CENTRO DE OPERACIONES Y MONITOREO DEL SISTEMA

DE VIGILANCIA ELECTRÓNICA (COMSVE) Este Centro de Operaciones estará adscrito a la Oficina de Seguridad Corporativa. Se instalará el equipo que sea necesario para observar las secuencias fílmicas captadas por las cámaras de seguridad instaladas dentro y fuera de los predios de la Corporación, el Hospital Industrial y todas sus dependencias. 1. El acceso a esta área será limitado y controlado. Se permitirá la entrada al personal designado a laborar en esta área y a los oficiales del orden público que se encuentren llevando a cabo una investigación, sujeto a previa autorización del Director Asociado de la Oficina de Seguridad Corporativa o su representante autorizado. Toda persona que ingrese al (COMSVE) tendrá que completar el formulario, CFSE 10-015, REGISTRO DE VISITAS A OFICINAS INTERNAS CON INFORMACIÓN SENSITIVA. 2. La información que se obtenga mediante grabación por medio del sistema de monitoreo y vigilancia tendrá un uso restringido y limitado, queda terminantemente prohibido circular o proveer videos o fotos sin la autorización del Director Asociado de la Oficina de Seguridad Corporativa. El Director Asociado de la Oficina de Seguridad Corporativa o la persona en quien éste delegue, tendrán acceso total al sistema, incluyendo el material grabado y archivado. Solamente tendrán acceso al material grabado o archivado los Coordinadores, Oficiales de Seguridad, sujeto a la previa autorización del Director Asociado de la Oficina de Seguridad Corporativa. 3. El Coordinador, el Oficial de Seguridad Corporativa o la persona que designe el Director Asociado de la Oficina de Seguridad Corporativa podrán hacer acercamientos o enfoques ("zooms") en cualquier dirección en el sistema de vigilancia. Inmediatamente que el Coordinador de la Oficina de Seguridad Corporativa observe cualquier actividad no autorizada deberá notificar a la policía estatal si es una actividad delictiva, procediendo a hacer una descripción del lugar de las personas involucradas y de actividad observada. Si un operador observa alguna actividad sospechosa, se 4 comunicará con el Coordinador de Seguridad Corporativa, con el Oficial de Seguridad Corporativa o con el guardia de seguridad del lugar donde estén ocurriendo los hechos. El Operador que identifique un incidente, debe realizar un escrito claro y detallado del incidente en el formulario CFSE 10-008, INFORME PRELIMINAR DE INCIDENTES sobre el reporte de la actividad observada. 4. Las imágenes o incidencias grabadas en el (COMSVE), serán conservadas por un periodo de (1) un mes. Solamente se podrá mantener por mayor tiempo las grabaciones de incidencias a ser investigadas, mientras dure la investigación. Además, se podrá mantener la grabación por el periodo que sea necesario cuando surjan casos de emergencias médicas, incendio, explosiones y accidentes de cualquier naturaleza. Las grabaciones deberán ser enviadas y conservadas por el Coordinador, el Oficial de Seguridad Corporativa o la persona que designe el Director Asociado de la Oficina de Seguridad Corporativa. Estos funcionarios tienen el deber de realizar las siguientes tareas, entre otras: Conservar las grabaciones por el término aquí dispuesto. Determinar con la aprobación de la Oficina de Asesoría jurídica, cuando una grabación haya perdido su utilidad. Deberá, con previa autorización del Administrador de la Corporación, entregar las imágenes en el formato previamente configurado de las cámaras o en un dispositivo de almacenamiento de datos apropiado. La grabación obtenida será custodiada por el Coordinador, el Oficial de Seguridad Corporativa o a quien designe el Director Asociado de la Oficina de Seguridad Corporativa, quiénes garantizarán la custodia y la integridad de la grabación. Si la grabación forma parte de un expediente administrativo, se deberá conservar por el mismo periodo en que la Corporación viene obligada a conservar el expediente. De igual forma solo se podrá disponer de las grabaciones antes mencionadas con la aprobación del Área de Asesoría Jurídica y la autorización escrita del Director Asociado de la Oficina de Seguridad Corporativa. 5 5. Las imágenes captadas por las cámaras de seguridad y grabadas en los videos que ubicarán al (COMSVE) podrán ser utilizadas en investigaciones criminales o administrativas por el personal autorizado. A los fines de una investigación criminal, donde se alegue que algún empleado, paciente, visitante o contratista ha violado alguna disposición legal, penal o reglamentaria aplicable y que se necesite como evidencia, las grabaciones obtenidas deberán cumplir con los requisitos de la integridad de la prueba material, para la cual el Coordinador, el Oficial de Seguridad o la persona que delegue el Director de la Oficina de Seguridad Corporativa llevará un récord desde la obtención de la grabación hasta la disposición final de esta y se mantendrá inalterada. Igual deberá cumplirse cuando se utilice las grabaciones para investigaciones de naturaleza administrativa en torno a empleados o funcionarios de la Corporación que alegadamente hayan violado alguna disposición legal o reglamentaria aplicable a estos.