RESPONSABILIDADES DEL AGENTE COMPRADOR

Las responsabilidades principales del Agente Comprador de la OIG son las siguientes: Pág. 23 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico a. Mantener un control de las órdenes de compras relacionadas con los artículos, los materiales, los equipos o los servicios no profesionales recibidos y pendientes de recibir, de las obras realizadas y de los pagos efectuados contra dichas órdenes y servicios. b. Planificar las compras, anualmente, incluidas las que se harán por subastas, que se notifican a la Junta de Subastas de la OIG. C. Preparar los informes mensuales de las compras realizadas. d. Desarrollar los procedimientos operacionales y los formularios correspondientes, entre otros documentos internos que sean necesarios para la planificación adecuada de las compras. e. Mantener un expediente para cada proveedor, que contenga información sobre la experiencia que la OIG haya obtenido en las órdenes de compras y en los contratos que le hayan sido otorgados con anterioridad. Esto incluye el desempeño 0 incumplimiento presente y pasado en relación con la entrega O el funcionamiento adecuado de los artículos, los materiales, los equipos recibidos, 0 la calidad de los servicios no profesionales recibidos y de las obras realizadas por los contratistas y los proveedores de bienes y servicios no profesionales, incluye información sobre licitadores que hayan incumplido con los términos de alguna subasta. Esta última información la compartirá con la Junta. f. Revisar las solicitudes de compras para verificar que las mismas incluyan la descripción o las especificaciones de los bienes O servicios; que estén autorizadas por el director de la oficina peticionaria correspondiente, O su representante autorizado; y que incluyan cualquier otra información necesaria para poder continuar con el proceso de compras. g. Utilizar a su discreción el RUL de la ASG, para la tramitación de compra de bienes y servicios, cuando lo determine conveniente. Pág. 24 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico h. Recibir las requisiciones, asignarles numeración, obtener la debida certificación de fondos y las firmas de aprobación correspondientes, a través de medios electrónicos, de ser necesario. i. Solicitar cotizaciones a los diferentes proveedores de acuerdo con los procesos de compra informal. j. Completar un expediente físico y electrónico de cotizaciones por cada compra, donde se resuman las cotizaciones recibidas y se certifique por el Agente Comprador de la OIG. k. Entregar a todo proveedor o contratista que interese someter una propuesta por escrito el formulario de certificación de cumplimiento con la citada Ley Núm. 2- 2018, según enmendada, conocida como Código Anticorrupción de Puerto Rico, y las disposiciones aplicables de la Ley Núm. 15-2017, supra. I. Preparar la orden de compra y enviarla al proveedor 0 contratista, luego de asegurarse de haber recibido de éste la certificación de cumplimiento con la citada Ley Núm. 2-2018, supra. m. Asegurarse que la cantidad total de la adquisición no exceda la cantidad total de los fondos certificados. n. Establecer e implantar un sistema de seguimiento de la entrega de mercancía para asegurarse de que se cumplan con los términos de entrega negociados. O. Verificar las especificaciones sometidas por la Unidad Peticionaria para todas las compras informales 0 las que se hagan mediante subasta formal. Sin embargo, cuando la preparación de estas requiera conocimientos especializados que no estén disponibles en la OIG, debido a la naturaleza de la compra, este deberá informar al Inspector Asociado de Administración, al Supervisor Administrativo, o a su representante autorizado, para que discuta el asunto con el Inspector General Pág. 25 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico 0 la persona en quien este delegue o autorice y se tomen las medidas que correspondan. p. Aceptar 0 rechazar cualquier partida o grupos de partidas de cualquier cotización u oferta, 0 de varias ofertas, así como ordenar cantidades menores a las establecidas, según convenga a los mejores intereses de la Oficina, siempre que las ofertas no hayan sido condicionadas por los licitadores a una aceptación distinta. También, puede agrupar partidas al adjudicar la compra informal cuando así se estime conveniente. q. Realizar y adjudicar las compras informales, y proceder con las correspondientes notificaciones. r. Verificar si en la ASG existe un contrato vigente con un proveedor o suplidor que provea el bien 0 servicio solicitado, en cuyo caso se realizará a este la compra correspondiente. S. Verificar la exactitud de la requisición o formulario dispuesto administrativamente para solicitar adquirir bienes, obras o servicios no profesionales (cantidad, descripción del producto, etc.), en todos sus extremos. El Agente Comprador será responsable de recibir todas las solicitudes de compras y de determinar el mecanismo de compras apropiado, mediante un análisis de costo. Si la compra es de doscientos cincuenta mil dólares ($250,000.00) en adelante, el Agente Comprador por conducto del Inspector Asociado de Administración, el Supervisor Administrativo, o su representante autorizado, solicitará a la Junta de Subastas de la OIG la acción correspondiente. Las oficinas y/o divisiones peticionarias no pueden realizar dicha tarea.