Ordenes Abiertas

E1 Administrador puede autorizar un presupuesto para la compra de materiales, piezas, servicios y reparaciones para -16- ser servidos durante un año fiscal por diferentes suplidores a los distintos programas de la Administración de Servicios Agrícolas mediante órdenes abiertas. A. Procedimiento para Regular las Ordenes Abiertas: 1. Cada programa de la Administración de Servicios Agrícolas preparará proyecciones anuales (como un presupuesto de gastos) para gastos de piezas, reparaciones, facturas y otros servicios, y asignará las cantidades correspondientes a los diferentes subdivisiones en que opera su programa en particular, teniendo en cuenta el volumen de operaciones, número de máquinas, vehículos y servicios que brinda a los agricultores. 2. Las compras de combustibles, lubricantes y equipo se procesarán mediante subastas. 3. Cada programa podrá solicitar mediante requisiciones de compra, la emisión de órdenes abiertas por las cantidades predestinadas para la adquisicion de materiales, piezas y servicios. El valor de las órdenes abiertas que se expidan no podrán exceder el importe presupuestado para la partida de gastos con cargo al cual se expide la orden. 4. Los programas seleccionarán y determinarán el funcionario O empleado responsable de preparar las órdenes de piezas y materiales. Para este propósito utilizarán el formulario "Requisición y Orden de Despacho-Orden Abierta". E1 empleado responsable preparará un original y tres copias. Este retendrá la última copia y someterá el original y las otras dos copias a la Oficina del Director de su programa Se establece en $3,000.00 el importe máximo para cada Orden de Despacho para maquinaria agrícola. Para otros equipos se establece un máximo de $1,500 por orden. -17- 5. E1 Director del Programa firmará la Orden y la referirá al Comprador del Programa para la gestión de compra correspondiente. Una vez obtengan los precios unitarios y costo total de la orden, la referirá a la División de Compras acompañada de la hoja de trabajo. 6. La Unidad de Compras seleccionará al suplidor tomando en consideración la disponibilidad de las piezas, reparaciones, servicios y calidad, garantía y el precio de los mismos. 7. La Unidad de Compras aprobará la Orden y enviará el original al suplidor, una copia al Programa y retendrá una copia para el archivo de esta Unidad. 8. E1 Programa someterá copia a la subdivisión del programa que originó la Orden de Compra cuando se reciban los materiales O servicios ordenados. Se acompañará dicha copia de la orden con copia del conduce del suplidor. 9. La oficina del programa que origina una orden abierta se encargará de coordinar, darle seguimiento, y controlar el recogido de los materiales y piezas ordenadas y despachadas por el suplidor para las diferentes subdivisiones de su programa. De este modo el programa se encarga de enviar al mensajero a las facilidades del suplidor para allí recoger los materiales y piezas ordenadas y despachadas. Luego el mensajero entrega dichos materiales O piezas a las facilidades de la subdivisión del programa que le dará uso. 10. Por regla general toda reparación de vehículo, máquina agrícola y otro equipo se realizarán en las facilidades de la Administración de Servicios Agrícolas. En aquellos casos que sea necesario reparar el equipo fuera de las facilidades de la Agencia, se podrá ordenar reparaciones y servicios en talleres privados hasta un máximo de $1,500.00 por unidad. Se utilizará la forma "Orden de Reparación y -18- Factura" la cual se referirá a la Unidad de Compras para la acción correspondiente. 11. Cuando sea necesario incurrir en una Orden de Reparación en exceso de $1,500.00 hasta $3,000.00 se requerirá: a) Memorando justificantivo del Director del Programa previo a la reparación. b) Aprobación del Administrador al memorando. c) Devolver al programa la aprobación para realizar la reparación. d) Luego de realizada la reparación enviar a la Unidad de Compra para la acción correspondiente. 12. Antes de ordenar la reparación en talleres particulares, el empleado o funcionario responsable de la subdivisión del programa que necesita dicha reparación de equipo determinará si el equipo es reparable o si por su condición no se justifica que se ordene tal reparación. 13. Cada subdivisión de los diferentes programas mantendrá un récord de gastos de piezas y reparaciones de los equipos con el propósito de determinar cuando es necesario reemplazar las mismas y evitar gastos que puedan exceder el valor y utilidad del equipo a repararse.