CONDICIONES GENERALES COMPULSORIAS A SER INCLUIDAS

EN LOS PLIEGOS DE COMPRAS, SUBASTAS O SOLICITUD DE PROPUESTAS, SEGÚN EL ASUNTO OBJETO DE ÉSTAS Además de la Invitación a Subasta, el pliego deberá incluir lo siguiente: a) Instrucciones Las instrucciones serán las guías que se ofrecerán a los licitadores a los efectos de cómo presentar y preparar sus cotizaciones, ofertas 0 propuestas. El Agente Comprador de la OIG las adoptará y publicará, señalando las que aplicarán en cada procedimiento. Estas se basarán en las disposiciones reglamentarias establecidas en las normas que rigen la adquisición. Serán de las siguientes clases: i. Instrucciones Generales Las Instrucciones Generales contendrán disposiciones sobre el modo de preparar y entregar las cotizaciones, ofertas o propuestas y los requisitos que deben reunir los licitadores, entre otras, conforme lo establecido en este Reglamento. ii. Instrucciones Especiales Las Instrucciones Especiales son instrucciones que la OIG interesa sean incluidas en la subasta para facilitar la evaluación y adjudicación de las ofertas. Esto es propio para asuntos de alta complejidad técnica que amerita un nivel de detalle mayor para asegurar el cumplimiento de la solución deseada. Pág. 31 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico b) Especificaciones Las especificaciones de una compra, subasta 0 solicitud de propuestas son el conjunto de características físicas, funcionales, estéticas y de calidad de cada uno de los bienes, obra 0 servicios que se solicitan, y que estarán contenidas en la parte descriptiva de lo solicitado en el pliego y claramente identificado como "especificaciones". Las especificaciones modelo serán utilizadas en cada renglón aplicable a cada compra o subasta 0 solicitud de propuestas realizada por el Agente Comprador 0 por la Junta de Subastas, la Unidad Peticionaria, 0 un Comité Técnico constituido por el Inspector General 0 su delegado autorizado para tales propósitos. Las especificaciones especiales serán usadas únicamente en la compra, subasta 0 solicitud de propuestas específica para la cual se redactaron. Las especificaciones de los bienes y servicios que se pretendan adquirir serán claras, comprensibles y objetivas y no deberán estar basadas exclusivamente en la apreciación 0 visión de algún funcionario 0 empleado público 0 consultor externo, sino que serán redactadas por un equipo técnico de especificaciones. La OIG deberá establecer especificaciones claras, comprensibles y objetivas que respondan a criterios objetivos de forma, función y utilidad, tales como calidad esperada, durabilidad y desempeño óptimo del producto o servicio a ser adquirido 0 contratado, así como términos y condiciones relacionados con garantías, tiempo y modo de entrega, entre otros. Asimismo, la OIG se asegurará de reclutar y mantener personal adecuadamente adiestrado, preparado, supervisado y con el conocimiento necesario para llevar a cabo la función de preparar las especificaciones, de forma tal que se asegure la funcionalidad, calidad, diseño adecuado y prudente uso de los productos y servicios que necesita la OIG. AI momento de adoptar las especificaciones correspondientes, el empleado 0 contratista que preparó las especificaciones Pág. 32 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico validará que se ha cumplido con las disposiciones de la Ley Núm. 14-2004, según enmendada, conocida como Ley para la Inversión en la Industria Puertorriqueña. Todo licitador con quien la OIG perfeccione un contrato para la adquisición de bienes, obras 0 servicios no profesionales, estará obligado a incluir, en todo contrato de subcontratación (de estar permitida la subcontratación), una cláusula contractual en la cual la parte subcontratada afirme reconocer y aceptar que estará obligada a cumplir con todas las especificaciones de los bienes, obra O servicios durante la vigencia de la prestación. Además, el contratista deberá notificar a la OIG, toda subcontratación que se haya formalizado en virtud de dicho contrato. Todo licitador deberá confirmar y certificar, al momento de formalizar una adquisición mediante la correspondiente orden de compra o contrato, que su producto cumple con las especificaciones dispuestas por la OIG. La OIG mantendrá evidencia de dicha certificación en el expediente de la transacción. c) Fianzas Cuando las especificaciones de los bienes, obras o servicios no profesionales que se van a adquirir lo ameriten, se podrá requerir a quienes liciten oer o presenten propuestas varios tipos de fianzas, con el propósito de asegurar el cumplimiento con la obligación contraída. En aquellas ocasiones en que sea requisito la prestación de fianza, esto se especificará siempre en el pliego de subasta formal o solicitud de propuestas. Las fianzas se prestarán, conforme dispuesto en el Artículo 3.4 de este Reglamento. d) Uso de Marcas (Trademarks) En la medida que sea posible, se debe evitar que el pliego contenga referencias a marcas específicas de artículos, que se puedan interpretar como una preferencia por esa marca y tenga el efecto de limitar la participación. De ser necesario utilizar una marca específica, el