DEFINICIONES

1. Adjudicación Acto de evaluar las ofertas O propuestas recibidas en respuesta a un pliego de subasta o una solicitud de propuestas a fin de otorgar la buena pro al licitador responsable, que presente una licitación responsiva, que mejor cumpla con los criterios, las especificaciones, las condiciones y los términos establecidos, cuyo costo 0 valor sea razonable. 2. Agente Comprador o Comprador - Empleado autorizado por el Inspector General, 0 su representante autorizado, para adquirir bienes, obras y servicios no profesionales. 3. Agente Comprador Auxiliar Empleado autorizado por el Inspector General, 0 su representante autorizado, que sustituya al Agente Comprador cuando éste no pueda ejercer sus funciones. También se le conocerá como comprador alterno. 4. Apertura de Subasta Acto en el cual se abren los sobres o correos electrónicos que contienen las ofertas O propuestas de los licitadores o proponentes en una subasta. 5. Bienes Incluye bienes muebles, complementarios, sustitutivos, de consumo, de capital o toda cosa que sea susceptible de moverse por sí 0 por otra fuerza y que puede ser fungible 0 no, tales como, pero no limitados a los siguientes: alimentos, material y equipo de oficina; material y equipo de construcción, medios de transporte; materiales; equipo, maquinaria y materiales relacionados con el procesamiento de información mediante medios electrónicos, las piezas, accesorios y materiales necesarios para su mantenimiento y reparación, así como todos aquellos elementos necesarios para el funcionamiento de la OIG. 6. Certificado de Elegibilidad o Certificación Única Certificación expedida por la Pág. 7 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico Administración de Servicios Generales del Gobierno de Puerto Rico, acreditativa del cumplimiento por parte de un suplidor o proveedor, licitador 0 proponente de los requisitos que mediante reglamento sean requeridos para pertenecer al Registro Único de Licitadores o Registro Único de Proveedores de Servicios Profesionales. 7. Comité Técnico o Comité Evaluador Grupo asesor nombrado por la autoridad nominadora, para proveer algún grado de peritaje de indole técnico 0 especializado cuando se esté realizando una adquisición. 8. Compra Monto total de necesidades afines agrupadas, ya sean bienes, obras O servicios no profesionales que deben adquirirse en una misma transacción o momento por tener un mismo propósito, suplidores comunes 0 que así convenga al interés público. El término "compra" será utilizado indistintamente por el término "adquisición". 9. Compra Excepcional Toda compra que está exenta de tramitarse mediante el procedimiento de subasta formal o informal, solicitud de propuestas O solicitud de cualificaciones. 10. Conflicto de Interés Cualquier situación que surja 0 pueda surgir a consecuencia de una transacción o evento en que una persona, sea o no empleado (incluyendo contratistas) o funcionario del Gobierno de Puerto Rico, obtenga o pueda obtener, directa 0 indirectamente, cualquier provecho, utilidad, ventaja, lucro 0 ganancia por razón de su actuación o ejercicio indebido de su influencia 0 posición. 11. Contratista Un vendedor, suplidor, licitador o proponente, según corresponda, al que se adjudique una orden de compra O servicio, 0 firme un contrato con la OIG. Además, se considerarán contratistas los profesionales que mantienen un contrato de servicios con el Gobierno de Puerto Rico para brindar asesoría 0 asistencia de cualquier índole en los procesos de compras 0 subastas de bienes, obras y servicios llevados a cabo por la OIG. Pág. 8 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico 12. Contrato Pacto 0 convenio escrito entre la OIG y el contratista, quien será el licitador que resulte seleccionado en un procedimiento de subasta 0 propuesta, donde se consignarán los términos bajo los cuales el licitador ofrecerá los bienes y/o servicios. 13. Cotización Oferta de precios y condiciones, sometida por escrito, sobre un bien, obra o servicio no profesional, respondiendo el licitador a una solicitud por parte del Comprador de la OIG. Dicha solicitud se puede hacer por teléfono, correo electrónico o cualquier otro medio de comunicación disponible, no obstante, el licitador agraciado, en caso de haber ofertado vía telefónica, deberá someter su oferta por escrito. 14. Criterios de Evaluación Criterios enumerados en el pliego de subasta 0 solicitud de propuestas, los cuales son utilizados por el Comprador o la Junta de Subastas de la OIG para evaluar, clasificar y recomendar ofertas O propuestas para su adjudicación. También, incluye los criterios enumerados en una solicitud de cualificaciones a ser evaluados para recomendar la cualificación de un proponente potencial. 15. Declaración de Cualificaciones Documento en respuesta a una solicitud de cualificaciones o aviso de cualificaciones en el cual el potencial proponente declara su capacidad para ofrecer determinados bienes o realizar determinados servicios. 