Tipos de compras

6.1. Subasta informal 6.1.1 Definición Método de licitación a ser utilizado cuando se adquieran bienes, obras y servicios no profesionales cuyo costo exceda cincuenta mil ($50,000.00) dólares, pero no exceda la cantidad de doscientos cincuenta mil ($250,000.00) dólares. La Sección de Compras evaluará las ofertas y adjudicará la buena pro al (a la) licitador(a) responsivo(a) que haya ofertado el mejor valor. Este método de licitación podrá adoptar el mecanismo de mercado abierto, según lo autorice el Oficial de Licitación con el aval del Administrador. 6.2 Subasta formal fam 6.2.1 Definición Método de licitación a ser utilizado cuando se adquieran bienes, obras y servicios no profesionales cuyo costo exceda la cantidad de doscientos cincuenta mil dólares ($250,000.00). Dicha adjudicación será realizada por la Junta de Subastas al licitador responsivo que haya ofertado el mejor valor. 6.3 Compras excepcionales (sin subasta) 6 6.3.1.3 Procedimiento para compras de Emergencia En casos de emergencia o desastres decretados por orden ejecutiva, las compras realizadas se deberán llevar a cabo bajo el siguiente procedimiento: 1. Todas las compras que realice el Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico durante una emergencia se harán a través de la ASG y a tenor con las disposiciones de la Ley 73-2019 y los reglamentos emitidos en virtud de esta. 2. El (La) Presidente(a) Ejecutivo(a) de la Corporación designará uno(a) o varios(as) funcionarios(as) para fungir como coordinador(a) con el Centro de Operaciones de Emergencia del Negociado de Manejo de Emergencias y Administración de Desastres. El (la) coordinador(a) deberá contar con acceso a la plataforma autorizada. El (La) Vicepresidente(a) de Administración o la persona que este(a) designe solicitará a ASG fam el acceso a la plataforma autorizada para el (la) funcionario(a) designado(a) por el (la) Presidente(a) Ejecutivo(a) como coordinador(a). 3. La persona que fuere designada como funcionario en el Negociado de Manejo de Emergencia y Administración de Desastres, así como el (la) nombrado(a) como enlace comprador(a), debe estar y mantenerse en constante comunicación con el (la) comprador(a) autorizado(a), así como con el personal de la Sección de Finanzas. 4. El (La) enlace comprador(a) debe documentar y justificar la compra requiriendo toda la información que solicite el (la) comprador(a). Al justificar la compra, el (la) enlace comprador(a) debe incluir e indicar la entidad gubernamental donde trabaja, la información de contacto, incluido el número de teléfono y la justificación de la compra. 7 a. El (La) enlace comprador(a) de la entidad gubernamental requirente completará el formulario emitido por la Administración, para estos fines, en original, con todas las firmas requeridas. En el caso de Entidades Exentas, como lo es COSSEC, los procesos de compras de emergencia deberán cumplir con los procedimientos internos establecidos para este fin, además de la presentación del formulario para contratos emitido por la Administración. b. El (La) Presidente(a) Ejecutivo(a) o su representante autorizado aprobará las órdenes de compra emitidas por el (la) enlace comprador(a) mediante su firma, después de que el (la) enlace comprador(a) verifique que los bienes o servicios allí descritos que serán adquiridos no se encuentran disponibles. Las órdenes de compra deben estar firmadas por el (la) enlace comprador(a) debidamente autorizado o designado. En ausencia de enlaces compradores(as) debidamente autorizados con cita válida, se deberá proporcionar a la Administración el nombre y cargo de los enlaces compradores designados durante la emergencia. c. La orden de compra se levantará ante los contratos previamente establecidos por COSSEC o mediante contratos de emergencia otorgados por la Administración. Si no hay contratos preestablecidos, la Corporación recomendará a la Administración el establecer un contrato de emergencia con un suplidor o suplidores. El Administrador Auxiliar de Adquisiciones revisará el mismo y recomendará al Oficial de Licitación para aprobación y firma del formulario emitido por la Administración a estos fines. El (la) comprador (a) autorizado(a) preparará un archivo separado que contendrá las órdenes de compra de acuerdo con el Plan Operativo Gubernamental y cualquier otro documento relacionado con la compra, incluyendo, pero no limitado a, cotizaciones, comunicaciones, acuerdos y una copia del formulario establecido por la Administración. 