Deberes, Facultades y Responsabilidades

A. Encargado de la Propiedad 1. Registrar, identificar, numerar y marcar la propiedad mueble que se adquiera por compra, donación 0 fabricación interna. 2. Mantener registros actualizados de la propiedad por unidad de trabajo, localización física y custodio. 3. Tomar inventarios físicos anualmente, con el fin de constatar la exactitud de los registros de propiedad, identificar discrepancias, investigar el porqué de las mismas y actualizar los registros. 4. Mantener un control efectivo de las transferencias y bajas de propiedad, de manera que reflejen de inmediato los cambios en los registros pertinentes. 5. Mantener un inventario de propiedad utilizable no asignada y disponible para ser distribuida, según las necesidades operacionales de la Oficina Central y Oficinas Regionales. 6. Evaluar la propiedad fuera de uso, excedente 0 inservible para la ACAA con el fin de iniciar los trámites necesarios para su disposición. Una vez concluido el proceso de disposición, le envía a la Sección de Contabilidad los documentos necesarios para la actualización de los registros de propiedad mueble. 7 7. Conducir investigaciones dirigidas a establecer responsabilidad en cuanto a uso indebido de la propiedad, desaparición, hurto, pérdida 0 apropiación ilegal en el trabajo. 8. Cumplir y hacer cumplir los reglamentos y procedimientos establecidos para el control, identificación, cuido, mantenimiento, localización y disposición de la propiedad mueble. B. Custodio de la Propiedad 1. El Custodio de la Propiedad podrá delegar sus funciones. (Designación de Custodio de la Propiedad, Forma ACAA-600-117) 2. Mantendrá y actualizará la copia de los recibos de propiedad de cada empleado 0 funcionario adscrito a su unidad de trabajo. 3. Notificará al Encargado de la Propiedad sobre el recibo de propiedad nueva con el propósito de que la misma se registre oficialmente, si no se ha hecho, y se le asigne número. Esto es en los casos donde se acuerde recibir la propiedad en la oficina O departamento. 4. Anotará la propiedad nueva en la copia del recibo de propiedad del empleado a quien se le asigna hasta tanto el Encargado de la Propiedad produzca un recibo actualizado. 5. Se encargará de tramitar a través del Encargado de la Propiedad toda transferencia de propiedad. 6. Acompañará al Encargado de la Propiedad en la toma de inventarios físicos anuales. 7. Notificará al Director de la Unidad de Trabajo a la que pertenece y al Encargado de la Propiedad de cualquier pérdida o desaparición de la propiedad asignada. 8. Al recibir propiedad nueva, inspeccionará y verificará que la misma reúna las especificaciones necesarias. 9. Hará cumplir, dentro de su unidad, los reglamentos y procedimientos establecidos para el control, identificación, cuido, mantenimiento, localización y disposición de la propiedad mueble. 10. Conducirá investigaciones dirigidas a aclarar lo sucedido en cuanto a uso indebido de la propiedad, desaparición, pérdida 0 apropiación ilegal en su área de trabajo. 11. Notificará a la Policía de Puerto Rico en caso de robo, hurto, pérdida O escalamiento. 12. Una vez culminada sus funciones como Custodio de la Propiedad, deberá solicitar un inventario completo de su Departamento u Oficina a la División de Propiedad. Este inventario debe ser realizado en compañía del Encargado de la Propiedad y deberá realizarse en 0 antes de su renuncia. 8 C. Empleado 1. Cuidará la propiedad que se le ha confiado y responderá por el valor original en metálico de ésta por pérdida 0 daño físico ocasionado por negligencia 0 por falta de cuidado en el desempeño de sus funciones. Podrá sustituir la porpiedad perdida por una igual 0 similar en calidad y durabilidad. El Director de Compra certificará que el reemplazo cumple con lo antes expresado. 2. Firmará el Recibo de Propiedad de Uso (Forma ACAA 600-48-A) por toda la propiedad asignada. 3. Notificará a su supervisor inmediato y al custodia de la propiedad la pérdida, rotura, deterioro 0 desperfecto que sufra la propiedad tan pronto ocurra. El supervisor inmediato notificará sobre el particular al Custodio de la Propiedad con la debida prontitud. 4. Ningún empleado usará la propiedad asignada para otros fines que no sean los estrictamente oficiales. 5. Cuando un empleado pase a ocupar otro puesto en la misma unidad de trabajo O en otra dependencia de la ACAA, 0 cese en sus funciones por cualquier motivo, hará entrega de la propiedad asignada al Encargado de la Propiedad 0 al Custodio de la Propiedad mediante recibo. ("Certificación de Relevo" Forma ACAA- 600-75)