Cr. Préstamo Cobrado Núm. 5 (Col. 13)

$20.00 Aunque la forma no provee el título impreso de la cuenta Reserva Préstamos Incobrables, se observará que en la misma aparecen espacios en blanco para casos como este. Cuando se haya realizado una cancelación de préstamos contra la Reserva de Préstamos Incobrables, como sucede en el caso anterior, el tesorero procederá a retirar de la Cuenta de Ahorros (Núm. 105) el montante de la deuda cancelada y reintegrar dicha suma a la cuenta de caja (mediante recibo oficial) según se explica en la página 52. Al explicarse una operación de esta clase debe hacerse referencia a la página del Libro de Actas y a la Resolución de la Junta de Directores ordenando la cancelación de la deuda. 20 (Forma IC-6) COOPERATIVA DE CRÉDITO COMPROBANTE DE PAGO NUM. (Usese también para transferencias) Fecha DEBITO CUENTAS DEL REGISTRO DE CAJA Y JORNAL Cantidad Col. Descripción Descripción Col. Cantidad 17 Gastos Generales Caja Cheque Núm. 6 7 Acciones Retiradas Acciones Recibidas 8 9 Depósitos Retirados Depósitos Recibidos 10 12 Préstamo Concedido Núm. Préstamo Cobrado Núm. 13 20 Seguros Pagados Intereses Recibidos 14 Multas Recibidas 15 Totales Deben Ser Iguales EXPLICACIÓN Y DETALLES (α) Cheque a favor de Libreta Núm. (b) Detalles del pago 0 de la transferencia : (c) Aprobado : (Presidente) (d) Aprobado : (Tesorero) NOTA: Explíquense detalles claramente, cuando se trate de gastos, 0 de transferencias. 21 LA SOLICITUD DE TRANSFERENCIAS Y RETIROS (Forma IC-17) Mediante el uso del Comprobante de Pago se registran las operaciones que generalmente requieren el desembolso de fondos. Esta forma se utilizará también para registrar los retiros de depósitos y acciones y para contabilizar las transferencias que ocasionalmente ordenen los socios. Toda orden de pago de acciones y depósitos y toda autorización de transferencia deberá ser acompañada de una solicitud firmada por el socio. El retiro o transferencia de acciones deberá ser aprobado por la Junta de Directores. En algunas ocasiones el retiro 0 transferencia de acciones así como el retiro o transferencia de depósitos, necesitan la aprobación del Comité de Crédito cuando dichos ahorros estén garantizando alguna deuda del solicitante. Cuando se trate de una transferencia de un socio a otro 0 bien se trate de una liquidación de los haberes y obligaciones de un socio por renuncia u otra causa, la Forma IC-17 deberá ser certificada por el secretario y el presidente de la Junta de directores. La forma IC-17 se adherirá al Comprobante de Pago cuando hayan terminado los trámites de una operación de transferencia 0 retiro y servirá como documento que justifique las operaciones registradas en el comprobante. Antes de realizar una operación de retiro o transferencia de acciones el tesorero tendrá en cuenta que ningún director, funcionario, miembro de comité de supervisión o de crédito, o cualquier otro socio que participe en la administración de la cooperativa podrá transferir o retirar sus acciones mientras esté en el ejercicio de su cargo. El tesorero no podrá realizar pago o retiro que esté en conflicto con este principio. Solicitud de Transferencias y Retiros (Forma IC-17) LA COOPERATIVA DE CRÉDITO DE: Socio Núm. Nombre del Socio Por la presente solicito que se realicen en mis cuentas con esta cooperativa los retiros y transferencias que se explican a continuación: Fecha Firma del Socio Certificamos que esta solicitud fué aprobada por el Comité de Crédito según acta de Fecha Presidente Comité de Crédito Secretario Comité de Supervisión Certificamos que esta solicitud fué aprobada por la Junta de Directores según acta de Fecha Presidente Junta de Directores Secretario Junta de Directores 22 LA LIBRETA DEL SOCIO (Forma IC-7A) La Libreta del Socio sirve para comprobar sus transacciones con la cooperativa y a la vez muestra el estado de sus cuentas. El número de la libreta es idéntico al número del socio que se le asignó al aprobarse su solicitud de ingreso. Por lo tanto, no podrá usarse el mismo número para libretas de socios distintos. Las cantidades pagadas a la cooperativa y las cantidades recibidas por el socio deberán anotarse inmediatamente en las columnas correspondientes de dicha libreta. Deberá, además, anotarse el nuevo balance que tenga como resultado de dicha operación cada cuenta afectada, sea ésta la de acciones, depósitos o préstamos. Cada asiento hecho deberá ser identificado, con sus iniciales, por la persona que recibe o hace el pago. Las libretas de socios deberán mantenerse al día en todo momento. El Comité de Supervisión deberá examinarlas para comprobar si los balances de las libretas coinciden con los balances del Mayor Auxiliar de Socios. Ni el tesorero, ni ningún otro oficial o empleado que maneje los fondos de la cooperativa podrá retener la libreta del socio. La libreta a usarse será del mismo tipo ya conocido, según podrá verse por el modelo que aparece en la página 24. 23 (Forma IC-7A) LA LIBRETA DE SOCIO ACCIONES DEPOSITOS PRESTAMOS CARGOS FECHA EMP. FECHA EMP. Recibido Retiro Balance Recibido Retiro Balance Préstamos Abonos Balance Intereses Multas 24 CONTRATO DE REAMORTIZACION (Forma IC-15) Por diversas razones un prestatario deja acumular, a veces, uno 0 varios de los plazos de su préstamo. En casos como éste el Comité de Crédito puede dar al socio una nueva oportunidad para cumplir su compromiso con la cooperativa, permitiendo cambios en su plan de pago original. La Forma IC-15 "Contrato de Reamortización" se ha preparado para facilitar estos cambios. El socio atrasado en sus pagos deberá llenar esta forma, indicando los siguientes detalles: 1. Número de su libreta. 2. Número del pagaré correspondiente al préstamo adeudado. 3. Cantidad original y balance actual de su préstamo. 4. Nuevos plazos en que se compromete a pagar el balance adeudado. 