Reglamento sobre el sistema de evaluación y motivación de empleados públicos.

SISTEMA DE EVALUACION Y MOTIVACION DE EMPLEADOS Núm. 4145 TABLA DE CONTENIDO a Fecha: 241990 11:46 Secretario de Estado PRIMERA PARTE : SISTEMA DE EVALUACION DE EMPLEADOS I. INTRODUCCION: Por: Secretario Auxiliar de Estado A. La evaluación : Función gerencial indispensable 1 B. Un Sistema de Evaluación y Motivación de Empleados: 1 base legal y expresión de filosofía gerencial II. MARCO TEORICO : 5 A. Principios en que se basa el Sistema de Evaluación 5 y Motivación de Empleados B. Objetivos del Sistema 6 Objetivos Generales Objetivos Específicos inmediatos C. Usos de la Evaluación de Empleados 7 D. Elementos del Sistema 8 1. Administración del Sistema 8 2. Instrumentos de Evaluacion x8 a. Hoja de deberes y resultados esperados 8 b. Criterios de orden y disciplina 8 C. Perfil gráfico de ejecución de tareas asignadas 9 d. Perfil gráfico de cumplimiento de criterios de 9 orden y disciplina e. Registro de incidentes significativos 9 3. Mecanismos de Revision 9 10 SEGUNDA PARTE: IMPLANTACION DEL SISTEMA DE EVALUACION DE EMPLEADOS III. SISTEMA DE EVALUACION Y MOTIVACION DE EMPLEADOS 10 A. Base del Sistema 10 B. Procedimiento esquemático para la administración del 10 Sistema 1. Ciclo de evaluación 10 a) La primera fase 10 b) La segunda fase 10 c) La tercera fase 11 El Nuevo Ciclo de Evaluación 11 2. Administración del Sistema 12 3. Actividades de la primera fase del ciclo de 12 evaluación a) Revisión O actualización del Formulario: 12 Descripción de Puesto (OCAP-16) b) Actualización de hoja de deberes y resultados 12 esperados y entrega de copia de los criterios de orden y disciplina c) Ingreso del empleado al Sistema 13 1. Distribución de copias de la hoja de deberes y resultados esperados 13 4. Actividades de la segunda fase del ciclo de 13 evalución a) acumulación de evidencia para fundamentar la 13 evaluación formal b) acciones inmediatas 14 5. Actividades de la tercera fase del ciclo de 14 evaluación a. Inicio de la evaluación formal 14 b. Como llenar los formularios 14 C. Entrevista de evaluación formal 14 d. Revisión de la evaluación 15 e. Reconsideración de la evaluación formal 15 f. Plan de Acción 15 g. Informes del Coordinador de Evaluación 16 C. Guías generales para la evaluación de los empleados 16 1. Descripción de las guias 16 a. Diseño de resultados esperados 16 b. Evaluación del empleado en el desempeño 16 de deberes y funciones C. Cumplimiento de criterios de orden y: 16 disciplina d. Como llenar los perfiles gráficos de 16 ejecución e. Entrevista de evaluación 17 f. Plan de acción 17 g. Revisiones o reconsideraciones 17 h. Notificación final al empleado de los 17 resultados de la evaluación i. Seguimiento al plan de acción 17 2. Guías generales para el diseño de resultados 17 esperados 3. Guías generales para la evaluación del empleado 20 en el desempeño de sus deberes y funciones 4. Guías generales para determinar cumplimiento de 22 los criterios de orden y disciplina a. Criterios 22 b. Artículo 6 de la Ley de Personal del 23 Servicio Público: Deberes y Obligaciones de los empleados C. Otras disposiciones 5. Guías para llenar los perfiles gráficos de 25 ejecución de tareas asignadas y de criterios de orden y disciplina 6. Guías para conducir la entrevista de evaluación 25 a. Programación 26 b. Preparación 26 C. Entrevista 26 7. Guías para establecer el plan de acción 27 a. Reconocimiento 28 b. Mejoramiento 28 C. Correctivo 28 8. Guías para las revisiones o reconsideraciones 28 a. Revisión de la evaluación 28 b. Reconsideraciones 29 9. Guías para notificación al empleado de 29 resultados de la evaluación 10. Guías para el seguimiento al plan de acción 30 resultante de la evaluación D. Formularios del expediente de evaluación E. Modelos de evaluación IV. Bosquejo de adiestramiento para el desarrollo de un Sistema de evaluación de empleados 31 A. Objetivos 31 B. Bosquejo de contenido 31 C. Metodología 32 D. Programa diario de trabajo 33 V Calendario de Implantación 35 VI Carta de Vigencia 36 VII Definiciones 37 VIII Bibliograffa 38 PRIMERA PARTE SISTEMA DE EVALUACION DE EMPLEADOS 1 INTRODUCCION: La Oficina de Asuntos Laborales está consciente de que para poder determinar el grade de eficiencia con que se realizan las tareas de los empleados y el logro de los objetivos establecidos, es necesario adoptar un sistema de evaluación y motivación de empleados que se ajuste a las sencillas y efectivas normas de gerencia, administración y personal. Es parte integral y fundamental del sistema de administración de toda organización, la función gerencial mediante la cual se determina el nivel y la calidad del logro de los objetivos previamente establecidos. La evaluación abarca todos los recursos que la organización utiliza para lograr sus objetivos, sean recursos fiscales, materiales, administrativos y humanos. Además hace posible el desarrollo real de la organización a través de sus mecanismos de análisis, control, motivación, corrección, mejoramiento, y renovación. El recurso humano, entre todos, es el más importante, pues de é1 surgen y a través de él se desarrollan todos los conceptos y los sistemas que dan origen y forma a las organizaciones. Por lo tanto, entre la organizacion y el recurso humano se crea una relacion contractual dirigida hacia la satisfacción mutua de las necesidades y objetivos de ambas partes. Todos los aspectos relacionados con esta relación contractual constituyen el sistema de administración de personal de la organización: la estructura formal de funciones de los miembros, la compensación directa e indirecta por los servicios prestados, los mecanismos para fomentar el crecimiento y desarrollo del recurso humano, Y la aplicación universal del principio de mérito en las diferentes actividades del proceso de obtener, capacitar y retener al personal más idoneo de acuerdo a la naturaleza y fines de la organización. 2 La evaluación de la eficiencia y efectividad de los recursos humanos es un hecho real y continuo. Continuamente, consciente o inconscientemente, formal O informalmente, estamos emitiendo juicios positivos o negativos sobre el comportamiento de aquellos que nos rodean. Estos juicios influyen en las decisiones que tomamos en cuanto a ellos. Es lo responsable y lo justo, por lo tanto, que los juicios que afectan al empleado como tal, se basen en realidades objetivas, y no en impresiones, recuerdos, o interpretaciones subjetivas de incidentes relevantes o irrelevantes las cuales van a estar inevitablemente influenciadas por nuestras experiencias, convicciones, personalidad y perjuicios. Preferiblemente esos juicios deben basarse en los resultados obtenidos de la aplicación de instrumentos válidos de medición sobre criterios objetivos, aplicados uniformemente a través de toda la organización. Evaluación es la tarea más compleja y delicada del supervisor, una que requiere ciertas destrezas, aptitudes y actitudes. Por lo mismo, la evaluación es algo a lo cual tanto evaluadores como evaluados ofrecen diferentes grados de resistencia: los evaluadores, porque les resulta difícil e incómodo la función de juzgar a otros, sobre todo si tienen que confrontarlos con sus juicios y cuando el resultado final se refleja adversamente en su gestion supervisora; y los evaluados, porque sienten el natural temor de ser criticados o castigados por inevitables defectos humanos que hacen de la perfección un ideal imposible de alcanzar. Sin embargo, hay resultados positivos y valiosos que pueden surgir de evaluaciones bien hechas, tales como el reconocimiento oportuno de la buena labor, comunicación real y franca entre supervisor y supervisado, una vision real y objetiva del estado de situación de la organización, y proyectos de mejoramiento personal y organizacional que eleven los niveles de funcionamiento y efectividad. De todos modos, es teórica y universalmente reconocido que. la evaluación es indispensable y vital a la buena administración. En la práctica la utilizamos, cada cual siguiendo sus propios criterios e interpretaciones de cómo deberían ser las cosas. Sin embargo, este 3 tipo de evaluación informal puede producir ambiguedad y hasta cortradicción en los criterios que se usen, Y en la interpretación de éstos al evaluarse un mismo comportamiento de trabajo por diferentes personas. El alto grado de subjetividad envuelto no garantiza resultados positivos y puede ser la causa principal de decisiones incorrectas, problemas de supervisión y relaciones humanas, y por lo tanto, del fracaso de intentos bien intencionados de evaluación. Lo ideal es un sistema de evaluación científicamente desarrollado que permita el mayor grado de uniformidad y haga explícitos los criterios y premisas bajo las cuales se ha de considerar el comportamiento de trabajo de los empleados. Esto significa: participación de todos los integrantes del sistema, definiciones claras de propósitos, técnicas válidas relevantes y confiables que minimicen los inevitables riegos presentes en la percepción de una persona por otra, instrumentos y procedimientos realistas diseñados specificamente de acuerdo a la naturaleza y necesidades de la organización, mecanismos de control que garanticen la administración efectiva y la actualización periódica del sistema. B. Base Legal y Expresión de Filosofía Gerencial La política pública en torno a la administración de personal establecida por la Ley Núm. 5 de 14 de octubre de 1975, según enmendada, reafirma el principio de mérito y lo extiende a todos los sectores del empleo público de la Rama Ejecutiva. El principio de mérito se define como "que sean los más aptos los que sirvan al Gobierno, y que todo empleado sea seleccionado, clasificado, adiestrado, ascendido y retenido en su empleo en consideración al mérito y a la capacidad, sin discrimen por razones de raza, color, sexo, nacimiento, edad, origen O condición social, ni por ideas políticas o religiosas" (Artículo 2.1) La meta de esta política pública es alcanzar los más altos niveles de excelencia, eficiencia y productividad en el servicio público. 