Regl. 4284, art. 69-16
PROPOSITO
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Cite as Reglamento Núm. 4284, Art. 69-16
El Artículo 4 de la Ley Núm. 5 de 1955 faculta al Administrador
de Servicios Generales a reglamentar sobre cualquier materia
relacionada con el Programa de Administración de Documentos Públicos que sea menester reglamentar para el buen funcionamiento
del Programa. Específicamente esta sección requiere que se
provea para los controles efectivos en la creación de documentos
incluyendo el crear una adecuada documentación de la organización,
funciones, política pública, decisiones, procedimientos y transacciones esenciales que provean la información necesaria para
proteger los derechos legales y financieros del gobierno y de
personas directamente afectadas por las actividades de la dependencia.
2. Controles efectivos en la creación de documentos deben
incluir todo tipo de documentación y en todos los niveles
de la organización, incluyendo oficinas centrales y oficinas regionales. Específicamente existen cuatro tipos
de documentos que requieren actuación contínua y son
comunes a todos los organismos: correspondencia, informes,
formularios y directrices. Generalmente la información
que contienen se conserva en papeles, pero puede estar en
tarjetas, películas, cintas magnéticas y otros medios.
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