, encuentre al personal responsable de la irregularidad, ordenará las acciones y sanciones que procedan, las cuales incluirán la restitución del valor real monetario de la pérdida, que se determinará por el Director de Contraloría y el Gerente de Finanzas y Contabilidad, a menos 27 que el empleado o funcionario responsable lo reponga con otro similar o sustituto en condiciones de funcionamiento iguales o mejores. Para determinar la cantidad a restituir se computará el valor real de la pérdida, según los libros de contabilidad (depreciación) o un mínimo del 25% del valor inicial. e. Cuando no se logre el cumplimiento de las acciones, aun luego de haber impuesto las correspondientes sanciones al personal responsable de la pérdida, se notificará de ello al Secretario del Departamento de Justicia, quien determinará si procede imponer alguna otra sanción o instar acción judicial para asegurar el cumplimiento. f. En los casos donde el Director Ejecutivo o su representante autorizado determine que en la pérdida investigada no intervino falta, culpa o negligencia, podrá relevar al funcionario o empleado del pago de la restitución del valor real monetario de la pérdida, siempre que la cuantía total de la pérdida no exceda de cinco mil dólares ($5,000.00). g. Cuando el valor del bien o los bienes perdidos exceda de la cantidad de cinco mil dólares ($5,000.00), o en todo caso en que el resultado de la investigación tienda a establecer la comisión de un delito, el Director Ejecutivo notificará inmediatamente al Secretario de Justicia, mediante referido, conforme se establece en la Carta Circular Núm. 97-03 del 6 de junio de 1997, y la Carta Circular Núm. 01 del 6 de mayo de 1994, del Departamento de Justicia. Esta notificación se hará, aunque el bien o bienes hayan sido, sean o puedan ser restituidos. h. Se notificará además a la Oficina de Ética Gubernamental de Puerto Rico en los casos en que un funcionario o empleado haya utilizado la propiedad para obtener directa o indirectamente beneficios no permitidos por ley para: El propio funcionario o empleado público. Algún miembro de la unidad familiar del funcionario o empleado público (cónyuge, hijos o dependientes, personas que comparten con el servidor público su residencia legal o cuyos asuntos financieros están bajo el control de iure o de facto del funcionario o empleado público). Cualquier otra persona, negocio o entidad. 28 i. Además del cumplimiento con lo aquí dispuesto, se deberá dar estricta observancia a las disposiciones de la Oficina del Contralor de Puerto Rico. En particular, al procedimiento establecido mediante el Reglamento Núm. 9648 de 22 de enero de 2025 conocido como el Reglamento del Registro de Perdidas o Irregularidades en el Manejo de los Fondos o los Bienes Públicos de la Oficina del Contralor del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. 29