4 Lograr esto exige que la administración pública se rija por criterios de la mayor uniformidad, equidad justicia; que se mantenga un clima de armonía y satisfacción en el trabajo que redunde en un alto grado de motivación y espíritu de servicio entre los empleados. Sólo así se logrará la prestación de servicios públicos estables que propendan y aseguren el continuo desarrollo económico y social de Puerto Rico, la mayor justicia social y el disfrute pleno de los derechos civiles de nuestros ciudadanos. La Ley dispobe en su Artículo 4.6 que se proveerá seguridad en el empleo a aquelos empleados de carrera que satisfagan los criterios de productividad, eficiencia, orden y disciplina que deben prevalecer en el servicio público. "Será responsabilidad de la Administración Central y de los Administradores Individuales establecer los referidos criterios a base de, entre otros factores de las funciones de los puestos y las disposiciones del Artículo 6 de esta Ley, y los mecanismos necesarios para proteger los empleados contra despidos y otras separaciones arbitrarias. Adoptamos este sistema de evaluacion. formal de las ejecutorias y cumplimiento con los criterios de orden y disciplina de los empleados en el servicio de carrera, el cual se utilizará para sustentar las acciones que se tomen respecto al personal. Al establecer este sistema de evaluación la Agencia adiestrará a los supervisores y orientará a los supervisados en los principios y procedimientos del sistema, incluirá la entrevista de evaluación como parte integral del sistema, y establecerá mecanismos internos de revisión que aseguren la mayor objetividad en el proceso. II. MARCO TEORICO 5 II. Marco Teórico A. Principios en que se Basa el Sistema 1. E1 Sistema está fundamentado sobre el convencimiento de que a todo empleado le interesa, necesita y debe saber cómo el supervisor evalua su rendimiento y contribución a las operaciones organizacionales; que la evaluación es una realidad continua y necesaria en la cual se basan las acciones de personal; y que es mucho más saludable para las organizaciones el que las evaluaciones se hagan a base de realidades objetivas, y se confronten abiertamente con la percepción que tiene cada uno de sus funciones y de cómo las debe realizar el empleado. 2. El objetivo fundamental del sistema de evaluación es evaluar ejecución: la forma de desempeñar las tareas asignadas y los resultados obtenidos. Lo es también determinar el grado de cumplimiento de criterios establecidos de orden y disciplina. No es emitir juicios personales sobre los empleados en acciones irrelevantes a su condición de servidores públicos. 3. La evaluación se basa en una descripción gráfica de los reresultados obtenidos en la consecución de unos objetivos previamente establecidos y discutidos con el empleado. No se basa en juicios subjetivos emitidos a base de criterios abstractos difíciles de validar con hechos concretos y específicos, y utilizados sin el conocimiento del empleado para justificar acciones de personal. 4. El resultado de la evaluación será un perfil que refleje las diferencias relativas en ejecución de diversas tareas y en cumplimiento de deberes: diferencias inevitables en el ser humano. No será un promedio general que confunda lo esencial con lo incidental, lo técnico con lo personal, asignando un valor general a una realidad esencialmente compleja y variada. 5. El Sistema se basa en la filosofía gerencial predicada en la creencia de que los seres humanos tienen la capacidad para comprometerse con su trabajo y pueden lograr un alto grado de dedicación a las actividades en las cuales se envuelven. Para lograr en los empleados este estado de seres creadores, la gerencia debe ofrecerle a los empleados oportunidades de participación, envolvimiento y autonomía que satisfagan y eleven sus niveles de necesidades. 6 6. La meta final del Sistema es tener a la organi zación funcionando como un equipo total, siendo la diferencia básica entre los objetivos de un nivel operacional y otro los plazos respectivos de tiempo para lograr estos objetivos: objetivo general = objetivos intermedios = objetivos inmediatos. B. Objetivos del Sistema de Evaluación y Motivación Objetivos Generales El Sistema tiene tres objetivos generales: 1. Proveerle a la gerencia información válida, relevante y objetiva sobre la calidad y el valor del desempeño del empleado, de manera que esta información sirva de base para determinadas acciones sobre éste, y tomada de conjunto, que sirva para dar un cuadro real del nivel de efectividad de todos los recursos humanos. 2. Motivar al empleado a aspirar a su más alto nivel de excelencia, armonizando sus metas personales con las metas de la organización. 3. Propiciar y encauzar el desarrollo de planes individuales de acción integrados al plan de acción general de la organización para lograr o redirigir los objetivos que se establezcan o que se modifiquen a base de los resultados de la evaluación. Objetivos Específicos Inmediatos El Sistema tiene cinco objetivos específicos inmediatos: 1. Mejorar y facilitar las diferentes operaciones y las técnicas de supervisión y administración con el propósito de aumentar los niveles de productividad y eficiencia, y la calidad de los servicios. 2. Mantener al supervisor y al empleado informados de las tareas y normas de ejecución específicas de los diferentes puestos. 3. Identificar el potencial de desarrollo en los empleados y fomentar sus deseos de superación encaminando y guiando sus esfuerzos hacia la más plena realización de su potencial. 7 4. Fomentar mejores relaciones humanas, proveyendo oportunidades de comunicación frecuentes, positivas y productivas entre supervisores y empleados, basadas en el esfuerzo colectivo hacia el logro de las metas de la organización. 5. Derterminar y corregir deficiencias en el trabajo, tanto organizacionales y adnministrativas como individuales, mediante el análisis de los problemas colectivos e individuales que se detecten a través del proceso de evaluación. C. Usos de la Evaluación de Empleados La información objetiva y relevante que provea el Sistema será uno de los factores considerados por la organización para diferentes fines. Antes de enumerar estos fines es necesario recordar que la efectividad y eficiencia del Sistema depende casi exclusivamente de las personas que lo administren, del entendimiento, la imparcialidad, el adiestramiento previo y el grado de objetividad con que hagan las evaluaciones. La evaluación se debe utilizar, entre otros, para los siguientes fines: 1- Orientar a los empleados sobre la forma en que deben desempeñar su trabajo para que éste se considere satisfactorio. 2. Hacer reconocimiento oficial de labor altamente meritoria. 3. Determinar la concesión de licencias con O sin sueldo para estudio, O de licencias sin sueldo. 4. Determinar necesidades de adiestramiento, desarrollo y capacitación de personal. 5. Determinar la elegibilidad para la concesión de aumentos de sueldos por mérito dentro de las escalas de sueldos establecidas. 5. Como parte de los exámenes de ascenso. 7. Determinar el orden correlativo de las desantías y la prioridad para reempleo de empleados cesanteados debido a eliminación de puestos por falta de fondos. 8. Determinar la reubicación de los empleados para la mejor utilización de sus conocimientos, destrezas, habilidades y potencialidades. 8 D- Descripción de los Elementos del Sistema Este sistema se compone de una serie de elementos cada uno de los cuales es fundamental al logro del objetivo principal, que es obtener información válida, relevante y objetiva que permita determinar el nivel de desempeño del empleado. Estos elementos son los siguientes : 1- Administración del Sistema de Evaluación: responsabilidad del coordinador y una unidad designada para iniciar y dar seguimiento a todas las actividades del Sistema según descritas en el procedimiento para su administración. 2-Instrumentos de Evaluación : todos los documentos y formularios que utilizarán los supervisores en la evaluación formal e informal del empleado tales,como: a) Hoja de Deberres y Resultados Esperados - formulario que presente una relación de las tareas asignadas al empleado, usando como referencia la descripción del puesto O cuestionario de clasificación ,enumaradas y descritas en orden de prioridad; resultados esperados para cada tarea,o sea objetivos operacionales descritos en término de cantidad, calidad, tiempo y valor relativo. Además incluye la siguiente información : nombre del empleado; número del empleado; división, y firma del supervisor. b) Criterio de Orden y Disciplina : formulario que presenta las definiciones operacionales de los factores de orden y disciplina que han de evaluarse. Incluye tambien las descripción operacional de los posibles niveles de ejecución del empleado en dichos factores CICLO DE EVALUACION (6 meses) 1. Revision o actualización del formulario: Descripción de puesto (OCAP-16) Preparación o revisión de Hoja de Deberes y establecimiento de resultados esperados. Entrege de Hoja de Deberes y Resultados Esperados. Discusión y entrega de los Criterios de Orden y Disciplina. 3. Evaluación Formal 2. Evaluación Informal Preparación de los Perfiles gráficos. Observación. Entrevista de evaluación. Registro de incidentes significativos. Plan de acción o programa de motivación. Registro de producción. Orientaciones periódicas. Comunicaciones frecuentes. Sistemas de informes y controles. 9 c) Perfil Gráfico de Ejecución de Tarea$ Asignadas- formulario donde se refleja de forma gráfica y escrita los resultados de la evaluación que hace el supervisor de la ejecución de las tareas asignadas a un empleado durante un ciclo de evaluación dado. d) Perfil Gráfico de Cumplimiento de Criterios de Orden y Disciplina - formulario donde se refleja de forma gráfica y escrita los resultados de la evaluación que hace el supervisor en cuanto al cumplimiento del empleado de los criterios de orden y disciplina. e) Registro de Incidentes Significativos - documento que forma parte del expediente del supervisor para cada empleado donde se registran incidentes significativos que ocurran durante el ciclo de evaluación sean éstos positivos o negativos; copias de cartas de reconocimiento o reprimendas; récords de adiestramientos; y otros 3- Mecanismos de Revisión - proceso de revisión y reconsideración a través del cual se dilucidarán evaluaciones y programas de motivación a solicitud de los empleados. 