16. Depravación moral Consiste en hacer algo contrario a la justicia, la honradez, los buenos principios o la moral. 17. Descalificación Acto mediante el cual el Inspector Asociado de Administración O el Supervisor Administrativo, su representante autorizado, 0 la Junta de Subastas de la OIG excluye a un suplidor, licitador 0 proponente del proceso de compra informal, subasta o propuesta, por este no cumplir con todas las condiciones, términos o especificaciones requeridas en el pliego correspondiente. Eliminación de un suplidor, licitador 0 proponente en cualquier Pág. 9 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico proceso de adquisición por incurrir en alguna práctica prohibida por ley o reglamento, incluyendo, pero sin limitarse a: cualquier prohibición contenida en la Ley Núm. 2 2018, según enmendada, conocida como "Código Anticorrupción para el Nuevo Puerto Rico"; cuando se ha suministrado información falsa 0 fraudulenta O documentos que contienen información falsa o fraudulenta a la OIG 0 a cualquier entidad del Gobierno de Puerto Rico, cuando se ha violentado lo dispuesto en cualquier norma administrativa adoptada por el Inspector General, entre otras. 18. Determinación sobre cualificaciones Expresa la determinación de la Junta de Subastas de la OIG sobre cuáles potenciales proponentes resultaron cualificados y cuáles no, como resultado de un proceso de Solicitud de Cualificaciones o Aviso de Cualificaciones. 19. Días Significa días calendario, salvo que otra cosa se disponga en este reglamento. 20. División de Apoyo Aquellas áreas de la OIG que brindan servicios a las áreas operacionales. Estas serán el Área de Administración y la Oficina de Recursos Humanos. 21. Emergencia institucional o Urgencia Aquella que se realiza para atender unas necesidades inesperadas e imprevistas de bienes, obras y servicios no profesionales que requieran la acción inmediata del Inspector General y/o del Gobierno de Puerto Rico por estar en peligro la vida, la salud 0 la seguridad pública, al suspenderse 0 afectarse adversamente el servicio público, la propiedad del Gobierno de Puerto Rico y aquellos programas del Gobierno de Puerto Rico que se nutren de fondos federales 0 estatales. 22. Emergencia mediante decreto por Orden Ejecutiva Aquellas decretadas por orden ejecutiva que se llevarán a cabo estrictamente conforme al procedimiento correspondiente. Pág. 10 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico 23. Enmienda Todo documento publicado previo a una adjudicación, que contenga,s limitarse a explicaciones adicionales, cambios 0 modificaciones a las subastas O solicitud de propuestas publicadas o a los pliegos de especificaciones de estas, que han sido previamente aprobados por el Inspector Asociado de Administración, su representante autorizado, o el Supervisor Administrativo. 24. Especificaciones Conjunto de características primordiales de bienes, obras 0 servicios no profesionales, utilizados como referencia para cada renglón cotización, subasta o propuesta características físicas, funcionales, de estética o de calidad requerida, con las que se describen los bienes, obras y servicios no profesionales. 25. Estimado de Costos - Aproximación del costo (valor) del gasto propuesto o previsto, de tal manera que pueda hacerse una evaluación equitativa en la selección de ofertas O propuestas. Puede incluir términos similares como estudio independiente de costos, análisis de costo, etc. 26. Fianza de Ejecución (Performance Bond) Garantía monetaria que se requiere a un licitador 0 proponente para asegurar el cumplimiento de una obligación contraída. La misma debe ser prestada conforme lo dispuesto en este Reglamento o lo dispuesto en el pliego de subasta, solicitud de propuestas o solicitud de propuestas, según el proceso de adquisición. 27. Fianza de Licitación (Bid Bond) Significa el respaldo provisional que tiene que presentar el licitador o proponente con el propósito de asegurar que habrá de sostener su oferta durante todo el procedimiento de la subasta. La misma debe ser prestada conforme dispuesto en este Reglamento o lo dispuesto en el pliego de subasta, solicitud de propuestas o solicitud de propuestas, según el proceso de adquisición. 28. Fianza de Pago (Payment Bond) Esta fianza garantiza a las personas que hayan prestado servicios de mano de obra o que hayan suministrado materiales al Pág. 11 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico contratista que realiza una obra pública, que recibirán las sumas que dicho contratista les adeude, no pagadas, en concepto de mano de obra prestada 0 materiales suministrados en cumplimiento de la obra objeto del contrato. La misma debe ser prestada conforme lo dispuesto en este Reglamento 0 lo dispuesto en el pliego de subasta, solicitud de propuestas 0 solicitud de propuestas, según el proceso de adquisición. 