Sistema de Evaluación de los Empleados en el Servicio de Carrera y

Confianza (a) Aplicabilidad El Plan de Evaluación de Desempeño aplica a todos los empleados regulares, de confianza y en período probatorio de la Corporación. (b) Metodología El Plan de Evaluación de Desempeño está diseñado para cumplir con las necesidades específicas de la Corporación del Centro Cardiovascular de Puerto Rico y del Caribe. El mismo mide el desempeño del personal anualmente, con el fin de determinar si los mismos satisfacen los Estándares de Ejecución y Competencias, Criterios de Productividad, Eficiencia, Factores Administrativos de Orden y Disciplina que deben prevalecer en la Corporación para cumplir a cabalidad con su misión y objetivos. Además, el Plan provee para evaluar el desempeño del personal en el periodo probatorio, en situaciones especiales que implican un cambio de supervisión para el empleado, funciones/deberes, entre otros. 41 Los puestos que forman parte del Plan de Clasificación de la Corporación se dividen en Directores, Gerentes, Supervisores, Profesionales y otros Administrativos. Cada clase ocupacional tiene un formulario de evaluación asignado para medir el desempeño. Los formularios de evaluación incluyen estándares específicos para el grupo particular. Además, tienen espacio para añadir comentarios del supervisor, comentarios del empleado y someter recomendaciones para áreas a mejorar. El sistema de medición que se utiliza está basado en criterios de ejecución y competencias. La escala de clasificación es del uno (1) al cuatro (4), donde uno (1) es el mínimo y el cuatro (4) es el máximo. De esta manera se evalúa la ejecución del empleado. La validación de las competencias se realizará de la siguiente manera: (1) Observación directa (2) Revisión de la documentación (3) Revisión de pares (4) Resultado de pares (5) Resultado de satisfacción de áreas servidas (6) Revisión de informes de actividades Una vez el supervisor termina su proceso de evaluación debe entregar el formulario a un nivel de supervisión mayor para un visto bueno antes de realizar la reunión con el empleado para discutir los resultados obtenidos y entregar copia del formulario al empleado. Cada evaluación es individual y el supervisor debe mantener una visión objetiva para obtener unos resultados justos que midan la realidad del desempeño del empleado. (c) Objetivos del Plan de Evaluación de Desempeño (1) Establecer un sistema de evaluación formal, uniforme y objetivo para medir el desempeño de cada empleado. (2) Desarrollar las capacidades profesionales del personal y enfocar la asignación de tareas en dirección al logro de objetivos estratégicos. (3) Facilitar la identificación de áreas de mejoramiento profesional y propiciar el adiestramiento y capacitación del empleado. (4) Establecer medidas correctivas según los hallazgos obtenidos. (5) Planificar adiestramientos adecuados enfocados a las necesidades de cada Departamento. 42 (6) Motivar a los empleados a alcanzar altos niveles de ejecución en el desempeño de sus funciones. (7) Orientar a los empleados sobre la forma en que deben efectuar su trabajo para que este se considere satisfactorio. (8) Hacer reconocimiento formal de la labor que resulte altamente satisfactorio. (9) Determinar la concesión de licencias con o sin sueldo para otros propósitos. (10) Determinar el orden correlativo de las cesantías y la prioridad para reempleo de empleados cesanteados mediante eliminación de puestos por falta de fondos. (11) Determinar la reubicación de los empleados para la mejor utilización de sus conocimientos, destrezas, habilidades y potencialidades. Cada servicio deberá establecer los criterios de productividad y eficiencia necesarios para la evaluación de los empleados, conforme a las funciones de los puestos. Por otro lado, la Corporación establecerá los criterios de orden y disciplina que mejor respondan a sus necesidades, en armonía con los deberes y obligaciones de los empleados. (d) Administración del Plan de Evaluación de Desempeño El Director Ejecutivo de la Corporación delega en el Departamento de Recursos Humanos y Relaciones Laborales la administración del Plan de Evaluación de Desempeño. Las funciones principales que implican esta responsabilidad incluyen coordinar, orientar y promover el cumplimiento de todas las actividades requeridas en el Plan. (e) Procedimiento de Administración del Plan de Evaluación de Desempeño El Plan de Evaluación de Desempeño provee un procedimiento sistemático y use consecutivo para evaluar el desempeño de los empleados con relación a sus deberes y responsabilidades. Estos deben estar estrechamente relacionados con las metas y objetivos de la Corporación. El Plan, según su diseño, es un procedimiento sencillo adaptado a las necesidades de la Corporación. Este será administrado por el Departamento de Recursos Humanos y Relaciones Laborales, pero el Director de cada Departamento tendrá la responsabilidad de implementarlo. 