8 d. El (la) enlace comprador(a) se asegurará de enumerar, con números consecutivos, cada orden de compra emitida durante la emergencia y mantendrá un registro de estas. e. Una vez se hayan recibido los bienes o servicios, una persona designada por el (la) Presidente(a) Ejecutivo(a) o su representante deberá firmar el recibo provisto "Orden de compra" o el formulario correspondiente requerido para las Entidades Exentas, certificando que los bienes o servicios han sido recibidos, como descrito y detallado en la orden de compra. Cualquier problema relacionado con la entrega o la recepción de los bienes o servicios debe informarse al comprador y registrarse en el archivo de compra. Estos archivos deben estar listos para auditoría por cada evento de emergencia en particular. f. Todas las comunicaciones deben realizarse en los sistemas de información de la COSSEC. Las comunicaciones en dispositivos personales están estrictamente prohibidas, excepto en Lam situaciones de emergencia, pero dicha comunicación debe conservarse y transferirse a un archivo permanente en los libros y registros de la COSSEC dentro y no más tardar de los cinco (5) días hábiles desde la fecha en que fue realizada dicha comunicación. La misma debe estar fácilmente disponible para auditorías futuras, por cada evento de emergencia en particular. 5. Todas las solicitudes de compras relacionadas con emergencias deben enviarse a través de la plataforma autorizada y el proceso establecido por la Administración, que debe ir acompañado de la siguiente documentación: a. Una Certificación de Fondos; b. solicitud de requisición; c. el contrato actual o el Acuerdo de emergencia, si no formara parte de los proporcionados por la Administración; 9 d. cotización con todas las especificaciones del producto, incluyendo la disponibilidad y la fecha de entrega; e. cualquier otra documentación que pueda ser necesaria o requerida. 6. Una vez que el Centro de Operaciones de Emergencia recibe la solicitud por la plataforma autorizada, personal especializado y autorizado designado por Negociado de Manejo de Emergencia evaluará y documentará la determinación si procede la adquisición en el mismo formulario. Luego de ser aprobado por las entidades correspondientes provistas por el Comandante de Incidente (Incident Commander), el personal designado y autorizado procederá a enviar la solicitud al personal de la Oficina de Gerencia y Presupuesto. 7. El personal de la Oficina de Gerencia y Presupuesto asignará preliminarmente los fondos y enviará la solicitud al personal de la Administración. pan 8. El personal de Administración revisará y confirmará que el Formulario establecido para atender este asunto contiene toda la documentación requerida. El personal de la Administración correspondiente designado al Centro de Operaciones de Emergencia asignará un número de control. El Administrador Auxiliar de Adquisiciones de la Administración o su representante autorizado, evaluará y recomendará la adquisición indicando que la solicitud de compra y los procedimientos cumplen con los requisitos aplicables. El Oficial de Licitación o su representante, autorizará la adquisición. Si la adquisición resulta requerir fondos adicionales a los aprobados preliminarmente, el personal de la Administración debe indicarle al enlace comprador de la entidad requirente para que realice las gestiones correspondientes con la Oficina de Gerencia y Presupuesto y el departamento de finanzas correspondiente. 10 9. La evaluación de cada Formulario debe llevarse a cabo en un periodo no mayor de veinticuatro (24) horas, salvo justa causa, si la petición está acorde con la declaración de emergencia. 10. COSSEC seguirá las pautas de adquisiciones de emergencia recomendadas que establezca la Administración. 11. Los pagos no se realizarán previo a la recepción y/o recibo de los bienes o servicios solicitados. Salvo por justa causa, se podrá adelantar hasta un máximo del 15% de la adquisición. Serán justa causa, las situaciones de emergencias médicas, riesgo de muerte o cuando el Administrador determine que la seguridad ciudadana se encuentra en peligro inminente. 