ACTO DE APERTURA DE LA SUBASTA FORMAL

A. Proceso dispuesto para el acto de apertura de subasta formal: 1. Las ofertas se abrirán en el día y hora fijada para su apertura. El acto de apertura será público y toda persona interesada podrá asistir al mismo. En caso de que el Pág. 62 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico acto de apertura se realice de modo virtual, se proveerá a toda persona interesada un enlace electrónico para acceder al acto. 2. El acto de apertura será presidido por el Secretario de la Junta O por cualquier miembro de la Junta. 3. En el acto de apertura podrán estar presentes los miembros de la Junta de Subastas de la OIG, los licitadores concernidos y toda persona particular interesada. No será requisito que se constituya la Junta en pleno para el acto de apertura. 4. Los licitadores deberán estar en el salón donde se celebrará el acto de apertura a la hora indicada para el comienzo. Quienes lleguen más tarde no podrán entrar y perderán la oportunidad de participar. 5. Todas las personas que asistan al acto de apertura firmarán un registro de asistencia, indicando el nombre de la persona natural O jurídica a quien representan y el puesto que desempeñan. En caso de representar a una persona natural 0 jurídica, el representante deberá proveer copia de la Resolución wer Corporativa 0 Autorización que le permite comparecer a tales fines. 6. El funcionario de la Junta de Subastas de la OIG que presida el acto de apertura de la subasta expresará en voz alta el número de la subasta que está bajo consideración, el propósito de la subasta y el nombre de cada uno de los licitadores que han presentado ofertas. Mostrará a todas las personas presentes los correos electrónicos o los sobres cerrados de las licitaciones, según establecido en el pliego. Los abrirá y verificará que contienen los documentos requeridos en el pliego de subasta. Los correos electrónicos O los sobres de las licitaciones se retendrán en el expediente de la subasta. 7. El funcionario que presida el acto de apertura inicializará y sellará cada una de las páginas de cada licitación. En aquellos casos en que se anticipe que las Pág. 63 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico licitaciones serán voluminosas o que concurrirán muchos licitadores, el Secretario de la Junta de Subastas de la OIG solicitará la asistencia de los miembros de la Junta de Subastas de la OIG para que le asistan a sellar las licitaciones. En caso de presentación electrónica de ofertas, se procederá a iniciar y sellar las páginas electrónicamente. 8. La información siguiente se deberá leer en voz alta: el número de la partida 0 renglón para el cual se está presentando oferta; el precio por partida; la marca y el modelo; la garantía; si aplica, y la fecha de entrega si es una de las condiciones de la subasta. 9. Una vez abiertas y leídas en público las licitaciones, la Junta de Subastas de la OIG no podrá cambiar los términos de la subasta, ni se permitirá a los licitadores presentes realizar una oferta 0 hacer cambios o modificaciones a la misma. 10. Cualquier persona presente en el acto de apertura podrá examinar los documentos de las ofertas presentadas después que el Secretario de la Junta lea en voz alta, inicie y selle todas las ofertas. 11. El Secretario de la Junta de Subastas de la OIG o el funcionario que presida el acto de apertura será responsable de levantar un acta de todas las incidencias en un término de veinticuatro (24) horas y certificará la veracidad de lo expresado. El acta contendrá la siguiente información: a. número y asunto de la subasta formal; b. fecha, hora y lugar de la apertura; C. número de ofertas recibidas; d. cuántos licitadores cotizaron para una 0 más partidas y cuántos no cotizaron; e. nombre de los licitadores que no ofertaron; Pág. 64 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico f. copia del registro de asistencia firmada por los asistentes al acto deberá hacerse formar parte del acta; g. certificación de la persona que preside el acto de apertura, en cuanto al cumplimiento de las disposiciones reglamentarias concernientes a dicho acto; h. cualquier incidente ocurrido durante el acto de apertura, y i. firma de la persona que presidió el acto. El acto de apertura de toda subasta formal deberá ser grabado. La grabación se preservará intacta e identificada bajo la custodia de la Junta, por un término no menor de seis (6) meses. En caso de haberse presentado una solicitud de revisión del proceso ante la Junta Revisora de la ASG o ante el Tribunal General de Justicia, dicha grabación será preservada hasta que se emita una determinación final y firme.