Reglamento para la Conseción de Préstamos a Artesanos Certificados por la Comisión Acreditadora de Artesanías Puertorriqueñas.

PROCEDIMIENTO PARA LA TRAMITACION DE SOLICITUDES I. DEPARTAMENTO DE COMERCIO OFICINA REGIONAL A. Toda solicitud de préstamo se radicará en la Oficina Regional del Departamento de Comercio correspondiente. B. La Oficina Regional tendrá la responsabilidad de: 1. Visitar, orientar e informar a la Unidad Artesana si es elegible para el Programa de Préstamos. a) De no ser elegible, informar al artesano y concluir el proceso. b) De ser elegible, procederá con: 2. Entrega el formulario Solicitud de Préstamo y la hoja de Documentos Requeridos para Solicitud de Préstamo. En esta etapa se indicará al artesano cuáles documentos deberá acompañar con la solicitud de préstamo, así como los que deberá someter posteriormente, de aprobarse el mismo. 3. Informar las condiciones y requisitos necesarios para tramitar la solicitud de préstamo. -13- REGLAMENTO PARA LA CONCESION DE PRESTAMOS A ARTESANOS CERTIFICADOS POR LA COMISION ACREDITADORA DE ARTESANIAS PUERTORRIQUEÑAS 4. Orientar y/o asistir al artesano a llenar la solicitud, preparación de estados financieros y otros documentos, de ser necesario. Además, discutir con el artesano la probabilidad económica de la Unidad Artesana. 5. Verificar que el formulario Solicitud de Préstamo esté completo en todas sus partes, firmado y acompañado de los documentos requeridos. Identificar al artesano, mediante retrato y firma para constatar su identidad. 6. Conceder un término de 10 días al artesano para que someta JRAQ cualquier documento que sea necesario, pero que no impida se inicie la investigación del préstamo. 7. Preparar el expediente, visitar al artesano e investigar si reune los requisitos establecidos del Programa y someter las recomendaciones pertinentes. 8. No se tramitará a la Compañía ninguna solicitud de préstamo hasta tanto el interesado someta toda la documentación requerida que sea indispensable para darle curso a la misma. 9. Informar por teléfono a la División de Préstamos de la Compañía, nombre con apellidos del solicitante y cónyuge, del codeudor y cónyuge con sus respectivas direcciones y número de seguro social para que la Compañía gestione los informes de crédito correspondientes. -14- REGLAMENTO PARA LA CONCESION DE PRESTAMOS A ARTESANOS CERTIFICADOS POR LA COMISION ACREDITADORA DE ARTESANIAS PUERTORRIQUEÑAS 10. Preparar y enviar hoja de trámite indicando al Secretario Auxiliar del Programa de Comercio Local la acción tomada sobre el caso. 11. Enviar el expediente de la solicitud de préstamo a la División de Préstamos de la Compañía. 12. Certificar con su firma que el préstamo cualifica bajo las normas del Programa y las disposiciones de este Reglamento. II. COMPAÑIA DE DESARROLLO COMERCIAL A. DIVISION DE PRESTAMOS: 1. Recibe el expediente de la solicitud de préstamo de la Oficina Regional del Departamento de Comercio y lo ingresa en el Registro de Solicitudes de Préstamo. 2. Verifica que el expediente incluya toda la información y documentos necesarios, además de verificar que el préstamo cumple con la reglamentación vigente. De no estar completo el expediente, devolverá el mismo a la oficina del Secretario Auxiliar del Programa de Comercio Local del Departamento de Comercio con las observaciones pertinentes. 3. Solicitará a la Oficina Regional cualquier información o documentación que estime necesaria. -15- REGLAMENTO PARA LA CONCESION DE PRESTAMOS A ARTESANOS ARTESANOS CERTIFICADOS POR LA COMISION ACREDITADORA DE ARTESANIAS PUERTORRIQUEÑAS 4. Estudia, investiga, analiza y evalúa toda la información y la situación financiera del artesano, conforme a las normas y los procedimientos establecidos en este Reglamento. 5. Determina el término, principal e intereses a pagar, conforme a la cantidad y propósitos del préstamo solicitado. 6. Redactará un memorando dirigido al Director Ejecutivo O al Presidente con toda la información del caso, incluyendo las recomendaciones pertinentes para que el Director o el Presidente tomen acción rápida sobre el caso. En esta etapa, deberá incluir para la firma del Director O del Presidente, JRPR carta de aprobación, con las correspondientes condiciones; resolución o carta de denegación, según aplique. 7. Envía al Director Ejecutivo o al Presidente el expediente del préstamo, acompañado del informe, carta de aprobación con sus condiciones, resolución y/o carta de denegación. 8. Una vez el préstamo es aprobado por el Director Ejecutivo O por el Presidente y sea aceptado y completado por el solicitante, refiere el caso a la División Legal con los términos y condiciones del préstamo. 9. Notifica la fecha del cierre a la oficina del Contralor con el desglose de las partidas a desembolsarse y los documentos que justifiquen los mismos. -16- REGLAMENTO PARA LA CONCESION DE PRESTAMOS A ARTESANOS CERTIFICADOS POR LA COMISION ACREDITADORA DE ARTESANIAS PUERTORRIQUEÑAS 10. Recibe y tramita con la aseguradora el pago para prima de seguro requerida en el préstamo. 