10 III. Sistema de Evaluación y Motivación de Empleados A. Base del Sistema El Sistema descrito, está basado en el interés y la necesidad de ofrecer los mejores servicios posibles al Gobierno y a la ciudadanía, de acuerdo con los propósitos de 1a Ley de Personal del Servicio Público, según enmendada, y sus Reglamentos. Este Sistema está diseñado sobre la firme base de los deberes del puesto en los cuales también se basa la clasificación y retribución de los empleados. A la misma vez incorpora conceptos filosóficos de vision del hombre como ser responsable y creador y conceptos técnicos de establecimiento conjunto de objetivos operacionales. Estos sirven tanto para motiver al empleado a comportarse con el servicio y a superarse, como para medir sus niveles de logros alcanzados. B. Procedimiento Esquematico para la Administración del Sistema 1. Ciclo de Evaluacion El proceso de evaluación se compone de un ciclo que tiene tres fases principales: a. La primera fase comprende la revisión y certificación conjunta entre supervisor y empleado de la hoja de deberes y resultados esperados. En la misma debe enumerar las tareas básicas del puesto, los resultados esperados para cada tarea expresados en términos operacionales, medibles, y la fecha aproximada de la evaluación formal. b. La segunda fase es la evaluación informal y comprende el lapso de tiempo entre la revisión de la Hoja de Deberes y Resultados Esperados y la Evaluación Formal. Durante dicho tiempo el supervisor observará el desempeño del 11 empleado en sus funciones y en su conducta como servidor público, y utilizará todos los mecanismos de la buena supervisión tales como comunicación frecuente, informes periódicos de progreso, y asesoramiento y sequimiento para motivar al empleado a desenvolverse a su nivel óptimo de rendimiento. C. La tercera fase es la evaluación formal y comprende el llenar los perfiles gráficos de ejecución de tareas asignadas y de cumplimiento de criterios de orden y disciplina y la entrevista formal con el empleado para discutir los perfiles, certificarlos e incluirlos en el expediente de evaluación. Esta tercera fase tambien comprende los mecanismos de revisión y reconsideración en el caso de que el empleado no esté de acuerdo con su evaluación ni con el programa de motivación que surja como resultado de ésta. El nuevo ciclo de evaluación comprenderá la implantacion del Programa de Motivación y la actualización de la hoja de deberes y resultados esperados mediante el establecimiento de nuevos resultados esperados que se determinen según las necesidades del servicio. SEGUNDA PARTE IMPLANTACION DEL SISTEMA DE EVALUACION Y MOTIVACION DE EMPLEADOS 12 2. Administración del Sistema de Evaluación y Motivación La Aministración del Sistema de Evaluación y Motivación es una responsabilidad compartida entre la alta gerencia y los supervisores. E1 Oficial de Personal de la agencia normalmente será el Coordinador de Evaluación e iniciará y dará seguimiento a las siguientes actividades relacionadas con cada fase del ciclo de evaluación: a. Revisión o actualización de las descripciones de puestos, (OCAP-16) en aquellos casos en que hayan sufridos cambios b. Actualización de hojas de deberes y resultados esperados C. Reproducción de formularios Y otros materiales d. Adiestramiento y asesoramiento a Evaluadores e. Orientación a empleados f. Control del candelario de evaluaciones g. Coordinación de Revisiones y reconsideraciones h. Custodia de expedientes de evaluación i. Informes a la gerencia, estadísticas j. Revisiones periódicas del Sistema 3. Actividades de la Primera Fase del Ciclo de Evaluación a. Revisión o actualización del Formulario: Descripción del Puesto (OCAP-16) La Oficina de Personal de la agencia en conjunto con los supervisores actualizará las descripciones de puestos OCAP-16 correspondientes a éstos. Una vez realizada esta actividad se procederá a hacerle entrega a los supervisores de las descripciones de puestos OCAP-16 ya revisadas. b. Actualización de Hoja de deberes y resultados esperados y entrega de copia de los criterios de orden y disciplina 1. El supervisor se reunirá con el empleado para 13 llenar la Hoja de deberes y resultados esperados basado en la Descripción de Puesto (OCAP-16) revisada correspondiente al puesto, establecerá los objetivos operacionales y resultados esperados, y fijará la fecha tentativa de la evaluación formal. 2. Para mayor efectividad en este intercambio, el supervisor seguirá las "Guías Generales para la Evaluación del Empleado en el Desempeño de sus Deberes y Funciones." 3. El supervisor se asegurará de que el empleado: a. recibe, entiende y discute junto con é1 su hoja de deberes y resultados esperados. b. recibe su copia de los deberes y obligaciones de los empleados. C. sabe la fecha aproximada de su evaluación. d. se le, entregará al empleado copia de los criterios de orden y disciplina y se le explicará el propósito y uso de dicho documento. C. Ingreso del Empleado al Sistema 1. Distribución de Copias de la Hoja de Deberes - Una copia de la hoja de deberes y resultados esperados se le entregará al empleado. El supervisor mantendrá el original en sus archivos, y la otra copia será enviada al Coordinador de Evaluación para incluirse en el expediente de evaluación que se le abrirá al empleado. 4. Actividades de la Segunda Fase del Ciclo de Evaluación a. Acumulación de Evidencia para Fundamentar la Evaluación Formal - Durante el período establecido para evaluación informal, el supervisor registrará aquellas ejecutorias sobresalientes O incidentes significativos, tanto positivos como negativos, que luego servirán de base objetiva a su evaluación formal. Además, el supervisor 14 cotejará periódicamente los registros de producción, los informes de asistencia, informes periódicos de actividades y toda otra medida objetiva que le facilite la tarea de valorar el nivel de resultados obtenidos. b. Acciones Inmediatas - El Supervisor no esperará hasta el final del ciclo de evaluación para llamarle la atención al empleado en aquellas áreas en que se vislumbra que no se están alcanzando los resultados esperados. La supervisión efectiva, con sus elementos de comunicación frecuente, orientaciones periódicas, y sistemas de controles ayudarán al empleado a motivarse para lograr y hasta sobrepasar los resultados esperados. 5. Actividades de la Tercera Fase del Ciclo de Evaluación a. Inicio de la Evaluación Formal El Coordinador del Sistema de Evaluación notificará al supervisor y al empleado la fecha para la evaluación formal del empleado y le suministrará al supervisor los correspondientes formularios. La fecha de esta evaluación formal normalmente corresponderá a los seis meses siguientes a la entrega de la hoja de deberes y resultados esperados. b. Como llenar los Formularios E1 supervisor llenará los perfiles gráficos de ejecución de tareas asignas y de cumplimiento de criterios de orden y disciplina, siguiendo las Guías establecidas para dicho proceso. C. Entrevista de Evaluación Formal E1 supervisor se reunirá con el empleado para revisar ambos los perfiles de evaluación y el plan de acción que resulte de éstos. Notificará al empleado, con por lo menos cinco días laborables de anticipación, la fecha de su entrevista de 15 evaluación para que haga su prep ración correspondiente. El diálogo entre el supervisor y el empleado se encaminará a lograr que la evaluación sea un reflejo justo y objetivo de la realidad. Ambos certificarán con sus firmas que discutieron la evaluación aunque esto no significa necesariamente que el empleado acepta la misma. d. Revisión de la Evaluación Durante la entrevista de evaluación el empleado puede hacer alegaciones fundamentadas que puedan modificar el nivel de logro registrado en los perfiles gráficos. Un ejemplo de esto podrían ser aquellas tareas no completadas en todos sus aspectos debido a factores fuera del control del empleado, como información no provista y decisiones a más alto nivel no tomadas. En tal caso el supervisor revisará su evaluación de tal modo que refleje la extensión real de la responsabilidad del empleado. e. Reconsideración de la Evaluación Formal Si el empleado no está conforme con su evaluación o con la revisión de ésta y considera que todavía puede validar sus objeciones podrá solicitar reconsideración al Comité de Reconsideración de la Evaluación, según el procedimiento adoptado por la agencia. f. Plan de Acción Será responsabilidad del supervisor tomar las medidas necesarias para llevar a cabo el plan de acción que resulte de la evaluación. El coordinador de evaluación hará seguimientos periódicos para asegurarse que así se haga, ingresando certificación de estas acciones o copia de documentos relacionados en el expediente de evaluación. 16 g. Informes del Coordinador de Evaluación El Coordinador rendirá informes periódicos a gerencia, incluyendo en ellos aspectos significativos de las evaluaciones y enfatizando la relación entre el desempeño individual y el logro de objetivos organizacionales. C. Guías Generales para la Evaluación de los Empleados Las siguientes guías han sido desarrolladas como una ampliación del procedimiento a seguir en la evaluación del empleado y están diseñadas con el propósito de facilitar la tarea del supervisor: 1. Descripción de las Guías a. Diseño de Resultados Esperados: Cada supervisor deberá buscar y enumerar aquellas medidas objetivas, cuantificables si es posible que establecidas como objetivos operacionales, sirvan para medir si el empleado realizó O no realizó sus encomiendas, y cómo las realizó. b. Evaluacion del Empleado en el Desempeño de Deberes y Funciones : Este es un corto resumen del proceso completo de evaluación, descrito paso por paso, una vez ya están diseñados los resultados esperados., C. Cumplimiento de Criterios de Orden y Disciplina: Es la referencia de deberes, obligaciones, prohibiciones y otras disposiciones de índole legal y normativa y cómo se definirán estos, para fines de evaluación y cumplimentación del perfil gráfico. d. Como llenar los Perfiles Gráficos de Ejecución: Este es el proceso de reflejar en el formulario para la evaluación formal que se hace de los resultados obtenidos por el empleado en el desempeño de sus funciones. 