5. Fecha en que podrá empezar a pagar de nuevo. Después de firmarla, la llevará a los garantizadores de su préstamo para que también la firmen si están de acuerdo con la reamortización solicitada. El caso deberá pasar entonces al Comité de Crédito para su aprobación. Los miembros de dicho Comité deberán firmar el Contrato de Reamortización cuando éste sea aprobado. CONTRATO DE REAMORTIZACION (Forma IC-15) Número Libreta Número Pagaré El abajo firmante firmó un pagaré a favor de la Cooperativa de Crédito por una cantidad original de $ Dicha cantidad original tiene un balance actual de Me veo imposibilitado de cumplir los términos de dicho préstamo y solicito que se me conceda una prórroga. Si se aprueba esta prórroga me comprometo a pagar el balance adeudado a razón de $ comenzando en con el mismo por ciento de interés del pagaré original. (Firma del Prestatario) Los siguientes garantizadores del préstamo de referencia estamos de acuerdo con la reamortización aquí solicitada. La reamortización fué aprobada por los siguientes miembros del Comité de Crédito en su reunión del (Firma de los miembros del Comité de Crédito) 25 EL COMPROBANTE DE CAJA MENUDA (Forma IC-11) Esta forma se usará siempre que se hagan desembolsos del Fondo de Caja Menuda. (Véase la Página 2 sobre la creación y uso de este fondo.) Por lo tanto, deberá llenarse un Comprobante de Caja Menuda para cada gasto pagado de dicho fondo. Para que este documento sea de valor como comprobante, es indispensable que tenga la firma de la persona a quien se le entregó el dinero desembolsado. Deberá, además, explicar en forma específica el concepto del pago. Estos comprobantes deberán guardarse junto con el efectivo del Fondo de Caja Menuda. En todo momento, la suma total de los comprobantes más el efectivo deberá ser igual al total del fondo creado. Comprobante de Caja Menuda (Forma IC-11) Forma IC-11 COMPROBANTE DE CAJA MENUDA Importe: $ Fecha : Recibí de la COOPERATIVA DE CRÉDITO la cantidad de dólares por concepto de (Firma del que Recibe) EL REGISTRO DE CAJA Y JORNAL (Forma IC-3) El propósito de este registro es proveer un récord de entrada original para todas las operaciones, en el orden en que ocurren. Diariamente, por lo tanto, deberán anotarse en el mismo todas las transacciones que efectúe la cooperativa, en la siguiente forma 1. Para facilitar las entradas de ingresos de caja se utiliza la Hoja de Colectas. a. Las Hojas de Colectas deben vaciarse en el Registro de Caja y Jornal en orden numérico. b. Los traslados deben hacerse del "Resumen de Ingresos", que aparece al dorso de la Hoja de Colectas. 26 2. El Comprobante de Pago se usa para facilitar el registro de los pagos que hace la cooperativa y de los aumentos y disminuciones en las cuentas de los socios por medio de transferencias. a. Los Comprobantes de Pago deberán registrarse también en orden numérico. Se provee una columna para cada cuenta de uso frecuente, de modo que se resuman las transacciones en sus respectivas columnas. El Registro de Caja y Jornal consta en total de 21 columnas para los siguientes fines: Columna 1. Fecha del asiento u operación. Columna 2. Número del socio. Columna 3. Detalle-Cuando se trate de un comprobante de pago el tesorero escribirá el nombre del beneficiario del cheque. Cuando se trate de colectas, el tesorero escribirá "Ingreso del Día". Si es una transferencia se anotarán los nombres de los socios cuyas cuentas resulten afectadas. Columna 4. Número de la colecta, comprobante o cheque. Columna 5. Efectivo Recibido (Caja Dr.). En esta columna se asentarán los "Totales" de las Hojas de Colectas una por una. Columna 6. Efectivo Pagado (Caja Cr.). En esta columna se asentarán los cheques pagados de acuerdo con los comprobantes de pago, uno por uno. Los totales de Caja (Columnas 5 y 6) se trasladan a la cuenta de Caja en el Mayor General. A fin de mes el balance de esta cuenta de Caja debe ser reconciliado con el estado del banco. Como resultado de esta reconciliación puede resultar necesario hacer algunas entradas en el Registro de Caja y Jornal. Para más detalles sobre esto, véase la página 36. Columna 7. Acciones Retiradas Columna 8. Acciones Recibidas En estas columnas se anotan todas las operaciones relacionadas con acciones, ya sean por ingresos 0 desembolsos de caja, por transferencias de la cuenta de acciones a préstamos, etc. Columna 9. Depósitos Retirados Columna 10. Depósitos Recibidos A través de estas columnas se registran todas las operaciones de depósitos recibidos, retirados o transferidos por los socios. Columna 11. Número del Pagaré Cuando se concede un préstamo y se cobra otro, deben aparecer ambos números en esta columna. 27 Columna 12. Préstamos Concedidos Columna 13. Préstamos Cobrados En estas columnas se registran todas las operaciones de préstamos, concedidos O pagados. En el caso de préstamos pagados, deberán anotarse todos los pagos sean éstos totales 0 parciales, en efectivo 0 por medio de transferencias. Columna 14. Intereses Recibidos En esta columna se anotarán solamente los intereses recibidos por préstamos concedidos por la cooperativa. Columna 15. Multas Recibidas Columna 16. Cuotas Recibidas En estas columnas se anotarán todas las multas y cuotas recibidas por la cooperativa. Columna 17. Gastos Generales En esta columna se anotarán todos los gastos incurridos por la cooperativa, excepto los seguros de préstamos y acciones que se anotarán en la Columna 20. Los números y títulos de las cuentas de gastos jornalizados en la columna 17 deben escribirse en las columnas 18 y 19. Columnas 18 y 19. Número y título de cuentas En estas columnas se anotan los números y títulos de las cuentas correspondientes a las partidas registradas en las columnas 17, 20 y 21. Cuando en un asiento el "débito" corresponde a la columna 20 y el "crédito" a la columna 21, deberán usarse dos líneas para hacer el asiento de modo que se puedan expresar separadamente el número y título de cada cuenta afectada. Columnas 20 y 21. Otras Cuentas del Mayor General En estas columnas se jornalizan las partidas de aquellas cuentas para las cuales no se provee una columna especial. El número de la cuenta deberá anotarse en la columna 18, el título en la columna 19 y la cantidad correspondiente en las columnas de débito o crédito (20 ó 21), de acuerdo con la transacción. 