29. Hoja de Cotización- Documento mediante el cual, en un proceso de compra informal, un comprador solicita a un suplidor que cotice o presente oferta de precios de las especificaciones de los bienes o servicios allí descritos. 30. Impugnación de la Adjudicación Solicitud que hace un licitador 0 un proponente para que se reconsidere una determinación del Inspector Asociado de Administración o el Supervisor Administrativo, o su representante autorizado, según fuera el caso, que le resulte adversa. Este término también recoge cualquier solicitud de revisión administrativa de las decisiones de la Junta de Subastas de la OIG ante la Junta Revisora de la ASG, así como cualquier solicitud de revisión judicial. 31. Inspector General Persona nombrada por el Gobernador, con el consejo y consentimiento del Senado y de la Cámara de Representantes, quien tiene a cargo la dirección de la OIG y supervisa la administración y gerencia de esta, según dispuesto en la Ley Núm. 15-2017, supra, y los reglamentos aprobados a su amparo. El Inspector General, a su vez está facultado para designar funcionarios 0 personal en su representación. 32. Invitación a Subasta Documento enviado a licitadores 0 proponentes potenciales y que contendrá el aviso de la celebración de una subasta 0 solicitud de propuesta, las instrucciones sobre cómo obtener los pliegos relacionados a estas 0 las instrucciones de cómo presentar una licitación u oferta. Pág. 12 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico 33. Junta de Subastas de la OIG Organismo administrativo en la OIG responsable del estudio, evaluación y adjudicación de subastas formales, propuestas 0 solicitudes de cualificaciones, cuyas funciones se rigen por este Reglamento o por cualquier normativa aplicable aprobada por el Inspector General. 34. Junta Revisora de Subastas o Junta Revisora de la ASG Junta Revisora de la Administración de Servicios Generales del Gobierno de Puerto Rico, según reconocida por la Ley Núm. 38-2017, supra. 35. Licitación Responsiva Es aquella que cumple con todo lo requerido en las instrucciones, entiéndase: requisitos de forma, requisitos mandatorios, específicaciones, términos y condiciones, incluyendo el tiempo de entrega, certificaciones, fianzas, garantías y cualquier otro requisito impuesto por la OIG. 36. Licitador Persona natural o jurídica, disponible e interesada en contratar y comparecer mediante la presentación de cotizaciones, ofertas, propuestas o lek cualificaciones. 37. Licitador Agraciado Licitador a quien se le haya adjudicado la buena pro de una subasta o propuesta. 38. Licitador Responsable Licitador que goza de solvencia moral y financiera para hacer negocios con la OIG. La solvencia moral se basa en que el licitador goce de buena reputación y no haya sido convicto por fraude, abuso y despilfarro contra el erario. La solvencia financiera o económica se refiere a la capacidad que tenga el licitador para entregar los bienes, obras O servicios requeridos y recibir el pago dentro del período ordinario de hacer negocios con el Gobierno. 39. Mejor Valor Metodología para evaluar la propuesta que represente el mayor beneficio para la OIG; propuesta del licitador 0 proponente que mejor cumpla con los requisitos establecidos en la solicitud de propuestas (RFP) y en la cual quede establecido que el licitador o proponente ofrece el mejor bien 0 servicio, 0 que tiene Pág. 13 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico la capacidad de realizar la obra de forma eficiente, al considerar todos los criterios, como lo son: inspección, pruebas, calidad, entrega, idoneidad para un propósito particular, garantías del bien o servicio y los términos bajo los cuales serían prestadas dichas garantías, ciclo de vida del bien a ser adquirido, descuentos, impacto económico en términos de creación de empleos e impacto fiscal sobre la OIG. También, serán considerados como parte del mejor valor, los siguientes elementos: las condiciones y limitaciones de las garantías de piezas y servicios del producto O servicio ofrecido, así como el tiempo y lugar en que se honran y se ejecutan dichas garantías y el impacto fiscal sobre la OIG del producto o servicio. Los criterios que afectarán el precio de la propuesta y que se considerarán en la evaluación para la adjudicación, serán medibles de manera objetiva, como los descuentos, los costos de transporte tanto en su entrega original como para ejecutar sus garantías, y el costo de disposición del equipo, una vez termine su vida útil o utilización, entre otros criterios. El mejor valor no necesariamente será la propuesta que presente el más bajo costo o precio. La OIG determinará en las instrucciones la metodología de evaluación que habrá de utilizar para el proceso competitivo que estime conveniente. 40. Negligencia crasa Falta de cuidado; inobservancia de las normas establecidas. 41. Negociación Proceso mediante el cual dos o más partes buscan llegar a un acuerdo, defendiendo cada uno sus intereses. 42. Obra Cualquier trabajo de construcción, reconstrucción, alteración, ampliación, mejora, reparación, conservación o mantenimiento de cualquier estructura; obra pública; proyecto de obra de construcción. 