17 e. Entrevista de Evaluacion: Proceso en el cual el supervisor se reúne con el empleado para discutir con él el resultado final de la evaluación. f. Plan de Acción: Describe el proceso de establecer los pasos a seguir para el siguiente ciclo de evaluación, dirigidos a lograr los niveles deseables de ejecución, orden y disciplina. g. Revisiones o Reconsideraciones: Es una descripción de los pasos a seguir para atender las peticiones de los empleados para que se revisen y modifiquen las evaluaciones recibidas. h. Notificación Final al Empleado de los Resultados de la Evaluación: Explica el proceso de notificar oficialmente al empleado los resultados de la evaluación. i. Seguimiento al Plan de Acción: Presenta las actividades a seguir para que se de cumplimiento al plan de acción establecido en cada caso en particular. 2. Guías Generales para el Diseño de Resultados Esperados a. Los resultados esperados se derivan del plan de trabajo general de la agencia, a través de la fase particular del proceso asignado a la división, a la unidad, o al empleado, y deben tener relación clara y significativa con los objetivos generales de la agencia. b. Los resultados esperados deben concretizar la tarea según las necesidades del servicio en ese ciclo de evaluación y establecer las especificaciones de calidad, cantidad, tiempo y valor relativo. Los verbos usados deben ser verbos concretos de acción observable, con objeto directo especificado y con los resultados de la acción claramente explicado. C. El supervisor debe analizar las tareas del 18 empleo y redactar preliminarmente para cada tarea, los resultados esperados durante ese ciclo de evaluación. Posteriormente, el diálogo con el empleado puede modificar este renglón, y ambos llegar a un consenso de la forma más precisa y confiable de medir los resultados. d. Siempre que sea posible se cuantificará el resultado esperado, de manera que se pueda medir hasta que punto el empleado logró realizar su tarea, Una manera de cuantificar el resultado esperado es especificar qué tipos de errores y cuántos de ellos se pueden tolerar bajo condiciones normales de operación. Si el número de errores registrado fuere menor que el número máximo tolerable, la ejecución del empleado sobrepasaría el nivel esperado. Si el número de errores excede el máximo tolerable, la ejecución sería deficiente. e. Siempre que sea posible se establecerán fechas límites a las tareas, sea para completar proyectos, rendir informes, O revisar registros de producción, asistencia, trabajos pendientes y otros. g. Siempre que sea posible se hará explícita la relación entre la tarea específica y los objetivos generales, O sea, la contribución que hace la tarea específica al logro de los objetivos generales. h. Los Resultados Esperados, además de estar redactados correctamente, O sea, en términos de conductas concretas, observables y medibles, deben además poseer las siguientes características: 1) Deben ser factibles, O sea, estar dentro del control del empleado realizarlos. 19 2) Deben ser apropiados, sea, consistentes con los objetivos y funciones generales de la organización, división y puesto. 3) Deben ser motivadores, o sea, deben constituir un reto positivo O interesante al empleado, de manera que éste se disponga a dar "el todo por el todo". i. Algunos ejemplos de fuentes de información donde se pueden obtener elementos para cuantificar resultados esperados son: inspecciones periódicas informes semanales informes mensuales informes anuales proyectos registros, inventarios, calendarios número de items producidos (cartas, llamadas, consultas, visitas y otros) porciento de número de errores encontrados costo y consecuencias de los errores número de errores encontrados por auditoría número de devoluciones número de repeticiones por error número de quejas incidentes significativos (positivos y negativos) registro de asistencia registro de trabajo realizado en adición a la jornada regular registro de gastos de operación, mantenimiento, economías innovaciones significativas (ideas, sistemas, procedimientos, etc.) plan de trabajo semanal plan de trabajo trimestral plan de trabajo anual 20 3. Guías Generales para la Evaluación del Empleado en el Desempeño de sus Deberes y Funciones a. E1 supervisor revisará y discutirá con el empleado su descripción del puesto (OCAP-16). Explicará, clarificará y dará ejemplos de las funciones del empleado en su área de trabajo. Establecerá con el empleado cuáles son las tareas específicas que éste debe realizar para poder cumplir con sus funciones y cuáles son los resultados mínimos que deben lograrse, en términos de objetivos operacionales. Estos resultados esperados representan la cuantificación de la tarea en la medida máxima en que esto sea posible. Para el diseño de resultados esperados el supervisor deberá seguir las guías al respecto. b. Las tareas específicas u objetivos operacionales, con sus respectivos resultados deseados y enumerados en orden de prioridad se formalizarán en una hoja de deberes y resultados esperados, la cual se discutirá con el empleado y se le entregará copia. Esta constituirá la base de su evaluación. Si el empleado no está de acuerdo podrá solicitar revisión o reconsideración según se establece mas adelante en la sección 8a de esta guía. También se establecerán las fechas en que se revisarán las tareas para determinar logros alcanzados para cada tarea. C. Asimismo constituirán base para la evaluación del empleado los criterios de orden y disciplina establecidos en armonía con los deberes y obligaciones de los empleados públicos enumerados en el Artículo 6 de la Ley de Personal, las normas internas y otras disposiciones legales y reglamentarias aplicables a la conducta de los empleados públicos. d. El producto de la revisión de logros y status de las metas no logradas en términos de los resultados deseados, así como del cumplimiento de los criterios de orden y disciplina establecidos, darán como resultados los perfiles gráficos que se registrarán en los formularios diseñados para este propósito, y servirán de base para tomar determinaciones en cuanto a: 21 1. modificaciones en la hoja de deberes, 2. adiestramientos especiales necesarios, 3. áreas de necesidad de crecimiento, 4. áreas de reconocimiento al empleado, 5. áreas correctivas. e. Los resultados acumulativos de estas evaluaciones periódicas serán utilizados para la evaluación de ejecución y cumplimiento del empleado en períodos mayores de tiempo, sirviendo de base entonces para decisiones administrativas tales como: 1- Orientar a los empleados sobre la forma en que deben desempeñar su trabajo para que éste se considere satisfactorio. 2- Hacer reconocimiento oficial de labor altamente meritoria. 3- Determinar la concesión de licencias con o si sueldo para estudio, o de licencia sin sueldo. 4- Determinar necesidades de adiestramiento, desarrollo y capacitación de personal. 5- Determinar la elegibilidad para la concesión de aumentos de sueldo por mérito dentro de las escalas de sueldo establecidas. 6- Como parte de los exámenes de ascenso. 7- Determinar el orden correlativo de las cesantías y la prioridad para re-empleo de empleados cesanteados debido a elimación de puestos por falta de fondos. 8- Determinar la reubicación de los empleados para la mejor utilización de sus conocimientos, destrezas, habilidades y potencialidades. Para esta última deberán realizarse por lo menos dos (2) evaluaciones periódicas, cada una de las cuáles cubrirá un período por lo menos de seis (6) meses, para tomar las mismas. f. E1 Supervisor evitará en su observación incurrir en los siguientes errores! 22 1) Juicio Precipitado - Tendencia a formar una primera impresión de los demás. Debemos luchar por un enfoque flexible y obtener más información antes de condenar, halagar O llegar a conclusiones sobre otra persona. 2) Efecto del "Halo" - Ocurre cuando el evaluador se deja influenciar sólo por un rasgo prominentemente favorable O desfavorable en el candidato, tal como atractivo físico o pobre récord acedémico, y generaliza este factor al considerar otros aspectos y rasgos de la conducta del empleado. 3) Proyección - Tendencia de atribuirle a otros algunas de nuestras cualidades, faltas o nuestros propios motivos. 4) Prejuicio Juicio preconcebido causado por experiencias pasadas o por enseñanzas comunmente basadas en conocimientos insuficientes. 5) Predisposición - Tendencia de llegar a conclusiones antes de que los hechos sean presentados: oir lo que se quiere oir; ver lo que se quiere ver. 6) Preocupación - Estado en que se encuentra la mente, tan ocupada con otros pensamientos, que no se presta atención a lo que está pasando o lo que se está diciendo. 7) Perspectiva Limitada o Percepcion Selectiva Opinion inflexible en términos de lo que se quiere conseguir, la cual obstruye la apreciación de las verdaderas cualidades de la otra persona. 4. Guías Generales para Determinar Cumplimiento de los Criterios de Orden y Disciplina A. Criterios 1) En este Sistema se establecen cinco (5) criterios de orden y disciplina, a saber: asistencia, sociabilidad, cenfiabi- a lidad, cooperación e integridad. 23 2) Para lograr uniformidad en la aplicacion de estos criterios a la evaluación de los empleados, estos se definirán operacionalmente tal y como aparecen en la hoja titulada Criterios de Orden y Disciplina. Esta hoja formará parte del Expediente de Evaluación de cada empleado y también será entregada al empleado con su Hoja de Deberes y Resultados Esperados. 