Almacenamiento, Disposición y Conservación de las Grabaciones

La custodia y la disposición de las grabaciones digitales estarán a cargo del Administrador de Sistemas de Cámaras, el Director Ejecutivo, y de cualquier otra persona designada o autorizada por el Director Ejecutivo, quienes actuarán conforme a lo establecido en este Reglamento. Las grabaciones en el sistema de seguridad electrónica de la Autoridad se guardarán y conservarán en el DVR por un periodo razonable que no excederá de treinta (30) días, para dar tiempo a que se reporten incidentes en las áreas cubiertas por el sistema y cuyas imágenes pudieron haber sido grabadas por las cámaras de video. Transcurrido este plazo de tiempo, el sistema automáticamente borrará el día vencido en memoria para continuar grabando el día en curso y reutilizar el espacio en el disco duro del DVR. Se podrá mantener la grabación de una situación específica por un período mayor de treinta (30) días, cuando en la misma haya información que sirva a: a) La investigación de actos dirigidos o constitutivos de la comisión de un delito; b) La acusación de una persona por delito; en cuanto el presente Reglamento lo permita. En estos casos, la grabación será guardada en un archivo de seguridad en la oficina del Administrador del Sistema de Cámaras; y serán almacenadas hasta que el Director Ejecutivo, con la debida recomendación legal, determine que las mismas han perdido su utilidad. La disposición de las grabaciones se realizará mensualmente, excepto en los casos en que se necesiten como evidencia de una investigación criminal o administrativa, 0 que medie una solicitud de inspección, en cuyo caso, se conservarán por el período que sea necesario para cumplir con el objetivo. Si la grabación forma parte de un expediente administrativo, se deberá conservar por el mismo periodo en que la agencia viene obligada a conservar el expediente. En el caso de aquellas grabaciones que puedan estar relacionadas o de las cuales puedan surgir demandas en contra de la Autoridad o de terceras personas, se deberán conservar durante un año desde la fecha del evento y/o desde que se reciba una carta de reclamación extrajudicial en la Autoridad. Estas cartas de reclamación se pueden renovar anualmente, por lo que si se recibe una renovación al término prescriptivo hay que preservar la grabación por igual tiempo. Sólo se podrá disponer de las grabaciones antes mencionadas con la recomendación de la División Legal de la Autoridad y la autorización escrita del Director Ejecutivo. En relación con grabaciones obtenidas a través de las cámaras de video que van a ser utilizadas en procedimientos criminales o administrativos donde se alegue que algún empleado, visitante o contratista ha violado alguna disposición legal o reglamentación aplicable, se llevará un récord oficial en donde se detalle todo el proceso desde la obtención de la grabación digital hasta la disposición final de la misma. 20