28 COOPERATIVA DE CRÉDITO Página Mes de 19 CAJA ACCIONES DEPOSITOS COLEC- Com- CHE- FECHA Socro DETALLE TA PRO- QUE Recibido Pagado Retiradas Recibidas Retirados Recibidos BANTE NUM. NUM. NUM. Dr. Cr. Dr. Cr. Dr. Cr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 29 (Forma IC-3) REGISTRO DE CAJA Y JORNAL PRESTAMOS OTRAS CUENTAS DEL MAYOR INTERESES MULTAS CUOTAS GASTOS CUENTA Conce- Pagaré didos Cobrados NUM. Título Dr. Cr. Cr. Cr. Cr. Dr. Dr. Cr. 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 30 Para cerrar las operaciones a fin de mes en el Registro de Caja, se procede del modo siguiente: 1. Se traza una línea debajo de la última entrada en el Registro de Caja y Jornal. 2. Se suman las cantidades de cada columna y se escriben los totales bajo la línea de suma. 3. Se comprueba si la suma de los totales de los débitos es igual a la suma de los totales de los créditos. Cuando estas sumas no sean iguales, debe buscarse el error hasta corregirse. 4. Se trazan dos líneas debajo de los totales para cerrar las operaciones del mes. 5. Se desglosan o analizan los totales de las columnas 20 y 21, que aparecen bajo el título "Otras Cuentas del Mayor". El desglose debe hacerse en un papel aparte. Esto es necesario porque las cantidades incluídas en estas columnas proceden de varias partidas, las cuales tienen sus correspondientes cuentas en el Mayor General. Estos asientos deberán trasladarse individualmente al Mayor General, pero antes de hacer los traslados deben resumirse aquellas partidas que corresponden a una misma cuenta. El ejemplo que se ofrece a continuación muestra como se hace este resumen: OTRAS CUENTAS DEL MAYOR LA FORMA DE PASAR ESTAS CANTIDADES A FIN DE MES AL MAYOR GENERAL SERIA ASI Núm. Título Dr. Cr. 18 19 20 21 Dr. Cr. 104 Inv. Liga Coop $10.00 Inversión Liga Coop $10.00 307 Otros Intereses Recibidos $8.00 Préstamos a Coops 500.00 108 Préstamos a Coop 200.00 Mobiliario y Equipo 10.00 108 Préstamos a Coop 300.00 109 Mob. y Equipo 10.00 Otros Intereses Recibidos $18.00 307 Otros Intereses Recibidos 10.00 215 Res. Seg. Social 9.00 Res. Seg. Social 9.00 TOTALES $520.00 $27.00 TOTALES $520.00 $27.00 Los siete (7) asientos que aparecen en las columnas 20 y 21, después de resumidos por cuentas, quedaron reducidos a cinco (5) solamente. De esta recopilación se hacen los traslados al Mayor General. 31 EL MAYOR GENERAL (Forma IC-4) El Mayor General provee un récord en donde se presentan en resumen todas las operaciones que afectan el activo, pasivo y capital de la cooperativa. Consiste de un número de cuentas que sirven para interpretar las actividades de la cooperativa. En cada hoja de este libro deberá aparecer una sola cuenta. Las cuentas en el Mayor General se abrirán en el mismo orden en que aparecen en el Plan de Cuentas presentado en la Parte III de este Manual. (Véase página 48). Esto facilita la preparación del Balance de Comprobación y de los Estados Financieros mensuales. Las hojas se utilizarán por ambos lados y al terminarse cada una deberá seguirse en otra nueva. Cada hoja deberá llevar el número de la cuenta que le corresponda según el Plan de Cuentas. Se usará para Mayor General el tipo de mayor de cuatro columnas. Este tipo de mayor contiene una columna para los débitos, otra para los créditos, una columna para balance de débito y otra para balance de crédito. Esta forma provee, además, información para la fecha, explicación y folio de la página del registro de donde proviene el traslado. Las entradas en el Mayor General proceden del Registro de Caja y Jornal. A fin de mes los totales de las diferentes columnas del Registro de Caja y Jornal serán trasladados a sus respectivas cuentas del Mayor General, con excepción de las partidas que aparecen en las columnas 20 y 21 las cuales se trasladan individualmente. Los totales se anotarán en el lado Débito o Crédito de cada cuenta, según se indica en el Registro de Caja y Jornal. Tan pronto se haga una anotación en cualquier cuenta, deberá indicarse, también su balance en ese momento. Los balances de las cuentas en el Mayor General son la fuente de información para preparar los Balances de Comprobación y de Situación, y el Resumen de Operaciones. 32 (Forma IC-4) COOPERATIVA DE CRÉDITO MAYOR GENERAL Página Cuenta Núm. Nombre de la Cuenta Balances Fecha Explicación Fol. Dr. Cr. Dr. Cr. TOTALES 33 EL MAYOR AUXILIAR DE SOCIOS (Forma IC-5) El propósito del Mayor Auxiliar de Socios es proveer un registro que muestre en detalle las operaciones efectuadas entre la cooperativa y cada uno de sus socios. En cada hoja de este libro deberá aparecer la cuenta de un solo socio. Dicha hoja incluye los siguientes detalles sobre cada socio: 1. Nombre, dirección, ocupación, sueldo y fecha de ingreso. 2. Número de su libreta. 3. Información detallada sobre cada pagaré firmado y cada préstamo garantizado por el socio. 4. Un récord detallado de sus cuentas de acciones, depósitos y préstamos. a. Siempre que se haga una anotación en cualquiera de estas cuentas, deberá indicarse inmediatamente el balance de la misma. b. En la Cuenta de Acciones aparece una columna titulada "Número". En esta columna se irá anotando el número de acciones que tenga el socio según éstas sean completadas. Ejemplo: Si en el mes de marzo el socio tenía $22.50 en acciones, en la columna "Número" aparecerá el número 4 (acciones de $5.). Cada vez que el socio complete una acción se anotará el número total de acciones que posea en ese momento. Esta información ayudará en la distribución de los sobrantes a fin del año. 5. Pagos hechos por el socio por concepto de intereses y multas. 