Disposiciones Generales

1. Las unidades de trabajo autorizadas a recibir facturas o documentos relacionados con obligaciones contraídas por la Agencia y no se relacionen con su unidad tendrán que referir las mismas inmediatamente a las unidadades autorizadas a recibirlas, según lo establecido en este Reglamento, utilizando el medio más rápido que esté a su alcance. Cuando no puedan identificar la unidad a la que corresponden las facturas O documentos lo referirán a la División de Finanzas. 2. A las facturas o documentos se les anexarán los formularios PPR-645 o PPR-646, según corresponda. El propósito de estos formularios es identificar por los colores asignados, el tipo de factura o documento, y alertar para que se atiendan con prioridad. 3. Las disposiciones de este Reglamento no aplicarán cuando el proveedor no someta a la Agencia la información y documentos requeridos para cumplir con los trámites de pago. 4. No aplicará lo dispuesto en este Reglamento cuando los servicios no se prestaren adecuadamente y a satisfacción de la Agencia, o cuando los bienes adolezcan de defectos o no se ajusten a lo acordado o a lo establecido en la Orden de Compra. 5. De igual manera se dejará sin efecto las disposiciones del Artículo 7 y 8 de este Reglamento, cuando el interés público requiera que se establezcan otras prioridades para efectuar desembolsos, cuando por fuerza mayor O por una situación de emergencia se imposibilite el procesamiento de las transacciones por medios mecánicos o electrónicos O cuando al cierre del 10 año fiscal el volumen de transacciones sea de tal magnitud que no puedan tramitarse los pagos en el término establecido en la ley. 6. Cuando surja una situación que imposibilite el pago debido a lo establecido en el inciso anterior, se notificará al Superintendente con por lo menos diez (10) días de anticipación, cuando las circunstancias lo permitan. Este evaluará la situación, de encontrar que la situación planteada es razonable, enviará una comunicación al Secretario de Hacienda para que lo exima de las disposiciones de este Reglamento. 7. Las disposiciones sobre el pago y la forma de computar el interés para las obligaciones se establecerán mediante Reglamento por el Departamento de Hacienda. 8. Nada de lo aquí dispuesto tendrá el efecto de impedir a la Agencia cuando no existe un requerimiento de pago, que acuerde con sus proveedores una ampliación del término establecido para efectuar el pago. En estos casos, la Agencia complementará en original y dos (2) copias el modelo "Convenio Sobre Término de Pago", preparado por el Departamento de Hacienda. El original lo retendrá la Agencia y le suministrará una (1) copia al proveedor al momento de establecer el convenio. La copia restante la someterá al Secretario o al Pagador al momento de tramitar el pago. 9. Los empleados de la Policía que no cumplan con lo establecido en este Reglamento al no tramitar los documentos como es debido o impedir la tramitación según es requerida, podrán ser sancionados, según lo establece el Reglamento de Personal de la Policía de Puerto Rico. - 11 -