RÉCORDS OFICIALES

El Expediente de Compras constituirá la base exclusiva para las actuaciones de la AVP en la adjudicación de cualquier contrato 11 Orden de Compra, según aplique, y para cualquier procedimiento o revisión administrativa y/o judicial relacionada con lo anterior. El Expediente de Compras será un récord público, excepto aquellos documentos y/o información que el Secretario determine, por escrito, que están protegidos por privilegio y/o son confidenciales conforme a las leyes aplicables. En caso de que un proponente someta una copia redactada de la propuesta para atender información privilegiada, o el Secretario determine que documentos o Ave. Barbosa #606 Edificio Juan C. Cordero Dávila Piso 9, San Juan, PR 00918 PO Box 363188 San Juan, PR 00936-3188 Tel. (787) 759-9407 www.avo.pr.oov Página 40 Manual de Adquisiciones Administración de Vivienda Pública información son confidenciales, la copia redactada de propuestas, documentos e información pasará a formar parte del expediente y estará disponible para inspección pública después de realizada la adjudicación. Salvo disposición en contrario en este Manual, luego de la adjudicación de cada contrato ll Orden de Compra, el Expediente de Compras estará disponible para inspección pública. La AVP conservará el Expediente de Compras por un período de cinco (5) años después del cierre de la subvención con HUD. Las excepciones para una retención mayor incluyen: auditorías iniciadas antes de finalizar el período de cinco (5) años; notificación escrita de HUD para extender el período de retención; Ingresos del Programa (Program Income) generados después del período de ejecución; y monitoreo de bienes inmuebles (Real Property). Cada Expediente de Compras incluirá la siguiente información y documentación relacionada con cada proceso de adquisición: a. Documentos de la solicitud, tales como, sin limitarse a, la solicitud del Área Usuaria, el Alcance del Trabajo (SOW), criterios de evaluación y los términos y condiciones de la solicitud. b. La Estimación Independiente de Costos (ICE), incluyendo enmiendas y documentos de apoyo o datos utilizados para preparar la estimación. c. Para toda acción de adquisición, la justificación del método de adquisición seleccionado. d. Evaluaciones, recomendaciones y determinaciones adoptadas por la AVP. e. Anuncios y sus detalles, incluyendo aquellos necesarios para cumplir con MBE/WBE/Sección 3. f. Documentos o información solicitada, considerada o recibida por la AVP, incluyendo preguntas o comentarios; y g. Ofertas o propuestas recibidas durante el proceso de solicitud.