6. Las últimas dos columnas, "Control de Préstamos" se utilizan como un recordatorio del balance que debe tener el préstamo del socio en fechas determinadas. Las anotaciones en estas columnas pueden hacerse con lápiz. A fin de mes deberá comprobarse si las cuentas individuales de los socios están en balance con las cuentas de control en el Mayor General. Esta prueba deberá hacerse mediante un balance de comprobación del Mayor Auxiliar de Socios. Este balance de comprobación se hace generalmente sumando a máquina los balances individuales de las cuentas de socios. Si se sigue esta práctica mensualmente, cualquier error que surja será fácil de localizar, porque solamente habrá que examinar las operaciones del mes. De no hacerlo así, los errores se irán arrastrando mes tras mes y, por consiguiente, la localización de errores se hará mucho más difícil. Las entradas a este libro deberán hacerse directamente de la Hoja de Colectas. Cuando no se use esta Hoja, sin embargo, podrá vaciarse la información de las Libretas de Recibos y de los Comprobantes de Pago. Las hojas de este mayor se llenarán por ambos lados y al terminar cada una deberá seguirse en otra nueva, 34 Nombre: Forma IC-5 Dirección MAYOR AUXILIAR DE SOCIOS Ocupación Sueldo Mensual COOPERATIVA DE CRÉDITO Libreta Núm. Fecha de Ingreso INFORMACION DEL PAGARE PRESTAMOS QUE GARANTIZA ESTE Socio Pagaré Vto. Importe Frecuencia Libreta Pagaré Núm. Fecha Importe 1er. Pago del Plazo del Pago Núm. y Nombre del Fiador Otras Garantías Fecha Núm. Núm. Importe Saldado 3 CUENTAS DE ACCIONES CUENTA DE DEPOSITOS CUENTA DE PRESTAMOS CONTROL PRESTAMOS or INTERESES MULTAS Retiradas Recibidas Retirado Recibido Concedido Cobrado Balance Núm. Fecha Balance Fecha Núm. Balance Balance En esta Fecha Dr. Cr. Dr. Cr. Dr. Cr. Debe Ser Fecha RECONCILIACION MENSUAL DE BANCO Y CAJA (Forma IC-14) Mensualmente el banco envía a cada uno de sus clientes que tienen cuentas corrientes un estado de su cuenta, junto con los cheques cancelados. Es necesario que tan pronto se reciba dicho estado se proceda a reconciliar la cuenta de banco y caja. El propósito de la reconciliación es asegurarse de que no se ha cometido error de parte de la cooperativa 0 del banco. La reconciliación deberá prepararse en la siguiente forma 1. Anote primero la fecha a la que se hace la reconciliación. Los números deben tomarse siempre al último día de cada mes, ya que el estado del banco se prepara a esa fecha. 2. Balance según Libro de Caja a. Anote en la primera línea que dice "Balance del Libro de Caja" el balance de caja según aparece en el Mayor General a fin de mes. b. Bajo la sección "Sumar" se anotarán las partidas abonadas por el banco y no registradas en los libros de la cooperativa. Ejemplo cuando el banco abona una cantidad que iba de más, por error en uno de los depósitos. c. Sume el Balance del Libro de Caja y las partidas abonadas por el banco y anote el sub-total. d. Bajo la sección "Deducir", se anotarán todas las partidas deducidas por el banco y no registradas en Caja. Ejemplos: Servicios del banco, cargos por cambios, impresión de cheques, etc. e. El total de estas deducciones se restará del sub-total anterior. El resultado final de estas operaciones será el Balance de Caja Ajustado. (Las anotaciones hechas en las secciones de "Sumar" y "Deducir" deberán también registrarse en los libros mediante asiento en el Registro de Caja y Jornal.) 3. Balance según Estado del Banco: a. Anote el balance del banco, según el estado enviado por éste en la línea "Balance en el Banco". b. En la sección "Deducir" se anotarán todos los cheques expedidos por la cooperativa que no han sido aún devueltos por el banco. Se anotará el número, fecha e importe de cada cheque c. Sume los cheques en circulación y reste el total del balance en el banco. d. La cantidad restante se anotará en el espacio correspondiente a "Subtotal" y representará los fondos disponibles en el banco. e. En la sección "Sumar" se presentará una relación de las colectas cuyos importes no habían llegado al banco al rendir éste su estado de cuenta. Deberá indicarse el número de cada colecta, su fecha e importe. 36 Forma IC-14 RECONCILIACION MENSUAL DE BANCO Y CAJA COOPERATIVA DE CRÉDITO (Nombre y dirección de la cooperativa) Reconciliación del Balance de Caja a de de 19 BALANCE DEL LIBRO DE CAJA BALANCE EN EL BANCO SUMAR: $ DEDUCIR: $ Partidas abonadas por el Banco y Cheques en circulación: no registradas en Caja Núm. Fecha Cantidad Sub-total $ Sub-total $ DEDUCIR: SUMAR: Partidas deducidas por el Banco y Colectas sin depositar o no registradas en Caja en tránsito Núm. Fecha Cantidad Balance de Caja Ajustado Balance de Caja Ajustado Certificado correcto por Tesorero 37 (1) El dinero que representan estas colectas deberá estar en poder de los funcionarios de la cooperativa, a menos que exista un depósito en tránsito hacia el banco. En este caso el tesorero deberá tener en su poder copia de la hoja de depósito del banco como constancia del depósito en curso. f. Sume el "Total de Colectas sin Depositar" al sub-total anterior y encontrará el "Balance de Caja Ajustado". Este deberá coincidir con el encontrado en la primera parte de la forma. g. El tesorero deberá firmar la reconciliación certificando que está correcta. Las cooperativas están obligadas a rendir este informe todos los meses a la Oficina del Inspector de Cooperativas de Puerto Rico junto con el Informe Mensual de Comprobación (Forma IC- 13). Deberán, además, retener copia de cada uno para sus archivos. INFORME MENSUAL (Forma IC-13) El tesorero deberá preparar todos los meses un informe de las operaciones de la cooperativa durante el mes anterior. Este informe deberá prepararse en original y dos copias 1. El original, firmado por el tesorero deberá remitirse a la Oficina del Inspector de Cooperativas de Puerto Rico en 0 antes del día 15 de cada mes. 2. Una copia deberá entregarse al presidente de la cooperativa. 3. El tesorero deberá retener la otra copia para sus archivos. El informe mensual está dividido en cinco partes principales. Las primeras cuatro partes se refieren a las cuentas de la cooperativa, clasificadas en la siguiente forma 1. Cuentas de Activo. 2. Cuentas de Pasivo. 3. Cuentas de Ingresos. 4. Cuentas de Gastos. Esta parte del Informe sirve para comprobar las operaciones mensuales y totales que aparecen en el Libro Mayor y está, por lo tanto, dividido en dos secciones: 1. "Operaciones del Mes", sin relacionarlas con los balances de otros meses. 