Recibo, despacho de materiales y artículos

A. Recibo de Mercancía y artículos 1. Almacén Central a. La mercancía que se recibe debe ser la correspondiente a una requisición de compra. b. El Guardalmacén que reciba la mercancía inspeccionará y contará la misma en presencia del suplidor. Se verificará que concuerde con lo descrito en el Informe de Recibo e Inspección correspondiente. Cualquier discrepancia con la Orden de Compra será presentada a la atención del Director de la Oficina de Compras e Inventario para aprobación o rechazo. El Supervisor de Almacén tomará las medidas necesarias para que el suplidor entregue la mercancía según solicitada o gestionará con la Oficina de Compras e Inventario la cancelación de la orden y emisión de una nueva. C. El Guardalmacén mantendrá un archivo con las requisiciones emitidas acompañadas de los respectivos Informes de Recibo e Inspección enviados por la Oficina de Compras e Inventario. 2. Almacenes Locales a. Los Almacenes Locales recibirán la mercancía como respuesta a un pedido de la Oficina Regional, Edificio o del propio almacén, ya sea mediante requisición al Almacén Central, requisición de compra, o a través del Fondo de Caja Menuda. Podrán recibir, además, material o propiedad excedente de los proyectos de construcción y el material sobrante de cada día de trabajo. 34 b. Cualquiera que sea la forma de recibo, el Guardalmacén se asegurará de registrar lo recibido en el Sistema de Inventario Perpetuo y de colocarlo en el lugar que corresponde en el almacén. C. Cuando se trate de materiales y artículos solicitados al Almacén Central, se verificará que los mismos correspondan a lo solicitado. Para ello, retendrá copia de la Requisición de Almacén preparada para tales fines, de la cual se mantendrá una copia en los archivos del Almacén Central. d. En aquellos casos en que se trate de mercancía entregada por el suplidor, se inspeccionará y contará la misma en presencia del suplidor. Igualmente se verificará que corresponda a lo descrito en el Informe de Recibo e Inspección enviado por la Oficina de Compras e Inventario. Toda discrepancia será llevada a la atención del Director Regional o de quien haya delegado, o al Administrador de Edificios para aprobación o rechazo. El Director Regional o su representante y el Administrador de Edificios tomarán las medidas necesarias para que el suplidor entregue la mercancía según solicitada o gestionará con la Oficina de Compras e Inventario la cancelación de la orden y la emisión de una nueva. e. El material sobrante de cada día de trabajo se ingresará en el Sistema de Inventario Perpetuo y se ubicará en el lugar que le corresponda en el almacén. f. El recibo de material o propiedad excedente de los proyectos de construcción estará condicionado a la previa autorización del Coordinador de la Propiedad Mueble. Luego de haberse efectuado los trámites necesarios con el Coordinador de Propiedad Mueble, se ingresará lo recibido en el Sistema de Inventario Perpetuo y se ubicará en el lugar que corresponda en el almacén. B. Despacho de Mercancía 1. Almacén Central a. El despacho de artículos de inventario del Almacén Central a los Almacenes Locales se realizará de forma programada, automatizando el proceso de requisición, dirigido bajo el sistema de manejo de inventario, en el cual se basa por los niveles de utilización de los artículos en los Almacenes Locales. 35 b. De haber un caso excepcional para la necesidad de un artículo o artículos, el Director de Área, Oficina, Región y Edificio solicitará al Almacén Central el suministro de los materiales y herramientas mediante el formulario Requisición de Almacén Central. C. Despachada la mercancía, el Guardalmacén firmará la requisición, solicitará la firma de la persona que recibe la misma y registrará la transacción en el Inventario Perpetuo. Cuando se despachen cantidades menores a las solicitadas, el Guardalmacén hará el ajuste pertinente en la Hoja de Requisición. d. Cuando por razones imprevistas se necesite restituir alguna mercancía antes del periodo de requisición regular, se solicitará la misma al suplidor de suministros por escrito. El Supervisor de Almacén autorizará el despacho de esta de acuerdo con las existencias del Almacén, mediante la expedición de un Recibo Provisional de Adelanto de Materiales, que será firmado por el Guardalmacén y la persona que reciba la mercancía. El Recibo Provisional de Adelanto de Materiales se preparará en original y tres copias y/o en los sistemas digitales disponibles. Se mantendrá archivada una copia hasta que se reciba la requisición de almacén por la mercancía solicitada en adelanto. El solicitante estará obligado a enviar una requisición de almacén en los próximos cinco (5) días laborables por la mercancía solicitada en adelanto. Se deberá incluir copia del Recibo Provisional y su número. 2. Almacenes Locales a. El despacho diario de artículos y/o herramientas se realizará una vez presentada la Requisición de Almacén al Guardalmacén. b. La Requisición de Almacén será preparada y firmada por el Supervisor, en donde se debe asegurar el registro del proyecto en el cual se va a utilizar dicho material. C. Los materiales y/o artículos podrán ser recogidos por el Supervisor o por el empleado en quien se delegue. Independientemente de quién recoja los mismos, será indispensable que este firme la Requisición de Almacén una vez el Guardalmacén haga entrega de lo solicitado. 36