43 (f) Normas Generales El Departamento de Recursos Humanos y Relaciones Laborales establecerá y notificará las fechas específicas para comenzar el proceso de evaluación de desempeño anualmente y las fechas límites para conducir el procedimiento y entregar la documentación requerida al Departamento de Recursos Humanos y Relaciones Laborales. Los formularios y documentos que se reciban incompletos en el Departamento de Recursos Humanos y Relaciones Laborales serán devueltos al supervisor que realiza las entrevistas para ser completados. Los empleados en periodo probatorio deben ser evaluados en un periodo de por lo menos de diez (10) días previo a concluir el término del periodo probatorio. El supervisor deberá discutir la evaluación con el empleado, luego entregar el formulario al Departamento de Recursos Humanos y Relaciones Laborales antes de la fecha de vencimiento del mismo. Cada empleado que ocupe un puesto en el servicio de carrera en la Corporación debe ser evaluado anualmente, siempre que el ciclo de evaluación comprenda por lo menos seis (6) meses de servicio consecutivos en la Corporación. Esta evaluación deberá ser discutida con el empleado. Los supervisores realizarán evaluaciones especiales, fuera de la fecha establecida anualmente, en situaciones particulares que implican un cambio de Supervisión, Hoja de Deberes, 0 que el empleado se encuentre en un Plan de Desarrollo. El empleado que no domine una competencia O que muestre deficiencias en alguna área de la evaluación, será capacitado y evaluado a través de los mecanismos desarrollados en cada departamento. El empleado que continúe presentando deficiencias significativas de ejecutorias, después de haber sido sometido al procedimiento anterior, estará sujeto a medidas disciplinarias conforme al Reglamento de Conductas y Medidas Disciplinarias. El empleado tiene derecho de solicitar por escrito la revisión de la evaluación al Departamento de Recursos Humanos y Relaciones Laborales. 44 Los supervisores deben, de ser posible, discutir las evaluaciones con el Próximo nivel de supervisión (si hubiera alguno), antes de reunir al empleado para discutir los resultados de la evaluación. (g) Responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos y Relaciones Laborales (1) El Departamento de Recursos Humanos y Relaciones Laborales tiene la responsabilidad de hacer cumplir las disposiciones establecidas en el Plan de Evaluación de Desempeño. (2) Establece y notifica el inicio del ciclo de evaluación a los Departamentos. (3) Brinda apoyo y orientación durante todo el ciclo de evaluación a todo el personal. (4) Recibe la documentación requerida de todas las evaluaciones realizadas y verifica que estén correctas. (5) Evalúa y tramita las recomendaciones de adiestramiento al Programa de Desarrollo del Personal del Departamento de Recursos Humanos y Relaciones Laborales, para que sean atendidas. (6) Capacita y orienta al personal para conocer y trabajar con el Plan de Evaluación de Desempeño. (7) Revisa y actualiza el Plan de Evaluación de Desempeño, según sea necesario y ofrece capacitación al personal sobre los cambios realizados. (8) Verifica que todos los empleados elegibles hayan sido evaluados y que se archive la evaluación en el expediente de personal. (9) Recibe, refiere y da seguimiento a las solicitudes de revisión para asegurar una determinación de acción a seguir. (10) Refiere al Programa de Desarrollo de Personal, las evaluaciones que requieren un Plan de Desarrollo para trabajar con las competencias señaladas. (h) Responsabilidad del Supervisor Inmediato (1) Cada supervisor tendrá la responsabilidad indelegable de evaluar el desempeño del personal a su cargo y presentar la documentación requerida antes de la fecha límite establecida por el Departamento de Recursos Humanos. El no cumplir con esta responsabilidad puede ser causa para imponer medidas disciplinarias, según el Reglamento de Conductas y Medidas Disciplinarias de la Corporación. 45 (2) Los supervisores deben mantener comunicación continua con el personal a su cargo y propiciar su participación activa en los procesos que componen el ciclo de evaluación, como método de apoyo al empleado. (3) Envía los formularios correspondientes al Director de Departamento 0 a un nivel mayor de supervisión, quien los revisa antes de discutir los resultados con el empleado. (4) Una vez el supervisor discute la evaluación con el Director de Departamento a quien responde, realiza una reunión con el empleado como parte del proceso de evaluación para revisar los resultados obtenidos, analizar las ejecutorias del empleado, y discutir las puntuaciones obtenidas. (5) Al culminar el proceso de evaluación, en los casos donde el resultado sea que no cumple las expectativas, el supervisor debe proveer al empleado las ayudas y opciones de adiestramiento que le brinden la oportunidad al empleado de mejorar. (6) Para finalizar el ciclo de evaluación, el