2. "Balance de Comprobación", después de incorporados en éstos las operaciones del mes. La quinta parte del Informe incluye la reconciliación de las cuentas de los socios. 38 Oficina del Inspector de Cooperativas Forma IC_13 (I. M. Cr. Rev. 1956) INFORME MENSUAL Mes de COOPERATIVA DE CREDITO Operaciones del Mes Balance de Comprobación Cuenta Núm. Dr. Cr. Dr. Cr. 1. CUENTAS DE ACTIVO 101 Caja 102 Caja Menuda 103 Fondo para Cambio 104 Inversiones 105 Cuentas de Ahorros 106 Préstamos 107 Obligaciones a Cobrar 108 Préstamos a Cooperativas 109 Mobiliario y Equipo 110 Cuentas a Cobrar 111 Fianzas Pagadas por Adelantado 112 113 2. CUENTAS DE PASIVO 201 Cuentas por Pagar 202 Obligaciones por Pagar 203 Depósitos 204 Seguro Social por Pagar 205 Contribución Sobre Ingresos Retenida 206 207 208 209 210 Acciones 211 Reserva para Educación 212 Reserva Préstamos Incobrables 213 Cuotas 214 Multas 215 Seguro Social a Pagar 216 Otras Reservas 217 Resumen de Operaciones to 218 Sobrantes a Distribuir 39 Oficina del Inspector de Cooperativas (I. M. Cr. Rev. 1956) Forma IC_13 INFORME MENSUAL (Continuación.) Mes de COOPERATIVA DE CREDITO Operaciones del Mes Cuenta Balance de Comprobación Núm. Dr. Cr. Dr. Cr. 219 Provisión para Depreciación Mobiliario y Equipo 220 Provisión para Depreciación Edificios y Mejoras 221 3. CUENTAS DE INGRESOS 301 Intereses Recibidos 302 Ingresos de Inversiones 303 304 305 306 307 Otros Ingresos 308 309 4. CUENTAS DE GASTOS 401 Gastos Generales 402 Seguros y Fianzas 403 Diferencia en Caja 404 405 406 TOTALES 5. RECONCILIACION CUENTAS SE Socros: Mayor General Mayor Auxiliar Diferencia Acciones $ $ $ Préstamos $ $ $ Depósitos $ $ $ SECCION B 1. Número de socios a fin del mes anterior 2. Socios admitidos durante el mes TOTAL 3. MENOS: Socios retirados Socios a fin del mes actual 4. Reuniones celebradas durante el mes: Fecha Asistencia Asambleas Junta de Directores CERTIFICO que la información sometida en este informe, y relacionada con mis funciones, es verdadera y correcta. En , Puerto Rico, al de de 19 Secretario Tesorero 0 Administrador 40 Al preparar este informe deberán seguirse las siguientes instrucciones: 1. Anote el mes a que corresponde el informe y el nombre de la cooperativa. 2. Copie del Libro Mayor la cantidad total anotada en el lado débito y en el lado crédito de cada cuenta durante el mes. Estas cantidades deberán anotarse en las columnas correspondientes bajo el título "Operaciones del Mes". a. Las cuentas aparecen con igual numeración, y en el mismo orden, que en el Libro Mayor para facilitar la preparación del Informe. 3. Copie también, y bajo la columna "Balance de Comprobación", el balance de cada cuenta según aparece en dicho libro, sea éste de Dr. o de Cr. 4. Sume, por separado, las cantidades que aparecen en cada una de las cuatro columnas. Anote el total de cada una en el espacio correspondiente a Totales. a. El total de débitos deberá ser igual al total de créditos anotados bajo el título "Operaciones del Mes". b. También deberán ser iguales el total de débitos y de créditos que aparezcan en las columnas correspondientes a "Balance de Comprobación". 5. Indique los siguientes detalles adicionales a. El total de socios que tenía la cooperativa a fin del mes a que corresponde el Informe. b. El total de personas que podrían ser socios de la cooperativa y que aún NO han ingresado o sea los socios potenciales. c. El número total de préstamos que tenía concedidos la cooperativa al final del mes. d. El número de préstamos que se concedieron durante el mes. 6. El tesorero 0 administrador y el secretario deberán firmar el Informe en el espacio correspondiente. 41 COBROS POR MEDIACION DE COLECTORES LOCALES Y DE PATRONOS La gran mayoría de las formas explicadas hasta ahora serán utilizadas por el tesorero para poder llevar a cabo su trabajo en la cooperativa. El tesorero, sin embargo, recibe a veces ayuda de otras personas para hacer los cobros de los socios. En algunas cooperativas se hace necesario tener uno 0 más colectores locales con poderes expresos para cobrar los fondos de la cooperativa, firmar las Hojas de Recibos y hacer entradas en las libretas de los socios. Por ejemplo, cuando los cobros de una cooperativa son normalmente numerosos O los socios residen en grupos separados unos de otros, y en sitios distantes de las oficinas de la cooperativa. Si la cooperativa se organiza por personas que reciben sus ingresos de un mismo patrono, el propio patrono puede hacer las veces de colector local. En este caso el patrono hace los descuentos a los empleados en sus nóminas y entrega directamente el total descontado al tesorero de la cooperativa. Los colectores locales y los patronos, por lo tanto, deberán entender los procedimientos para trabajar con aquellas formas que les corresponda usar. INSTRUCCIONES A LOS COLECTORES LOCALES Las formas de contabilidad que ha de emplear el colector para hacer sus cobros serán las mismas que utiliza el tesorero para dicho trabajo, 0 sea, las Hojas de Recibos (Forma IC-1) y la Hoja de Colectas (Forma IC-2). Cuando el colector necesite incurrir en gastos para efectuar los cobros, 0 para enviar dinero 0 información al tesorero, deberá usar además el Comprobante de Caja Menuda (Forma IC-11). Cuando funcionen uno o más colectores locales, por lo tanto, será necesario suplirles con las tres formas arriba mencionadas: IC-1 Libretas de Recibos IC-2 Hoja de Colectas IC-11 Libreta de Comprobantes de Caja Menuda. Los colectores locales deberán entender el procedimiento general para el uso de dichas formas, según aparece explicado en detalle en las páginas 10, 11, 26. Deberán seguir, además, las siguientes instrucciones: 1. El número de serie que aparece impreso en las Hojas de Recibos identifica cuáles de éstas están en poder del colector. El colector, además, tendrá su propia numeración. La primera Hoja de Recibo expedida llevará el número uno (1), y éstas seguirán en orden correlativo hasta la última Hoja de Recibo del año económico en que terminará la numeración. En esta forma cada año tendrá una numeración independiente. 