expediente del método de compra utilizado incluirá un informe que lo justifique. Una excepción que puede justificar el uso de marcas es cuando se trata de una pieza de remplazo Pág. 33 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico la cual debe ser de un manufacturero en particular. En el caso en que se utilicen marcas u otras especificaciones que apunten a un producto particular, se complementará, a modo excepcional, con la frase "o similar", para dar cabida a otros potenciales licitadores que cumplan con lo requerido a que puedan participar. e) Muestras Los licitadores vienen obligados, cuando así se requiera en el pliego, a someter muestras representativas de lo que entregarán de serle adjudicada la adquisición: i. Las muestras serán examinadas por el Agente Comprador de la OIG o la Junta de Subastas, según sea el caso; igualmente, se puede delegar al Comité Técnico. ii. Si dentro del proceso del examen de las muestras estas se destruyen 0 se gastan, el gobierno no responderá por el costo de estas. iii. Si luego del examen las muestras no se destruyen 0 no se gastan en su totalidad, el licitador viene obligado a recogerlas dentro de los diez (10) días de haber sido notificado para ello por el Agente Comprador, 0 la Junta de Subastas. Si transcurrido dicho término, el licitador no pasa a recoger las muestras, estas pasarán a ser propiedad de la OIG. iv. Cuando se exija O requiera entrega de muestras de los productos a ser adquiridos, la OIG deberá hacer un examen 0 análisis objetivo de las muestras de los licitadores, V. Los licitadores participantes tendrán la oportunidad razonable y notificada de estar presentes en dicho examen, previo a la adjudicación. vi. En caso del licitador agraciado, sus muestras podrán retenerse para la adecuada administración del contrato. En el caso que se le devuelvan Pág. 34 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico estas, el licitador agraciado deberá tenerlas disponible para inspección en cualquier momento durante la vigencia del contrato. vii. Todo lo señalado en este inciso sobre las muestras, no se aplicará en aquellas subastas en que el objeto en cuestión sea físicamente imposible de presentar, tales como máquinas, equipo pesado, vehículos de transportación, pero podrá requerirse una demostración del equipo a los licitadores por igual. f) Inspección de la mercancía En aquellas compras, subastas O solicitud de propuestas en que específicamente se requiera en el pliego, el licitador viene obligado a entregar un certificado de inspección con su oferta. Este certificado de inspección deberá detallar lo siguiente: i. Modo de entrega; ii. Nombre de la persona quien recibe la mercancía por la OIG; iii. Fecha de elaboración del producto; iv. Fecha de empaque (mes y año) de la mercancía que se ofrece, y V. Codificación o clave de los envases en que están empacados los artículos inspeccionados. La codificación deberá contener las letras, números y símbolos, o una combinación de ello que normalmente estampa al relieve el empacador en cualquiera de los extremos de cada empaque para señalar mes, día y año del empaque, fecha hasta cuándo se puede utilizar el artículo, o sea, fecha de expiración, así como cualquiera otra información pertinente. Deberá presentar constancia de que el producto cubre los requisitos de calidad de las especificaciones federales y estatales. g) Calidad de los envases - La OIG especificará en qué momento los envases en que se suministre cualquier mercancía tendrán que ser completamente nuevos y herméticamente sellados y, en los casos de envases de metal, sin indicación Pág. 35 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico alguna de oxidación. Los envases de cartón, saco, madera, cajas 0 cualquier otro, tienen que conservarse en buenas condiciones, sea solicitado por escrito 0 no. h) Contenido y peso Será obligación del licitador suplir la información correcta relacionada con el peso neto, contenido y número de unidades por cartón o envases de su producto, aunque no se haya solicitado expresamente en el pliego. i) Entregas Cuando la entrega sea un factor determinante para la adjudicación, sujeto a un marco de razonabilidad que no incline la balanza a favor 0 en contra de licitador en particular, el pliego deberá describir claramente las condiciones necesarias. i. Fechas de entrega de mercancías, inicio y terminación de los servicios o realización de obras En los pliegos de compra, subasta o solicitud de propuestas se le requerirá al licitador que informe en su cotización, oferta 0 propuesta, las fechas en que se entregará la mercancía; en los casos de obras o servicios, la fecha en que proyecta iniciar la obra O prestar el servicio y la fecha en que entregará la obra O terminará el servicio. El licitador no podrá incluir ningún costo adicional al precio ofertado por concepto de gastos relativos a la entrega del bien adquirido. De no proceder el licitador agraciado con la entrega dentro del término establecido, se procederá a adjudicarle la buena pro al segundo postor y la diferencia entre la oferta de éste y el licitador a quien originalmente se le adjudicó, será absorbida por la fianza del