Custodia, almacenamiento, disposición y conservación de las

grabaciones del sistema de seguridad y vigilancia electrónica 1) La custodia, conservación y disposición de las grabaciones de video serán responsabilidad del Oficial de Seguridad o la persona que el Inspector(a) General designe para tales fines. Las grabaciones se almacenarán y mantendrán en el servidor por un término que no excederá de ciento veinte (120) días. Transcurrido el término aquí establecido, excepto por las Reglamento sobre Normas de Seguridad y Acceso a las Facilidades de la OIG Página 37 de 47 OIG situaciones que a continuación se expresan, se procederá a eliminar dicha información. 2) Las grabaciones de situaciones en las que haya información o imágenes que puedan ser utilizadas para la investigación de actos dirigidos o constitutivos de la comisión de un delito podrán mantenerse por un término mayor a los ciento veinte (120) días. En tales escenarios, las grabaciones se guardarán en un archivo de seguridad que el Inspector(a) General designe para tales propósitos y se mantendrán almacenadas hasta tanto este determine que las mismas han perdido su utilidad. 3) Para mantener en un nivel óptimo la capacidad del sistema, se dispondrá de las grabaciones que hayan cumplido con el término de almacenamiento establecido en este Reglamento, salvo en aquellos casos donde las grabaciones se necesiten utilizar como evidencia de una investigación criminal, administrativa o que medie una solicitud de inspección, en cuyo caso se conservarán por el tiempo que sea necesario para cumplir con los objetivos de estas. Cuando la grabación forma parte de un expediente administrativo, las grabaciones se conservarán por el período de tiempo que la agencia esté obligada a conservar el expediente. En aquellas grabaciones que pudieran estar relacionadas o de las cuales pudieran surgir demandas contra la OIG o contra terceras personas, las mismas se conservarán por un período de un (1) año o por el término prescriptivo que disponga el ordenamiento vigente para instar la correspondiente acción, lo Reglamento sobre Normas de Seguridad y Acceso a las Facilidades de la OIG Página 38 de 47 OIG que sea mayor. En las grabaciones antes mencionadas, solamente se podrá disponer de ellas por autorización del Inspector(a) General o su delegado autorizado. 4) Respecto a las grabaciones de las cámaras de seguridad que pudiesen ser utilizadas en procedimientos criminales, civiles o administrativos internos, se llevará un récord oficial donde se detalle todo el proceso desde la obtención de la grabación digital hasta su disposición final. Toda grabación o sus respectivos duplicados se mantendrán bajo llave o en una caja de seguridad para asegurar su conservación e integridad. Además, toda grabación solicitada para fines administrativos internos será a través del formulario provisto para dicho propósito por la persona designada por el Inspector(a) General como responsable de la custodia y disposición de las It grabaciones digitales. Asimismo, toda grabación solicitada para fines criminales o civiles será a través de orden judicial u orden de producción de documentos emitida por el Departamento de Justicia estatal o federal. Toda copia de grabación autorizada será provista por la OIG, previo al pago de los correspondientes derechos arancelarios que el Inspector(a) General establezca.