Regl. 9734, art. 3.3
Junta de Subastas
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Cite as Reglamento Núm. 9734, Art. 3.3
La Junta de Subastas descargará sus funciones en cumplimiento con este Reglamento y cualquier
otra disposición legal aplicable.
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La Junta de Subastas está compuesta por cuatro (4) miembros asociados y un (1) presidente.
Además, el Administrador será integrante exoficio, según se establece en el ArtÃculo 50 de la Ley
Núm. 73-2019, pero solo podrá votar en caso de que una votación de los integrantes en propiedad
de la Junta de Subastas resulte en un empate.
Cuando la subasta 0 requerimiento de propuestas sea ejecutada en favor de alguna Entidad
Gubernamental 0 Entidad Exenta, la autoridad nominadora de dicha entidad podrá designar a un
funcionario o empleado de su agencia que fungirá como miembro de la Junta de Subastas para la
evaluación de las ofertas o propuestas, pero sin derecho a votar sobre la adjudicación.
El secretario(a) de la Junta de Subastas tendrá los siguientes deberes:
1. En coordinación con el(la) presidente(a) de la Junta, el secretario preparará la agenda y el
calendario de reuniones de la Junta de Subastas.
2. Citará las reuniones de la Junta de Subastas.
3. Certificará la existencia de quórum en las reuniones de la Junta de Subastas.
4. Certificará los acuerdos y las adjudicaciones cuando estos se tomen, asà como cualquier
otro documento de la Junta de Subastas.
5. Tomará las minutas de las reuniones de la Junta de Subastas y levantará las actas sobre los
acuerdos y las adjudicaciones.
6. Redactará las actas, acuerdos, minutas, resoluciones, adjudicaciones e informes para la
aprobación del presidente de la Junta de Subastas.
7. Notificará las resoluciones sobre adjudicaciones y acuerdos de la Junta de Subastas a las
partes interesadas.
8. Preparará y someterá los informes y escritos que le requiera el presidente de la Junta de
Subastas.
9. Devolverá las fianzas de licitación a los licitadores al completarse o cancelarse un proceso.
10. Mantendrá un récord de toda la correspondencia recibida y enviada por la Junta de
Subastas.
11. Contestará correspondencia de la Junta de Subastas, según se le instruya.
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12. Custodiará las ofertas de las subastas formales y propuestas selladas recibidas hasta el acto
de apertura.
13. Recibirá, custodiará y velará por la tramitación adecuada de los expedientes de las subastas
formales y propuestas selladas.
14. Recibirá y custodiará las declaraciones de cualificaciones sometidas por potenciales
proponentes relacionadas a solicitud de cualificaciones.
15. Custodiará toda la información contenida en los libros, récords, expedientes y documentos
de la Junta de Subastas.
16. Custodiará el sello de la Junta de Subastas.
17. Preparará y someterá a la Administración un informe mensual sobre las subastas celebradas
indicando cuáles fueron adjudicadas y cuáles fueron declaradas desiertas incluyendo copias
de las resoluciones. Este documento será firmado por el presidente y el secretario de la
Junta de Subastas.
18. Realizará cualesquiera otras funciones que le sean asignadas por el presidente de la Junta
de Subastas 0 por este Reglamento.
ArtÃculos 3.3.1 Aspectos Operacionales de la Junta de Subastas
1. La distribución de las subastas y solicitudes de propuestas selladas serán agrupadas por
miembro y por agencia. Esto es, cada miembro atenderá el proceso de licitación de cada
grupo de agencias que le sea asignado. La asignación de cada grupo se hará anual por
orden administrativa según acuerde el Administrador o su Representante Autorizado y
el presidente de la Junta de Subastas. Se tomará en consideración los siguientes
criterios:
a. Cantidad de Agencias
b. Volumen de subastas o solicitud de propuestas selladas por agencias
c. Cantidad anual de subastas centralizadas o solitud de propuestas selladas
centralizadas.
d. Cantidad anual de licitaciones centralizadas de contratos maestros
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2. Se autoriza a la Junta de Subastas a emitir un reglamento interno sobre sus funciones
internas como junta, como, por ejemplo: convocar las secciones, quórum conforme a
lo que dispone la ley, entre otros, siempre y cuando no contravengan las disposiciones
de este Reglamento ni ningún otro que sea aplicable incluyendo el de personal.
3. Todos los procesos de subastas 0 solicitud de propuestas selladas se regirán conforme
al CapÃtulo VI, ArtÃculo 6.1.2 de este Reglamento. Además de cualquier otra
disposición relacionada y que sea de aplicabilidad de solicitud de propuestas selladas.