12. Las prácticas competitivas y las cotizaciones múltiples deben mantenerse en la medida de lo posible. Por lo tanto, las entidades gubernamentales y las Entidades Exentas como COSSEC deben proporcionar una explicación que sea convincente para no intentar adquirir cotizaciones pam de precios múltiples (o el uso de contratos distintos a los existentes). 13. La adquisición tiene que realizarse de conformidad con los requisitos federales aplicables. 14. El (La) Presidente(a) Ejecutivo(a) deberá presentar a la Administración con copia al (a la) Gobernador (a) y al FOMB una certificación mensual que confirme que COSSEC cumplió con las normas y regulaciones establecidas sobre adquisiciones. 15. Cualquier propuesta de contrato de compra de emergencia u orden de compra, o una serie de contratos relacionados, incluidas las enmiendas, modificaciones o extensiones, con un valor agregado total de $10 millones o más, debe presentarse para su aprobación antes de su ejecución, ante la Junta de Supervisión y Administración Financiera (la "Junta de Supervisión 11 Fiscal") según lo requiere la Puerto Rico Oversight Management and Economic Stability Act (PROMESA) y su Política de Revisión de Contratos. Todos los demás contratos de compra de emergencia u órdenes de compra deben enviarse a la Junta de Supervisión inmediatamente después de su ejecución. 16. La Administración de Servicios Generales deberá publicar las compras realizadas en un término no mayor de cinco (5) días de completada la compra. Esta publicación contendrá: i) número de orden, ii) bienes o servicios a adquirir, iii) proveedor de bienes o servicios, iv) costo de bienes o servicios, v) entidad gubernamental requirente." 6.4. Compra informal Método de licitación a ser utilizado cuando se adquieran bienes, obras y servicios no profesionales cuyo costo no exceda de cincuenta mil dólares ($50,000.00). En las mismas no será necesario realizar subasta. La Sección de Compras solicitará un mínimo de tres (3) cotizaciones a licitadores(as) debidamente inscritos(as) en el RUL, bajo la categoría correspondiente. El número de por lo menos tres (3) licitadores(as) estará sujeto a que existan suficientes firmas suplidoras para el bien o servicio que se pretenda adquirir. Las cotizaciones podrán ser recibidas por teléfono, fax, correo electrónico o cualquier otro medio de comunicación disponible. En aquellos casos en que no se obtenga el número mínimo de cotizaciones, ello no será obstáculo para proceder con 12 la compra, sin embargo, deberá documentarse las razones para no obtener las tres (3) cotizaciones. En caso de que se haya requerido cotización de un proveedor en particular y este no haya contestado el requerimiento debe considerarse como "NO BID". Las cotizaciones deberán ser recibidas en o antes de la fecha y hora indicada en la solicitud de cotización, y se cumplimentara el récord de cotizaciones. Se escogerá la cotización de mejor valor tomando en cuenta la totalidad de las circunstancias y los mejores intereses del Gobierno. Una vez la misma sea adjudicada por el Administrador Auxiliar de Adquisiciones o su representante autorizado, el (la) licitador(a) agraciado(a), en caso de haber ofertado vía telefónica, deberá someter su oferta bajo su firma, mediante escrito. El Administrador podrá utilizar el método de subasta informal para una adquisición compleja cuyo costo no exceda cincuenta mil dólares ($50,000.00), cuando determine que dicho método sirve los mejores intereses públicos. Lam 6.4.1 Micro compra Dentro del método de compra informal se contempla la categoría de micro compra. Esta constituirá un método de adquisición simplificado que no exceda la cantidad de cinco mil ($5,000.00) dólares. Para las micro compras no será necesario solicitar cotizaciones. 6.4.2 Compra Mediante Cotización Escrita Procedimiento de compra que se utiliza cuando el importe total estimado de la compra de artículos, materiales, equipos, servicios no profesionales o la realización de obras es mayor de cinco mil dólares ($5,000.00) y hasta un máximo de cincuenta mil dólares ($50,000.00). Estas se hacen a través de la solicitud de cotizaciones por escrito a un mínimo de tres (3) proveedores antes de que se entreguen los bienes, se ofrezcan los servicios o se realicen las obras. 