Reuniones con Proponentes cuyas Propuestas están dentro de los márgenes

de selección establecidos Si la Administración Auxiliar de Adquisiciones o la Junta de Subastas, ha decidido sostener discusiones y negociaciones, éstas se conducirán siguiendo los procedimientos que se indican a continuación: 1. Ninguna declaración hecha, ni acción tomada por la Administración, la Junta de Subastas, el Comité Evaluador de Subastas o Propuestas o el Especialista en Compras y Subastas asignado al trámite de la adquisición durante dichas discusiones y negociaciones, obligará a la ASG de ningún modo. a) Cada licitador cuyas propuestas cumplan con las disposiciones establecidas en el pliego, será invitado a que asista a una o varias reuniones en privado con la Administración Auxiliar de Adquisiciones o la Junta de Subastas y el Comité Evaluador de Subastas o Propuestas o el Especialista en Compras y Subastas asignado al (rámite de la adquisición para discutir cualquier faceta de su propuesta y contestar cualquier pregunta específica provista en dicha invitación. b) El contenido y la extensión de las discusiones entre la Administración Auxiliar de Adquisiciones o la Junta de Subastas y el Comité Evaluador de Subastas o Propuestas 0 el Especialista en Compras y Subastas asignado al trámite de la adquisición y cada licitador lo determinará la Administración Auxiliar de Adquisiciones o la Junta de Subastas y el Comité Evaluador de Subastas o Propuestas o el Especialista en Compras 91 y Subastas asignado al trámite de la adquisición basada en hechos y circunstancias particulares de cada propuesta. c) El propósito de cada reunión será clarificar y asegurar el entendimiento de los requisitos del contrato; mejorar los aspectos técnicos de la propuesta en un esfuerzo que las lleve a cumplir con las especificaciones y requisitos de rendimiento y/o reducir el precio; discutir los datos que avalen el precio y los detalles pertinentes a cada propuesta que pueda mejorar ésta. 2. A los licitadores cuyas ofertas o propuestas cumplan con las disposiciones establecidas en el pliego se les otorgará un trato justo e igual en cuanto a la oportunidad de discutir y revisar las propuestas. Sin embargo, como la información que se trata en dichas reuniones podrá variar en relación con cada proponente, las revisiones o discusiones estarán basadas en hechos y circunstancias particulares de cada propuesta. 3. La Administración Auxiliar de Adquisiciones o la Junta de Subastas con la ayuda del Comité Evaluador de Subastas o Propuestas o el Especialista en Compras y Subastas asignado al trámite de la adquisición, podrá: a) Establecer los métodos e itinerarios para llevar a cabo las discusiones y controlar las mismas. b) Orientar al licitador sobre deficiencias en su propuesta para que tenga la oportunidad de satisfacer los requisitos. c) Intentar aclarar cualquier incertidumbre relacionada con la propuesta, y de otra forma refinar los términos y condiciones de esta. d) Corregir cualquier error que se entienda pueda existir, trayéndolos a la atención del licitador, tan pronto como sea posible, sin publicar información relacionada con otras propuestas, o con el proceso de evaluación. e) Proveerle al licitador una oportunidad razonable para que someta cualquier modificación sobre precio o costo, técnica 0 de cualquier otra índole a su propuesta que pueda resultar de las discusiones. 92 f) Mantener un registro de la fecha, hora, lugar y propósito de las discusiones y de las personas que asistan a las mismas. 4. Luego de cada entrevista 0 reunión con cualquier licitador se redactará una minuta que incluirá todos los elementos importantes de la entrevista o reunión. La minuta formará parte del expediente del proceso. 5. El licitador pondrá por escrito cualquier clarificación verbal sustantiva a una propuesta. 6. Las discusiones y negociaciones se podrán llevar a cabo en todo o en parte a través de comunicaciones por escrito sin reuniones personales ni entrevistas, a discreción de la Administración Auxiliar de Adquisiciones o la Junta de Subastas. También podrán llevarse a cabo por medio de cualquier plataforma electrónico. 7. No se requerirán discusiones orales o escritas en aquellos casos en que se determine, a base de la existencia de una competencia completa y abierta, o a base de experiencia previa en torno al costo del producto o servicio, que la aceptación sin discusión de la propuesta inicial más favorable resultará en el mejor valor para el Gobierno de Puerto Rico, siempre que en el pliego de la Solicitud de Propuestas o Solicitud de Propuestas Selladas se haya notificado a todos los licitadores sobre la posibilidad de que el contrato se adjudicara sin discusiones. 8. De llevarse a cabo discusiones y negociaciones, la Administración Auxiliar de Adquisiciones o la Junta de Subastas podrán solicitar a los licitadores cuyas ofertas o propuestas cumplan con las disposiciones establecidas en el Pliego, que sometan enmiendas a las Propuestas, que puedan someter una mejor y final oferta ("Best and final offer" o "BAFO") que respondan a las discusiones y negociaciones que se realicen. 9. La Administración Auxiliar de Adquisiciones, la Junta de Subastas, el Comité Evaluador de Subastas o Propuestas y el Especialista en Compras y Subastas asignado al trámite de la adquisición mantendrán la confidencialidad sobre las negociaciones y los aspectos discutidos. Ninguna información que tenga que ver con las propuestas o sus evaluaciones se discutirán con nadie que no sea el licitador que las sometió antes del otorgamiento del contrato. 93