licitador a quien originalmente se le adjudicó y no cumplió con los términos establecidos. ii. Sitio de entrega Será obligación del Agente Comprador informar al licitador el sitio de entrega en la Invitación a Subasta. j) Fecha de levante El pliego deberá establecer, si aplica, que el licitador agraciado con una subasta de venta venga obligado a levantar la mercancía 0 el bien Pág. 36 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico adjudicado a su favor, dentro de los cinco (5) días de haber recibido la notificación de levante de esta, a su costo y riesgo. De no proceder al levante dentro del término establecido, se procederá a adjudicarle la buena pro al segundo postor y la diferencia entre la oferta de este y el licitador a quien originalmente se le adjudicó, será absorbida por la fianza del licitador a quien originalmente se le adjudicó y no cumplió con los términos establecidos. También se le cobrará por el almacenamiento de los días que transcurran posteriormente a la fecha que se le fijó para recogerlo y la fecha del levante del bien por parte del segundo postor. k) Almacenaje En caso de que el licitador que venda a la OIG tuviera que almacenar los suministros a entregar, la OIG no será responsable del precio que pague el licitador por concepto de almacenaje ni por las ganancias que deje de obtener. Tampoco la OIG pagará arbitrios, si algunos, por concepto de almacenaje. I) Descuento El descuento que ofrezca el licitador como estímulo para que se le eer acelere el pago en su día, de adjudicársele la subasta no se considerará en la evaluación de la oferta para la adjudicación, a menos que así esté contenido en el pliego. m) Arbitrios El precio ofrecido por el licitador no podrá incluir los arbitrios estatales. n) Políticas preferenciales El pliego deberá contener cualquier aviso establecido en las diversas leyes de preferencia. El pliego deberá, además, informar a los licitadores 0 proponentes la obligación de presentar con su oferta cualquier documento acreditativo de su preferencia. La OIG dará fiel cumplimiento a la política pública de compras preferentes dispuestas en ley. En el caso de adquisiciones con fondos federales, si estas políticas no son permitidas, así se señalará, indicando la norma que dispone tal prohibición. o) Condiciones adicionales Las condiciones de una subasta son los términos bajo los cuales se interesa que se entregue el bien, se ejecute la obra 0 se preste el Pág. 37 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico servicio. Podrá ser incluida en el pliego de una cotización, subasta o solicitud de propuestas, cualquier condición adicional que, a juicio de la unidad peticionaria deba ser incluida para garantizar y salvaguardar los mejores intereses de la OIG. p) Permisología El pliego expresará que, en aquellos casos en que la provisión del bien O servicio a la OIG requiera la obtención de algún tipo de permiso de alguna entidad gubernamental o privada, salvo pacto en contrario, dicho trámite recaerá en el licitador. q) Garantía El pliego expresará que todo licitador deberá incluir, de forma clara y detallada, el periodo específico o los términos aplicables a cada garantía, sus limitaciones y condiciones, los trámites requeridos para reclamar la garantía, una descripción clara de qué entidad proveerá el servicio de reemplazo, subsanación, corrección 0 reparación del producto 0 el servicio y los términos de entrega del producto o servicio. i. La garantía del producto 0 servicio deberá detallar claramente qué incluye. A su vez, la garantía tiene que estar certificada, en casos de productos, por el fabricante local 0 del exterior y también por su representante o distribuidor, garantizándole a la OIG su reemplazo de partes 0 productos, servicios y mano de obra bajo términos claramente expuestos en la oferta del licitador. ii. Se informará, además, que el licitador deberá asumir los costos relacionados a la garantía, incluidos los gastos de transporte o envío. iii. Se informará a los licitadores que se considerará de manera preferente la garantía prestada en Puerto Rico a la garantía prestada en el exterior. iv. Se requerirá a todo licitador el deber de honrar a la OIG la garantía, si alguna, independientemente de si se compra 0 no a través de un distribuidor. V. En el pliego se advertirá a todo licitador que el incumplimiento de lo antes expresado será razón de descalificación. Pág. 38 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico vi. De ninguna manera se impondrán requisitos de garantía irrazonables que tengan el efecto de remover de la licitación a un licitador en particular. r) Disposición del bien a ser adquirido Todo pliego deberá incluir una disposición a los efectos de requerir a todo licitador, en cualquier proceso de adquisición, que informe si en su oferta está incluida la disposición del bien a ser adquirido de una forma ambientalmente segura y sostenible. También deberá expresar si su oferta incluye o no el costo de disposición del bien a ser adquirido. En caso de que la oferta no contemple la disposición ni el costo de disposición, el licitador deberá incluir algunas alternativas de disposición y costo estimado.