3) E1 supervisor seguirá estrictamente la descripción de los criterios en sus diferentes niveles para determinar el grado de cumplimiento del empleado. Deberá cuidarse de tener disponible para la entrevista de evaluación cualquier documento y otra informacion que valide los juicios que emita sobre el empleado. B. Los criterios de orden y disciplina se basarán en lo siguiente: 1) Artículo 6 de la Ley de Personal del Servicio Público: Deberes y Obligaciones de los Empleados: Los empleados del Sistema de Personal tendrán los siguientes deberes y obligaciones: a) Asistir al trabajo con regularidad y puntualidad, y cumplir la jornada de trabajo establecida. b) Observar normas de comportamiento correcto, cortés y respetuoso en sus relaciones con sus supervisores, compañeros de trabajo y ciudadanos. c) Realizar eficientemente y con diligencia las tareas y funciones asignadas a su puesto y otras compatibles con éstas que se le asignen. d) Acatar aquellas órdenes e instrucciones de sus supervisores compatibles con la autoridad delegada en estos y con las funciones y objetivos de la agencia donde trabaja. e) Mantener la confidencialidad de aquellos asuntos relacionados con su trabajo, a menos que reciba un requerimiento o permiso de autoridad competente que así lo requiera. Nada de lo anterior menoscabará el derecho de los ciudadanos que tienen acceso a los documentos y otra información de crácter público. 24 f) Realizar tareas durante horas no laborables cuando la necesidad del servicio así lo exija y previa la notificación correspondiente, con antelación razonable. g) Vigilar, conservar y salvaguardar documentos, bienes e intereses públicos que estén bajo Sit custodia. h) Cumplir las disposiciones de esta Ley, y las reglas y órdenes dictadas en virtud de la misma. Los empleados no podrán: a) Aceptar regalos, donativos O cualquier otra recompensa por la labor realizada como empleado público, a excepción de aquellos autorizados por Ley. b) Utilizar su posición oficial para fines político partidista o para otros fines no compatibles con el servicio público. c) Realizar funciones o tareas que conlleven conflictos de intereses con sus obligaciones como empleado público. d) Observar conducta incorrecta o lesiva al buen nombre de la agencia O al Gobierno de Puerto Rico. e) Incurrir en prevaricación, soborno O conducta inmoral. f) Realizar acto alguno que impida la aplicacion de esta Ley y las reglas adoptadas de conformidad con la misma, ni hacer O aceptar a sabiendas, declaración, certificación, O informe falso en relación con cualquier materia cubierta por esta Ley. g) Dar, pagar ofrecer, solicitar, o aceptar, directa O indirectamente dinero, servicios O cualquier otro valor por O a cambio de una elegibilidad, nombramiento, ascenso y otras acciones de personal. 2) Normas internas adoptadas por la agencia sobre jornada de trabajo y asistencia y otros relativas a la condición de los empleados públicos que sean compatibles con la Ley y los Reglamentos adoptados a virtud de ésta. 25 C. Otras disposiciones legales, y reglamentarias y normativas aplicables a la conducta del empleado público tales como: a) Código de Etica b) Disposiciones Código Penal c) Disposiciones Código Político d) Disposiciones de Leyes Orgánicas 5. Guías para llenar los Perfiles Gráficos de Ejecudión de Tareas Asignadas y de Criterios de Orden y Disciplina a. E1 supervisor deberá revisar la Hoja de Deberes y Resultados Esperados, establecidos para cada tarea antes de realizar la descripción gráfica. b. A base de información y las observaciones acumuladas durante el período de evaluación informal sobre los resultados reales obtenidos, el supervisor determinará la medida de logro alcanzada por el empleado para cada tarea. Marcará en el espacio destinado para cada tarea o criterio el punto que está en el centro de dicho espacio. C. Entrelazará todos los puntos que representan la medida de logro para cada tarea. De esta manera el supervisor obtendrá el perfil de ejecución del empleado, demostrando gráficamente en cuáles tareas el empleado sobresale, cuáles realiza adecuadamente, y en cuáles amerita acción correctiva inmediata. d. Luego el supervisor marcará en el programa de motivación que resulte del perfil de ejecución, las acciones a tomar, Y abundará sobre éstas en el espacio titulado "Resumen de la Evaluación." e. El supervisor realizará también la operación que antecede, para la descripción gráfica del cumplimiento del empleado de los criterios de orden y disciplina. 6. Guías para conducir la entrevista de evaluación La entrevista de evaluación, se compone de los siguientes elementos: 26 a. Programación E1 supervisor programará una entrevista con el empleado para revisar los resultados obtenidos en términos de las tareas asignadas y resultados deseados, así como el grado de cumplimiento de los criterios de orden y disciplina. El empleado será notificado con por lo menos cinco (5) días laborables de anticipación de la fecha, hora y propósito de la entrevista. b. Preparación Para la efectividad y resultado positivo de esta entrevista el supervisor tendrá a la mano cualquier trabajo o documento que valide los juicios que ha emitido sobre el empleado. También debe tener bien claro el plan de acción que debe resultar de la revisión. Su principal objetivo es motivar al empleado para que alcance su nivel óptimo de productividad, eficiencia y auto-realización de su potencial como servidor público y como ser humano. El supervisor, que ya debe poseer las destrezas interpersonales y analíticas necesarias para entrevistar, revisará los materiales que va a discutir en la entrevista; hoja de deberes del empleado y resultados esperados, records de incidentes significativos, récord de asistencia, informes de trabajo, el formulario que produce los perfiles gráficos de ejecución y cumplimiento del empleado, obtendrá toda la evidencia necesaria para justificar sus determinaciones y establecerá tentativamente el plan de acción a seguir como resultado de la evaluación. Programará la entrevista con sufiente antelación y controlará el ambiente físico y emocional de tal forma que su comunicación con el empleado sea privada, abierta, espontánea, cordial y efectiva. C. Entrevista El supervisor como entrevistador utilizará todas las técnicas a su alcance para lograr su objetivo: Dialogar con el empleado sobre su récord de trabajo para determinar las causas 27 que lo producen y motivará al empleado a superarse en el nuevo ciclo de evaluación. : Hará preguntas abiertas que permitan al empleado explicar su posición, y no preguntas fiscalizantes en tono amenazador. Su tarea es confrontar al empleado con sus juicios en cuanto al desempeño de éste en las funciones del puesto, y sus hábitos y actitudes, para lograrlo deberá tratar de establecer un clima de confianza y respeto mutuo que propenda a la examinación espontánea y tranquila de la situación. Tratará de ubicarse en el mundo del empleado, y a la vez tratará de lograr que éste también se ubique en la perspectiva gerencial, y así puedan analizar los hechos objetivamente, sin perder el calor humano. El supervisor comenzará con una charla informal, la duración de la cual dependerá de su relación previa con el empleado. Luego entrará en el tema, comenzando con una revisión de los objetivos que ambos acordaron al comienzo del ciclo de evaluación. Contra estos objetivos el supervisor y el empleado compararán los resultados obtenidos por cumplimiento y el perfil gráfico de ejecución que resulta de estos. En la evaluación el supervisor considerará la ejecución del empleado, no su persona. Lo que se quiere determinar es si se lograron los objetivos o no, y las causas. El empleado puede tener la tendencia a justificar sus servicios, hábitos y actitudes, por lo cual el supervisor deberá estar preparado para bregar diplomatica y efectivamente con la verdad sea cual fuere. Una vez determinadas las causas para los logros O falta de ellos, discutirán el Programa de Motivacion a seguir en términos de nuevos objetivos, cambios en los procedimientos O deberes, adiestramientos y otras medidas de mejoramiento. 7. Guías para Establecer el Plan de Acción El Plan de Acción tiene tres áreas: de reconocimiento, mejoramiento y corrección. Se pueden utilizar diferentes mecanismos en cada área tales como: 28 a. Reconocimiento 1) Felicitación frente a sus compañeros 2) Carta al empleado con copia al expediente 3) Aumentos de sueldo por mérito 4) Recomendaciones a premios tales: como Manuel A. Pérez, Mejoras Administrativas, etc. b. Mejoramiento 1) Adiestramiento en servicio a través de I.D.P. 2) Adiestramiento a nivel académico 3) Adiestramiento práctico mediante traslado, rotación, etc. C. Correctivo 1) Orientación 2) Re-distribución del tiempo 3) Adiestramiento intensivo 4) Mejoras en el ambiente físico 5) Revisión de tareas Los siguientes mecanismos se utilizarán en última instancia luego de agotar todos los medios disponibles para corregir la situación existente, nunca se utilizará en el primer ciclo de evaluación como resultado del sistema. 1) Amonestación verbal * 2) Amonestación escrita * 3) Suspension de empleo y sueldo * 4) Destitución El supervisor establecerá el Plan de Acción tentativo y lo discutirá con el empleo. Luego de discutido lo revisará y certificará en forma final. 8. Guías para las Revisiones O Reconsideraciones a. Revisión de la Evaluación El supervisor se encargará de revisar la evaluación, si los *En este caso el supervisor recomendará a la autoridad nominadora la acción a tomar. En el caso de que se recomiende una acción de destitución ésta deberá cumplir con todas las disposiciones de Ley y los Reglamentos. 29 planteamientos del empleado así lo justifican. Por último, notificará al coordinador de evaluación los resultados y le enviará los documentos para el expediente de evaluación. También le notificará al coordinador en caso de que un empleado decida solicitar reconsideración de la evaluación a un nivel superior y sustentará su juicio con evidencia de serle requerida. b. Reconsideraciones Se constituye un Comité de personas con amplia experiencia en el campo de administración de personal en el servicio público que puedan valorar los planteamientos de ambas partes. El Comité hará recomendaciones sobre laposible acción a tomar en cada caso y éste corroborará, modificará a rechazará dichas recomendaciones. La acción a tomar se notificará a ambas partes por el Comité. 