Definiciones

Las palabras y frases empleadas en este Reglamento tendrán el mismo significado que en la Ley 73-2019, salvo aquellas que se definan específicamente en este Artículo. Aquellas que solo se utilicen en un Artículo particular de este Reglamento o que, para mayor claridad, requieran definición específica, serán definidas en el Artículo correspondiente. 1. Adjudicación Acto de evaluar las ofertas o propuestas recibidas en respuesta a un pliego de subasta 0 una solicitud de propuestas a fin de otorgar la buena pro al licitador que mejor cumpla con los criterios, las especificaciones, las condiciones y los términos establecidos, o sea, al licitador que ofrezca el mejor valor. 2. Administrador Principal Oficial de Compras y Administrador de la Administración de Servicios Generales del Gobierno de Puerto Rico. 3. Adquisición Es el acto de obtener algún bien o servicio mediante una transacción. 4. Bienes Incluye bienes muebles, complementarios, sustitutivos, de consumo, de capital o toda cosa que sea susceptible de moverse por sí o por otra fuerza y que puede ser fungible 0 no, tales como, pero no limitados a los siguientes: alimentos, material y equipo de oficina; material y equipo de construcción, medios de transporte terrestre 0 aéreo, área terrestre o marítima; materiales escolares; equipo médico y científico; equipo, maquinaria y materiales relacionados con el procesamiento de información mediante medios electrónicos, las piezas, accesorios y materiales necesarios para su mantenimiento y 7 reparación, así como todos aquellos elementos necesarios para el funcionamiento del Gobierno de Puerto Rico. 5. Colusión Acuerdo entre varios licitadores o proponentes, con o sin la participación de funcionarios 0 empleados públicos, con el propósito de restringir la competencia, manipular procesos de licitación o cotización, fijar precios, burlar restricciones legales o cometer fraude en perjuicio del interés público. 6. Comité Evaluador Comité constituido por el Administrador o su representante autorizado, para un proceso de licitación en particular, cuya función principal será evaluar el cumplimiento, por parte de los licitadores, de los requisitos establecidos en el pliego y emitir una recomendación no vinculante a la Junta de Subastas o al Administrador Auxiliar de Adquisiciones. 7. Compra Excepcional Toda compra que está exenta de tramitarse mediante el procedimiento de subasta formal o informal, solicitud de propuestas 0 solicitud de cualificaciones. 8. Conflicto de Interés Aquella situación en la que el interés personal o económico está, o puede razonablemente estar, en pugna con el interés público. Cualquier situación que surja o pueda surgir a consecuencia de una transacción o evento en que una persona, sea 0 no empleado (incluyendo contratistas) o funcionario del Gobierno de Puerto Rico, obtenga o pueda obtener, directa o indirectamente, cualquier provecho, utilidad, ventaja, lucro o ganancia por razón de su actuación o ejercicio indebido de su influencia 0 posición. 9. Contratista Un proponente o licitador a quien se le haya adjudicado una adquisición de cualquier bien, obra o servicio no profesional mediante la expedición de una orden de compra y/o contrato, con cualquier organismo público. 10. Contrato Obligación contraída por escrito y en virtud de una disposición legal que así lo exija, entre cualquier organismo público y un licitador o proponente que asegure la adquisición de bienes, obras o servicios, conforme a las normativas mínimas vigentes en la contratación pública. Se deberán consignar en cada contrato los términos bajo los cuales el licitador o proponente ofrecerá los bienes, obras o servicios licitados. 11. Cotización Oferta de precios y condiciones, sometida por escrito, sobre un bien, obra o servicio no profesional, respondiendo el licitador a una solicitud por parte de la Administración Auxiliar de Adquisiciones. Dicha solicitud se puede hacer por teléfono, 8 correo electrónico 0 cualquier otro medio de comunicación disponible, no obstante, el licitador agraciado, en caso haber ofertado vía telefónica, deberá someter su oferta por escrito. 12. Criterios de Evaluación Criterios enumerados en el pliego de una licitación pública los cuales son utilizados para evaluar, clasificar y recomendar ofertas o propuestas para su adjudicación. También incluye los criterios enumerados en una solicitud de cualificaciones. 13. Declaración de Cualificaciones Documento donde el potencial proponente declara su capacidad para ofrecer determinados bienes o ejecutar determinados servicios en respuesta a un Requerimiento de Cualificaciones. 