General

a. La AVP deberá administrar la ejecución del contrato desde la fecha en que el contratista comience a prestar sus servicios (en contratos de construcción, "Notificación para Proceder" Notice to Proceed), hasta la fecha en que el contrato sea terminado o en que los bienes y servicios sean finalmente entregados (en contratos que no sean de construcción); y, en ambos casos, hasta la fecha en que se apruebe y emita el último pago. El Área Usuaria asistirá al personal de Adquisiciones de la AVP en esta función, específicamente en la supervisión del contrato. En un Contrato de Construcción, por ejemplo, el Área Usuaria (personal de ingeniería) administrará una Conferencia Previa a la Construcción antes de que el contratista inicie los trabajos acordados; celebrará reuniones de progreso para verificar los trabajos realizados, incluyendo inspecciones, Ave. Barbosa #606 Edificio Juan C. Cordero Dávila Piso 9, San Juan, PR 00918 PO Box 363188 San Juan, PR 00936-3188 Tel. (787)759-9407 I www.avo.or.gov Página 38 Manual de Adquisiciones Administración de Vivienda Pública corrección de deficiencias, cumplimiento con el calendario de construcción y con las normas laborales, a fin de que la AVP pueda emitir los pagos oportunamente. En un Contrato que no sea de Construcción, el Área Usuaria administrará una Conferencia Posterior a la Adjudicación para asegurar que el contratista comprenda los requisitos de desempeño del contrato; establecerá un sistema para la recepción de suministros, equipos y servicios; supervisará e inspeccionará los suministros y servicios; y velará por el cumplimiento de las especificaciones, los calendarios y las normas laborales, a fin de que la AVP mantenga control sobre los pagos. La AVP deberá administrar el contrato para asegurar el desempeño del contratista y que los resultados contractuales, incluyendo cualquier modificación, cumplan con los objetivos de la Agencia en relación con la adquisición y que el proceso se mantenga en el mejor interés de la AVP. b. El Área Usuaria solicitante tendrá la responsabilidad fundamental de supervisar el desempeño del contratista conforme al contrato y de hacer cumplir las fianzas y/o garantías aplicables, con la asistencia del Área de Adquisiciones, hasta el cierre del contrato. c. Si el contratista no cumple satisfactoriamente con los términos y condiciones del contrato, el Área Usuaria deberá notificarlo por escrito al Área de Adquisiciones. El Área de Adquisiciones referirá la situación a la Oficina del Asesor Legal, la cual la evaluará y determinará si procede la terminación del contrato por incumplimiento, la emisión de una Notificación de Corrección (Cure Notice), la ejecución de las fianzas y/o garantías aplicables, o cualquier otra alternativa viable. d. Una vez completado satisfactoriamente el contrato, el Área de Adquisiciones, en conjunto con el Área Usuaria, procederá al cierre del contrato. Todos los expedientes contractuales deberán ser conservados por cada contratista y por la AVP por un período de cinco (5) años contados a partir del pago final y/o del cierre del contrato.