9. Guías para Notificación al Empleado de Resultados de la Evaluación El supervisor entregará al empleado copia del formulario de la evaluación final debidamente cumplimentado, que incluya el Plan de Acción. E1 supervisor certificará con su firma que el contenido de la evaluación ha sido discutido y notificado oficialmente con el empleado. Al concluir la entrevista de evaluación el supervisor solicitará al empleado que firme el formulario como evidencia de la reunión efectuada. De el empleado negarse, el supervisor deberá certificarlo escribiendo y firmando una nota de record en la parte correspondiente al dorso del formulario. Tanto el supervisor como el empleado podrán hacer por escrito sus observaciones y comentarios sobre la evaluación O el proceso utilizado en la parte correspondiente al dorso del formulario. El empleado podrá hacer sus comentarios aún cuando no haya aceptado firmar la evaluación. De no haber comentarios tanto el supervisor como el empleado deben indicarlo en el espacio provisto y firmar la parte inferior del formulario. Copia del formulario de evaluación será remitido a la División 30 de Personal de la Agencia. El Oficial de Personal canalizará las recomendaciones del supervisor a las unidades correspondientes para su implementación y coordinará que las mismas se lleven a efecto. E1 Oficial de Personal, ordenará la inclusión de los documentos relativos a la evaluación del empleado y en el expediente de evaluación que custodia la agencia de manera que constituya un historial claro y completo del empleado. 10. Guías para el Seguimiento al Plan de Acción Resultante de la Evaluacion El supervisor será el responsable directo de que el Plan de Acción se lleve a cabo tal y como se certificó en la entrevista, en lo relativo a aquello que corresponde hacer a la gerencia. Observará y evaluará la conducta y ejecución del empleado en lo que depende de éste. A tales fines coordinará siempre con el coordinador de adiestramiento de la agencia para la efectiva implantación de dicho plan. El Coordinador de adiestramiento utilizará las facilidades, programación y asesoramiento del Instituto para el Desarrollo del Personal en el Servicio para implantar el Plan de Acción de mejoramiento cuando responda a necesidades generales y comunes del servicio público, y programará internamente para antender las necesidades específicas de la agencia. D. FORMULARIOS DEL EXPEDIENTE DE EVALUACION EE-01 OFICINA DE ASUNTOS LABORALES HOJA DE DEBERES Y RESULTADOS ESPERADOS FECHA DE INICIO DEL CICLO DE EVALUACION: FECHA DE EVALUACION NOMBRE DEL SEGURO TITULO DIVISION U EMPLEADO: SOCIAL: DEL PUESTO: OFICINA: TAREAS BASICAS DEL PUESTO: Relación de los deberes y toreas principales del puesto, enumerados en order de provi- RESULTADOS ESPFRADOS: Objectivos operacionales para code force. descritos en términos * cantidad, calle dad # realizer durante of ckio de evaluación tiempo, y value relative, que permited mudic productividad , efficiencia. 1. 1 2. 2 3 1 4. 4. $ 5. 8. a 7. Z Certifico que discuti y review COM of empleado to Hoja de Deberes y Resultador Experedos Firms del Empleado Fecha Firms del Supervisor Fachs OFICINA DE ASUNTUS LABORALES SISTEMA DE EVALUACION DE EMPLEADOS CRITERIOS DE ORDEN Y DISCIPLINA CRITERIOS SOBRE PASA ALCANZA EL NO ALCANZA EL EL NIVEL ESPERADO NIVEL ESPERADO NIVEL ESPERADO 1. ASISTENCIA: la regulari- Es siempre cumplidor. Su asis- Normalmente está presente. dad y puntualidad con que tencia y puntualidad son casi Sus ausencias 0 tardanzas Se ausenta con frecuencia y/o el empleado cumple con el perfectas, según la norma esson ocasionales, según la se reporta tarde a trabajar a horario diario de trabajo. tablecida norma establecida menudo contrario a la norma establecida. 2. SOCIABILIDAD: la con- Es efectivo y eficiente en sus Normalmente no tiene producta del empleado en sus relaciones con los demás. Su blemas de relaciones con emcontactos con los demás tacto, discreción y destresas pleados, supervisores y usua- A menudo provoce conflictos empleados, supervisores y de comunicación contribuyen rios de los servicios Por lo en sus relaciones con empleausuarios de servicios de la significativamente a crear un general es cortés, pociente, y dos, supervisores y usuarios Agencia. ambiente positivo y soludable de los servicios. use tacto al trator con los de. de trabajo. más. 3. CONFIABILIDAD la capacidad observada en el Generolmente sigue instruc- Requiere supervisión consionempleado para captar y se- Consistentemente ejecuta muy bien sus tareas, asume responseciones, asume responsabilidate para poder ejecutar sus toguir instrucciones, asumir des y ejecuta sus tareas bajo reas. Tiene dificulted en sebilidades, y sigue instrucciones sus responsabilidades y ejecon un minimo de supervisión. supervisión normal guir instrucciones y en asumir cutar sus tareas con relatiresponsabilidades. va independencia. 4. COOPERACION: la actitud y disposición para co- Consistentemente DO más allá Colabora siempre y cuando lo Rara vez está dispuesto a colalaborar en la consecución de lo normalmente requerido, requieran sus deberes. A veces borer más allá de lo normalde los objetivos del servicolaborando para lograr los colabora más altá de 10 normente requerido por sus decio. objetivos del servicio. malmente requerido. beres. 5. INTEGRIDAD: la ausen- No ha estado involucrado DOcia de sospecha, involucra- Consistentemente se caracteluntariamente en situaciones ción 0 convicción para ac- Ha estado involucrado volunriza por altos ideales y estriccontrarias a la política públitos contrarios a la política tariamente en situaciones to conformidad a los postulapública, la Ley y la moral, ca, la Ley y la moral. Norcontrarias a la política públidos de la politica pública, la malmente sus actos reflejan la adhesión sincera y eui- Ley y la moral ca, is Ley y la moral dente a altos ideales moreconformidad con la política les profesionales. pública, la Ley y la moral. OFICINA DE ASUNTOS LABORALES EE-02 SISTEMA DE EVALUACION Y MOTIVACION DE EMPLEADO PERFIL GRAFICO DE EJECUCION DE TAREAS ASIGNADAS NOMBRE DEL SEGURO TITULO OFICIAL DIVISION U EMPLEADO: SOCIAL DEL PUESTO: OFICINA: PERIODO: OE A SUPERVISOR INMEDIATO NIVELES DE EJECUCION 1 2 3 4 5 6 , PROGRAMA DE MOTIVACION SOUREPASO EL ARE A DE RESULTADO RECONOCIMIENTO ESPEHADO ALCANZO EL RESULTADO AREA DE ESPERADO MEJORAMIENTO NO ALCANZO EL RESULTADO AMEA DE ACCION ESPERADO CORRECTIVA 1 2 OBSERVACIONES ESPECIFICAS POR TAREA 3 RESUMEN DELA 4 EVALUACION 5 6 7 Certifico que recibí y revise con mi Supervisor los resultados de to Evaluación. NOTA: El empleado deberá firmer este documento Sin embargo. el firmark no constituire the CORLUISO con et mamo time del Empleedo Firma del Supervisor Firms del Revisor COMENTARIOS ADICIONALES DEL SUPERVISOR COMENTARIOS DEL EMPLEADO SOBRE LA EVALUACION Firms del Supervisor Firms del Employed the Fecha EE-03 OFICINA DE ASUNTOS LABURALES SISTEMA DE EVALUACION y MOTIVACION DE EMPLEADOS PERFIL GRAFICO DE COMPLIMIENTO DE CRITERIOS DE ORDEN Y DISCIPLINA NOMBRE DEL SEGURO TITUL 0 OFICIAL DIVISION U EMPLEADO: SOCIAL DEL PUESTO OFICINA: PERIODO DE A suff RVISOR INMEDIATO NIVELES CRITERIOS DE ORDEN Y DISCIPLINA DE PROGRAMA DE MOTIVACTON CUMPL IMIENTO Serisbilidad Confisbruded Cooperation integrated SOBREPASO AREA DE EL NIVEL RECOND ESPERADO CIMIENTO ALCANZO AREA DE EI NIVEL MEJORA ESPERADO MIENTO NO AI CANZO AREA DE EL NIVEL ACCION ESPERADO CORRECTIVA ASISTENCIA: SOCIABILIDAD: OBSERVACIONES ESPECIFICAS RESUMEN DE LA CONFIABILIDAD. EVALUACION COOPERACION: INTEGRIDAD: Certifico que regist recess 'EM MI Supervisor is in de is NOTA Er complete sebera funur case in are critis in. encluse of Amount constitute withhold Firms del Empleado the act Supervisor Home del Hernise ALES DEL SUPE RVISOR COMENTARIOS DEL EMPLEADO SOBRE LAEVALUACION Time del Supervesor Firms del Employee Fecha Fecha E. MODELOS DE EVALUACION HOJA DE DEBERES Y RESULTADOS ESPERADOS FECHA DE INICIO DEL e de julio de 1979 CICLO DE EVALUACION FECHA DE EVALUACION: 7 de enero de 1980 NOMBRE DEL SEGURO TITULO DIVISION U EMPLEADO: Natacha Escribano Roque SOCIAL 00-0000 DELPUESTO Secretaria III OFICINA: Estudios @ Investigaciones TAREAS BASICAS DEL PUESTO Relation de los Acberts proncipales del pursin comm - order J. prior RESULTADOR ESPERADOS Objective para with 1099 dearos " ADDRESS & ded # realthed unreads deated certaction tiempo. 1 also you promited productivided the 1. Que realice el trabajo de magginilla de 1a division dentr. de las fechas 1. Mecanografiar 108 trabajos de La Division. establecidas por el Supervisor para cada trabajo; que los trabajos de mecanograffa sean realizados sobre el 95% de exactitud y nitidez. 2. 2. A1 tomar dictados que realice esta tarea con facilidad y rapides dentro Tomar dictados y transo, del estandar establecido y velar por la corrección de la transcripcion. 3 Mantener, controlar y el archive Je la 3. Que clasifique y archive Ics documentos de acuerdo al sistems que se division. utiliza en la division: dentro de los 5 días siguientes at covio y/o recibo de los mismos facilitando su relocalizacion: mantemer un sistema de control del archivo. 4. Recibir, controlar / distril .ir 1. correspondencial de La 4. Que diariamente registra, controle Y distribuya la correspondencia de 1a division. division; que de seguimiento " los controles Y que someta un informe mensual detallado que entregará al supervisor no mão tards del día 28 de cada mea. 5. Concertar coordinar class, reuniones y visitas de les miembros 5. Que mantenga un calendario Jos citas, reuniones y visitas de ia division. de la division. que dé seguimiento para asegurar la comparecencia de los citados, de manera que se realicen las actividades en la fecha y hora provista. 5. Atender y referir visitas y llamadas telefonicas. a Que atienda Y refiera cortesmente visitas Y llamadas sin que se reciban queja#por atención pobre a esta tarea. Que someta un informe trimestral del número de visitas y llamadas atendidas deberá sometarlo no más tarde de la primers schana del cuarto mes. 7. 