supervisor entrega una copia del formulario de evaluación certificado al empleado. (7) Se recomienda que los supervisores mantengan un registro de incidentes significativos para evidenciar los eventos, incidentes o actividades relevantes a la ejecución del empleado. Este registro facilita al supervisor el proceso de evaluación, ya que documenta una secuencia de datos y fechas relacionadas a la labor del empleado que puede utilizar como base para otorgar la puntuación al empleado. (8) Cada supervisor debe tener la información que documente el desempeño del empleado durante el ciclo de evaluación, para evidenciar que la misma sea justa. Esta documentación puede incluir cartas, memorandos, minutas de reuniones, adiestramientos, reconocimientos, registro de incidentes significativos y cualquier otra evidencia que lo sustente. (9) En caso de una evaluación que no cumpla con las expectativas, el supervisor debe conservar la documentación que sustente sus argumentos, tales como: evidencia de amonestación verbal 0 escrita, informes de trabajo, muestras de trabajo, evidencia de ausentismo injustificado y cualquier otra evidencia relevante. 46 (10) En caso de una evaluación donde excede las expectativas, se recomienda presentar cartas de reconocimiento, evidencia de logros excepcionales, informes de trabajo, muestras de trabajo y cualquier otra evidencia relevante. (11) Cuando una evaluación esté en proceso de revisión, el supervisor debe proveer toda la información requerida como parte de la evidencia para tomar una determinación. (i) Responsabilidad del Empleado (1) El empleado tiene la responsabilidad de apoyar y participar en los procedimientos que le aplican en el Plan de Evaluación de Desempeño. No cumplir con esta responsabilidad puede ser causa para imponer medidas disciplinarias, según el Reglamento de Conducta y Medidas Disciplinarias. (2) Como cierre para el proceso de evaluación, se requiere la firma del empleado en el Formulario de Evaluación. La firma certifica que ha sido informado sobre los resultados de su Evaluación de Desempeño, no significa que está de acuerdo con los mismos. A esos fines, el empleado tiene la oportunidad de exponer sus comentarios, en el área correspondiente en el formulario. (3) Si el empleado no está de acuerdo con el resultado de su evaluación puede solicitar revisión, explicar sus razones y firmar el formulario. En un periodo de diez (10) días calendario, debe enviar una carta exponiendo sus argumentos al Departamento de Recursos Humanos, con copia a su supervisor inmediato. Adjunto a la carta debe incluir copia del Formulario de Evaluación de Desempeño firmado, el cual es requisito para solicitar la revisión. (j) Responsabilidad del Director de Departamento Cada Director de Departamento Clínico; Administrativo 0 Gerencial a cargo de los servicios de apoyo, es responsable de velar que el Departamento u Oficina que dirige cumpla con el procedimiento establecido en el Plan de Evaluación de Desempeño. Durante el proceso de evaluación, actúa como facilitador de los gerentes, supervisores y personal del Departamento que dirige. (k) Ciclo de Evaluación El ciclo de evaluación de los empleados de la comprenderá un periodo de doce (12) meses. El Director de Recursos Humanos y Relaciones Laborales comunicará las instrucciones, fecha para comenzar el proceso y fecha límites para entregar la totalidad de las evaluaciones bajo la responsabilidad de cada Director de Departamento quienes a su 47 vez informarán a los Gerentes y Supervisores de sus áreas de trabajo. Una vez establecida la fecha de comienzo del proceso de evaluación, cada Director de Departamento tendrá un periodo de 30 días calendario para entregar las evaluaciones firmadas al Departamento de Recursos Humanos. Es responsabilidad de cada Director programar su itinerario de trabajo para cumplir con las fechas establecidas. El Director de Recursos Humanos y Relaciones Laborales programará el proceso de evaluación de desempeño anualmente y notificará cualquier cambio en la fecha establecida. (I) Interrupción del Ciclo de Evaluación El Ciclo de Evaluación puede ser interrumpido por razones justificadas como la concesión de alguna licencia, por ejemplo: licencia por enfermedad, licencia militar, FSE, SINOT, licencia médico-familiar, licencia de maternidad o licencia sin sueldo, entre otras. Cuando ocurre una interrupción del Ciclo de Evaluación se puede acreditar al empleado el tiempo trabajado si ha ocupado el puesto por un periodo de seis (6) meses consecutivos o el equivalente al periodo probatorio de la clase ocupacional y no excede de siete (7) meses fuera del servicio. Cuando un empleado cumple siete (7) meses 0 más fuera de servicio, no se le acreditará el tiempo trabajado. En este caso, se comienza un nuevo ciclo de evaluación al momento de su reinstalación en el puesto. (m) Evaluación de Periodo Probatorio La duración del Ciclo de Evaluación en periodo probatorio se rige por el tiempo que establece la Especificación de la Clase del puesto en que se nombra o asciende el empleado. Toda persona que sea seleccionada para ocupar un puesto regular de carrera como nuevo nombramiento, ascenso, descenso 0 traslado en la Corporación, estará sujeta a un periodo probatorio de ser requerido, según las normas establecidas en este Reglamento. La duración del periodo probatorio será la prescrita en la Especificación de la Clase correspondiente. Durante este tiempo el empleado será evaluado por un supervisor en términos de capacidad, habilidad, eficiencia, destreza y actitudes en el trabajo. Estas evaluaciones serán la base sobre la cual se determinará el que al empleado se le otorgue 0 no la permanencia. 