REUNIONES CON LOS PROPONENTES CUYAS PROPUESTAS

CUMPLAN CON LAS ESPECIFICACIONES ESTABLECIDAS Si la Junta de Subastas determina llevar a cabo negociaciones, estas se llevarán a cabo de la siguiente manera: a. Ninguna declaración hecha, ni acción tomada por la Junta obligará a la OIG de manera alguna. b. Los licitadores cuyas propuestas cumplan con las especificaciones del pliego, serán invitados a que asistan a una reunión en privado con la Junta, 0 sus representantes autorizados, para discutir cualquier parte de su propuesta y contestar cualquier pregunta especifica provista en dicha invitación. C. La extensión de las discusiones entre la Junta de Subastas y el licitador lo determinará la propia Junta o su representante autorizado. d. Establecer los métodos e itinerarios para llevar a cabo las discusiones y controlar las mismas. e. Orientar al licitador sobre deficiencias en su propuesta para que tenga la oportunidad de satisfacer los requisitos. elp f. Intentar aclarar cualquier incertidumbre relacionada con la propuesta, de otra forma refinar los términos y condiciones de esta. g. Proveerle al licitador una oportunidad razonable para que someta cualquier modificación sobre precio O costo, técnica 0 de cualquier otra índole a su propuesta que pueda resultar de las discusiones. h. Mantener un registro de la fecha, hora, lugar y propósito de las discusiones y de las personas que asistan a estas. i. Luego de cada entrevista O reunión con cualquier licitador, redactará una minuta que incluirá todos los elementos importantes de la entrevista o reunión. La minuta formará parte del expediente del proceso. Pág. 87 de 104 Reglamento para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico j. El licitador pondrá por escrito cualquier clarificación verbal a la propuesta. k. Las discusiones y negociaciones se podrán llevar a cabo en todo 0 en parte a través de comunicaciones por escrito sin reuniones personales ni entrevistas, a discreción de la Junta de Subastas. También, podrán llevarse a cabo por medio de cualquier plataforma electrónica. 1. No se requerirán discusiones orales o escritas en aquellos casos en que se determine, a base de la existencia de una competencia completa y abierta, o a base de experiencia previa en torno al costo del producto 0 servicio, que la aceptación sin discusión de la propuesta inicial más favorable resultará en el mejor valor para la OIG, siempre que en el pliego de la solicitud de propuestas se haya notificado a los licitadores sobre la posibilidad de que el contrato se adjudicara sin discusiones. i. De llevarse a cabo discusiones y negociaciones, la Junta podrá solicitar a los licitadores, cuyas propuestas cumplan con las disposiciones establecidas en el pliego, que sometan discusiones y negociaciones que se realicen. ii. La Junta mantendrá confidencial todas las discusiones y negociaciones. Ninguna información que tenga que ver con las propuestas 0 sus evaluaciones se discutirán con nadie que no sea el licitador que las sometió antes del otorgamiento del contrato.