Inventarios Físicos

A. Con el propósito de constatar la veracidad de la información que contiene la aplicación de activos fijos, anualmente se llevarán a cabo inventarios físicos por unidad de trabajo. El inventario se llevará a cabo por el Encargado de la Propiedad y el Custodio de la Propiedad de cada unidad de trabajo. B. Para el adecuado control de la propiedad se requiere que se tome un inventario físico anual. C. En el caso de los directores de departamentos y los directores de las oficinas regionales, se hará un inventario físico de la propiedad asignada a su unidad cuando estos cesen sus funciones en la unidad de trabajo particular, ya sea por traslado 0 reasignación, aún dentro de la ACAA, o por desvinculación total del servicio. D. El Encargado de la Propiedad preparará, una vez finalizado el inventario, un informe sobre las diferencias encontradas. Entregará copia de dicho informe a los custodios de la propiedad, quienes procederán a tomar las medidas necesarias para evitar que en el futuro se repitan tales diferencias. E. De encontrarse discrepancias entre el inventario físico y to registrado en la aplicación de activos fijos, se llavaran a cabo gestiones necesarias para determinar el motivo por el cual la propiedad no ha sido encontrada. El custodio será responsable de utilizar el "Procedimiento para cuando se produjo Pérdida, Destrucción o Apropiación llegal o Disposición no Autorizada de Bienes o Fondos." F. Una vez finalizado el inventario y corregidas las discrepancias, se preparará el informe de propiedad en uso de la unidad de trabajo, el cual será firmado por el Custodio de la Propiedad y el Encargado de la Propiedad. El custodio deberá preparar 0 actualizar los recibos individuales de propiedad en uso, los cuales además de las firmas anteriores serán firmados por el empleado que tiene la posesión directa de la propiedad. G. Como resultado del inventario, la División de Propiedad ajustará el Subsidiario de Equipo de la aplicación de activos fijos, utilizando las listas de inventario para cada unidad. Dichas listas deben incluir, la siguiente información: 1. Nombre 0 descripción del equipo. 2. Número de propiedad 3. Localización 13 H. La lista del inventario tomado en cada oficina regional y oficina central, será el informe de inventario de cada unidad. I. Los inventarios físicos periódicos son necesarios para el control adecuado. Conforme a lo anterior, las oficinas regionales y la oficina central deben llevar a cabo los inventarios físicos periódicos de la propiedad bajo su control, con los custodios de la propiedad de las oficinas. J. Durante la toma de inventario físico no se podrán tramitar transferencias.