Reglamento para la administracion de documentos publicos, aplicable a todo organismo de la Rama Ejecutiva

MANEJO Se controlará el manejo de documentos confidenciales en el organismo observando las siguientes medidas: 1. Se responsabilizará al custodio O supervisor del archivo quien será responsable de abrir y cerrar los gabinetes de archivo en las unidades de oficinas. 2. Esa persona tendrá a su cargo un juego de llaves y tendrá conocimiento de la combinación. 3. Se harán dos juegos de llaves por gabinete de archivo, en aquellas oficinas que se guarden documentos confidenciales. Un juego lo tendrá el custodio O supervisor del archivo y el otro juego (copia) se mantendrá guardado en un lugar seguro de acceso controlado. 4. Se designará un sustituto del supervisor del archivo, quien lo sustituirá con las mismas responsabilidades cuando éste se ausente. 5. En ese lugar se guardarán todas las copias de las llaves de los archivos confidenciales y del salón en que estén esos archivos si estuvieren separados del resto del equipo de oficina, y cada juego de llaves se identificará para que no se confundan unas con otras. 6. El custodio O encargado del archivo mantendrá un control con el uso de las llaves. Este puede ser un registro en el que aparezca el número de la llave, nombre del custodio, nombre de la oficina a que pertenece la llave, y su sustituto autorizado a usar esa llave. -91- 7. Las copias de las llaves guardadas en la caja de seguridad se sacarán de la misma únicamente cuando se necesite con urgencia determinado documento, y la persona autorizada a manejarlo esté ausente de su oficina. 8. La llave deberá devolverse a la caja de seguridad tan pronto se localice el documento, y se firmará el registro. 9. Se hará un inventario de las llaves en caja para asegurarse que no se extravien.