14. Descalificación - Acto mediante el cual el Administrador Auxiliar de Adquisiciones o la Junta de Subastas, excluye a un licitador de un proceso de licitación pública por el incumplimiento con una o más condiciones, términos o especificaciones obligatorias para poder participar en un proceso. El acto de ser descalificado priva a un licitador de su estatus como licitador participante para los eventos sucesivos en la licitación y tendrá como consecuencia que cualquier oferta, propuesta o declaración de cualificaciones presentada no sea considerada ni evaluada en el proceso. 15. Emergencia 0 circunstancias extraordinarias Se refiere a aquellas circunstancias en las que el Presidente de los Estados Unidos o el Gobernador de Puerto Rico han emitido una orden ejecutiva u otro tipo de notificación similar, declarando la existencia de una emergencia o desastre mayor. Además, las adquisiciones y procedimientos relacionados a estas circunstancias pueden responder a situaciones que involucren la salud pública, seguridad o la conservación de recursos gubernamentales, debidamente declaradas por la Autoridad Nominadora de una entidad. 16. Entidad Excluida: Para los fines de este Reglamento se refiere a la Asamblea Legislativa, el Poder Judicial, la Universidad de Puerto Rico, los municipios y cualquier otra entidad cuyos procesos de adquisición no caen bajo la jurisdicción de la ASG al amparo de la Ley Núm. 73-2019. 17. Entidad Exenta Entidad que no viene obligada a realizar sus compras a través de la ASG, pero tienen que realizar sus procesos de licitación acogiendo los métodos de licitación establecidos en la Ley Núm. 73-2019 y deberán acogerse a las categorías previamente licitadas y contratos otorgados por la ASG. 9 18. Entidad Gubernamental Entidad que está obligada a realizar todas sus adquisiciones de bienes, obras y servicios no profesionales a través de la ASG y que para dicho trámite deberá someter una solicitud por los medios que para ello designe la Administración. 19. Entidad Peticionaria Se refiere a cualquier organismo público que tramite una adquisición de bienes, obras y servicios no profesionales a través de los medios dispuestos por la ASG. 20. Especificaciones Conjunto de características primordiales de bienes, obras o servicios no profesionales, utilizados coma referencia para cada renglón de cotización, subasta o propuesta: características físicas, funcionales, de estética o de calidad requerida, con las que se describen los bienes, obras y servicios no profesionales. 21. Junta de Subastas Junta de Subastas de la ASG o de cualquier Entidad Exenta, nombrada o constituida para efectuar licitaciones públicas y que conforme a la Ley 73- 2019 actúa como organismo administrativo de estudio, evaluación y adjudicación de las subastas formales, solicitud de propuestas selladas y solicitud de cualificaciones. El funcionamiento interno de cada Junta de Subastas será de conformidad con la Ley 73-2019, la legislación habilitadora de cada Entidad Exenta y este Reglamento. 22. Junta Revisora de Subastas Organismo independiente, adscrito para fines administrativos a la ASG, con jurisdicción para revisar las impugnaciones a las determinaciones o adjudicaciones que haga la Junta de Subastas de la ASG, la Administración Auxiliar de Adquisiciones o las Juntas de Subastas de la Entidades Exentas, con aquellas salvedades y limitaciones que disponga la legislación vigente. 23. Licitador Persona natural o jurídica inscrita en el Registro Único de Licitadores de la ASG, disponible e interesada en comparecer y presentar cotizaciones, ofertas o propuestas en cualquier proceso de licitación que celebre el Gobierno de Puerto Rico. 24. Licitador Agraciado Licitador al que se le adjudique la buena pro en una o más partidas en un proceso competitivo o al que se le adjudique una orden de compra y/o un contrato. 25. Licitador No Agraciado Licitador participante cuya oferta o propuesta no representó el Mejor Valor para el Gobierno. Solamente un Licitador No Agraciado podrá impugnar una adjudicación ante la Junta Revisora de Subastas. 26. Licitador Participante Licitador que, previo a la adjudicación, haya cumplido con participar de los eventos que son requisito obligatorio para una licitación y que llegada la 10 fecha y hora límite de entregar una oferta 0 propuesta, la haya presentado dentro del plazo anunciado. Un licitador que deje de cumplir con alguno de los requisitos o formalidades necesarias, y que conozca 0 debió conocer su incumplimiento, dejará de considerarse un Licitador Participante. 27. Mejor y Final Oferta Proceso mediante el cual la Junta de Subastas de la ASG, la Administración Auxiliar de Adquisiciones o la Junta de Subastas de una Entidad Exenta solicita a los licitadores participantes una última oferta con el mejor precio que estén dispuesto a ofrecer, previo a emitir un aviso o resolución de adjudicación. 