Compras por Subasta

A. Como norma general, toda compra y contrato de suministros y servicios no personales se hará mediante subasta. Se efectuarán compras por subasta para los siguientes propósitos: 1. Compras de equipo y materiales para usar en el funcionamiento administrativo de la agencia. 2. Compras de equipo y materiales para ventas y servicios directos a los agricultores y otros usuarios y para la operación de los programas agrícolas de la Administración. B. Para los propósitos antes indicados, y en consideración al importe de la compra, se procederá, según se establece continuación: -7- En toda Subasta: Se levantará un expediente donde se acrediten las gestiones realizadas para cada una de las subastas, incluyendo en el mismo la siguiente información: - Asunto y número de subasta informal - Nombre, dirección y teléfono de cada licitador a quien llamó para pedirle cotización. Fecha y hora en que le pidió la cotización a cada licitador - Tiempo que le dio a cada licitador para someter su oferta - Término dentro del cual cada licitador hizo su oferta, si la hizo Si cotizó, precios y condiciones Adjudicación: 1. nombre del licitador 2. fundamento para adjudicar Fundamento para rechazar las otras ofertas - Certificación del comprador a los efectos de que les suministró la misma información a todos - Fecha y firma del comprador 1. Subasta Informal a. Compras que no exceden de $1,000 Para compras que no exceden de $1,000 se obtendrán cotizaciones por teléfono O cualquier otro medio adecuado, de por lo menos tres (3) suplidores. Las cotizaciones recibidas serán evaluadas. En la adjudicación de la Orden de Compra se tomará en consideración el precio, la calidad, la fecha de entrega y otros factores para asegurar que la misma se otorgue al postor que más convenga a los intereses de la Administración. -8- b. Compras en exceso de $1,000, pero no mayores de $5,000 para el primer propósito y de hasta $40,000 para el segundo propósito Cuando las órdenes de compra sean por cantidades que exceden de $1,000, pero que no sean mayores de $5,000 para el primer propósito y de hasta $40,000 para el segundo propósito, se solicitarán cotizaciones por escrito o por lo menos tres (3) suplidores de los artículos O servicios requeridos. Cualquier suplidor al que no se le haya solicitado cotización podrá hacerla por su propia iniciativa, y ésta será evaluada, si cumple con los términos y condiciones establecidos. Una vez que el Director de Compras haya recibido las licitaciones, éstas serán estudiadas y evaluadas por un comité de tres (3) personas nombradas por el Administrador, del cual será miembro y presidente el Director de Compras. Este Comité evaluará todas las ofertas y determinará cuál es el suplidor que mejores condiciones ofrece a la Administración. Con base en esta decisión, se ordenará la compra correspondiente, acción que será responsabilidad del Director de Compras. Para las órdenes de compra por cantidades no mayores de $5,000 para el primer propósito y de hasta $40,000 para el segundo propósito, el Director de Compras seguirá el Procedimiento para la Compra y Pago de Materiales, Equipo y Servicios no Personales. 2. Subasta Formal: a) Compras en exceso de $5,000 y de $40,000, para el primer y segundo propósito respectivamente. Las órdenes de compra por cantidades que excedan de $5,000 para el primer propósito y de $40,000 para el -9- segundo propósito deberán tramitarse a través de la Junta de Subastas que se crea mediante el Artículo VI de este Reglamento.