Expediente de Empleados

A todo empleado del Departamento a quien se le extienda nombramiento, se le abrirá un expediente que se identificará con su nombre completo y número de Seguro Social. Dicho expediente deberá reflejar el historial completo del empleado desde la fecha de su ingreso al servicio hasta el momento de su separación definitiva. E1 Secretario Auxiliar de Recursos Humanos designará la persona o las personas que serán responsables por la conservación, custodia y mantenimiento de los expedientes de los empleados del Departamento, según dispone más adelante y en armonía con la Ley Número 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmedada, que creó el Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. 1. Clasificación de los Expedientes: Los expedientes de los empleados se clasificarán como activos o inactivos. Se considerarán expedientes activos, los correspondientes a empleados que se mantegan vinculados al servicio, e inactivos los correspondientes a empleados que se han desvinculado del servicio. 2. Contenido de los Expedientes: En estos expedientes se archivará y conservará entre otros, original o copia según corresponda, de los siguientes documentos: a) Historial Personal. b) Examen Médico. c) Copia autenticada del Certificado de Nacimiento. 115 d) Notificación de Nombramiento y Juramento e) Todo Informe de Cambio en cuanto a status, clasificación, sueldo, etcétera. f) Evaluaciones sobre el trabajo del empleado. g) Documentos que reflejen la concesión de aumentos de sueldo o cualquier otro aspecto relacionado con la retribución. h) Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia en el servicio, o mejoras administrativas. i) Documentos que reflejen acciones disciplinarias, así como resoluciones de la Junta de Apelaciones al respecto. j) Certificaciones de servicios prestados al Gobierno. k) Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del expediente. 1) Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descensos. m) Record de adiestramientos. n) Documentos sobre becas o licencias para estudios, con o sin sueldo tales como contratos de estudio, evidencia de estudios, y solicitudes y autorizaciones de pago de matrícula. o) Records de licencia. p) Documentación relacionada con la participación de empleados en el Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno y sus instrumentalidades. q) Record de accidentes por causas ocupacionales. 116 r) Autorizaciones de descuento del sueldo para cuotas de asociaciones, obligaciones contraídas con el Sistema de Retiro o la Asociación de Empleados u otras autorizadas por ley. Los expedientes de los empleados deberán incluir una relación de los documentos contenidos en los mismos. 3. Examen de los Expedientes a) Los expedientes individuales de los empleados tendrán carácter confidencial y podrán ser examinados únicamente para fines oficiales, o cuando lo autorice por escrito el empleado, para otros fines. Los custodios de los expedientes serán responsables por la confidencialidad y el uso de divulgación, en forma escrita u oral, de la información contenida en los expedientes. b) Todo empleado tendrá derecho a examinar su expediente particular, previa solicitud al efecto, en compañía del custodio de los expedientes del Departamento. E1 empleado deberá radicar, por escrito, la solicitud para examen del expediente con por lo menos tres (3) días de antelación. Cuando el empleado esté incapacitado por razón de enfermedad física, que le impida asitir personalmente al examen del expediente, podrá delegar, por escrito, en un representante. Si el impedimento es de incapacidad mental, el expediente, podrá ser examinado por la persona que sea designada tutor porelTribunal correspondiente. 117 c) Los empleados del Departamento podrán obtener copia de los documentos contenidos en sus expedientes. Las solicitudes en este sentido se harán, por escrito, con no menos de cinco (5) días de antelación a la fecha que se interese el mismo. Se podrá cobrar el empleado por el costo de reproducción. 4. Conservación y Disposición de los Expedientes E1 Departamento conservará y mantendrá archivados, firmemente adheridos, todos los documentos pertenecientes al expediente individual de los empleados activos e inactivos. La disposición de los expedientes de los empleados del Departamento se hará conforme a las siguientes normas: a) En el caso de todo empleado que se separe del servicio por cualquier causa, se retendrá y conservará el expediente personal inactivo, por un período de cinco (5) años. La disposición final del expediente se hará conforme a las normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. b) Cuando un empleado del Departamento que se haya separado del servicio, se reintegre antes del período de cinco (5) años, se reactivará el expediente y se incorporaránal mismo los documentos subsiguientes que correspondan a la reanudación y continuación de sus servicios. Si el empleado se reintegra al servicio en otra 118 agencia, dicha agencia podrá solicitar inmediatamente al Departamento el expediente anterior del empleado, y éste deberá remitirlo a la agencia solicitante en un período no mayor de treinta (30) días siguientes a la fecha de la solicitud a fin de que todo historial del empleado en elservicio público se conserve en un solo expediente. c) Cuando un empleado de una agencia comprendida en la Administración Central se reintegre al servicio en el Departamento luego de transcurridos cinco (5) años, se solicitará inmediatamente copia del expediente a la Oficina Central de Administración de Personal. Igual disposición regirá en los casos de ex-empleados de otros administradores individuales. d) Si el empleado separado solicita una pensión de un Sistema de Retiro del Gobierno de Puerto Rico, tal Sistema podrá silicitar al Departamento el expediente del ex-empleado y esta lo remitirá al Sistema. En adelante, el Sistema de Retiro conservará el expediente. e) Cuando ocurra la muerte de un empleado activo, el Departamento enviará el expediente del empleado fallecido al Sistema de Retiro, si se tratara de un participante del mismo. Si el empleado no era participante del Sistema, el expediente se conservará y se dispondrá de el de acuerdo con el Reglamento 119 para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos de la Rama Ejecutiva. f) Siempre que se transfiera un expediente de un empleado O de un ex-empleado del Departamento a una agencia comprendida en la Administración Central o un administrador individual, se preparará una certificación de los documentos que se incluyen en el expediente y la agencia que lo recibe verificará y certificará el recibo de los documentos. g) Cuando un expediente se mantenga incactivo cinco (5) años en el Departamento se preparará una tarjeta acumulativa de los servicios prestados por el empleado incluyendo todas las acciones de personal e indicando la fecha en que dichas acciones se llevaron a cabo y los salarios devengados. La información incluida en la tarjeta acumulativa constituirá un resumen completo del historial del empleado. E1 custodio de los expedientes certificará la veracidad de la información y se procederá con el expediente de conformidad con el Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. h) Los formularios y cartas que formen parte del expediente se conservarán por el tiempo que se conserve el expediente. i) Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de licencia se conservarán por un período máximo de 120 cinco (5) años, al cabo de los cuales se retirarán para disposición. No obstante, podrá destruirse todo record de asistencia inmediatamente después de haber sido intervenido por la Oficina del Contralor. j) Los documentos referentes a deudas al erario u obligaciones de los empleados se retendrán en los expedientes hasta tanto se haya saldado la deuda, o aprobado los cursos en el caso de becas, licencias 0 pagos de matrícula. k) Se mantendrá un registro, en el expediente del empleado, de los documentos que hayan sido dispuestos al completar el tiempo de conservación.