PROCEDIMIENTO PARA TRAMITAR COMPRAS INFORMALES

El procedimiento para tramitar una compra informal es el siguiente: a. El Agente Comprador asignado para el trámite, solicitará un número adecuado de cotizaciones del bien 0 servicio necesario, a suplidores O proveedores de bienes 0 servicios bajo la categoría correspondiente. El número adecuado de cotizaciones solicitadas nunca será menor a lo dispuesto a continuación: i. Compras menores a diez mil dólares ($10,000.00), una (1) cotización; ii. Compras estimadas entre diez mil dólares ($10,000.00) y cien mil dólares ($100,000.00), tres (3) cotizaciones; iii. Compras estimadas entre y cien mil dólares y un centavo ($100,000.01) y doscientos cincuenta mil dólares ($250,000.00), cinco (5) cotizaciones. b. La OIG hará un esfuerzo por distribuir entre diversos licitadores las invitaciones a cotizar de tiempo en tiempo, de forma tal que no siempre sean los mismos. C. El Agente Comprador ofrecerá a los potenciales suplidores las especificaciones de manera idéntica, esto incluye, pero no se limita a los términos y las condiciones, Pág. 46 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico así como el tiempo que tendrán para presentar sus ofertas, a fin de que puedan ser consideradas. d. El Agente Comprador determinará la cuantía de la fianza de ejecución requerida, si alguna, y establecerá dicho requisito en la Hoja de Cotización a ser provista la OIG a los licitadores. e. La Hoja de Cotización deberá establecer la obligación del potencial suplidor de contestar si interesa licitar en el proceso. f. Las cotizaciones podrán ser recibidas por teléfono, correo electrónico O cualquier medio de comunicación disponible, según establecido en la Hoja de Cotización. g. Las cotizaciones deberán de ser recibidas en o antes de la fecha y hora indicada en la Hoja de Cotización y se cumplimentará el récord de cotizaciones. h. Se requieren al menos dos (2) cotizaciones responsivas de licitadores responsables, cuando se realice una compra informal para que la competencia sea adecuada bajo los incisos (c) y (d) que preceden. En aquellos casos en que no se our obtenga el número mínimo de cotizaciones, según sea determinado, ello no será obstáculo para proceder con la compra, sin embargo, deberán documentarse las razones para no obtener la cantidad mínima de cotizaciones. i. El Agente Comprador evaluará las cotizaciones recibidas y adjudicará la oferta al licitador responsable, con licitación responsiva y al precio razonablemente más bajo, tomando en cuenta los mejores intereses de la OIG; y que cumpla con las especificaciones exactas del peticionario. Las cotizaciones deben cumplir en calidad, garantías, etc. j. Cuando el Agente Comprador seleccione el suplidor, y este fue uno de los que presentó su oferta por teléfono, el proveedor deberá someter su oferta por escrito y firmar la misma. Pág. 47 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico k. AI momento de seleccionar, el Agente Comprador deberá cerciorarse de la responsabilidad del suplidor, la capacidad del suplidor, la ubicación, entre otros asuntos medulares requeridos para el cumplimiento de la entrega de la compra. Además, debe contar con la certificación de disponibilidad de fondos emitida por el Oficial de Presupuesto o su representante autorizado. I. Ulterior a los trámites esbozados, la compra será pre intervenida y revisada por el Área de Administración, para su posterior aprobación por el Inspector General O su representante autorizado. m. El Agente Comprador notificará por teléfono al licitador agraciado y le enviará la orden de compra o contrato mediante correo electrónico. Además, notificará por teléfono O mediante correo electrónico a los suplidores no elegidos las razones para el rechazo de sus ofertas.