Regl. 4276, art. 5
Responsabilidades de las Unidades de Trabajo
Cite as Reglamento Núm. 4276, Art. 5
A. Los Comandantes de Area, los Directores de las unidades de
trabajo que ubiquen en las áreas, pero no respondan a los
Comandantes de Area, o la persona en quien éstos deleguen
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que podrán ser los Pagadores Oficiales y el Director de la
División de Finanzas, serán los únicos empleados en la
Agencia autorizados a recibir las facturas o documentos
relacionados con las obligaciones que contraiga la Agencia
a partir del año fiscal 1990.
B. Se recibirán en la División de Finanzas todas las facturas
y documentos relacionados, de las unidades de trabajo a
nivel central.
C. Los empleados mencionados en los incisos A y B, procederán
de la siguiente manera:
1. Si las facturas son entregadas a la mano, se expedirá
un recibo mediante la utilización del formulario
PPR-272 "Recibo de Documentos o ArtÃculos". El
original del formulario será para la persona que
entrega el documento y la copia la retendrá la unidad
de trabajo que lo expide. Si la factura se recibe por
correo la fecha de recibo será con la que se dé inicio
al procedimiento.
2. Sellarán el documento. Indicarán la unidad de trabajo,
fecha, hora y nombre del empleado que lo recibe.
3. Anotarán el documento en el Registro de Entrada de la
Correspondencia, figurando la información mencionada en
el inciso anterior.
4. Anexarán a las facturas o documentos correspondientes a
las obligaciones, el formulario PPR-645 "Advertencia
Sobre Procedimiento Ley Núm. 25".
5. Los Comandantes de Area y los Directores de las
unidades de trabajo que ubiquen en las áreas, pero no
respondan a los Comandantes de Area O la persona en
quien éstos deleguen, que podrán ser los Pagadores
Oficiales, contarán con un término de cinco (5) dÃas
laborables a partir de la fecha de recibo de la factura
o del documento relacionado, para referirlo a la
Sección de Intervención de la División de Finanzas.
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6. En las unidades donde cuenten con Pagadores Oficiales,
continuarán con la tramitación requerida sin necesidad
de referirlo a la División de Finanzas, cuando estén
autorizado para ello.
7. El envÃo de los documentos se realizará personalmente
para agilizar el proceso. De esto no ser posible, se
utilizará el medio más rápido que esté al alcance de la
unidad de trabajo para tramitarlo.
8. Cuando el documento sale de la unidad, también se hará
la anotación en el Registro de Salida.
9. La División de Finanzas contará con quince (15) dÃas
laborables para realizar todos los trámites
relacionados con las facturas recibidas y someterlas al
Pagador. Cuando reciban los documentos directamente
contarán con veinte (20) dÃas laborables.
10. Cuando se suscite alguna situación que impida la
tramitación de los documentos, ya sea por algún
incumplimiento del proveedor o por situaciones internas
en la unidad de trabajo o en la Agencia, se prepara un
escrito oficial haciendo constar los hechos.
11. Las unidades de trabajo mantendrán copia de todos los
documentos generados relacionados con la tramitación de
pagos, incluyendo el reverso donde figure el sello
colocado al recibirse el documento.
11. Según se vaya tramitando el documento, se procederá de
igual manera a lo establecido en este ArtÃculo, con
excepción de lo establecido en el inciso 4, ya que el
documento mencionado en el mismo se colocará en la
unidad que reciba inicialmente el documento. No
obstante, si una unidad recibe el documento sin el
formulario requerido debe anexarle el mismo para que se
agilice la tramitación.
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