2. Toda Hoja de Recibo anulada deberá quedar sujeta a su libreta. 3. El colector preparará una Hoja de Colectas por cada día en que reciba ingresos, trasladando a la misma los detalles de las Hojas de Recibos en las columnas y espacios correspondientes. Sin embargo, el colector no deberá numerar las Hojas de Colectas. 4. Las Hojas de Colectas se prepararán en original y duplicado. El colector retendrá la copia y remitirá el original al tesorero de la cooperativa junto con el total de fondos recaudados según la relación preparada. 42 5. Cuando los fondos se remitan por giro postal, 0 cuando se incurra en algún gasto necesario en relación con los cobros, el colector deberá firmar un Comprobante de Caja Menuda por el importe de la cantidad usada y especificar los detalles del gasto. Este comprobante deberá unirse a los fondos remitidos al tesorero. Cuando el tesorero reciba dichos fondos, deberá colocar el Comprobante de Caja Menuda con los otros de la misma clase y tomar de esta caja la cantidad gastada según el comprobante. En esta forma completará el total de fondos a depositar, según informa la Hoja de Colectas. 6. El tesorero expedirá una Hoja de Recibo por el importe de la colecta, a nombre del colector, y le enviará el original de dicho recibo. 7. El tesorero preparará, como de costumbre, su Hoja de Colectas para detallar todas las Hojas de Recibos expedidas a favor de colectores locales, pero dichas hojas no especificarán de qué socios fueron recibidos los pagos. Para tener tales detalles, se hace necesario que las Hojas de Colectas de los colectores locales se unan a las Hojas de Colectas del Tesorero y se numeren con éstas en orden correlativo. Por esta razón se pide del colector que no numere sus Hojas de Colectas. HOJAS DE RECIBOS EN TRIPLICADO Si el tesorero considera conveniente ejercer un mayor control sobre los cobros realizados por el colector, podrá seguir el siguiente procedimiento: 1. Imprímase las Hojas de Recibos en triplicado, cada copia de distinto color, imprimiendo sobre la primera copia la palabra "original"; en la segunda, la palabra "duplicado", y en la tercera, las palabras "copia oficial". 2. La copia oficial formará la Libreta de Recibos y la original se entregará al socio. El duplicado se remitirá al tesorero, unida a la Hoja de Colectas, y después de vaciar en dicha hoja los detalles del recibo. 3. El tesorero deberá comprobar los totales de la Hoja de Colectas sumando directamente de los duplicados. 4. Es importante, además, examinar el número de serie de cada recibo para comprobar que no falte ninguno. En el caso de anularse algún recibo, el duplicado deberá marcarse nulo, desprenderse de la Libreta de Recibos, y unirse a la Hoja de Colectas, para remitirlo al tesorero junto con los demás recibos. 5. Al examinar la Hoja de Colectas, deberá verificarse si aparecen los números dados por el colector a sus recibos. Debe cotejarse, además, si el número del primer recibo incluído en esa colecta es el que sigue al número con que terminó la colecta anterior. Este examen es neceario por la variación que existe en el uso de los números de serie, los cuales pueden variar cada vez que se termina una Libreta de Recibos. Es conveniente que los Comités de Supervisión posean un registro permanente de todas las Libretas de Recibos en poder de la cooperativa, tanto de las que están en uso como de las no usadas. COBROS POR EL PATRONO Para que el patrono pueda hacer las veces de colector local, es necesario obtener primero una autorización escrita de cada socio permitiendo que se le hagan los descuentos correspondientes de su sueldo. Esta autorización puede hacerse en forma de carta, preparándose original y una copia. El socio deberá firmar ambas copias. El original deberá enviarse al patrono y la copia se retendrá en los archivos de la cooperativa. 43 NOTIFICACION DE DESCUENTO NOMINAL (Forma IC-12) El procedimiento a seguir cuando el patrono hace descuentos a los empleados en sus nóminas es similar al explicado para los colectores locales. Se diferencia en los siguientes detalles 1. El tesorero deberá suministrar al patrono una relación mensual, quincenal 0 semanal, según sea el caso, de la cantidad que deberá descontarse a cada empleado. La Forma IC-12, "Notificación de Descuento Nominal", sirve de modelo para estos casos. 2. Esta forma consta de dos partes. La Parte A es la carta con la cual el tesorero debe remitir al patrono la Parte B de la forma. 3. La Parte B deberá prepararse en triplicado a. Original para el patrono, quien deberá conservarla. b. Primera copia para el patrono, para devolverla al tesorero acompañada de los fondos descontados a los empleados. c. Segunda copia que retendrá el tesorero, como constancia de haber entregado el original y la primera copia al patrono. 4. La copia devuelta por el patrono al tesorero es la que sirve para registrar dichos ingresos en los libros. El tesorero lo hará en la forma corriente, llenando la Hoja de Recibo a nombre del patrono, y entregándole el original. La copia devuelta por el patrono representará una Hoja de Colectas y el tesorero deberá añadirla a las otras en su poder dándole el número que le corresponda. NOTIFICACION DE DESCUENTO NOMINAL (Forma IC-12A) Cooperativa de Crédito Dirección Fecha Nombre del Patrono Dirección Señor (es) De acuerdo con nuestro mutuo convenio, a continuación de ésta hallará usted la relación de los empleados de esta firma que tienen compromisos con esta cooperativa y que nos han dado su consentimiento para que solicitemos de usted que las cantidades especificadas a continuación de sus nombres les sean deducidas de la Nómina de Pago correspondiente a la semana terminada en de de 19 a la 1ra. (2nda.) quincena del mes de de 19 al mes de de 19 Acompañamos copia adicional de la relación de descuentos para que nos sea devuelta juntamente con el pago de ustedes. Atentamente, Cooperativa de Crédito por Tesorero 44 Forma IC-12B COOPERATIVA DE CRÉDITO NOTIFICACION DE DESCUENTO NOMINAL Período: : de a de 19 Hojas de Colectas Núm. Socio Total Nombre del Empleado Núm. a Deducir Préstamo Intereses Acciones Multas TOTALES 45 ESTADO DE CUENTA DEL SOCIO (Forma IC-7b) A las cooperativas de crédito que usan el sistema de deducción por nómina les resulta difícil generalmente, mantener al día las libretas de los socios. Estas cooperativas pueden adoptar el sistema de libreta de socio del tipo de páginas sueltas, 0 sea, el Estado de Cuenta del Socio (Forma IC-7B). Cuando se use este sistema, el tesorero deberá enviar, por lo menos cada tres meses, un estado de cuenta al socio, quien lo conservará como constancia de sus operaciones con la cooperativa. El Estado de Cuenta incluye los siguientes detalles 1. Nombre de la cooperativa. 