PRESENTACIÓN DE OFERTAS PARA LA SUBASTA FORMAL

a. Las ofertas deberán estar refrendadas por el licitador. b. Cuando un licitador que no esté registrado en el RUL comparezca a un proceso de subasta formal y presente una oferta, la Junta de Subastas de la OIG no deberá rechazar la misma por el hecho de que dicho licitador no esté en el RUL. En dicho caso, la Junta de Subastas determinará si el licitador es uno responsable. En la alternativa, se le dará cinco (5) días laborables, contados a partir del acto de apertura, para que someta los documentos requeridos ante el RUL. En caso de que el licitador no se registre en el término provisto o no resulte ser un licitador responsable, se le podrá descalificar para el proceso de subasta formal. C. Las ofertas se recibirán preferiblemente por correo electrónico 0 entrega personal en la Junta de Subastas de la OIG. Pág. 57 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico d. El correo electrónico que incluye como anejo las ofertas 0 el sobre que contiene las ofertas, según sea el caso, se identificará con el nombre, dirección y número de teléfono del licitador y el número de la subasta. Las entregas personales de los sobres se efectuarán en la Junta de Subastas de la OIG, donde se marcarán indicando la fecha y hora exacta en que se recibieron, lo que constituirá la fecha oficial de entrega de la oferta. La fecha y hora de las ofertas presentadas por correo electrónico serán las impresas en el documento. Toda oferta recibida sin identificar según lo aquí provisto será tramitada como correspondencia regular. Una vez abierta conforme al trámite usual para la correspondencia (física o electrónica) regular, la Secretaría de la Junta de Subastas se comunicará con el licitador y devolverá el sobre según recibido, para que cumpla con lo aquí establecido. La Secretaría de la Junta de Subastas de la OIG sacará copia fotostática del sobre 0 imprimirá el recibo del correo electrónico como evidencia y procederá a levantar un acta. err e. La Junta de Subastas de la OIG aceptará las ofertas hasta la fecha y hora límite establecida para la presentación de las ofertas. De ocurrir algún evento natural 0 circunstancia especial que ocasione el cierre de la sede de la Junta e impida el recibo de ofertas en la fecha límite dispuesta para ello en el pliego de subasta, las ofertas se entregarán en el día en que la Junta reanude funciones, a la hora dispuesta originalmente, o a cualquier otra que oportunamente se notifique. f. Cada licitador tendrá derecho a presentar una sola oferta para cada bien, obra 0 servicio no profesional especificado en cada subasta, a menos que se indique lo contrario en el pliego de subasta. g. Los licitadores presentarán sus ofertas en los formularios oficiales suministrados, en original. En caso de que sometan sus ofertas mediante correo electrónico Pág. 58 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico deberán presentar los documentos relacionados a la Junta de Subastas de la OIG, en original. h. Los licitadores podrán reproducir el formulario oficial en fotocopias si fuera necesario. i. Si ello fuere necesario, los licitadores podrán añadir hojas para aclarar o describir más detalladamente sus ofertas. j. Las ofertas que se reciban fuera de la fecha y hora fijadas se devolverán al licitador informándole su incumplimiento con las condiciones establecidas y su descalificación. Se retendrá el sobre original de envió de la oferta o recibo electrónico el cual se hará formar parte del expediente de la subasta. k. Las ofertas presentadas por los licitadores serán parte del expediente de la subasta en la cual estos participaron y pasarán a ser propiedad de la OIG, independientemente de que se cancele o adjudique la subasta formal. No obstante, la información confidencial constitutiva de secretos de negocio O cualquier otra información protegida por derechos de autor, entre otras disposiciones legales, no are podrá ser divulgada por la Junta de Subastas de la OIG. Debido a ello, toda información que constituya información confidencial y protegida deberá se anejada a la oferta por el licitador en una hoja individual que deberá titularse "Información Confidencial y Protegida". I. Si el licitador que ofrece una marca específica es el representante exclusivo de dicha marca, tendrá la obligación de mencionarlo en la oferta y remitir la certificación del manufacturero. m. Toda oferta presentada estará bajo la custodia de la Junta de Subastas de la OIG y en ninguna circunstancia se abrirá hasta la fecha y hora fijada para el acto de apertura. Pág. 59 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico n. Si antes de la fecha del acto de apertura se recibiera una licitación con el sobre abierto, violentado, deteriorado 0 sin identificación, el Secretario de la Junta de Subastas se comunicará con el licitador concernido, para que este verifique personalmente el sobre y los documentos que contiene y los vuelva colocar en otro sobre sellado, debidamente identificado, y entregue formalmente la licitación. La fecha de entrega será la fecha de recibo original. El Secretario de la Junta preparará un acta de las incidencias a la cual unirá el sobre deteriorado, violentado o sin identificación y el licitador firmará al calce del acta indicando la fecha y la hora de la inspección del sobre violentado, deteriorado 0 sin identificación. O. Las ofertas deben hacerse en dólares y centavos, por partidas. p. En caso de que no se reciban ofertas, la Junta de Subastas de la OIG podrá llevar a cabo una nueva convocatoria o se podrá realizar una compra excepcional.