11. Requerirá de la División de Contabilidad la preparación de la Tabla de Amortización y Libreta de Cupones de Pago. 12. Envía el expediente al Area de Administración de Documentos (Archivo Central), para su archivo y custodia. B. OFICINA DEL DIRECTOR EJECUTIVO Y DEL PRESIDENTE: 1. Revisará y evaluará el análisis y recomendaciones, así como las cartas de aprobación O denegación que acompañan el préstamo. JRHR 2. De proceder la aprobación del préstamo, el Director Ejecutivo o el Presidente, procederá a firmar el informe, la carta de aprobación y la resolución. Una vez firmados los documentos, devolverá el expediente a la División de Préstamo para que proceda a distribuir la carta de aprobación, notifique al prestatario, a la Oficina Regional del Departamento de Comercio correspondiente y al Programa. 3. De no proceder la aprobación del préstamo, el Director Ejecutivo O el Presidente procederá a firmar el informe denegando el préstamo. Devolverá el expediente a la División de -17- REGLAMENTO PARA LA CONCESION DE PRESTAMOS A ARTESANOS CERTIFICADOS POR LA COMISION ACREDITADORA DE ARTESANIAS PUERTORRIQUEÑAS Préstamos para que se proceda a notificar por escrito al solicitante, informándole las razones para la denegación del préstamo. Se enviará copia de la carta a la Oficina Regional del Departamento de Comercio correspondiente y al Programa. C. OFICINA DE ASUNTOS LEGALES: 1. Recibe, revisa el expediente y determina la documentación legal necesaria para el cierre del préstamo. 2. Ordena el Estudio de Título de la propiedad, si aplica. 3. Verifica que la garantía ofrecida cumpla con el rango solicitado por la División de Préstamos, la propiedad esté al día en el pago de las contribuciones y los otorgantes estén cualificados legalmente para incurrir en la obligación. 4. Prepara los documentos legales requeridos en el caso y coordina el cierre del préstamo. Notifica a la División de Préstamo sobre la fecha del cierre, gastos legales, si alguno, para que ésta coordine con la Oficina del Contralor la preparación de los cheques que se entregarán al prestatario el día en que cierre el préstamo. 5. Recibe al artesano, solicita muestre identificación con retrato, firma y número de seguro social para constatar su identidad, así como también cualquier otra documentación pertinente, si aplica. -18- REGLAMENTO PARA LA CONCESION DE PRESTAMOS A ARTESANOS CERTIFICADOS POR LA COMISION ACREDITADORA DE ARTESANIAS PUERTORRIQUEÑAS 6. Requiere la firma de documentos entre las partes, envia al artesano copia de los documentos legales relacionados con el préstamo. 7. Distribuye los documentos de préstamo a la Oficina de Presupuesto para su custodia en bóveda y a la División de Préstamos con el expediente del prestatario. 8. Presenta al Registro de la Propiedad los documentos necesarios para su inscripción. 9. Mantendrá un seguimiento estricto hasta que se reciba el documentos registrado del Registro de la Propiedad. D. OFICINA DE CONTRALORIA: 1. Revisa los documentos de desembolso, determina que estén completos y que cumplan con el propósito y las condiciones del préstamo estipulados en la carta de aprobación y en la resolución. 2. Revisa que los términos, cálculos, seguros y otras condiciones cumplan con las normas establecidas. 3. De no proceder el desembolso del préstamo, notificará sobre el particular al Director de Préstamos para la acción correspondiente. 4. De proceder el desembolso del préstamo, refiere los documentos a la División de Contabilidad para la preparación del comprobante de desembolso. -19- REGLAMENTO PARA LA CONCESION DE PRESTAMOS A ARTESANOS CERTIFICADOS POR LA COMISION ACREDITADORA DE ARTESANIAS PUERTORRIQUEÑAS 5. Devuelve el expediente a la División de Préstamo. E. DIVISION DE CONTABILIDAD: 1. Prepara el comprobante de desembolso y envia el original a la Oficina de Presupuesto y Finanzas para la preparación de los cheques. 2. Recibe y revisa el expediente de préstamo. 3. Completa el formulario de Información de Datos para ser procesado en el Centro de Cómputos. 4. Procesa Tabla de Amortización, Libreta de Cupones de Pago y coteja sus correcciones. 5. Envía libreta de pago al cliente. 6. Devuelve el expediente a la División de Préstamo. 7. Envía copia del Informe de Préstamos a la División de Crédito y Cobros. F. OFICINA DE PRESUPUESTO Y FINANZAS: 1. Prepara los cheques. 2. Notifica a la Oficina de Asuntos Legales que los cheques están preparados. 3. Una vez se le notifique del cierre del préstamo, entregará los cheques al prestatario, tomará el endoso de aquellos que lo requieran y tramitará a la División de préstamos cualquier pago para prima de seguro. -20- REGLAMENTO PARA LA CONCESION DE PRESTAMOS A ARTESANOS CERTIFICADOS POR LA COMISION ACREDITADORA DE ARTESANIAS PUERTORRIQUEÑAS G. DIVISION DE CREDITO Y COBROS: 1. Recibe y revisa el Informe de Préstamo. 2. Mantiene seguimiento estricto al recobro del préstamo hasta sus últimas consecuencias.