2. Nombre del socio y número de su libreta. 3. Fecha para cada una de las anotaciones hechas. 4. Acciones: pagadas, retiradas y balance de dicha cuenta en las diferentes fechas. 5. Depósitos: recibidos, retirados y balance de la cuenta en las diferentes fechas. 6. Préstamos: abonos al préstamo, intereses y balance en las diferentes fechas. 7. Pagos por concepto de cuotas y multas. 8. Una columna para identificar el tipo de operación que ha hecho el socio con la cooperativa, tales como operaciones en efectivo, deducción de la nómina, transferencias, etc. 46 Forma IC-7b ESTADO DE CUENTA COOPERATIVA DE CRÉDITO ABC Sr. Luis A. Rodríguez Libreta Núm. 8 ACCIONES DEPOSITOS PRESTAMOS FECHA CUOTAS MEMO* 1950 Reti- Reci- Reti- MULTAS Pagadas radas Balance bidos rados Balance Pagados Balance Intereses 9-6 3.00 0.00 3.00 25 E 13 1.00 4.00 DN 14 4.00 60.00 DN 20 50 4.50 3.00 57.00 0.14 DN 28 50 5.00 3.00 54.00 0.13 DN 10-4 50 5.50 3.00 51.00 0.13 DN 12 50 6.00 10.00 41.00 0.12 DN 18 50 6.50 3.00 38.00 0.10 DN 26 50 7.00 38.00 DN 11-2 50 7.50 5.00 33.00 0.18 DN 9 50 8.00 3.00 30.00 0.08 DN 15 50 8.50 3.00 27.00 0.07 DN 23 50 9.00 10.00 17.00 0.06 DN 30 50 9.50 8.00 9.00 0.04 DN * DN Deducción de la Nómina E Efectivo Tr.- Transferencia DV - Dividendo Los socios deben tener una carpeta 0 cubierta donde insertar estas hojas cada tres (3) meses según las reciban. Ellas constituyen su libreta de socio. 47 III. PLAN DE CUENTAS Presentamos a continuación una lista de las cuentas más corrientes en una cooperativa de crédito. Las cuentas deberán numerarse en la siguiente forma 1. Activo 210 Acciones 101 Caja 211 Reserva para Educación 102 Caja Menuda 212 Reserva para Préstamos Incobrables 103 Fondo para Cambio 213 Cuotas 104 Inversiones 214 Multas 105 Cuenta de Ahorros 215 106 Préstamos 216 Otras Reservas 107 Obligaciones a Cobrar 217 Resumen de Operaciones 108 Préstamos a Cooperativas 218 Sobrantes a Distribuir 109 Mobiliario y Equipo 219 Provisión para Depreciación 110 Cuentas a Cobrar Mobiliario y Equipo 111 Fianzas Pagadas por Adelantado 220 Provisión para Depreciación Edificios y Mejoras 112 221 113 2. Pasivo y Capital 3. Ingresos 201 Cuentas por Pagar 301 Intereses Recibidos 202 Obligaciones por Pagar 302 Ingresos de Inversiones 203 Depósitos 307 Otros Ingresos 204 Seguro Social por Pagar 308 205 Contribución Sobre Ingresos Retenida 309 206 4. Gastos 207 401 Gastos Generales 208 402 Seguros y Fianzas 209 403 Diferencia en Caja A continuación hacemos la descripción de cada cuenta y presentamos ejemplos prácticos de su uso. 48 IV. DESCRIPCION DE CUENTAS 101-CAJA La cuenta de caja en el Mayor General resume todas las operaciones de ingresos y de desembolsos de fondos de la cooperativa. Para que estas operaciones de ingresos y de desembolsos se efectúen en la debida forma, sin embargo, es muy importante estudiar y poner en práctica las normas que aparecen en la Página de este Manual. Para resumir las anotaciones de ingresos o desembolsos de fondos deberá seguirse el siguiente procedimiento: 1. Todo efectivo recibido en la cooperativa se anotará primero en la Hoja de Recibo. (Véase página 10). 2. La información de las Hojas de Recibos se vaciará diariamente en las Hojas de Colectas. (Véase págiua 11). 3. Los ingresos recibidos de los socios que aparecen en las Hojas de Colectas se detallarán en sus respectivas cuentas en el Mayor Auxiliar de Socios (Forma IC-5, página 34 y en la libreta del socio (Forma IC-7A, página 23). 4. Los totales de las diferentes columnas, según aparecen en el "Resumen de Ingresos" de las Hojas de Colectas se trasladarán a las columnas de crédito Núms. 8, 10, 13, 14, 15, 16 y 21, respectivamente, del Registro de Caja y Jornal. La suma de estos totales, 0 sea, el total del efectivo recibido, según aparece en el Resumen de Ingresos de la Hoja de Colectas, se anotará en la Columna Núm. 5 de Caja (Dr.) del Registro de Caja y Jornal. (Véase Forma IC-3, página 29 de este Manual). En esta forma el total de débitos será igual al total de créditos. 5. El importe de cada cheque expedido por la cooperativa se anotará en la Columna Núm. 6 de Caja (Cr.) del Registro de Caja y Jornal, a través del Comprobante de Pago (Forma IC-6, página 18). Todo desembolso de caja deberá anotarse en la sección "Crédito" del comprobante, para de allí pasar a la columna Núm. 6 del Registro de Caja y Jornal con el consiguiente cargo a una de las columnas designadas con los números 7, 9, 12, 17 ó 20, o varias a la vez, según sea el caso. Ejemplos: (a) Retiro de acciones: Dr. Acciones (Col. 7) $20.00 Cr. Caja (Col. 6) $20.00 (b) Préstamo a un socio: Dr. Préstamo (Col. 12) $100.00 Cr. Caja (Col. 6) $100.00 (c) Se incurre en gasto, y se paga según el comprobante: Dr. Gastos (Col. 17) $15.00 Cr. Caja (Col. 6) $15.00 (d) Cuando se retira efectivo del banco a través de un cheque para establecer el Fondo de Caja Menuda Dr. Fondo de Caja Menuda (Col. 20) $10.00 Cr. Caja (Col. 6) $10.00 49 Ejemplos: (e) Pago de dividendos por medio de cheques: Dr. Sobrantes a Distribuir (Col. 20) $50.00 Cr. Caja (Col. 6) $50.00 (f) Préstamos a Cooperativas: Dr. Préstamos a Cooperativas (Col. 20) $1,000.00 Cr. Caja (Col. 6) $1,000.00 (g) Para establecer el Fondo de Cambio para aumentarlo: Dr. Fondo de Cambio (Col. 20) $50.00 Cr. Caja (Col. 6) $50.00 (h) Cargo hecho por el banco: Dr. Gastos Generales (Col. 17) $1.75 Cr. Caja (Col. 6) $1.75 Acredítese la cuenta 101 en la columna de Caja (Cr.), además, por los cargos hechos por el banco según sean notificados. 