13 Las compras que involucren un importe total estimado mayor de cincuenta mil dólares ($50,000.00) hasta un máximo de doscientos cincuenta mil dólares ($250,000.00) se hará mediante el método de licitación de subasta informal a través de la solicitud de cotizaciones por escrito a un mínimo de cinco (5) proveedores(as) antes de que se entreguen los bienes, se ofrezcan los servicios o se realicen las obras. El número de cotizaciones a obtenerse previo a la compra puede ser menor en caso de existir alguna de las situaciones contempladas en el presente Reglamento. Las cotizaciones podrán ser recibidas por teléfono, fax, correo electrónico o cualquier otro medio de comunicación disponible. En caso de que se haya requerido cotización de un proveedor en particular y este no haya contestado el requerimiento, deberá considerarse como "NO BID". Las cotizaciones deberán ser recibidas en o antes de la fecha y hora indicada en la solicitud de cotización, y se cumplimentará el récord de cotizaciones. Se escogerá la cotización Lam de mejor valor tomando en cuenta la totalidad de las circunstancias y los mejores intereses del Gobierno de Puerto Rico. Una vez la misma sea adjudicada, el licitador agraciado, en caso de haber ofertado vía telefónica, deberá someter su oferta bajo su firma, mediante escrito. La Corporación podrá utilizar el método de subasta informal para una adquisición compleja cuyo costo no exceda cincuenta mil dólares ($50,000.00), cuando determine que dicho método sirve los mejores intereses del Gobierno de Puerto Rico. 6.4.3 Procedimiento para tramitar una compra informal El procedimiento para tramitar una compra informal será el siguiente: 1. 14 6. En caso de que se haya requerido cotización de un suplidor en particular y este no haya contestado el requerimiento deberá considerarse como "NO BID". 6.5 Solicitud de propuestas y/o solicitud de propuestas selladas y/o request for proposal (RFP) Bajo este método de licitación será denominado solicitud de propuestas cuando el costo de los bienes, obras y servicios no profesionales no exceda la cuantía de doscientos cincuenta mil dólares ($250,000.00) y la adjudicación es realizada por la Sección de Compras con la aprobación del (de la) Presidente(a) Ejecutivo(a). La invitación será emitida por la Sección de Compras. Bajo este método de licitación, será denominado solicitud de propuestas selladas cuando el pan costo de los bienes, obras y servicios no profesionales excede la cuantía de doscientos cincuenta mil dólares ($250,000.00) y la adjudicación es realizada por la Junta de Subastas. La invitación será emitida por la Junta de Subastas. 6.5.19 Notificación de la adjudicación Una vez se realice la adjudicación correspondiente, se notificará la determinación final mediante resolución o aviso de adjudicación. La resolución o aviso de adjudicación será notificada adecuadamente, mediante correo federal certificado con acuse de recibo o correo electrónico a todas las partes que tengan derecho a impugnar tal determinación, entiéndase, a todos los (las) proponentes participantes del proceso. 15 La notificación de adjudicación se realizará de manera simultánea y utilizando el mismo método de notificación para todas las partes. Esta deberá incluir: (i) los nombres de los (las) proponentes participantes en la solicitud de propuestas o solicitud de propuestas selladas y una síntesis de sus propuestas; (ii) los factores o criterios que se tomaron en cuenta para la adjudicación de la propuesta; (iii) los defectos, si alguno, que tuvieran las propuestas de los (las) proponentes perdidosos, y (iv) la disponibilidad y el plazo para solicitar la revisión ante la Junta Revisora de Subastas de la Administración de Servicios Generales y revisión judicial. En aquellos casos en que se haya utilizado más de un método de notificación para todas las partes, el término para presentar la revisión administrativa o de revisión judicial comenzará a decursar a partir de la notificación o del depósito en el correo del primer método de notificación. La Junta de Subastas, deberá archivar en autos copia de la determinación final sobre la adjudicación y la constancia de la notificación. fam 6.5.20 Término para Revisar La parte adversamente afectada por una decisión de la Junta de Subastas podrá presentar una solicitud de revisión administrativa ante la Junta Revisora de Subastas de la Administración de Servicios Generales, dentro del término de diez (10) días calendario a partir del depósito en el correo federal