43. Oferta 0 Propuesta Ofertas O propuestas que sometan los licitadores o proponentes como respuesta a un aviso de subasta o solicitud de propuestas. También es la oferta presentada por un suplidor o proveedor de servicio ante la Pág. 14 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico solicitud de cotización emitida por el comprador como parte de un proceso de compra informal. 44. Oficina Se refiere a la Oficina del Inspector General de Puerto Rico. También identificada como OIG. 45. Orden de compra o servicio Documento oficial que se emite a un suplidor para adquirir bienes o servicios no profesionales. 46. Partidas Enumeración de especificaciones identificadas como parte de un pliego de subasta formal o requerimiento o solicitud de propuestas, en las cuales se requieren bienes iguales o de naturaleza similar, o servicios no profesionales. 47. Plano Representación gráfica de un diseño que, junto con las específicaciones, permite la construcción de una obra. 48. Pliego de Subasta Documento que se entrega, mediante venta 0 gratuitamente, a los licitadores 0 proponentes interesados en presentar ofertas o propuestas bajo un procedimiento de subasta, solicitud de propuesta, así como solicitudes de ler cualificaciones. 49. Precio Más Bajo Razonable Costo 0 valor cotizado u ofrecido por un licitador que resulte ser la menor cuantía entre todas las recibidas, que se encuentre dentro de un rango razonable en comparación con un estimado de costos, análisis de costo, estudio de mercado o solicitud de información (RFI). 50. Proveedor o Suplidor Persona natural o jurídica que suple los materiales, bienes o servicios a la OIG. 51. Reunión Pre-Subasta o Reunión Pre- Propuesta Reunión previa a la apertura de la subasta o propuesta que se celebra con los proveedores interesados cuyo propósito es aclarar términos, condiciones y especificaciones de los bienes, obras o servicios no profesionales que se van a adquirir O a realizar. Pág. 15 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico 52. Registro Único de Licitadores (RUL) En este registro constan las personas naturales o jurídicas calificadas por la Administración Servicios Generales para contratar con el Gobierno de Puerto Rico al haber cumplido con los requisitos establecidos a tales fines. La OIG, podrá aceptar los certificados del RUL emitidos por la ASG a potenciales suplidores. Sin embargo, debido a que la OIG, es una entidad excluida de la Ley Núm. 73-2019 y del RUL, según enmendada, por virtud de la Ley Núm. 15 2017, supra, de ser necesario podrá hacer uso de otros potenciales suplidores, salvaguardando los controles internos propicios. 53. Registro Único de Subastas (RUS) Página electrónica del Gobierno de Puerto Rico donde se encuentran los documentos relacionados con los procesos de publicación, celebración y adjudicación de subastas en virtud de Ley. La OIG, podrá de manera voluntaria, hacer uso de este registro. 54. Requisición Documento previo a una orden de compra 0 contrato, emitido en una Unidad Peticionaria de la OIG y en el que figuran datos sobre el bien, obra, o servicio no profesional solicitado, tal como la cantidad y la descripción. 55. Servicios No Profesionales Aquellos servicios que no son ofrecidos por una persona natural 0 jurídica con conocimientos o habilidades especializadas a quien se le requiere poseer un título universitario o licencia que lo acredite como profesional especializado. 56. Solicitud de Cualificaciones o Aviso de Cualificaciones Anuncio publicado en la página web de la OIG solicitando que las personas 0 entidades interesadas, sometan su declaración de cualificaciones para ofrecer determinados bienes o servicios. 57. Solicitud de Propuestas Método de licitación a ser utilizado para adquirir bienes, obras y servicios no profesionales que admite la negociación entre el proponente y la OIG, mientras se evalúan las propuestas recibidas en un sobre sellado O mediante Pág. 16 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico correo electrónico. La solicitud de propuestas (RFP, por sus siglas en inglés) permite la compra negociada y confiere a los licitadores la oportunidad de revisar y modificar sus ofertas O propuestas, antes de la adjudicación de la buena pro. 58. Subasta Desierta Cuando no se reciben ofertas o propuestas luego de haberse anunciado la subasta o solicitud de propuesta. 59. Única fuente de abasto La existencia de un (1) solo suplidor o la existencia de un (1) solo suplidor que participa de cualquier proceso de adquisición. 60. Unidad Peticionaria - Área, oficina, división o cualquier otro grupo administrativo o programático de la OIG que identifica una necesidad de un bien o servicio con el que la OIG no cuenta o no pueda emplear sus recursos internos. PARTE 2 ORGANISMOS Y FUNCIONES RELEVANTES A LOS PROCESOS DE ADQUISIONES DE BIENES, OBRAS DE CONSTRUCCIÓN Y SERVICIOS NO PROFESIONALES