48 Durante el periodo probatorio, el supervisor deberá ofrecer al empleado la oportunidad para aprender sus funciones y deberes. La orientación y supervisión del empleado deberá guiarse por la Hoja de Deberes, la organización y funcionamiento de la Corporación, la Especificación de Clase, las disposiciones de este Reglamento y las normas y procedimientos de la Corporación. Cuando el empleado tenga nombramiento transitorio 0 haya sido asignado administrativamente y luego sea nombrado en un puesto regular, se podrá prescindir del periodo probatorio, siempre y cuando haya servido en un puesto similar y se haya desempeñado en forma satisfactoria por lo menos al equivalente al periodo probatorio, asignado al puesto y sea recomendado mediante evaluación para que se convalide el mismo y el empleado sea nombrado con status regular. Las evaluaciones de periodo probatorio se deben realizar, por lo menos, diez (10) días previos a concluir el término de probatorio y los supervisores deben entregar el formulario al Departamento de Recursos Humanos antes de la fecha de vencimiento del mismo. Aquellos casos en que, al empleado con un nombramiento en un puesto regular con estatus probatorio, se le requiera realizar a tiempo completo, otras funciones distintas a las funciones del puesto en el que fue nombrado con estatus probatorio, durante un periodo total de diez (10) días O más, sean consecutivos O no, durante el periodo, probatorio, el Director Ejecutivo tiene la prerrogativa de extender su periodo probatorio por la misma cantidad de días en que estuvo realizando tales tareas. Para poder extender el periodo probatorio, el Director Ejecutivo tiene que autorizar por escrito la asignación a tiempo completo de tales tareas distintas al puesto regular en estatus probatorio, realizadas O a realizarse durante el periodo probatorio. El periodo probatorio será extendido con la aprobación escrita del Director Ejecutivo de la Corporación del Centro Cardiovascular de Puerto Rico y del Caribe, quien es la Autoridad Nominadora. (n) Evaluaciones Especiales Las evaluaciones especiales son las que se realizan fuera del ciclo de evaluación. Los supervisores inmediatos realizan estas evaluaciones cuando ocurran las siguientes situaciones: (1) Cuando el empleado se traslade a otro departamento. (2) Cuando el empleado deje el puesto que ocupa por acción disciplinaria, ascenso, descenso 0 reclasificación. 49 (3) Cuando el empleado sea destacado en otra área de trabajo por más de 60 días. (4) Si el supervisor va a cambiar por concepto de traslado, retiro, renuncia o que finalice las funciones del puesto. (5) Que el empleado esté en un Plan de Desarrollo o Capacitación. (o) Discusión de las Evaluaciones con el Empleado La discusión del formulario de evaluación con el empleado es requisito como parte del proceso de evaluación. El supervisor inmediato coordina con el empleado la fecha para realizar la reunión en la cual discute los resultados en los estándares de ejecución que miden el desempeño en el ciclo de evaluación. Se definen los resultados esperados y explican las puntuaciones obtenidas. Cuando el empleado no está de acuerdo con los resultados obtenidos en su evaluación, tiene la oportunidad de expresarse en el espacio provisto para comentarios del empleado. (p) Resultado de las Evaluaciones de Desempeño Los supervisores deben ser objetivos al momento de evaluar el desempeño de los empleados a su cargo. Las escalas de evaluación que se utilizan para medir el nivel de desempeño de los empleados son: (1) Excelente El empleado que excede de forma significativa los estándares de ejecución y competencia. Su funcionamiento sobrepasa continuamente los requisitos del puesto. (2) Bueno El empleado que cumple y excede en ocasiones los estándares de ejecución y competencia. Su funcionamiento es mejor que el empleado promedio. (3) Promedio El desempeño del empleado es satisfactorio la mayor parte del tiempo. Su funcionamiento está dentro de los estándares establecidos. (4) Limitado El empleado demuestra una ejecución limitada. Su nivel de competencia no alcanza los requisitos mínimos aceptables. El supervisor debe seleccionar la alternativa que mejor describe el rendimiento del empleado. 50