6. Para los traslados del Registro de Caja y Jornal al Mayor General, deberán usarse siempre los totales mensuales que aparecen al final de cada columna del citado Registro, excepto los que aparecen en las columnas 20 y 21. (Las partidas de estas columnas se trasladan individualmente a sus respectivas cuentas en el Mayor General). Al hacerse el traslado a la Cuenta de Caja del Mayor General, deberá pasarse el total del débito de la columna 5, al débito de la Cuenta de Caja en el Mayor General, así mismo, el total del crédito, columna 6, deberá pasarse al crédito de dicha cuenta. En la misma forma se procede con los demás totales. 102-FONDO DE CAJA MENUDA (PETTY CASH) Véase la página 2 de este Manual para los detalles sobre la creación de este Fondo. Debítese esta cuenta en la columna 20 del Registro de Caja y Jornal por la cantidad desembolsada por cheque para establecer este fondo. Solamente se harán otros débitos y créditos a esta cuenta, cuando se aumente o rebaje este fondo. A medida que se hagan pagos de este fondo, deberán obtenerse recibos o comprobantes (Véase Forma IC-11, página 26). Cuando el fondo se esté agotando, el tesorero hará un cheque por la cantidad que se ha gastado para completar el mismo. Ejemplos de Entradas: (1) Cuando se establece el fondo a través del cheque Dr. Caja Menuda (Col. 20) $10.00 Cr. Caja (Col. 6) $10.00 (2) Se incurre en gastos del fondo y se repone al fondo a fin de mes: Dr. Gastos (Col. 17) $3.00 Cr. Caja (Col. 6) $3.00 (3) Cuando se reduce el fondo: Dr. Caja (Col. 5) $5.00 Cr. Caja Menuda (Col. 21) $5.00 Cuando se reduce el fondo de caja menuda es necesario expedir un recibo por la cantidad que ingresa a "Caja" (Cuenta Núm. 101). 50 103-FONDO PARA CAMBIO Este fondo se mantiene en algunas cooperativas con el propósito de cambiar cheques a los socios cuando vienen a pagar sus cuentas. No debe usarse para ningún otro propósito. Debítese (Dr.) esta cuenta a través de la columna 20 del Registro de Caja y Jornal por la cantidad desembolsada por cheque para establecer ese fondo. Acredítese esta cuenta a través de la columna 21 de dicho Registro cuando se reduce o se elimina el fondo. Los traslados a esta cuenta en el Mayor General vienen de las columnas 20 y 21 del Registro de Caja y Jornal. Estos dos fondos deben verificarse contándolos diariamente. Ejemplos: (1) Para establecer o aumentar el Fondo para Cambio Dr. Fondo para Cambio (Col. 20) $50.00 Cr. Caja (Col. 6) $50.00 (2) Cuando el fondo se reduce o elimina Dr. Caja (Col. 5) $50.00 Cr. Fondo para Cambio (Col. 21) $50.00 Cuando se reduce o elimina el Fondo para Cambio se ingresa en caja a través de un recibo marcado Fondo para Cambio. 104-INVERSIONES Debítese (Dr.) esta cuenta a través de la columna 20 del Registro de Caja por el costo de la inversión. En esta cuenta se puede incluir la compra de acciones de la Liga de Cooperativas, Federaciones de Cooperativas, Bonos de Guerra, etc. Acredítese (Cr.) en la columna 21 por el costo de las inversiones redimidas, lo cual ocurre cuando se retiran las acciones o se redimen los bonos. Ejemplos: (1) Compra de acciones de la Federación de Cooperativas de Crédito Dr. Inversiones (Col. 20) $20.00 Cr. Caja (Col. 6) $20.00 (2) Compra de Bonos de Guerra Dr. Inversiones (Col. 20) $37.50 Cr. Caja (Col. 6) $37.50 (3) Cuando se redimen los bonos Dr. Caja (Col. 5) $40.00 Cr. Inversiones (Col. 21) $37.50 Cr. Otros Ingresos (Intereses Col. 21) $2.50 105-CUENTA DE AHORROS Debítese (Dr.) a través de la columna 20 por las cantidades depositadas en Cuenta de Ahorros. Acredítese (Cr.) en la columna 21 por las cantidades retiradas o usadas de esa cuenta. Ejemplos: (1) La Junta de Directores ordena que los fondos correspondientes a Reserva de Préstamos Incobrables se transfieran a una Cuenta de Ahorros 51 Dr. Cuenta de Ahorros (Col. 20) $48.00 Cr. Caja (Col. 6) $48.00 En esta forma quedan establecidos separadamente los fondos en ahorros de los fondos en caja. (2) Se ordena que un préstamo incobrable se cargue contra la Reserva de Préstamos Incobrables-$10.00: Dr. Reserva Préstamos Incobrables (Col. 20) $10.00 Cr. Préstamos (Col. 13) $10.00 En este caso se hará la siguiente entrada al mismo tiempo, para rebajar la Cuenta de Ahorros y dar ingreso en la Cuenta de Caja a los fondos extraídos del banco mediante la libreta de ahorros. Dr. Caja (Col. 5) $10.00 Cr. Cuenta de Ahorros (Col. 21) $10.00 Los depósitos en el banco en Cuenta de Ahorros deberán hacerse mediante cheques expedidos contra los fondos depositados en la Cuenta Corriente de la cooperativa. 106-PRESTAMOS Debítese (Dr.) esta cuenta en su respectiva Columna Núm. 12 del Registro de Caja por el montante de cada préstamo concedido 0 renovado. Acredítese (Cr.) esta cuenta en su respectiva Columna Núm. 13 con: (1) el total de los pagos recibidos de cada socio 0 fiador; (2) con el balance de préstamos viejos incluídos en un préstamo nuevo o renovado; (3) transferencias de acciones o de depósitos a préstamos; (4) por préstamos incobrables cargados a la Reserva para Préstamos Incobrables. Por cada entrada hecha en la columna de Préstamos en el Registro de Caja y Jornal, se hará una entrada similar en la libreta del socio, así como en su cuenta individual, en el Mayor Auxiliar de Socios. Los totales de las columnas número 12 y 13 del Registro de Caja y Jornal se trasladarán a los respectivos débitos y créditos de la cuenta de Préstamos en el Mayor General. Ejemplos: (1) Cuando se hace un préstamo a un socio: Dr. Préstamos (Col. 12) $100.00 Cr. Caja (Col. 6) $100.00 (2) Cuando el socio hace un pago al préstamo y se le cobran intereses y multas: Dr. Caja (Col. 5) $11.05 Cr. Préstamo (Col. 13) $10.00 Cr. Intereses Recibidos (Col. 14)