PRESTAMO Y RECOBRO

1. Para remover los documentos confidenciales de los archivos se diseñará un formulario en triplicado que indique entre otras cosas: a. nombre del documento; b. nombre de la persona autorizada a solicitar el documento; c. oficina, posición que ocupa, y número de empleado; d. razón para uso del documento; e. tiempo que retendrá el documento; f. lugar donde se utilizará; g. fecha entregado al solicitante; h. fecha devuelto al archivo confidencial 1. firmas de persona que lo entrega y de receptor 2. De utilizar formulario en triplicado se archivará el original bajo el nombre del solicitante, la primera copia se unirá al cartapacio del documento a prestarse y la segunda copia en el archivo en un tarjetero para documentos a prestarse. 3. Se hará un seguimiento con una columna en el Registro en la segunda copia de utilizarse formulario, según sea el caso, de acuerdo al número de días que retendrán en uso el documento. 4. Al devolverse el documento al archivo, el encargado del archivo, O sustituto, comprobará que este no haya sido alterado, que está completo y luego de firmar se destuirán las copias del recibo. El original del recibo, se conservará en un archivo por el nombre del documento prestado, para posibles futuras referencias sobre el préstamos de ese documento. -92- 5. De utilizar un registro deberá incluirse una columna que indique persona que recibe el documento y la fecha de la devolución del mismo. PARTE CUARTA : ASESORAMIENTO Y AYUDA TECNICA QUE OFRECE EL PROGRAMA ARTICULO 64: SERVICIOS OFRECIDOS El Programa de Administración de Documentos Públicos, ofrece adiestramiento, asesoramiento o ayuda técnica a los organismos sobre las actividades de administración de documentos como se describen en este Artículo y conduce estudios, evaluaciones e intervenciones en diferentes facetas de la administración de documentos. 1. Asesoramiento sobre programas de administración de Documentos El Programa de Administración de Documentos Públicos ofrece asesoramiento a los organismos, mediante visitas, en las facetas de administración de documentos públicos de acuerdo con las leyes, reglamentos, guías y demás directricez al respecto. Ofrece, además adiestramientos formales en este campo de la administración pública en los cuales se profundiza en cada una de las facetas que componen la administradicón de documentos. 2. Ayuda técnica A solicitud de los organismos el Programa de Administración de Documentos Públicos conduce estudios y evaluaciones en una 6 más de las facetas de administración de documentos públicos en el organismo. a. se define el estudio general de sistemas de documentación como un análisis sistemático de costo/beneficio que identifica y define los requisitos de los sistemas para una administración eficiente y económica y los métodos alternos para satisfacer estos requisitos; y recomienda el arreglo del sistema de documentación óptimo para la aprobación de parte de la gerencia. -93- El estudio general de los sistemas de documentos cubre todos los procesos de administración y operacionales. Donde esté envuelto el servicio de procesamiento electrónico de datos, el estucio general de sistemas de documentación lo proveerá el Programa de Asesoramiento en Sistemas Electrónicos de Información, de la Administración de Servicios Generales e incluirá todos (1) los pasos manuales y a máquina desde el inicio del proceso hasta la prescripción del producto final y la transferencia de una entrada (input) de datos válida al Centro de Computos y (2) los procesos que cubren una satisfactoria y correcta salida de datos y su uso. b. Un estudio general de sistemas de documentación no envuelve las acciones que se toman para convertir la entrada de datos, al equipo de procesamiento automático de datos, a salida de datos prescritos del computador. Las dependencias que deseen ayuda en el diseño de tales sistemas detallados de procesamiento automático de datos deben comunicarse con el Programa de Asesorameinto en Sistemas Electrónicos de Información. de la Administración de Servicios Generales. 3. Solicitud de Servicios Los organismos que deseen los servicios de asesoramiento y ayuda técnica en cualquiera de las distintas facetas de administración de documentos públicos deben comunicarse con el Programa de Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva. Se ofrecen estudios en microfilmación, trámite de correspondencia, control de copias y fotocopiadoras, archivo, formularios, utilización de espacio y equipo para documentos, y en otras facetas de la administración de documentos públicos. -94-