Normas de acceso para empleados o funcionarios, contratistas

y visitantes 1) Registro de visitas a) Los visitantes tendrán acceso a las oficinas e instalaciones de la OIG a través del área principal de entrada de cada una de las facilidades de la OIG y a través de las áreas designadas como entrada cuando se utilice el estacionamiento como entrada principal. Cuando las facilidades de la Oficina ubiquen en un edificio donde haya personal de seguridad externo a la OIG, este personal podrá solicitar que los contratistas y visitantes se registren. Además, solo tendrán acceso a la Oficina cuando el Oficial de Seguridad o la persona autorizada por el Inspector(a) General así lo permita. b) Toda persona que ingrese al estacionamiento de las instalaciones de la OIG y que no sea empleado o funcionario, deberá visitar la recepción para su identificación correspondiente con el Oficial de Seguridad. Se Reglamento sobre Normas de Seguridad y Acceso a las Facilidades de la OIG Página 22 de 47 OIG exceptúa de este proceso a aquel visitante que esté autorizado por un funcionario con autoridad y así se corrobore con dicho funcionario. c) Todo visitante que interese acceder físicamente a las instalaciones de la OIG tendrá que presentar algún medio aceptable de identificación, según se define en este Reglamento y completar el Registro de Visitas. La Oficina podrá implementar mecanismos para el prerregistro de contratistas o visitantes. d) Cuando algún visitante no provea algún medio aceptable de identificación, la OIG podrá negarle acceso a las instalaciones hasta que pueda acreditar su identidad. e) Toda persona que visite las facilidades de la OIG, incluyendo los contratistas y aquellos que provean servicios 0 entrega de bienes, registrarán su entrada y salida en el Registro de Visitas, ubicado en los diversos accesos a las facilidades de la OIG. En dicho Registro, se anotará el nombre completo y la firma de la persona, así como el motivo de su visita y su información de contacto. Previo a registrarse, la persona se identificará con el Oficial de Seguridad o con la persona designada por el Inspector(a) General para tales fines. Además, en caso de que se le entregue un identificador provisional portará el mismo durante el tiempo que permanezca en la OIG. Cuando el visitante o contratista vaya a reunirse con un empleado o funcionario de la OIG, el Oficial de Seguridad o la persona encargada del registro, notificará al Reglamento sobre Normas de Seguridad y Acceso a las Facilidades de la OIG Página 23 de 47 OIG ulterior sobre la llegada del visitante o contratista y le escoltará hasta el lugar de reunión. f) No se permitirá la entrada a las facilidades de la OIG de cualquier persona en estado aparente de intoxicación, ya sea por uso de alcohol, drogas o cualquier otra sustancia de cualquier tipo. Se exceptúa de esta disposición cualquier persona que experimente efectos como resultado de medicamentos debidamente prescritos por facultativos médicos o persona autorizada. 2) Normas relacionadas al personal y registro de empleados y funcionarios a) Los empleados y funcionarios tendrán su tarjeta de identificación visible en todo momento y portar su tarjeta de acceso. Ambas tarjetas son propiedad exclusiva de la OIG. b) La obligación de utilizar las tarjetas se extiende a empleados y funcionarios que asistan a la Oficina fuera de sus horas laborables o mientras estén disfrutando de licencia, de no ser que acuden a una gestión como visitante y no como empleado. c) Cuando un empleado o funcionario cese sus funciones en la OIG, deberá entregar las tarjetas de identificación y de acceso al Encargado de la Propiedad o a la persona designada. d) Ningún empleado o contratista podrá acceder cualquiera de las áreas u oficinas de la OIG sin la tarjeta de acceso o sin la previa autorización Reglamento sobre Normas de Seguridad y Acceso a las Facilidades de la OIG Página 24 de 47 OIG del Oficial de Seguridad, cuando no cuente con la tarjeta de identificación. e) Cuando un empleado o funcionario no porte su tarjeta de identificación, lo notificará al Oficial de Seguridad o a la persona designada y firmará el Registro de Empleados. En tales casos, se le podrá proveer una identificación provisional que deberá estar en un lugar visible durante la jornada laboral. f) Cuando un empleado o funcionario extravíe su tarjeta de identificación deberá notificar a la Oficina de Recursos Humanos, de modo que se proceda conforme al procedimiento interno establecido. Cuando no se logre recuperar la tarjeta de identificación extraviada, el empleado o funcionario deberá cubrir el costo de la reposición de esta. El costo de la nueva tarjeta será de diez dólares ($10.00), pagadero mediante giro postal a nombre de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico. g) Se prohíbe la prestación o transferencia de la tarjeta de identificación o de acceso a otro empleado o a terceros. h) Se prohíbe al personal y a los contratistas acceder a las instalaciones de la OIG fuera de horas laborables, sin la debida coordinación y autorización de un funcionario con autoridad. i) Cualquier empleado que permanezca en las facilidades de las OIG fuera de su horario regular deberá estar autorizado por su supervisor y deberá notificarse previamente al Oficial de Seguridad. Reglamento sobre Normas de Seguridad y Acceso a las Facilidades de la OIG Página 25 de 47 OIG j) Ningún empleado, funcionario o contratista de la OIG está autorizado a proveer acceso a cualquier visitante, sin notificar previamente al Oficial de Seguridad o al funcionario delegado. k) Todo empleado o funcionario deberá presentar a los encargados de velar por la seguridad de los predios donde ubique la OIG su tarjeta de identificación, cuando alguno de estos no le pudiera reconocer. 