7. Realine: otras tareas afines al puesto Que esté dispuesto a realizar otras tareas afines al puesto cuando le Sta solicitado. Certifico que discuss y review COM et employee is Hoje de Debject y Remission Experados 8 julio/79 Juan Perez intor sentor julio 8/79 Natacha Escribano Roque Firms del Empleado Fecha Firms def Supervisor Fachs SISTEMA DE EVALUACION Y MOTIVACION DE EMPLEADO PERFIL GRAFICO DE EJECUCION DE TAREAS ASIGNADAS NOMBRE DEL SEGURO EMPLEADO: Natacha Escribano Roque 000-00-0000 TITULD OFICIAL Secretaria III SOCIAL DEL PUESTO: OFICINA: DIVISION U Estudios e Investigaciones 8 de julio de 1979 7 de enero do 1980 PERIODO: DE A SUPERVISOR INMEDIATO Juan Páres Pintor MIVELES DE TECUCION 2 3 4 5 6 , PROGRAMA DE MOTIVACION SUBREPASO EL ARE DE Se 18 hará un reconocimiento a BU labor frente a sus RESULTADO RECONOCIMIENTO ESPERADO se le otorgará una carta de reconocimiento or su eficiente GIMI IV# de archlve de control de correspondencia Se recomendared ALLANZO F1 estos para lantacion general. RESULTADO AREA DE ESPERADO ME IORAMIENTO Se Ie brindars una orientación sobre of Art 16 de la Ley Participará en un adiestramiento de mejorag secretarial. naciendo hincapre en los incisos +. NO ALCANZO Et RESULTADO AME A DE ACCION Participara PS diestramientos de Técnicas relefonicas y ESPERADO CONRECTIVA RA Actones personales. Someterá un 11 n de redistriluct is actenders 1 marizo too trabajos importantes dentro de las 1. 13 entablecidas mantenimiento del calendario de citas y act dades de 1a of regiti6 shiu un 5% de los trabajos por errores Y trabajos cumplen con los requisitos de nitides establecide Para entd tarea. 2 AT tomar Tictado realiza esta Carea con facilidad rapidez, 11 transcrible se preocupa por 1a corrección de las inscripciones realizando esta tan dentro de Los estandares 00 indecidos. OBSERVACIONES ESPECIFICAS POR TAREA 3 Dosarroilo por prop. iniciativa un excelente SIR. de archivo. Facilied 1a labor d. la division por la rapidez y Miciencia con Natacha Escrimato ha desarrollado con gran ficiencia que localiza los docu mt08 necesarios. RESUMEN proyectos de f.. predilección, esto demuestra que con DE LA el debido adi- ramiento Y orientación podrá superar EVALUACION aún más los niveles de ejecución de sue denis tareas. 4 Por su diligente ent 1520 de seguimiento, loyro que al final de cada mas se hubiesa intestado sobre el 90% de la correspondencia de la división. SE recibieron cartas de encomic 101 la prontitud aficiancia 5 No logro mantener el calendario de citas al día, no dió el debido seguimiento a 108 citados causando esto que las actividades no se llevaron a cabo según programadas. Se recibieron quejas por estas fallas de parte de Tos citados. 6 Se recibieron un número considerable de quejas de visitantes e interlocutores telefónicos. Se discutio la situación con ella pero persistieron algunas fallas. 7 Demostro interés al realizar aquellas taress afines a 60 puesto siempre y cuando no se le requiriera que trabajara fuera de horas laborables. Natacha Escribano Roque Certifico our reght revise FOR mi Supervisive fee residiados de la Endination NOTA El emplead) liberá firmas and a timesto Sin embargo at Armark no constitute sts LOR el mismo Tum.i Perez *intor Firms del Empleado Firma del Supervisor Forma del Revise SISTEMA Df EVALUACION Y MOTIVACION DE EMPLEADOS PERFIL GRAFICO DE COMPLIMIENTO DE CRITERIOS DE ORDEN Y DISCIPLINA NOMBRE DEL EMPLEADO Natacha Escribano Roque SEGURO 000-00-0000 TITULD OFICIAL Secretaria III DIVISION Il Estudios e Investigan SULIAL DEL PUESTO OFICINA: PERIOUD BE 8 de julio de 1979 7 de enero de 1980 Juan Pérez Pintor SUPERVISOR INMEDIATO NIVELES CRITERIOS DE ORDEN Y DISCIPLINA DE PROGRAMA DE MOTIVACION CUMPLIMIENTO Socialidad Contrabution Comperacion Integridad SOBREPASO AREA DE EL NIVEL RECONO ESPERADO CIMIENTO La empleada participara de un adiestramiento sobre Relaciones ALCANZO AREA DE Interpersonales. 30 le brindaná una orientación sobre e1 Articulo EL NIVEL MEJORA ESPERADO MIENTO to 'It' 10 ley Y SUB disposiciones para crear más conciencia en 01 emploado sobre SUB debetes Y obtigaciones como empleado público. NO ALCANZO AREA DE Pentio de 3a orientación que to: 10 ofrecerá al who, Leade sobre el EL NIVEL ACCION Artículo , is 10 Ley LU le does entasis it los increas, .. ESPERADO CORRECTIVA ASISTENCIA: A 01 Maite de is as fucy il siemple Image de la entrevista de evaluation hemos observado your 11 empleada está on 15 nejor actions de majorar en quellas SOCIABILIDAD JUS donde no alcanza y superare 511 136 que alcanza e) nivel experied OBSERVACIONES ESPECIFICAS compañeros, con in reprevisor y con 1.00 1.00 to se 14 dara fiel complimiento al programs de motivación a tin de: RESUMEN general ha sido paciente y facts al trator con que para el proximo viclo de evaluación obtengamos mos mejores DE LA CONFIABILIDAD: Ha remide alouns difformal en EVALUACION resultados. Instrduciones, POL 900 Far Marie supervision constante. COOPERACION: Demuestra interest en restruct aquetion actividades que ayuden it lograt for objetivos aás inmudiatos de la agencia. ET varias acadiones se he manifestado mente alega teller problemas personales emando SO to pide que trabaje LUELA de INTEGRIDAD: No ha estado involuerada un situaciones contrarias a 108 deberes y responsabilidades del empleo público según la Ley Y los Reglamentos. Certifica due recibe can NI Supervale cultudes ,A information 274 firmar l'Str do Sin embared if finalia no constituted IM concurso our of MORIO Gatacha Escribano Roque 10.10 Nice Pintor Firma del Employee Francisco Supervisor Firms Jel Revisor COMENTARIOS ADICIONALES DEL SUPERVISOR COMENTARIOS DEL EMPLEADO SOBRE LA EVALUACION Terms del Supervisor Firms del Empleado Ferhe Ferhe COMENTARIOS ADICIONALES DEL SUPERVISOR COMENTARIOS DEL EMPLEADO SOBRE LAEVALUACION / irma del Supervisor Firms dd Empleado Freho Fecha HOJA DE DEBERES Y RESULTADOS ESPERADOS FECHA DE INICIO 011 CICI.O DE EVALUACION 12 de julio de 1979 FECHA Ut EVALUACION 15 de enero de 1980 NOMBRI DEL SEGURO TITULO DIVISION U EMPLEADO Maria Conchits RodrInuez tópez SOCIAL 300-00-0000 DEL PUESIO Oficinista 11 (Archivo) OFICINA Archivo 1AREAS BASICAS DEL PUESTO RESUL TADOS ESPERADOS determe " & contrature with products 1. or multur, manted at did Y Hevan control de 1 One 101. archivos que II: has ..do J. marks esten ordenados Y los Los expedientes de you et expediented encluded alfable Y seas faciles de Intelizer, the Refire. ... as. Here No actrol de arenive 8 que BUS artapacion se Ch Lues estado. 2 11.10.1905 2 :- haga 81 " " 10.8 3 3 15 i' 1.5 que Fearue 6:1 LiSmits y say intificia states, $00 más we dos dian Internation 4 As THE directain 4, 100 discumstron 100 LUN respectives expedientes 5. the requiriento Y location attate, 5 you locative, descontrole y and expedientes 101 miss back se UNS Man despues de vencidos. you someta an informe detailado ed numero is expedientes 10 alizados durance A non. / que someta dicho informe NO who tards 201 28.4 cada 6. 6. heallear DETAS tareas atines .. pdesto. sue este disposita a realizar otras Lareas afines al puests cuardo is SEJ solicitado. 7 7. Contract jur discuss di empleado is Here de Mrs Resultach presion Maria concluta RodrIguez tôpez 12/16/10/79 Margarita Flores de niaz 12/julio/79 Firms del Emplead. Fecha Firms dei Supressor Fecha HOJA DE DEBERES Y RESULTADOS ESPERADOS FECHA DE ANICIO DEL CICLO DE EVALUACION: 10 de julio de 1979 FECHA DE EVALUACION: 13 de enero de 1980 NOMBRE DEL SEGURO TITULO EMPLEADO: Evaristo Canutero Vale SOCIAL 000-00-0000 DEL PUESTO Conser DIVISION U Administración OFICINA: TAREAS BASICAS DEL PUESTO Reiman de los debetes forces principales del puest :'s ,/, priors RESULTADOS ** Just 1.04:00 durame deide to the Friends recorder code M. describes I'll terminal a centained calidated means, who relaure after permites mede products Receive 1. Mantener rimgios escritorios, archives, moniliario, los ,1508, ventanas 1 Jue realize la limpiona de SU área diariamente de manera que no se y puertas del área asignana. reciban quejas al respecto y que esto bea comprobable mediante inspecciones periodicas. 2Mantener limpio el lavamance, inodoro, piso, ventanas y patta del bano del área asignada; suptir Paper toalla Y paper Sanitation 2 Que limpie el bano del área asignada todos los días y BE encargae de suplir aquel material necesario tan pronts se agote 1a existencia del mismo en el bano. 3. Vaciar y limpiar Grandamente les zataconer del y Delar in Lanura. 3. 3Que revise 100 zafacones de su área temprano en la mana...a todas los días y so asegure de que 1A basura acumulade all estos se vac.e, ademds de ser necesario que lave los mismon cuando is situación 10 amorite. 4. 4. Limpiar ments of age. cantener disponsario 0.00 V.P4 Y mant E Diariamente limpiar COR un sano y detergente la fuente let agua además, limpia alrecedor (if ja fuente. debe mantener el área alrededor de la fuente limpia Y el dispensario de vasos debe estar siempre lleno. 5. Buscar requisiencies al almocen y distribuirles a las correspondientes 5 que und vez se le entreguen las requisiciones proceda a entregar estas Divisiones. el mismo día de su recibs. 6. Ayudar en mudanzas de equipe y mobiliario en la Officia 51empre que 6. Que este disponible Y que realice las mudanzas dentro del tiempo asignado sea necesario. para la misma, que al efectuar esta labor 10 haga siguiendo aquellas medidas de seguridad necesarias para evitar accidentes del trabajo, Y sin que se reporten averias al equipo o mobiliario. 7. 2 Realizar otras tareas afines al puesto. Que esté dispuesto a realizar otras tareas afines al puesto cuando le sea solicitado. Certifica que discutry revise con Peopleade is Heja Je Bebrics Resultados Esperados Evaristo Canutero Vale Coston formigness julio 10/79 Cayetano Rodriguez 10 julio/79 Firms del Empleado Fecha Firms del Supervasor Fecha IV. BOSQUEJO DE ADIESTRAMIENTO PARA EL DESARROLLO DE UN SISTEMA DE EVALUACION DE EMPLEADOS 31 IV. Bosquejo de Adiestramiento para el Desarrollo de Un Sistema de Evaluación y Motivación de Empleados A. Objetivos: 1. Objetivo General El adiestramiento va dirigido a familiarizar al participante con las bases teóricas para el desarrollo de un sistema de evaluación tal y como se ha descrito, y a ofrecer las guías prácticas para la implantación del mismo. 