o correo electrónico notificando la adjudicación. Presentada la revisión administrativa, la Junta de Subastas elevará a la Junta Revisora de Subastas de la Administración de Servicios Generales copia certificada del expediente del caso, dentro de los tres (3) días calendarios siguientes a la radicación del recurso. La presentación del recurso de revisión administrativa ante la Junta Revisora de Subastas de la Administración de 16 Servicios Generales será un requisito jurisdiccional antes de presentar un recurso de revisión judicial ante el Tribunal de Apelaciones. La parte adversamente afectada notificará copia de la solicitud de revisión administrativa a la Administración y a la Junta de Subastas correspondiente; simultáneamente notificará también al proveedor que obtuvo la buena pro en la subasta. Este requisito es de carácter jurisdiccional. En el propio escrito de revisión, la parte recurrente certificará a la Junta Revisora su cumplimiento con este requisito. La notificación podrá hacerse por correo certificado con acuse de recibo o por cualquier correo electrónico. De así ser solicitado por la parte adversamente afectada, la Junta de Subastas le proveerá a éste las direcciones, tanto postales como electrónicas, que los proveedores participantes le hayan informado a la Junta de Subastas durante el proceso de subasta impugnado. 6.5.21 Procedimiento de Revisión Administrativa pan La Junta Revisora de Subastas de la Administración de Servicios Generales deberá determinar si acoge o no la solicitud de revisión administrativa, dentro del término de diez (10) días calendario de haberse presentado. Si dentro de ese término la Junta Revisora de Subastas de la Administración de Servicios Generales determina acoger la misma tendrá treinta (30) días calendario adicionales para adjudicarla, contados a partir del vencimiento de los diez (10) días calendario que tenía para determinar si la acogía o no. La Junta Revisora de Subastas de la Administración de Servicios Generales podrá extender el término de treinta (30) días calendario, una sola vez, por un término adicional de quince (15) días calendario. La Junta Revisora de Subastas de la Administración de Servicios Generales podrá citar a las partes dentro del término de diez (10) días calendario de haberse notificado la solicitud de 17 revisión a las partes a una vista evidenciaría en la cual podrán recibir prueba adicional, sea testifical, documental o física, que le permita tomar una determinación en torno a la revisión ante su consideración. Asimismo, la Junta Revisora de Subastas de la Administración de Servicios Generales podrá recibir testimonio pericial, podrá recibir y solicitar exámenes de muestras de los productos en cuestión, y podrá efectuar un análisis independiente y propio de los hechos, aspectos técnicos y los demás asuntos contenidos en el expediente de la subasta o el requerimiento en cuestión. Además, podrá realizar de forma independiente y autónoma las determinaciones de hechos y conclusiones de la Junta de Subastas, de la que se origina la solicitud de revisión siendo las mismas revisables en todos sus aspectos. Si se tomare alguna determinación en su consideración, el término para instar el recurso de revisión judicial empezará a contarse desde la fecha en que se depositó en el correo federal o correo electrónico copia de la notificación de la decisión de la Junta Revisora resolviendo la moción. Si la Junta Revisora de Subastas de la Administración de Servicios Generales dejare de tomar alguna acción con relación a la solicitud dentro del término correspondiente, se entenderá que ha sido rechazada de plano, y a partir de esa fecha comenzará a correr el término para la revisión judicial. La parte adversamente afectada tendrá un término jurisdiccional de veinte (20) días calendario para presentar un recurso de revisión judicial ante el Tribunal de Apelaciones, contados a partir del depósito en el correo federal o de remitida la determinación por correo electrónico, lo que ocurra primero, ya sea de la adjudicación de la solicitud de revisión administrativa ante la Junta Revisora de Subastas de la Administración de Servicios Generales, o cuando venza 18 el término que tenía la Junta Revisora de Subastas de la Administración de Servicios Generales para determinar si acogía o no la solicitud de revisión administrativa."