Interpretación y Definición de Términos

Los términos utilizados en este Manual en tiempo presente incluirán el tiempo futuro; aquellos utilizados en género masculino incluirán el femenino y el neutro, excepto en los casos en que tal interpretación resulte absurda o carente de sentido; el número singular incluirá el plural, y el plural incluirá el singular, según lo requiera el contexto. Para los fines de este Manual, los siguientes términos y expresiones tendrán el significado que a continuación se les asigna, salvo que del contexto se desprenda claramente un significado distinto: 1. Acuerdo: Toda determinación de la Junta de Subastas que no constituya una adjudicación. 2. Adjudicación ("Award"): Declaración escrita mediante la cual la AVP acepta una oferta o propuesta presentada en un proceso de adquisición. 3. Administración de Activos / Proyecto de Administración de Activos (Asset Management/AMP): Proyecto o desarrollo de vivienda pública. Los contratistas de la AVP están autorizados a adquirir bienes y servicios con fines operacionales, conforme a las necesidades de cada AMP ubicado dentro de su Área Designada. Como parte de este enfoque basado en proyectos, la AVP deberá garantizar que cada AMP cuente con su Ave. Barbosa #606 Edificio Juan C. Cordero Dávila Piso 9, San Juan, PR 00918 PO Box 363188 San Juan, PR 00936-3188 Tel. (787) 759-9407 www.avp.or.dov Página 4 Manual de Adquisiciones Administración de Vivienda Pública propio presupuesto y que la adquisición de bienes y servicios se realice estrictamente conforme a sus necesidades y dentro de dicho presupuesto, a fin de mejorar la eficiencia operativa, preservar y proteger los activos, facilitar la supervisión del desempeño y promover futuras inversiones y reinversiones en vivienda pública por entidades de sectores públicos o privados. (24 C.F.R. § 990.255(a)). 4. Administración del Contrato: Conjunto de acciones realizadas por la AVP tras la adjudicación de un contrato para garantizar su ejecución conforme a los términos y condiciones acordados por las partes. 5. Administrador: Director Ejecutivo y Oficial Contratante de la AVP que responde directamente ante la Junta de Gobierno y dirige y ejecuta todas las funciones y deberes de la AVP conforme le sean delegados por dicha Junta. 6. Adquisición: La obtención mediante contrato, con fondos asignados, de bienes o servicios (incluida la construcción) para uso del Gobierno Federal, ya sea mediante compra o arrendamiento, independientemente de que dichos bienes o servicios existan o deban ser creados, desarrollados, demostrados o evaluados. La adquisición comienza cuando se identifican las necesidades de la agencia e incluye la descripción de los requisitos, la solicitud y selección de fuentes, la adjudicación de contratos, el financiamiento contractual, la ejecución y administración del contrato, así como las funciones técnicas y administrativas directamente relacionadas con el cumplimiento de dichas necesidades mediante contrato. (48 C.F.R. § 2.101). 7. Agente: Cualquier persona que actúe en representación de un participante o que esté autorizada a comprometerlo en una transacción cubierta. 8. Alcance de Trabajo/Servicios: Define el proyecto y establece los requisitos de AVP. Podrá incluir una descripción de los bienes 0 servicios requeridos, los entregables y los criterios que un entregable debe cumplir para ser considerado aceptable; hitos o indicadores para determinar el progreso de la actividad o del proyecto, según aplique; calendario de entrega o cronogramas; especificaciones o información técnica; requisitos y responsabilidades de los puestos del personal; y otras consideraciones especiales. 9. Área Designada: Áreas de propiedades administradas por la AVP. 10. Área Usuaria: Área o Negociado que solicita los bienes 0 servicios necesarios. 11. AVP: Administración de Vivienda Pública. 12. Copia Redactada (Redacted Copy): Copia de un contrato o documento en la cual se omite información confidencial, propietaria o sensible, conforme a las disposiciones del FAR 3.104-4. Ave. Barbosa #606 Edificio Juan C. Cordero Dávila Piso 9, San Juan, PR 00918 I PO Box 363188 San Juan, PR 00936-3188 Tel. (787)759-9407 www.avo.pr.gov Página 5 Manual de Adquisiciones Administración de Vivienda Pública 13. Capacidad de Respuesta: Cumplimiento del licitador con todas las especificaciones requeridas en la solicitud, incluyendo adendas aplicables. 14. Comité Evaluador: Órgano administrativo compuesto por no menos de tres (3) miembros, designados por el Administrador de la AVP, para evaluar propuestas en procesos de adquisición competitiva. El Comité tendrá un número impar de miembros (3, 5 o 7) y podrá designarse un miembro alterno. El Administrador designará un presidente para dirigir los trabajos del comité. 15. Compras Cooperativas / Acuerdos Intergubernamentales 0 Interagenciales: Acuerdos entre el Departamento de la Vivienda de Puerto Rico (DV) o la AVP y otras agencias gubernamentales o entidades para la adquisición o el uso de suministros, equipos o servicios comunes. 16. Contrato: Acuerdo legalmente vinculante entre dos o más partes que crea obligaciones exigibles por ley, conforme a las disposiciones federales aplicables, incluyendo 2 C.F.R. § 200.326 y 48 C.F.R. § 2.101. 17. Contrato de Contribuciones Anuales (ACC por sus siglas en inglés): Acuerdo suscrito entre el Gobierno de los Estados Unidos, representado por HUD, y la AVP, para el desarrollo y operación de programas de vivienda, Sección 8; "Housing Choice Vouncher Program" / Sección 9 Programa de Vivienda Pública, conforme a la Ley Federal de Vivienda de 1937, según enmendada. 18. Contratista: Proveedor, suplidor, licitador, licitador o proponente o proponente, según aplique, que resulte adjudicatario y formalice un contrato u orden de compra con la AVP. 19. Cotización: Precio u oferta presentada bajo los métodos de microcompras o compras pequeñas. 20. DV: Departamento de la Vivienda de Puerto Rico 21. Emergencia: Situación de urgencia pública que no permite demoras asociadas a la notificación pública de una solicitud competitiva. Las flexibilidades de adquisición por emergencia se aplicarán conforme a los métodos no competitivos permitidos por 2 C.F.R. § 200.320(c)(3), así como a las disposiciones sobre costo y precio de 2 C.F.R. § 200.324 y 48 C.F.R. § 2.101, según aplique. 22. Empresa Comercial de la Sección 3: Empresa que cumple con al menos uno (1) de los siguientes criterios, debidamente documentados dentro de un período de los últimos seis (6) meses: 1) que esté en no menos de cincuenta y uno por ciento (51%) en propiedad y control de personas de bajos 0 muy bajos ingresos; 2) que más del setenta y cinco por ciento (75%) de las horas de trabajo realizadas para la empresa durante el período previo de tres (3) meses hayan sido efectuadas por trabajadores de la Sección 3; o 3) que esté en no menos Ave. Barbosa #606 Edificio Juan C. Cordero Dávila Piso 9, San Juan, PR 00918 PO Box 363188 San Juan, PR 00936-3188 Tel. (787)759-9407 www.avp.or.gov Página 6 Manual de Adquisiciones Administración de Vivienda Pública de cincuenta y uno por ciento (51 %) en propiedad y control de residentes actuales de vivienda pública o de residentes que actualmente vivan en viviendas asistidas bajo la