Solicitud de Propuestas (Request for Proposals RFP)

a. Condiciones de uso: Cuando las condiciones no sean apropiadas para el uso de la Licitación Sellada, podrá utilizarse el método de Propuestas Competitivas. Este será el método preferido para la adquisición de servicios profesionales cuyo valor exceda el Umbral de Compras Pequeñas. Véase el Artículo XX. b. Forma de solicitud: Las propuestas competitivas se solicitarán mediante la emisión de una RFP. La AVP deberá establecer los criterios de evaluación considerando el precio en conjunto con los factores técnicos. La RFP deberá identificar claramente la importancia y el valor relativo de cada uno de los factores de evaluación y del precio. c. Evaluación: Las propuestas serán evaluadas por un Comité de Evaluación. Dicho Comité deberá basar la evaluación únicamente en los criterios establecidos en el RFP. El Área de Compras proporcionará la orientación necesaria a los miembros designados del Comité de Evaluación para respaldar un proceso de evaluación estandarizado y consistente para cada adquisición. (Véase Artículo II Definiciones, Comité de Evaluación). El Comité de Evaluación deberá considerar las fortalezas, deficiencias y debilidades de cada propuesta. (FAR Parte 15.305) Ave. Barbosa #606 Edificio Juan C. Cordero Dávila Piso 9, San Juan, PR 00918 I PO Box 363188 San Juan, PR 00936-3188 Tel. (787) 759-9407 www.avp.or.gov Página 27 Manual de Adquisiciones Administración de Vivienda Pública d. Negociaciones con los licitador 0 proponentes Las negociaciones son intercambios (ya sea en un entorno competitivo o de fuente única) entre la AVP y los licitador o proponentes, realizados con el propósito de permitir que el licitador 0 proponente revise su oferta. Estas negociaciones pueden incluir regateo. El regateo incluye persuasión, modificación de supuestos y posiciones, concesiones recíprocas, y puede aplicarse al precio, calendario, requisitos técnicos, tipo de contrato u otros términos del contrato propuesto. Cuando las negociaciones se llevan a cabo en una adquisición competitiva, estas ocurren luego de establecerse el rango competitivo y se denominan discusiones Las discusiones deberán adaptarse a la propuesta de cada licitador o proponente y serán conducidas por el Oficial Contratante con cada licitador o proponente dentro del rango competitivo. El objetivo principal de las discusiones es maximizar la capacidad de la AVP para obtener el mejor valor, con base en los requisitos y los factores de evaluación establecidos en la solicitud. El Oficial Contratante deberá señalar o discutir con cada licitador o proponente aún considerado para adjudicación las debilidades significativas, deficiencias y otros aspectos de su propuesta (como costo/precio, enfoque técnico, desempeño previo y términos y condiciones) que, a juicio del Oficial Contratante, puedan ser modificados o aclarados para mejorar sustancialmente las probabilidades de adjudicación del proponente. El alcance y la extensión de las discusiones quedarán a discreción del Oficial Contratante. Este podrá informar a un licitador 0 proponente que su precio es considerado excesivo por la AVP y revelar los resultados del análisis que sustenta dicha conclusión. También es permisible indicar a todos los licitador o proponentes el costo o precio que, según el análisis de precios, investigación de mercado u otras revisiones realizadas por la AVP, se considera razonable. Se prohíbe revelar el precio de un licitador o proponente con el fin de inducir a otro licitador o proponente a reducir su precio. e. Mejor y Última Oferta (Best and Final Offer BAFO). Una vez concluidas las negociaciones iniciales, el Oficial Contratante invitará a los licitador o proponentes dentro del rango competitivo a someter sus BAFO, incorporando cualquier cambio que deseen realizar a su propuesta técnica y al precio. Todos los proponentes dentro del rango competitivo deberán tener la oportunidad de presentar BAFO. Las BAFO serán evaluadas de la misma manera que las ofertas iniciales. A discreción del Oficial Contratante, la evaluación podrá ser realizada por la totalidad del Comité de Evaluación 0 por un subconjunto del mismo. En cualquier caso, el Oficial Contratante deberá asegurarse de que se realice una evaluación completa y suficiente para respaldar la decisión de adjudicación. Generalmente, las BAFO se solicitan una sola vez en un proceso competitivo. No obstante, en circunstancias excepcionales, el Oficial Contratante podrá determinar que es en el mejor interés de la AVP realizar otra ronda de negociaciones y solicitar una segunda BAFO. El Ave. Barbosa #606 Edificio Juan C. Cordero Dávila Piso 9, San Juan, PR 00918 I PO Box 363188 San Juan, PR 00936-3188 Tel. (787)759-9407 www.avo.or.gov Página 28 Manual de Adquisiciones Administración de Vivienda Pública Oficial Contratante deberá documentar en el expediente contractual la justificación para reabrir negociaciones y solicitar BAFO adicionales. El Área de Adquisiciones y Contratación establecerá una fecha y hora común para la presentación de las ofertas. Las respuestas tardías se tratarán de la misma forma que las ofertas iniciales tardías. Al solicitar BAFO, el Oficial Contratante deberá informar claramente a los licitador o proponentes que, de no someter una BAFO o de no hacerlo dentro de la fecha límite, su oferta inicial se considerará como su BAFO. Las negociaciones podrán recomendarse a discreción de la AVP y se llevarán a cabo con los proponentes que tengan una probabilidad razonable de ser seleccionados para adjudicación ("Proponentes Cualificados"). La determinación deberá basarse en la puntuación de las propuestas conforme a los requisitos establecidos en la RFP. El objetivo principal de las negociaciones es maximizar la capacidad de la AVP para obtener las mejores ofertas posibles. f. Adjudicación: La Junta de Subastas realizará la selección final basada en la RFP, luego de considerar la recomendación del Comité de Evaluación. El(los) proponente(s) seleccionado(s) será(n) notificado(s) mediante una Notificación de Adjudicación emitida por el Área de Compras conforme a la determinación de la Junta de Subastas. La adjudicación se hará a la(s) firma(s) responsable(s) cuya propuesta técnica, cualificaciones, precio y otros factores considerados resulten más ventajosos para la AVP, siempre que el costo o precio sea razonable conforme a los métodos establecidos en este Manual.