28. Mejor Valor Evaluación integral de todas las circunstancias, especificaciones y demás factores pertinentes, respecto a una o más ofertas, propuestas o cotizaciones, con el fin de asegurar que adquisición aquellos bienes, obras y servicios respondan efectivamente a las necesidades del Gobierno de Puerto Rico. 29. Mercado Abierto Modalidad de la Subasta Informal en la que se realiza una Solicitud de Cotizaciones se envía a todos los licitadores inscritos en el RUL bajo la categoría correspondiente. Se adjudica la adquisición a quien represente el mejor valor para el Gobierno de Puerto Rico. 30. Micro Compra Modalidad de la Compra Informal utilizada para la adquisición de bienes, obras y servicios no profesionales cuyo costo no exceda de cinco mil dólares ($5,000.00). 31. Negociación - Cuando sea permitido, representa un proceso dinámico y colaborativo entre la ASG y/o una Entidad Exenta, un licitador 0 proponente para alcanzar un entendido mutuamente aceptable en cuanto a los términos y condiciones de una licitación o contratación. 32. Obligar Fondos Gravar y reservar de las asignaciones presupuestarias una cantidad de dinero para cubrir el costo de las adquisiciones de bienes, obras y servicios no profesionales. 33. Obra Cualquier trabajo de construcción, reconstrucción, alteración, ampliación, mejora, reparación, conservación o mantenimiento de cualquier estructura. 34. Oferta 0 Propuesta Documento que somete un licitador o proponente en respuesta a una licitación pública y conforme a las exigencias mínimas dispuestas en el pliego o solicitud de cotizaciones. 11 35. Orden de Compra Obligación contraída entre cualquier Organismo Público y un licitador o proponente que asegure la adquisición de bienes, obras o servicios no profesionales y que incluya, entre otros datos: número de requisición; número de solicitud; entidad peticionaria; suplidor contra quien se dirige; descripción de bienes, obras o servicios solicitados, cuantía y la fuente de los fondos públicos a ser desembolsados. 36. Oficina de Investigaciones Especiales Dependencia de la ASG facultada por el Administrador para ejercer las funciones de monitorear, investigar, intervenir y recomendar sanciones a las Entidades Gubernamentales y Entidades Exentas en el curso de los procesos contemplados en la Ley Núm. 73-2019. 37. Orden de cambio ("change order") Resultado de una solicitud de modificación presentada por una Entidad Peticionaria o un licitador o proponente en el que se autoriza por la Administración la variación del alcance, términos o condiciones de una adquisición previamente licitada o cotizada. 38. Organismo(s) Público(s) Se refiere a cualquier departamento, agencia, instrumentalidad, corporación pública, oficina o dependencia de la Rama Ejecutiva, la Asamblea Legislativa o el Poder Judicial del Gobierno de Puerto Rico. 39. Partidas Enumeración de las especificaciones de cada uno de los bienes, obras o servicios que se soliciten en una licitación pública. 40. Plano Representación gráfica de un diseño que, junto con las especificaciones, permite la construcción de una obra. 41. Pliego Documento autorizado por el Administrador y publicado por los medios que para esos fines se designen, mediante el cual se establecerán los términos, condiciones, instrucciones, especificaciones, criterios de evaluación y cualquier otro detalle necesario para instruir y apercibir a los licitadores interesados en preparar y presentar ofertas, propuestas o presentaciones en los métodos de licitación de Subasta Informal Ordinaria, Subasta Formal y Solicitud de Propuestas. 42. Registro Único de Licitadores (RUL) Registro administrado por la ASG en el que constan los datos de aquellas personas naturales o jurídicas evaluadas y autorizadas para licitar en los procesos de adquisición de bienes, obras y servicios no profesionales y contraer obligaciones con el Gobierno de Puerto Rico. 12 43. Registro Único de Proveedores de Servicios Profesionales (RUP) Registro administrado por la ASG en el que constan los datos de aquellas personas naturales o jurídicas autorizadas para proveer servicios profesionales al Gobierno de Puerto Rico. 44. Registro Único de Subastas (RUS) Registro electrónico del Gobierno de Puerto Rico, ubicado en la página cibernética de la ASG, en donde se encuentran y publican los documentos relacionados con los procesos de celebración y adjudicación de una licitación pública. 