3) Registro de agentes del orden público y exención a) Los agentes del orden público registrarán su entrada a las facilidades de la OIG, de conformidad con este Reglamento. Deberán presentar un medio aceptable de identificación y acreditar el motivo de su visita. El Oficial de Seguridad registrará el nombre del agente del orden público en el Registro de Armas, no obstante, el portador estará exento del almacenamiento del arma en la caja de seguridad, únicamente cuando el motivo de su visita sea un asunto oficial acreditado. De lo contrario, entregará el arma, conforme a este Reglamento. 4) Registro y depósito de armas a) Todo visitante o contratista que acuda a las facilidades de la OIG y que, a su vez, porte algún arma, lo informará al Oficial de Seguridad o a la persona que el Inspector(a) General designe para ello., Los empleados y funcionarios estarán impedidos de llegar o ingresar a las facilidades de la OIG portando un arma, salvo por aquellos designados a velar por Reglamento sobre Normas de Seguridad y Acceso a las Facilidades de la OIG Página 26 de 47 OIG la seguridad y que cuenten con la autorización del Inspector(a) General o su delegado autorizado. b) El Oficial de Seguridad le solicitará un medio aceptable de identificación, así como la licencia de portación de armas válida. c) Además, se le solicitará que deposite el arma en una caja de seguridad individual que se le proveerá para tales fines y se le entregará la llave o código de dicha caja. d) Además del Registro de Visitas, el portador deberá firmar el Registro de Armas, en el cual anotará el nombre, la hora de entrega, el número de caja de seguridad, el número de licencia de armas y el número de serie del arma. e) Una vez concluya la visita, el Oficial de Seguridad verificará la identidad del portador del arma, le dará acceso a la caja de seguridad donde se depositó el arma para que la retire y le solicitará la llave de la caja. La persona anotará en el Registro de Armas la hora en que tomó posesión nuevamente de su arma y volverá a firmar dicho documento. f) Una vez concluya el proceso, el visitante o contratista registrará la hora de salida en el Registro de Visitas. Este registro podrá realizarse en cualquiera de las instalaciones y anexos de las facilidades de la OIG. g) Cualquier persona que, portando un arma, no cumpla con el proceso que dispone este Reglamento para el registro de esta; que no provea los documentos requeridos o se encuentre alguno de estos vencido, no Reglamento sobre Normas de Seguridad y Acceso a las Facilidades de la OIG Página 27 de 47 OIG tendrá acceso a las facilidades de la OIG, a menos que medie una autorización del Inspector(a) General o de su representante autorizado. 5) Registro de dispositivos electrónicos a) A cualquier visitante, empleado o contratista se le podrá solicitar que entregue sus dispositivos electrónicos al Oficial de Seguridad, quien los custodiará durante su visita a la OIG. Al salir el visitante se le hará entrega de los dispositivos correspondientes. 6) Uso de las áreas para estacionamiento a) Solo se permitirán en el estacionamiento de la OIG los vehículos de los empleados, funcionarios, contratistas y visitantes autorizados. b) Se deberá estacionar el vehículo de forma tal que no presente obstrucción o estorbe el tránsito de vehículos y personas. c) Se deberá estacionar el vehículo en reversa. d) No se podrá estacionar vehículos en los pasillos de circulación o en espacios de estacionamiento distintos al que fue asignado. e) No se deberá caminar por las áreas o rampas destinadas al tránsito de vehículos. f) Los vehículos tienen que circular conforme las normas de velocidad y nunca en contra de la dirección del tránsito. g) Cuando se lleve a cabo alguna actividad, el personal apostado en los puestos de control de ingresos de vehículos deberá tener disponible la lista de personas o vehículos autorizados. Reglamento sobre Normas de Seguridad y Acceso a las Facilidades de la OIG Página 28 de 47 OIG h) Todo vehículo en el estacionamiento de la OIG deberá cumplir con la Ley Núm. 22-2000, según enmendada, conocida como Ley de Vehículos y Tránsito de Puerto Rico. i) Se podrá ordenar la remoción de cualquier vehículo que incumpla estas normas, con costo al dueño del vehículo removido. CAPÍTULO IV SISTEMA DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA ELECTRÓNICA