CONTROLES Y USO

Se puede evitar que se extravien documentos de naturaleza confidencial utilizando sistemas de cerraduras, llaves especiales, : alarmas O archivos especiales. Para evitar el uso O reproducción, sin autorización de documentos confidenciales, es necesario establecer los controles para el préstamo y reproducción de éstos, a saber: 1) Todo documento considerado confidencial deberá marcarse como tal. 2) Estos deben hacerse conspícuos mediante el uso de algún color en el marbete que se utilice en las pestañas de los cartapacios, o mediante cartapacios a colores. 3) Deberán numerarse por el custodio al prestarse los mismos y se extraerán del archivo mediante sistema de préstamo y recobro. 4) El acceso y distribución de documentos confidenciales debe ser estrictamente limitado a personas que los utilicen para realizar su trabajo, pero no a otras personas, según se establece en las condiciones de divulgación en el Artículo 60. 5) Los documentos confidenciales no se deben llevar a residencias privadas para trabajar con ellos, ni transportarse en vehículos públicos. Estos documentos sólo se transportarán fuera del Archivo Confidencial con autorización del Encargado Supervisor del Archivo y en los casos que el considere justificable, y con las medidas de seguridad que el documento exija. 6) Los borradores de documentos confidenciales deben destruirse conjuntamente con las copias carbón utilizadas para preparar el documento final y también las fotocopias sin uso. Es recomendable destruirlos usando un triturador de papeles. -90- 7) Los originales de los documentos no se removerán fuera del área de los archivos a menos que sea absolutamente necesario. Ejemplos: si la División Legal necesita un original del documento para presentarlo en Corte, una copia certificada del documento puede ser suficiente; los auditores en sus auditorías pueden necesitar ver las facturas originales para preparar sus informes.