45. Repetición de Licitación Licitación pública que se realiza nuevamente cuando en el proceso original no se reciben ofertas o propuestas o cuando se rechazan todas las recibidas. La repetición conservará el mismo número de la licitación pública original con el añadido de la letra "R" y un número secuencial que indicará la cantidad de veces que ha sido repetida. 46. Requisición Se refiere a una solicitud que, luego de ser debidamente tramitada y aprobada por la ASG, se encuentra lista para ser la obligación de fondos y la expedición de una orden de compra 0 contrato. 47. Revisión Administrativa Recurso presentado por un Licitador No Agraciado, según definido en este Reglamento, ante la Junta Revisora de Subastas, mediante el cual se impugna una adjudicación u otra determinación final de la Junta de Subastas de la ASG, la Administración Auxiliar de Adquisiciones o de las Juntas de Subastas de las Entidades Exentas. 48. Servicio No Profesional Aquellos servicios que no son ofrecidos por una persona natural o jurídica con conocimientos o habilidades especializadas a quien se le requiere poseèr un título universitario 0 licencia que lo acredite como profesional especializado. 49. Servicio Profesional Aquellos servicios que son ofrecidos por una persona natural o jurídica con conocimientos o habilidades especializadas a quien se le requiere poseer un título universitario o licencia que lo acredite como profesional especializado; o cuya prestación principal consiste en el producto de la labor intelectual, creativa o artística, o en el manejo de destrezas altamente técnicas o especializadas. 50. Solicitud Documento sometido mediante el formato y por los medios que para esos fines designe la ASG, mediante el cual una Entidad Peticionaria identifica una necesidad de 13 adquirir determinados bienes, obras y servicios no profesionales y que no posee los recursos internos para suplir la misma. 51. Solicitud de Cotizaciones Medio por el cual se solicita a uno o más licitadores una propuesta para la provisión de bienes, obras y servicios con expresión del precio y otros datos pertinentes, en o antes de una determinada fecha. 52. Solicitud de Cualificaciones (RFQ) Método de adquisición que surge de una solicitud emitida por la ASG o una Entidad Exenta, en asuntos especializados 0 altamente técnicos, mediante el cual potenciales proponentes proveen una exposición de los bienes, obras o servicios que pueden satisfacer la necesidad del Gobierno de Puerto Rico. Los proponentes agraciados serán participantes exclusivos del RFP que se ejecute conforme a esas mismas especificaciones. 53. Solicitud de Información (RFI) Se refiere a un mecanismo no vinculante mediante el cual la ASG, utilizando el RUL, RUP u otra fuente, solicita determinada información a personas o entidades interesadas. 54. Solicitudes de Propuestas (RFP) y/o Solicitudes de Propuestas Selladas (RFP Sellado)- Solicitudes que permiten la adquisición negociada, modificación y actualización de las propuestas de los proponentes mientras estas se evalúan y que faculta a la Junta de Subastas o a la Administración Auxiliar de Adquisiciones para solicitar una mejor y final propuesta ("best and final offer"). Cuando la cuantía de la licitación exceda de doscientos cincuenta mil dólares ($250,000.00) se denominará como Solicitud de Propuestas Sellada 0 RFP Sellado. 55. Subasta Formal Método de licitación que no permite la compra negociada y que será utilizado cuando la cuantía de la adquisición exceda de doscientos cincuenta mil dólares ($250,000.00). 56. Subasta Informal Ordinaria Proceso de Subasta Informal que no permite la compra negociada y que será utilizado cuando la cuantía de la adquisición sea igual o menor a doscientos cincuenta mil dólares ($250,000.00). 57. Subasta a la Inversa Modalidad de la Subasta Informal mediante la cual se celebra un proceso competitivo, virtual y simultáneo en el que los licitadores interesados someten una o más ofertas descendentes con el fin de lograr un precio más competitivo para el Gobierno de Puerto Rico. 14 58. Única Fuente de Abasto ("sole source") Se refiere a aquellas circunstancias en las que exista un solo suplidor disponible y previamente inscrito en el RUL, conforme al mercado particular de cada bien 0 servicio, bajo la categoría de lo que se pretende adquirir. CAPÍTULO II PRINCIPIOS NORMATIVOS Los principios normativos son aquellos que se consideran aplicables a todos los procesos relacionados a las adquisiciones y contrataciones gubernamentales de bienes, obras y servicios no profesionales, independientemente del método competitivo o no competitivo que se utilice para efectuar dicha transacción. Será responsabilidad de toda persona que intervenga en los procesos de adquisición de bienes, obras y servicios no profesionales, conocer e implementar las regulaciones aplicables a la contratación gubernamental.