REUNIONES PRESUBASTA

a. La Junta de Subastas de la OIG podrá celebrar reuniones pre-subasta no menos de cinco (5) días laborables antes de la fecha fijada para el acto de apertura. Durante su celebración se requerirá la presencia del Comprador asignado a dicha Pág. 55 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico subasta y de un representante de la unidad peticionaria con conocimiento en el tipo de bien 0 servicio que se pretende adquirir. La OIG podrá establecer en las instrucciones la obligatoriedad o no de asistir a la reunión pre-subasta. b. El Secretario de la Junta de Subastas de la OIG 0 cualquier representante autorizado por la Junta de Subastas de la OIG presidirá las reuniones pre-subasta. C. Toda reunión pre-subasta tendrá el propósito de aclarar a los licitadores las dudas que surjan en torno al pliego de subasta. También, se les advertirá a los licitadores que está prohibido el tener contacto con los miembros de la Junta de Subastas de la OIG, luego de concluida la reunión pre-subasta y durante el proceso de evaluación de ofertas. d. Se establecerá un período y fecha límite para suministrar preguntas escritas. Toda pregunta 0 solicitud de documentos presentada por los potenciales licitadores a la Junta de Subastas será canalizada por medio de la Secretaría de la Junta. e. Toda pregunta escrita y sometida a la consideración de la Junta de Subastas de la OIG será contestada en el término establecido para ello. Tanto la pregunta como la contestación se les ofrecerá a los demás licitadores para su beneficio y para añadir transparencia al proceso. f. Las personas que participen de la reunión pre-subasta firmarán el libro de registro de asistencia y deberán identificar a la persona natural 0 jurídica que representan, así como proveer copia de la resolución corporativa 0 autorización brindada por la persona natural o la entidad jurídica a su favor. g. El Agente Comprador asignado a dicha subasta preparará una minuta de la reunión pre-subasta, la cual incluirá, como mínimo, lo siguiente: (i) una lista con los nombres de las personas participantes y las personas naturales 0 jurídicas que representan, de ser aplicable; (ii) los asuntos discutidos, las aclaraciones y los Pág. 56 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico acuerdos tomados en la reunión, y; (iii) la fecha, la hora y el lugar en que se celebró la reunión. h. El Agente Comprador asignado a dicha subasta enviará copia de la minuta por correo electrónico a los licitadores potenciales que participaron de la reunión al menos dos (2) días laborables antes del acto de apertura. El original de la minuta se incluirá en el expediente oficial de la subasta. i. Cualquier oferta verbal O escrita presentada por los licitadores en la pre-subasta se entenderá por no presentada, no figurará en los archivos y no se tomará en consideración al momento de adjudicar. j. Cuando se determine que la presencia de los licitadores a las reuniones presubasta es compulsoria, lo cual deberá ser notificado, la incomparecencia de un licitador será razón suficiente para su descalificación. Asimismo, el incumplimiento con cualquier otro requisito establecido en el pliego dará lugar a la descalificación.