2. Objetivos Específicos Se espera que al final del adiestramiento los participantes puedan: a) Conocer la teoría relacionada con la Evaluacion de Empleados; los elementos que componen el Sistema de Evaluación de Empleados, sus usos y objetivos; y el proceso a través del cual se desarrolla y se implanta. b) Analizar e interpretar los elementos sicológicos que intervienen en la relación Evaluador-Evaluado: Motivación, Percepción, Comunicación. c) Realizar efectivamente las diferentes tareas del Evaluador. Diseñar objetivos operacionales; determinar los niveles de cumplimiento de estos objetivos; analizar e interpretar datos e incidentes sobre el evaluado; realizar entrevistas de evaluación efectivas; establecer mecanismos de seguimiento a los planes de mejoramiento. B. Bosquejo del Contenido Primera Parte: La Evaluación: Función Gerencial Indispensable 1. Importancia y Necesidad de Evaluación a) Evaluación Formal VS. Evaluación Informal b) Objetivos, Ventajas y Usos de un Sistema Formal de Evaluacion 2. El Aspecto Humano de la Administración a) Necesidades Humanas y Motivación: Teoría A.H. Maslow b) Teoría X y Teoría Y: Estilos Administrativos de Douglas McGregor 32 c) Problemas de Percepción y Comunicación entre las Personas 3. Diseño y Preparación para la Implantación del Sistema de Evaluación a) Base Teórica; Base Legal b) Diseño del Sistema c) Adiestramiento y Orientación de Participante d) Implantación Experimental y General Segunda Parte: Implantación del Sistema 1. Elementos del Sistema de Evaluación a) Hoja de Deberes y Resultados Esperados b) Criterios de Orden y Disciplina c) Registro de Incidentes Significativos d) Administración del Sistema e) Instrumentos de Evaluación f) Mecanismos de Revision 2. Ciclo Administrativo a) Primera Fase: Revisión de Hoja de Deberes y Establecimiento de Resultados Esperados b) Segunda Fase: Evaluacion Informal c) Tercera Fase: Evaluación Formal 3. Guías Generales para la Evaluación de Empleado a) Diseño de Resultados Esperados b) Evaluacion del Empleado en sus Deberes c) Cumplimiento de Criterios de Orden y Disciplina d) Cumplimentación del Perfil Gráfico del Empleado e) La Entrevista de Evaluación f) Mecanismo de Revisión y Reconsideración C. Metodología 1. Conferencias 2. Lecturas (Véase Bibliografia) 3. Discusiones de Grupo 4. Ejercicios 5. Asignaciones Prácticas de Trabajo 33 6. Películas y otro Material Audiovisual D. Diseño de Adiestramiento Primer Día A. M. 8:30 - 8:45 Introducción: Objetivo del Seminario 8:45 - 9:15 Presentación de Participantes 9:15 -10:15 Conferencia: La Evaluación como Función Gerencial Indispensable 10:15- 10:30 Receso 10:30- 11:30 Presentación del Primer Elemento del Sistema de Evaluacion: La Hoja de Deberes y de las Guías para el Desarrollo de los Objetivos Operacionales (Resultados Esperados) Asignacion: Desarrollar hoja de Deberes de su propio puesto con sus resultados esperados 11:30- 12:00 Conferencia: "Proceso de Diseño e Implantación de un Sistema de Evaluación P. M. 1:00- 1:30 Bases teóricas para un Sistema de Evaluación 1:30- 3:45 Conferencia: "Instalando y Administrando un Sistema de Evaluación". Segundo Día A. M. 8:30 9:45 Discusión de Asignación: Hoja de Deberes y Resultados Esperados. 9:45 - 10:00 Discusión: "Criterios de Orden y Disciplina (Artículo 6 Ley de Personal) 10:00 - 10:15 Receso 10:15 - 12:00 Conferencia: Guías para llenar el Perfil Gráfico de Empleados Taller: Intercambiar hoja de deberes y llenar perfil gráfico del empleado P.M. 1:00 - 1:45 Conferencia: "La Entrevista de Evaluación." 34 1:45- 2:15 Desarrollo de planes de acción como resultados Esperados 2:15 -3:00 Demostración-Pelicula: La Entrevista de Evaluación o Adiestramientos de Evaluadores 3:00 -3:30 Resumen y Evaluación del Adiestramiento V. CALENDARIO DE IMPLANTACION VICENSIA *IA : 36 VIGENCIA Este Diseño comenzará a regir en la fecha en que sea aprobado por el Director de la Oficina Central de Administración de Personal. Cualquier cambio posterior a la fecha de aprobación será sometido a la Oficina Central de Administración de Personal para su revisión y aprobación. Adoptado por: Sr. Víctor Rodriguez Figueroa Fecha Director Ejecutivo Oficina Asuntos Laborales Oficina del Gobernador Aprobado por: 23MAR20-1988 Sr. Enrique A, Rosas López Fecha Director Oficina Central de Administración de Personal VII. DEFINICIONES 37 Definiciones 1. Sistema de Evaluación y Motivación de Empleados o Sistema: Parte integral y fundamental del sistema de administración de personal mediante el cual una organización obtiene información objetiva sobre el desempeño de sus recursos humanos para determinar la efectividad de éstos en el logro de las metas establecidas. 2. Evaluación: Técnica administrativa que incluye los procesos de observar; juzgar, medir, y revisar la ejecución total de un individuo en referencia a un éstandar específico, una norma o criterio. 3. Observacion: E1 proceso de examinar sistemática y objetivamente el acto total de ejecutar una tarea en términos tanto de los resultados alcanzados como de la conducta que la acompaña. 4. Juzgar: El proceso de valorar el acto de ejecución en términos de una norma establecida. 5. Medir: El proceso de adjudicar valores cuantitativos o cualitativos al acto de ejecución. 6. Revisar: El proceso de examinar restrospectivamente la ejecución total del empleado para llegar a conclusiones amplias y establecer la dirección en que éste puede moverse para alcanzar nuevos niveles de excelencia. 7. Ejecución del Empleado: Se refiere al acto de realizar las tareas específicas que le son asignadas al empleado. 8. Norma, Estándar o Criterio: Descripciones cuantitativas y cualitativas preestablecidas, de aceptación general, que sirven como índice para medir niveles de ejecución. Estas definiciones operacionales deben ser válidas, confiables, y representativas de cualidades adecuadas para determinados tipos de trabajo. 9. Instrumento de Evaluación: Cualquier método (formulario, escalas, etc.) que se utilice para describir la ejecución del empleado en relación a unos criterios previamente establecidos. VIII. BIBLIOGRAFIA 38 BIBLIOGRAFIA 1- Allan, Peter, "The Development of a task oriented approach to Performance Evaluation in the city of New York", Public Personnel Management, Vol. 6, No. 6, Jan-Feb. 1978. 2- Cangeni, Joseph P., "A System for Rewarding Outstanding Employees". Personnel Journal Vol. 57, No. 2 February 1978." 3- De la Luz, Antonio La Empresa y la Función de Personal, Río Piedras: Editorial Universitaria, 1974 Cap. 7 4- "Evaluacion" - Revista E1 Sol - Organo de la Asociación de Maestros de Puerto Rico, Vol. XX, Núm. 20, marzo 1976 5- Fear, Richard A. The Evaluation Interview, Second Edition, McGraw Hill Book Company, New York, 1973. 6- Fleishman, E.A., Toward a Taxonomy of Human Performance", American Psychologist, (30, 12) 1975 1149 pags. 7- Haynes Marione, "Developing an Appraisal Program" Personnel Journal Vol. 57, No. 2 Febraury 1978 8- Hepner, H.W. Psychology: Applied to Life and Work, New Jersey: Prentice Hall Inc. 1966, Pag. 343-358 9- Holey Jr., Willaim H. "Performance Appraisal in Public Sector" Public Personnel Management, Vol. 6 No.6 January-Febraury 1978 10- Kellog, Marions S., "What to do about Performance Appraisal" 11- Kirby, Peter G., "Productivity Increases Through Feedback Systems" Personnel Journal, Vol. 56, No 10 Oct. 1977 12- Locher, Allan H. "Performance Appraisal" - A Survey of Current Practices" Personnel Journal, Vol. 56, No.5, May 1977 13- López, Felix, "Personnel Interviewing: Theory and Practice" McGraw Hill, 1965 14- López, Felix M., "Evaluating Employee Performance", Public Personnel Association, Chicago, 1968 39 15- Lloyd, Willaim F., "Performance Appraisal a Short Approach for a Workable Program Installing", Personnel Journal Vol. 56, No. 9 September 1977 16- Maiser, N.R.F., Psichology in Industrial Organization, Fourth Ed., Boston: Houghton Mi-fin Company, 1973, Cap. 8 pp 181-205 17- Meyer, Herbert H., "The Annual Performance review Discussion: Making It Constructive". Personnel Journal Vol. 56, No. 10 October 1977 18- Oficina de Personal, "Estudio del Sistema de Calificación de Eficiencia que Administra la Oficina de Personal" División de Planes y Procedimientos San Juan, 1957 19- Prentice Hall., "Polices and Practices - "Don't forget what your performance appraisal is all about" New Ideas pp-197 "Make Merit Ratings a Motivator not a Scare Tactic" New Ideas PP 250 Merit Rating - "Personnel Management Policies and Procedures" - pp 530-5313 "What the Personnel Executive Needs to Know about Job Evaluation, Job Evaluation, pp 15011-15020 Planning the Basic Steps - Job Evaluation, PP 15101-15117 20- Scheer, Wilbert E., Personnel Director's Handbook, Third Printing, Chicago: Dartnell Corporation, 1971 PP 462, 651-656 21- Sick, Henry L. Administracción en Gerencia de Empresas 2da. Edición pag. 184-238 Cap. 15. 22- Varney, Gleen H. Management by Objectives - Ninth Printing Chicago: Dartnell Corporation 40 MATERIAL DE LECTURA Evaluación 1) Evaluación y Sequimiento - Instituto Centroamericano de Administración Pública (ICAP) Orientaciones para la administración de los procesos de la capacitación por Carlos Ramirez Cardona - 351.3 - 1590 2) Evaluation - Katzell Raymond A (et al) Work productivity and jobs satisfaction: an Evaluation of policy related research - By Raymond A. Katzell and Daniel Yankelowich- Ley York, The Psychological Corp. (1975) 658.5 - k19w 3) The Evaluation Interview - Fear, Richard A. - The evaluation interview Predicting job performance in business and insdustry N.Y. McGrraw-Hill 1958 - 658.311 F 288 e 4) Evaluating Employee Performance - Public Personnel Association López Félix M. - Evaluating Employee Performance (1968) 658.32 L864 5) Evaluation instruments, constructing - First Edward J. - Constructing Employee Performance (1968) 151.22 F 992c 6) Evaluating Public Personnel Association López Félix M. - Evaluating Employee Performance (1968) 658.32 L 864e