Regl. 4284, art. 69-10
DEL PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS PUBLICOS
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Cite as Reglamento Núm. 4284, Art. 69-10
1. Funcionario o Empleado de Enlace
La responsabilidad del funcionamiento y supervisión
del Programa de Administración de Documentos en su organismo la tiene el Administrador de Documentos quien es
el representante autorizado del jefe del organismo ante el
Programa de Administración de Documentos Públicos en materia de administración de documentos del organismo.
2. Adiestramiento
El Programa de Administración de Documentos Públicos está
obligado a mantener informados a los Administradores de
Documentos en la Rama Ejecutiva.
Para asegurarse de cumplir fielmente esta obligación el
Programa suplirá a los Administradores de Documentos copia
de la Ley y Reglamentos del Programa y aquella información
o guÃas, material normativo o procedimientos que considere
necesarios para que éstos ejecuten correctamente sus
funciones.
3. Asesoramiento
El Programa ofrecerá el asesoramiento necesario en administración de documentos a los Administradores de Documentos de
los organismos mediante visitas que los Funcionarios o Técnicos del Programa hagan a los mismos. Se les ofrecerá,
además, asesoramiento mediante visitas que los Administradores
de Documentos hagan al Programa; mediante llamadas telefónicas; y mediante comunicaciones escritas.
4. Fiscalización
El Programa evaluará la actividad de administración de documentos públicos en el organismo para determinar si se está
llevando a cabo de acuerdo con la Ley, reglamento y guÃas del
Programa. Para asegurar esto el Programa hará intervenciones
O evaluaciones de la labor que como tales, estén realizando
los Administradores de Documentos.
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a. Dónde y cómo Efectuar la Intervención
1. La intervención se llevará a cabo en el propio
organismo mediante:
1. encuestas de evaluación con cuestionarios
al respecto.
2. entrevistas al Administrador de Documentos
y personal concernido
3. observación de las operaciones de administración de documentos
4. intervenciones directas esporádicas en los
trabajos de los Administradores de Documenen su dependencia; observando si se cumple
con las disposiciones de la Ley de Administración de Documentos Públicos y los reglamento promulgados en virtud de ésta.
b. Informe de Intervención
El Programa prepará, para la firma del Administrador del
Programa, un informe con comentarios y recomendaciones para
implantar O mejorar las diferentes facetas que componen la
administración de documentos.